Perché dovresti organizzare un evento ibrido

Con le nuove tecnologie, non è più necessario che il pubblico partecipi all'evento. Possono stare nel comfort della propria casa e guardare ciò che hai da offrire loro. Chi lo sa? Forse se sono divertiti e gli piace quello che vedono, parteciperanno di persona l'anno prossimo. Oppure consiglieranno i tuoi eventi, prodotti, azienda, qualunque cosa, ai loro conoscenti. Ottieni pubblicità gratuita per la tua azienda, nota anche come marketing di riferimento.

Altri motivi per lanciare un evento ibrido sono i seguenti.

Maggiore portata

Hai il potenziale per raggiungere un pubblico completamente nuovo. Le persone che potrebbero non aver avuto il tempo o le risorse per partecipare al tuo evento possono visualizzare i tuoi contenuti in qualsiasi momento. Questo può includere sessioni su richiesta, feed live, sondaggi e discussioni, tra le altre cose.

Puoi mantenere il contenuto per tutto il tempo che desideri, consentendo agli ospiti impegnati di accedervi in ​​qualsiasi momento e persino di tornarci in seguito per riferimento o altri scopi di marketing. Questo ha un effetto molto più duraturo rispetto alla semplice partecipazione a un evento occasionale.

È necessario un budget ridotto

Gli esperti di marketing possono estendere le proprie risorse e raggiungere per invitare migliaia di persone a partecipare online alle loro conferenze ibride. Ciò aumenta il ritorno sull'investimento dell'evento e riduce la quantità di denaro speso per l'alloggio, il cibo e altre spese.

Maggiore coinvolgimento e migliore raccolta dei dati

Il contributo più significativo di un evento ibrido agli eventi fisici è senza dubbio la sua raccolta di dati. Puoi creare un'area dinamica in cui gli ospiti possono imparare, partecipare e porre domande con gli strumenti appropriati.

Il software per eventi virtuali o un'app per eventi per i partecipanti dal vivo e online possono tracciare, archiviare e analizzare praticamente ogni interazione dell'utente per raccogliere informazioni che vanno a vantaggio degli obiettivi e degli obiettivi principali dell'evento, che si tratti di generare lead, migliorare un prodotto, impressionare o perfezionare l'approccio di marketing.

Esempi di successo

Se fatto correttamente, un evento ibrido può essere divertente e redditizio quanto uno di persona. Ma deve essere pianificato in anticipo e con attenzione tenendo presenti tre obiettivi primari: brevità, dinamismo e interattività. Il tuo pubblico di persona potrebbe rimanere per diversi motivi, ma i tuoi spettatori online sono a un solo clic per andarsene.

Prendi come esempio gli eventi di Apple e di altre aziende di successo. Gli eventi Apple generano molto entusiasmo intorno agli annunci di nuovi prodotti e il loro alto valore di produzione li distingue come un vero maestro nell'utilizzo di eventi ibridi per migliorare il proprio marchio.

Apple si è ripresa ed è tornata più forte che mai dopo che il COVID-19 ha escluso eventi di persona. Mentre un pubblico virtuale guardava da casa, il CEO di Apple, Tim Cook, ha visitato il palco di persona per annunciare gli ultimi aggiornamenti e progressi dei prodotti dell'azienda.

Apple continua a cogliere l'occasione per offrire un'esperienza di evento ibrida unica sia al suo pubblico esclusivo di persona che ai partecipanti virtuali.

Apple è una delle più grandi aziende al mondo e raggiungere il suo livello può essere complicato. Ma organizzare un evento ibrido che faccia parlare le persone e aumenti i profitti della tua azienda è più facile di quanto potresti pensare.

Come ospitare un evento ibrido

Le basi e le attrezzature

Organizzare eventi ibridi implica organizzare lo stesso evento in due dimensioni: faccia a faccia e virtuale. Implica uno sforzo maggiore perché è come organizzare un evento faccia a faccia e un evento virtuale in parallelo, con i bisogni e le esigenze di ciascuno ma seguendo un filo conduttore che dà coerenza ad entrambi.

Pianifica in anticipo e in anticipo

Non importa quale tipo di evento stai per organizzare. Dovresti sempre pianificare in anticipo per prepararlo senza pressioni e date di scadenza che ti danno sui nervi, inoltre, dovrai sempre affrontare cambiamenti e situazioni impreviste durante il processo di pianificazione, che è accettabile e accettato. Un motivo in più per iniziare presto!

