Mengapa Anda Harus Menyelenggarakan Acara Hibrida

Dengan teknologi baru, penonton tidak perlu lagi menghadiri acara tersebut. Mereka dapat tinggal dalam kenyamanan rumah mereka sendiri dan melihat apa yang Anda tawarkan kepada mereka. Siapa tahu? Mungkin jika mereka geli dan menyukai apa yang mereka lihat, mereka akan hadir secara langsung tahun depan. Atau mereka akan merekomendasikan acara Anda, produk, perusahaan, apa pun, kepada kenalan mereka. Anda mendapatkan iklan gratis untuk perusahaan Anda, juga dikenal sebagai pemasaran rujukan.

Alasan lain untuk mengadakan acara hybrid adalah sebagai berikut.

Jangkauan lebih besar

Anda memiliki potensi untuk menjangkau audiens yang sama sekali baru. Orang yang mungkin tidak memiliki waktu atau sumber daya untuk menghadiri acara Anda dapat melihat konten Anda kapan saja. Ini dapat menampilkan sesi sesuai permintaan, umpan langsung, jajak pendapat, dan diskusi, antara lain.

Anda dapat menyimpan konten selama yang Anda inginkan, memungkinkan tamu yang sibuk mengaksesnya kapan saja – dan bahkan kembali lagi setelahnya untuk referensi atau tujuan pemasaran lainnya. Ini memiliki efek yang jauh lebih tahan lama daripada sekadar menghadiri acara satu kali.

Anggaran yang dibutuhkan lebih kecil

Pemasar dapat memperluas sumber daya dan jangkauan mereka untuk mengundang ribuan orang bergabung secara online dalam konferensi hibrida mereka. Ini meningkatkan laba atas investasi acara dan mengurangi jumlah uang yang dihabiskan untuk penginapan, makan, dan pengeluaran lainnya.

Keterlibatan Lebih Tinggi dan Pengumpulan Data Lebih Baik

Kontribusi paling signifikan dari peristiwa hibrida terhadap peristiwa fisik tidak diragukan lagi adalah pengumpulan datanya. Anda dapat membangun area dinamis bagi para tamu untuk belajar, berpartisipasi, dan mengajukan pertanyaan dengan alat yang tepat.

Perangkat lunak acara virtual atau aplikasi acara untuk peserta langsung dan online dapat melacak, menyimpan, dan menganalisis hampir setiap interaksi pengguna untuk mendapatkan wawasan yang bermanfaat bagi tujuan dan sasaran utama acara — apakah itu menghasilkan prospek, meningkatkan produk, membuat kesan, atau menyempurnakan pendekatan pemasaran.

Contoh sukses

Jika dilakukan dengan benar, acara hibrida bisa sama menyenangkan dan menguntungkannya dengan acara tatap muka. Tapi itu perlu direncanakan ke depan dan hati-hati dengan tiga tujuan utama dalam pikiran: singkat, dinamisme, dan interaktivitas. Pemirsa langsung Anda mungkin tetap tinggal karena beberapa alasan, tetapi pemirsa online Anda hanya tinggal satu klik lagi untuk keluar.

Ambil contoh acara Apple dan perusahaan sukses lainnya. Acara Apple menghasilkan banyak antusiasme seputar pengumuman produk baru, dan nilai produksinya yang tinggi membedakan mereka sebagai ahli sejati dalam menggunakan acara hibrida untuk meningkatkan merek mereka.

Apple bangkit dan kembali lebih kuat dari sebelumnya setelah COVID-19 mengesampingkan acara tatap muka. Sementara audiens virtual menonton dari rumah, CEO Apple, Tim Cook, mengunjungi panggung secara langsung untuk mengumumkan pembaruan dan kemajuan produk terbaru perusahaan.

Apple terus mengambil kesempatan untuk memberikan pengalaman acara hibrid yang unik baik kepada penonton langsung maupun virtual.

Apple adalah salah satu perusahaan terbesar di dunia, dan mencapai levelnya bisa jadi rumit. Tetapi mengorganisir acara gabungan yang membuat orang berbicara dan meningkatkan keuntungan perusahaan Anda lebih mudah dari yang Anda kira.

Cara Menyelenggarakan Acara Hibrida

Dasar-dasar dan peralatan

Mengorganisir acara hybrid melibatkan pengorganisasian acara yang sama dalam dua dimensi: tatap muka dan virtual. Ini menyiratkan upaya yang lebih besar karena seperti mengatur acara tatap muka dan acara virtual secara paralel, dengan kebutuhan dan persyaratan masing-masing tetapi mengikuti benang merah yang memberikan koherensi untuk keduanya.

Rencanakan lebih awal dan ke depan

Tidak masalah jenis acara apa yang akan Anda adakan. Anda harus selalu merencanakan ke depan untuk mempersiapkannya tanpa tekanan dan tenggat waktu yang membuat Anda gugup. Selain itu, Anda akan selalu menghadapi perubahan dan situasi tak terduga selama proses perencanaan, yang dapat diterima dan diterima. Namun alasan lain untuk memulai lebih awal!

