Por que você deve organizar um evento híbrido

Com as novas tecnologias, não é mais necessário que o público compareça ao evento. Eles podem ficar no conforto de sua própria casa e observar o que você tem a oferecer. Quem sabe? Talvez se eles se divertirem e gostarem do que virem, eles comparecerão pessoalmente no próximo ano. Ou eles vão recomendar seus eventos, produtos, empresa, o que for, para seus conhecidos. Você obtém publicidade gratuita para sua empresa, também conhecida como marketing de referência.

Outras razões para lançar um evento híbrido são as seguintes.

Maior alcance

Você tem o potencial de atingir um público totalmente novo. As pessoas que podem não ter tido tempo ou recursos para participar do seu evento podem visualizar seu conteúdo a qualquer momento. Isso pode incluir sessões sob demanda, feeds ao vivo, enquetes e discussões, entre outras coisas.

Você pode manter o conteúdo pelo tempo que quiser, permitindo que hóspedes ocupados o acessem a qualquer momento – e até mesmo retornem a ele posteriormente para referência ou outros fins de marketing. Isso tem um efeito muito mais duradouro do que simplesmente participar de um evento único.

Necessário orçamento menor

Os profissionais de marketing podem ampliar seus recursos e convidar milhares de pessoas para participar online em suas conferências híbridas. Isso aumenta o retorno do investimento do evento e reduz a quantidade de dinheiro gasto com hospedagem, alimentação e outras despesas.

Maior envolvimento e melhor coleta de dados

A contribuição mais significativa de um evento híbrido para eventos físicos é, sem dúvida, sua coleta de dados. Você pode construir uma área dinâmica para que os hóspedes aprendam, participem e tirem dúvidas com as ferramentas adequadas.

O software de eventos virtuais ou um aplicativo de eventos para participantes ao vivo e on-line podem rastrear, armazenar e analisar praticamente todas as interações do usuário para obter insights que beneficiem os principais objetivos e metas do evento - seja gerar leads, melhorar um produto, causar uma boa impressão ou refinar a abordagem de marketing.

Exemplos de sucesso

Quando feito corretamente, um evento híbrido pode ser tão divertido e lucrativo quanto um presencial. Mas precisa ser planejado com antecedência e com cuidado com três objetivos principais em mente: brevidade, dinamismo e interatividade. Seu público presencial pode permanecer por vários motivos, mas seus espectadores online estão a apenas um clique de sair.

Tomemos como exemplo os eventos da Apple e de outras empresas de sucesso. Os eventos da Apple geram muito entusiasmo em torno dos anúncios de novos produtos, e seu alto valor de produção os distingue como um verdadeiro mestre no uso de eventos híbridos para aprimorar sua marca.

A Apple se recuperou e voltou mais forte do que nunca depois que o COVID-19 descartou eventos presenciais. Enquanto uma platéia virtual assistia de casa, o CEO da Apple, Tim Cook, visitou o palco pessoalmente para anunciar as últimas atualizações e avanços dos produtos da empresa.

A Apple continua aproveitando a chance de fornecer uma experiência de evento híbrido única para seu público exclusivo em pessoa e participantes virtuais.

A Apple é uma das maiores empresas do mundo, e chegar ao seu nível pode ser complicado. Mas organizar um evento híbrido que faça as pessoas falarem e aumente os lucros da sua empresa é mais fácil do que você imagina.

Como hospedar um evento híbrido

Noções básicas e equipamentos

Organizar eventos híbridos envolve organizar o mesmo evento em duas dimensões: presencial e virtual. Implica maiores esforços porque é como organizar um evento presencial e um evento virtual em paralelo, com as necessidades e exigências de cada um, mas seguindo um fio condutor que dá coerência a ambos.

Planeje com antecedência e com antecedência

Não importa que tipo de evento você está prestes a realizar. Você deve sempre planejar com antecedência para prepará-lo sem pressão e datas de vencimento que o enervam. Além disso, você sempre enfrentará mudanças e situações inesperadas durante o processo de planejamento, o que é aceitável e aceito. Mais um motivo para começar cedo!