Attrezzatura di base

• Supporto tecnico: l'attrezzatura dell'evento ibrido, così come il supporto tecnico, è molto importante per un evento ibrido.
• Una stanza con la luce giusta: Per organizzare un evento ibrido di successo, consigliamo una stanza con luce naturale e anche con la possibilità di avere faretti aggiuntivi.
• Videocamere HD + treppiede: è necessario avere almeno 3 videocamere in modo che ci siano più punti di vista e gli assistenti virtuali non si annoino. Se guardassi un programma TV che non ha cambiato aereo, ti saresti strano. È lo stesso con gli eventi ibridi.
• Staff tecnico: hai bisogno di persone nel tuo team preparate a gestire il software e altri aspetti tecnici dell'evento.

Cose che puoi fare per rendere il tuo evento ibrido un successo

1. Assicurati che i partecipanti remoti possano partecipare all'evento

Per rendere il tuo evento ibrido un successo, devi pensare a strategie per consentire ai partecipanti remoti di partecipare veramente all'evento. Ricorda che a tutti piace sentirsi rilevanti e interagire con la situazione in cui si trovano. Un evento ibrido è diverso da un evento online, in cui i partecipanti sono passivi davanti a uno schermo.

Cerca di interagire il più possibile con i tuoi partecipanti con sessioni di domande e chat con partecipanti remoti. Offri loro la possibilità di condividere opinioni su reti come Twitter o Facebook. Succede sempre con programmi TV regolari o più speciali. I social media riuniscono le persone e dovresti sfruttarlo quando ospiti un evento ibrido.

2. Mantieni le sessioni brevi e divertenti

Attirare l'attenzione dei partecipanti a eventi ibridi può essere complicato e impegnativo. Ne abbiamo già parlato, ma i partecipanti online possono partire con un clic se non lo trovano interessante.

Attira la loro attenzione: usa GIF e immagini grafiche divertenti. Fare scherzi. Fai domande frequenti o invita le persone a condividere i loro pensieri online. Non importa cosa fai, ma fai qualcosa per intrattenere le persone.

3. Crea valore per gli sponsor

Gli sponsor degli eventi vogliono la massima visibilità. Vogliono che tutti li vedano, li ascoltino e abbiano il loro nome sulle labbra. È tempo di convincerli del valore degli eventi ibridi entro il 2021. Ad essere onesti, di solito sono abbastanza interessati fin dall'inizio per tre semplici motivi:

• Il pubblico è internazionale, non solo locale
• Gli sponsor possono interagire dal vivo con i partecipanti virtuali tramite chat e domande e risposte
• Le metriche di un evento ibrido sono molto più accurate

Tuttavia, devi comunque convincerli che il tuo evento sarà utile e trarne profitto. Comunque sono quelli che pagano principalmente per questo.

4. L'host è più importante di quanto pensi

A nessuno piace annoiarsi. Soprattutto non durante un evento che dovrebbe essere divertente ed eccitante. Trova un buon portavoce in grado di catturare l'attenzione di tutti i partecipanti, facendoli sentire a proprio agio e integrati. Qualcuno che non trascurerà i partecipanti online, incoraggiando la loro partecipazione e allo stesso tempo creando l'atmosfera perfetta per i partecipanti di persona.

5. Fornire contenuti on demand per aumentare l'attivazione del pubblico

Uno degli svantaggi di partecipare a un evento fisico, come una conferenza, un concerto o una mostra commerciale, è che non è possibile osservare tutte le presentazioni per determinare se si sovrappongono.

Fortunatamente, un seminario o un evento ibrido può registrare e caricare tutte le sessioni e i relatori come video on-demand, consentendo ai partecipanti di recuperare ciò che si sono persi in seguito. Entrambi gli spettatori possono ora scegliere quali film o contenuti scaricare, ottenendo un maggiore livello di coinvolgimento e arricchimento dal tuo evento.

6. Raccogli dati come se non ci fosse domani

Come accennato in precedenza, è più facile analizzare virtualmente il comportamento degli utenti che partecipano all'evento. I dati memorizzati sono essenziali per un'ulteriore valutazione del successo dell'evento e dei piani futuri.

Le persone sono rimaste a lungo sul software per eventi ibridi, hanno condiviso informazioni sui social network, hanno interagito quando gli è stato chiesto di farlo o erano semplicemente individui passivi? Questo tipo di informazioni e molto altro possono essere ottenute grazie alla tecnologia odierna. E va da sé quanto sia utile per migliorare gli aspetti che lo richiedono.