De ce ar trebui să organizați un eveniment hibrid

Cu noile tehnologii, nu mai este necesar ca publicul să participe la eveniment. Ei pot sta în confortul propriei case și pot urmări ceea ce aveți de oferit. Cine ştie? Poate dacă sunt distrați și le place ceea ce văd, vor participa personal anul viitor. Sau iti vor recomanda evenimentele, produsele, firma, orice, cunoscutilor lor. Primiți publicitate gratuită pentru compania dvs., cunoscută și sub numele de marketing de recomandare.

Alte motive pentru a organiza un eveniment hibrid sunt următoarele.

Atingere mai mare

Aveți potențialul de a ajunge la un public cu totul nou. Persoanele care este posibil să nu fi avut timp sau resurse pentru a participa la evenimentul dvs. vă pot vizualiza conținutul oricând. Aceasta poate include sesiuni la cerere, fluxuri live, sondaje și discuții, printre altele.

Puteți păstra conținutul atât timp cât doriți, permițând oaspeților ocupați să îl acceseze în orice moment – ​​și chiar să se întoarcă la el ulterior pentru referință sau alte scopuri de marketing. Acest lucru are un efect mult mai lung decât participarea la un eveniment unic.

Este nevoie de un buget mai mic

Specialiștii în marketing își pot extinde resursele și pot ajunge să invite mii de oameni să se alăture online la conferințele lor hibride. Acest lucru mărește rentabilitatea investiției evenimentului și reduce suma de bani cheltuită pentru cazare, masă și alte cheltuieli.

Angajament mai mare și colectare mai bună a datelor

Cea mai semnificativă contribuție a unui eveniment hibrid la evenimentele fizice este, fără îndoială, colectarea de date. Puteți construi o zonă dinamică pentru ca oaspeții să învețe, să participe și să pună întrebări cu instrumentele adecvate.

Software-ul pentru evenimente virtuale sau o aplicație de eveniment pentru participanții live și online pot urmări, stoca și analiza practic fiecare interacțiune a utilizatorului pentru a obține informații care să beneficieze de obiectivele și obiectivele principale ale evenimentului - fie că este vorba de a genera clienți potențiali, de a îmbunătăți un produs, de a face o impresie sau de a rafina. abordarea de marketing.

Exemple de succes

Când este făcut corect, un eveniment hibrid poate fi la fel de distractiv și profitabil ca unul în persoană. Dar trebuie să fie planificat din timp și cu atenție, având în vedere trei scopuri principale: concisitate, dinamism și interactivitate. Publicul dvs. în persoană poate rămâne din mai multe motive, dar spectatorii dvs. online sunt la doar un clic distanță să plece.

Luați ca exemplu evenimentele Apple și ale altor companii de succes. Evenimentele Apple generează mult entuziasm în jurul anunțurilor de produse noi, iar valoarea lor mare de producție îi deosebește ca un adevărat maestru în utilizarea evenimentelor hibride pentru a-și îmbunătăți marca.

Apple s-a adunat și a revenit mai puternic ca niciodată, după ce COVID-19 a exclus evenimentele în persoană. În timp ce o audiență virtuală urmărea de acasă, CEO-ul Apple, Tim Cook, a vizitat scena în persoană pentru a anunța cele mai recente actualizări de produse și progrese ale companiei.

Apple continuă să profite de șansa de a oferi o experiență unică de eveniment hibrid atât publicului său exclusiv în persoană, cât și participanților virtuali.

Apple este una dintre cele mai mari companii din lume, iar atingerea nivelului său poate fi complicată. Dar organizarea unui eveniment hibrid care îi face pe oameni să vorbească și crește profiturile companiei tale este mai ușor decât ai putea crede.

Cum să găzduiești un eveniment hibrid

Elemente de bază și echipamente

Organizarea de evenimente hibride presupune organizarea aceluiași eveniment în două dimensiuni: față în față și virtual. Implică eforturi mai mari pentru că este ca și cum ai organiza un eveniment față în față și un eveniment virtual în paralel, cu nevoile și cerințele fiecăruia dar urmând un fir comun care oferă coerență ambelor.

Planificați din timp și din timp

Nu contează ce tip de eveniment sunteți pe cale să organizați. Ar trebui să vă planificați întotdeauna din timp pentru a o pregăti fără presiune și termenele să vă deranjeze. În plus, vă veți confrunta întotdeauna cu schimbări și situații neașteptate în timpul procesului de planificare, care este acceptabil și acceptat. Încă un motiv pentru a începe mai devreme!