Equipamento básico

• Suporte técnico: O equipamento do evento híbrido, assim como o suporte técnico, é muito importante para um evento híbrido.
• Uma sala com a luz certa: Para organizar um evento híbrido de sucesso, recomendamos uma sala com luz natural e também com a possibilidade de ter holofotes adicionais.
• Filmadoras HD + tripé: É necessário ter no mínimo 3 câmeras para que haja vários pontos de vista e os atendentes virtuais não fiquem entediados. Se você assistisse a um programa de TV que não mudasse de plano, ficaria estranho. É o mesmo com eventos híbridos.
• Equipe técnica: Você precisa de pessoas em sua equipe preparadas para lidar com o software e outros aspectos técnicos do evento.

Coisas que você pode fazer para tornar seu evento híbrido um sucesso

1. Certifique-se de que os participantes remotos possam participar do evento

Para tornar seu evento híbrido um sucesso, você precisa pensar em estratégias para que os participantes remotos participem realmente do evento. Lembre-se de que todo mundo gosta de se sentir relevante e interagir com a situação em que está. Um evento híbrido é diferente de um evento online, onde os participantes ficam passivos diante de uma tela.

Tente interagir o máximo possível com seus participantes com sessões de perguntas e um bate-papo com participantes remotos. Ofereça-lhes a possibilidade de compartilhar opiniões em redes como Twitter ou Facebook. Isso acontece o tempo todo com programas de TV regulares ou mais especiais. A mídia social reúne as pessoas e você deve aproveitar isso ao organizar um evento híbrido.

2. Mantenha as sessões curtas e divertidas

Atrair a atenção dos participantes de eventos híbridos pode ser complicado e desafiador. Já mencionamos isso, mas os participantes online podem sair com um clique se não acharem interessante.

Chame a atenção deles: use GIFs e imagens gráficas divertidas. Fazer piadas. Faça perguntas frequentes ou convide as pessoas a compartilhar seus pensamentos online. Não importa o que você faça, mas faça algo para manter as pessoas entretidas.

3. Crie valor para os patrocinadores

Os patrocinadores do evento querem visibilidade máxima. Eles querem que todos os vejam, ouçam e tenham seu nome na boca. É hora de convencê-los do valor dos eventos híbridos até 2021. Para ser honesto, eles geralmente estão bastante interessados ​​logo de cara por três razões simples:

• O público é internacional, não apenas local
• Os patrocinadores podem interagir ao vivo com participantes virtuais por meio de bate-papo e perguntas e respostas
• As métricas de um evento híbrido são muito mais precisas

No entanto, você ainda precisa convencê-los de que seu evento será útil e gerará lucro para eles. Eles são os que mais pagam por isso de qualquer maneira.

4. O anfitrião é mais importante do que você pensa

Ninguém gosta de ficar entediado. Especialmente não durante um evento que deveria ser divertido e emocionante. Obtenha um bom porta-voz que possa capturar a atenção de todos os participantes, fazendo com que eles se sintam confortáveis ​​e integrados. Alguém que não descuide dos participantes on-line, incentivando sua participação e, ao mesmo tempo, criando a atmosfera perfeita para os participantes presenciais.

5. Forneça conteúdo sob demanda para aumentar a ativação do público

Uma das desvantagens de participar de um evento físico, como uma conferência, concerto ou exposição comercial, é que você não pode observar todas as apresentações para determinar se elas se sobrepõem.

Felizmente, um seminário ou evento híbrido pode gravar e fazer upload de todas as sessões e apresentadores como vídeos sob demanda, permitindo que os participantes atualizem o que perderam mais tarde. Ambos os públicos agora têm a opção de selecionar quais filmes ou conteúdos baixar, resultando em um maior nível de engajamento e enriquecimento do seu evento.

6. Colete dados como se não houvesse amanhã

Como mencionado acima, é mais fácil analisar o comportamento dos usuários que participam do evento virtualmente. Os dados armazenados são essenciais para posterior avaliação do sucesso do evento e planos futuros.

As pessoas permaneceram por muito tempo no software de eventos híbridos, compartilharam informações nas redes sociais, interagiram quando solicitados a fazê-lo ou eram simplesmente indivíduos passivos? Este tipo de informação e muito mais pode ser obtido graças à tecnologia de hoje. E escusado será dizer o quão útil é para melhorar quaisquer aspectos que o requeiram.