Por qué debería organizar un evento híbrido

Con las nuevas tecnologías, ya no es necesario que el público asista al evento. Pueden quedarse en la comodidad de su propia casa y ver lo que tienes para ofrecerles. ¿Quién sabe? Tal vez si les divierte y les gusta lo que ven, asistirán en persona el próximo año. O recomendarán tus eventos, productos, empresa, lo que sea, a sus conocidos. Obtiene publicidad gratuita para su empresa, también conocida como marketing de referencia.

Otras razones para lanzar un evento híbrido son las siguientes.

mayor alcance

Tienes el potencial de llegar a una audiencia completamente nueva. Las personas que pueden no haber tenido el tiempo o los recursos para asistir a su evento pueden ver su contenido en cualquier momento. Esto puede incluir sesiones bajo demanda, transmisiones en vivo, encuestas y debates, entre otras cosas.

Puede mantener el contenido durante todo el tiempo que desee, lo que permite que los invitados ocupados accedan a él en cualquier momento, e incluso volver a consultarlo después como referencia u otros fines de marketing. Esto tiene un efecto mucho más duradero que simplemente asistir a un evento de una sola vez.

Se necesita un presupuesto más pequeño

Los especialistas en marketing pueden ampliar sus recursos y llegar a invitar a miles de personas a unirse en línea en sus conferencias híbridas. Esto aumenta el retorno de la inversión del evento y reduce la cantidad de dinero gastado en alojamiento, alimentación y otros gastos.

Mayor participación y mejor recopilación de datos

La contribución más significativa de un evento híbrido a los eventos físicos es, sin duda, su recopilación de datos. Puede crear un área dinámica para que los invitados aprendan, participen y hagan preguntas con las herramientas adecuadas.

El software de eventos virtuales o una aplicación de eventos para asistentes en vivo y en línea puede rastrear, almacenar y analizar prácticamente todas las interacciones del usuario para obtener información que beneficie los principales objetivos y metas del evento, ya sea generar clientes potenciales, mejorar un producto, causar una impresión o refinar el enfoque de mercadotecnia.

Ejemplos exitosos

Cuando se realiza correctamente, un evento híbrido puede ser tan divertido y rentable como uno presencial. Pero debe planificarse con anticipación y cuidadosamente con tres propósitos principales en mente: brevedad, dinamismo e interactividad. Su audiencia en persona puede quedarse por varias razones, pero sus espectadores en línea están a solo un clic de irse.

Tome como ejemplo los eventos de Apple y otras empresas exitosas. Los eventos de Apple generan mucho entusiasmo en torno a los anuncios de nuevos productos, y su alto valor de producción los distingue como un verdadero maestro en el uso de eventos híbridos para mejorar su marca.

Apple se recuperó y volvió más fuerte que nunca después de que el COVID-19 descartara los eventos presenciales. Mientras una audiencia virtual observaba desde casa, el CEO de Apple, Tim Cook, visitó el escenario en persona para anunciar las últimas actualizaciones y avances de productos de la compañía.

Apple continúa aprovechando la oportunidad de brindar una experiencia de evento híbrida única tanto para su audiencia presencial exclusiva como para los asistentes virtuales.

Apple es una de las empresas más grandes del mundo y llegar a su nivel puede ser complicado. Pero organizar un evento híbrido que haga que la gente hable y aumente las ganancias de su empresa es más fácil de lo que piensa.

Cómo organizar un evento híbrido

Los fundamentos y el equipo.

Organizar eventos híbridos implica organizar un mismo evento en dos dimensiones: presencial y virtual. Implica mayores esfuerzos porque es como organizar un evento presencial y un evento virtual en paralelo, con las necesidades y requerimientos de cada uno pero siguiendo un hilo conductor que da coherencia a ambos.

Planifique temprano y con anticipación

No importa qué tipo de evento estés a punto de realizar. Siempre debe planificar con anticipación para prepararlo sin presiones y fechas de vencimiento que lo pongan nervioso. Además, siempre enfrentará cambios y situaciones inesperadas durante el proceso de planificación, lo cual es aceptable y aceptado. ¡Otra razón más para comenzar temprano!