Echipament de bază

• Suport tehnic: Echipamentul evenimentului hibrid, precum și suportul tehnic, este foarte important pentru un eveniment hibrid.
• O camera cu lumina potrivita: Pentru a organiza un eveniment hibrid reusit va recomandam o camera cu lumina naturala si totodata cu posibilitatea de a avea spoturi suplimentare.
• Camere video HD + trepied: Este necesar sa ai minim 3 camere ca sa fie mai multe puncte de vedere si insotitorii virtuali sa nu se plictiseasca. Dacă te-ai uita la o emisiune TV care nu și-a schimbat planul, ai fi ciudat. La fel este și cu evenimentele hibride.
• Personal tehnic: aveți nevoie de oameni din echipa dumneavoastră pregătiți să se ocupe de software și alte aspecte tehnice ale evenimentului.

Lucruri pe care le poți face pentru ca evenimentul tău hibrid să fie un succes

1. Asigurați-vă că participanții la distanță pot participa la eveniment

Pentru ca evenimentul tău hibrid să fie un succes, trebuie să te gândești la strategii pentru ca participanții la distanță să participe cu adevărat la eveniment. Amintiți-vă că tuturor le place să se simtă relevanți și să interacționeze cu situația în care se află. Un eveniment hibrid este diferit de un eveniment online, în care participanții sunt pasivi în fața unui ecran.

Încercați să interacționați cât mai mult posibil cu participanții dvs. prin sesiuni de întrebări și un chat cu participanții la distanță. Oferiți-le posibilitatea de a împărtăși opinii pe rețele precum Twitter sau Facebook. Se întâmplă tot timpul cu emisiuni TV obișnuite sau cu unele mai speciale. Rețelele de socializare adună oameni împreună și ar trebui să utilizați acest lucru atunci când găzduiți un eveniment hibrid.

2. Păstrați sesiunile scurte și distractive

Atragerea atenției participanților la evenimente hibride poate fi dificilă și provocatoare. Am menționat-o deja, dar participanții online pot pleca cu un clic dacă nu li se pare interesant.

Atrageți-le atenția: folosiți GIF-uri și imagini grafice distractive. Face glume. Puneți întrebări frecvente sau invitați oameni să-și împărtășească gândurile online. Nu contează ce faci, dar fă ceva pentru a-i distra pe oameni.

3. Creați valoare pentru sponsori

Sponsorii evenimentului doresc vizibilitate maximă. Ei vor ca toată lumea să-i vadă, să-i audă și să aibă numele pe buze. Este timpul să-i convingem de valoarea evenimentelor hibride până în 2021. Sincer să fiu, de obicei sunt destul de interesați de la început din trei motive simple:

• Publicul este internațional, nu doar local
• Sponsorii pot interacționa live cu participanții virtuali prin chat și întrebări și răspunsuri
• Valorile unui eveniment hibrid sunt mult mai precise

Cu toate acestea, mai trebuie să-i convingi că evenimentul tău va fi util și le va face profit. Oricum, ei sunt cei care plătesc cel mai mult pentru asta.

4. Gazda este mai importantă decât crezi

Nimănui nu-i place să se plictisească. Mai ales nu în timpul unui eveniment care se presupune a fi distractiv și incitant. Obțineți un purtător de cuvânt bun care poate capta atenția tuturor participanților, făcându-i în același timp să se simtă confortabil și integrați. Cineva care nu va neglija participanții online, încurajând participarea acestora și creând în același timp atmosfera perfectă pentru însoțitorii în persoană.

5. Furnizați conținut la cerere pentru a crește activarea publicului

Unul dintre dezavantajele participării la un eveniment fizic, cum ar fi o conferință, un concert sau o expoziție comercială, este că nu puteți observa toate prezentările pentru a determina dacă se suprapun.

Din fericire, un seminar sau un eveniment hibrid poate înregistra și încărca toate sesiunile și prezentatorii sub formă de videoclipuri la cerere, permițând participanților să prindă din urmă ceea ce au ratat mai târziu. Ambele audiențe au acum posibilitatea de a alege ce filme sau conținut să descarce, rezultând un nivel mai ridicat de implicare și îmbogățire a evenimentului dvs.

6. Colectați date ca și cum nu există mâine

După cum am menționat mai sus, este mai ușor să analizați comportamentul utilizatorilor care participă virtual la eveniment. Datele stocate sunt esențiale pentru evaluarea ulterioară a succesului evenimentului și a planurilor de viitor.

Oamenii au stat mult timp pe software-ul hibrid pentru evenimente, au împărtășit informații pe rețelele sociale, au interacționat atunci când li s-a cerut să facă acest lucru sau au fost pur și simplu indivizi pasivi? Acest tip de informații și multe altele pot fi obținute datorită tehnologiei actuale. Și este de la sine înțeles cât de util este pentru îmbunătățirea oricăror aspecte care o impun.