Peralatan dasar

• Dukungan teknis: Peralatan event hybrid, serta dukungan teknis, sangat penting untuk event hybrid.
• Ruangan dengan cahaya yang tepat: Untuk menyelenggarakan acara hybrid yang sukses, kami merekomendasikan ruangan dengan cahaya alami dan juga dengan kemungkinan memiliki lampu sorot tambahan.
• Camcorder HD + tripod: Diperlukan minimal 3 kamera agar ada beberapa sudut pandang dan petugas virtual tidak bosan. Jika Anda menonton acara TV yang tidak mengubah pesawatnya, Anda akan merasa aneh. Sama halnya dengan event hybrid.
• Staf teknis: Anda membutuhkan orang-orang di tim Anda yang siap untuk menangani perangkat lunak dan aspek teknis lainnya dari acara tersebut.

Hal-hal yang dapat Anda lakukan untuk membuat acara hybrid Anda sukses

1. Pastikan peserta jarak jauh dapat berpartisipasi dalam acara

Untuk membuat acara hybrid Anda sukses, Anda perlu memikirkan strategi untuk peserta jarak jauh untuk benar-benar berpartisipasi dalam acara tersebut. Ingatlah bahwa semua orang suka merasa relevan dan berinteraksi dengan situasi yang mereka hadapi. Acara hybrid berbeda dari acara online, di mana peserta pasif di depan layar.

Cobalah untuk berinteraksi sebanyak mungkin dengan peserta Anda dengan sesi pertanyaan dan mengobrol dengan peserta jarak jauh. Tawarkan mereka kemungkinan untuk berbagi pendapat di jaringan seperti Twitter atau Facebook. Itu terjadi sepanjang waktu dengan acara TV biasa atau yang lebih istimewa. Media sosial mengumpulkan orang-orang dan Anda harus memanfaatkannya saat menyelenggarakan acara hibrida.

2. Jaga agar sesi tetap singkat dan menghibur

Menarik perhatian peserta acara hybrid bisa jadi rumit dan menantang. Kami telah menyebutkannya, tetapi peserta online dapat pergi dengan satu klik jika mereka tidak menganggapnya menarik.

Tarik perhatian mereka: gunakan GIF dan gambar grafis yang menyenangkan. Buat lelucon. Ajukan pertanyaan yang sering atau undang orang untuk berbagi pemikiran mereka secara online. Tidak masalah apa yang Anda lakukan, tetapi lakukan sesuatu untuk membuat orang terhibur.

3. Ciptakan nilai bagi sponsor

Sponsor acara menginginkan visibilitas maksimum. Mereka ingin semua orang melihat mereka, mendengar mereka, dan memiliki nama mereka di bibir mereka. Saatnya untuk meyakinkan mereka tentang nilai acara hibrida pada tahun 2021. Sejujurnya, mereka biasanya langsung tertarik karena tiga alasan sederhana:

• Penontonnya internasional, bukan hanya lokal
• Sponsor dapat berinteraksi langsung dengan peserta virtual melalui obrolan dan Tanya Jawab
• Metrik acara hibrida jauh lebih akurat

Meski demikian, Anda tetap perlu meyakinkan mereka bahwa acara Anda akan bermanfaat dan menghasilkan keuntungan bagi mereka. Merekalah yang paling banyak membayarnya.

4. Tuan rumah lebih penting dari yang Anda pikirkan

Tidak ada yang suka bosan. Apalagi saat acara yang seharusnya seru dan seru. Dapatkan juru bicara yang baik yang dapat menarik perhatian semua peserta, sekaligus membuat mereka merasa nyaman dan terintegrasi. Seseorang yang tidak akan mengabaikan peserta online, mendorong partisipasi mereka sementara pada saat yang sama menciptakan suasana yang sempurna untuk para peserta secara langsung.

5. Menyediakan Konten Sesuai Permintaan untuk Meningkatkan Aktivasi Audiens

Salah satu kelemahan menghadiri acara fisik, seperti konferensi, konser, atau pameran dagang, adalah Anda tidak dapat mengamati semua presentasi untuk menentukan apakah mereka tumpang tindih.

Untungnya, seminar atau acara gabungan dapat merekam dan mengunggah semua sesi dan penyaji sebagai video sesuai permintaan, memungkinkan peserta untuk mengetahui apa yang mereka lewatkan nanti. Kedua audiens sekarang memiliki pilihan untuk memilih film atau konten mana yang akan diunduh, menghasilkan tingkat keterlibatan dan pengayaan yang lebih tinggi dari acara Anda.

6. Kumpulkan Data Seperti Tidak Ada Hari Esok

Seperti disebutkan di atas, lebih mudah untuk menganalisis perilaku pengguna yang menghadiri acara secara virtual. Data yang disimpan sangat penting untuk evaluasi lebih lanjut dari keberhasilan acara dan rencana masa depan.

Apakah orang-orang bertahan lama di perangkat lunak acara hibrida, apakah mereka berbagi informasi di jejaring sosial, apakah mereka berinteraksi ketika diminta untuk melakukannya, atau apakah mereka hanya individu yang pasif? Jenis informasi ini dan banyak lagi dapat diperoleh berkat teknologi saat ini. Dan tak perlu dikatakan betapa bergunanya itu untuk meningkatkan aspek apa pun yang membutuhkannya.