Equipamiento básico

• Soporte técnico: El equipamiento del evento híbrido, así como el soporte técnico, es muy importante para un evento híbrido.
• Una sala con la luz adecuada: Para organizar un evento híbrido exitoso, recomendamos una sala con luz natural y también con la posibilidad de tener focos adicionales.
• Videocámaras HD + trípode: Es necesario tener al menos 3 cámaras para que haya varios puntos de vista y los asistentes virtuales no se aburran. Si vieras un programa de televisión que no cambiara de plano, te extrañarías. Es lo mismo con los eventos híbridos.
• Personal técnico: necesitas personas en tu equipo preparadas para manejar el software y otros aspectos técnicos del evento.

Cosas que puede hacer para que su evento híbrido sea un éxito

1. Asegúrese de que los asistentes remotos puedan participar en el evento

Para que su evento híbrido sea un éxito, debe pensar en estrategias para que los asistentes remotos participen realmente en el evento. Recuerda que a todos les gusta sentirse relevantes e interactuar con la situación en la que se encuentran. Un evento híbrido es diferente a un evento en línea, donde los asistentes están pasivos frente a una pantalla.

Intente interactuar tanto como sea posible con sus asistentes con sesiones de preguntas y un chat con asistentes remotos. Ofréceles la posibilidad de compartir opiniones en redes como Twitter o Facebook. Sucede todo el tiempo con programas de televisión regulares o más especiales. Las redes sociales reúnen a las personas y debes aprovechar eso cuando organices un evento híbrido.

2. Mantenga las sesiones cortas y entretenidas

Atraer la atención de los asistentes a eventos híbridos puede ser complicado y desafiante. Ya lo mencionamos, pero los asistentes en línea pueden irse con un clic si no lo encuentran interesante.

Llama su atención: utiliza GIF e imágenes gráficas divertidas. Hacer bromas. Haga preguntas frecuentes o invite a las personas a compartir sus pensamientos en línea. No importa lo que hagas, pero haz algo para mantener a la gente entretenida.

3. Crear valor para los patrocinadores

Los patrocinadores de eventos quieren la máxima visibilidad. Quieren que todos los vean, los escuchen y tengan su nombre en los labios. Es hora de convencerlos del valor de los eventos híbridos para 2021. Para ser honesto, generalmente están bastante interesados ​​desde el principio por tres razones simples:

• La audiencia es internacional, no solo local.
• Los patrocinadores pueden interactuar en vivo con asistentes virtuales a través de chat y preguntas y respuestas.
• Las métricas de un evento híbrido son mucho más precisas

Sin embargo, aún debe convencerlos de que su evento será útil y generará ganancias para ellos. De todos modos, ellos son los que más pagan por ello.

4. El anfitrión es más importante de lo que crees

A nadie le gusta aburrirse. Especialmente no durante un evento que se supone que es divertido y emocionante. Consigue un buen vocero que pueda captar la atención de todos los asistentes, al mismo tiempo que los hace sentir cómodos e integrados. Alguien que no descuide a los asistentes en línea, fomentando su participación y al mismo tiempo creando la atmósfera perfecta para los asistentes presenciales.

5. Proporcione contenido a pedido para aumentar la activación de la audiencia

Una de las desventajas de asistir a un evento físico, como una conferencia, un concierto o una exhibición comercial, es que no puede observar todas las presentaciones para determinar si se superponen.

Afortunadamente, un seminario o evento híbrido puede grabar y cargar todas las sesiones y presentadores como videos a pedido, lo que permite a los asistentes ponerse al día con lo que se perdieron más tarde. Ambas audiencias ahora tienen la opción de seleccionar qué películas o contenido descargar, lo que resulta en un mayor nivel de participación y enriquecimiento de su evento.

6. Recopilar datos como si no hubiera un mañana

Como se mencionó anteriormente, es más fácil analizar el comportamiento de los usuarios que asisten al evento de manera virtual. Los datos almacenados son esenciales para una mayor evaluación del éxito del evento y los planes futuros.

¿La gente permaneció mucho tiempo en el software de eventos híbrido, compartió información en las redes sociales, interactuó cuando se le pidió que lo hiciera o simplemente fueron personas pasivas? Este tipo de información y mucha más se puede obtener gracias a la tecnología actual. Y no hace falta decir lo útil que es para mejorar cualquier aspecto que lo requiera.