ระดับความพยายาม (LOE) คืออะไร? บวกกับ 5 เคล็ดลับสำหรับการประมาณความพยายาม

ระดับของความพยายาม (LOE) เป็นคำศัพท์ในการจัดการโครงการที่อ้างถึงกิจกรรมโครงการประเภทหนึ่งที่เรียกว่ากิจกรรมสนับสนุน กิจกรรมสนับสนุนไม่ได้ให้ผลลัพธ์ แต่เป็นงานเติมเชื้อเพลิงที่ทำ ดังนั้นระดับของความพยายามคืองานเหล่านี้จะต้องดำเนินการมากเพียงใด

งานนี้ได้หลายรูปแบบ เช่น อัพเดทเอกสารโครงการ บำรุงรักษาอุปกรณ์ ยื่นค่าใช้จ่าย ฯลฯ ลักษณะเฉพาะของงานนี้คือต้องทำอย่างสม่ำเสมอเพื่อรองรับงานที่ยิ่งใหญ่ขึ้น

ระดับของความพยายาม ตัวอย่าง

วิธีที่ดีที่สุดในการทำความเข้าใจระดับของความพยายามคือการดูกิจกรรมสนับสนุนทั่วไปที่เกิดขึ้นในเกือบทุกโครงการ เรามีตัวอย่างความพยายามสองสามระดับด้านล่าง

การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นศิลปะในการสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นระหว่างทุกคนที่เกี่ยวข้องในโครงการ การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ดีต้องมีการสื่อสารและความโปร่งใสอย่างสม่ำเสมอ ขึ้นอยู่กับขอบเขตและขนาดของโครงการ ระดับของความพยายามสำหรับกิจกรรมการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะเพิ่มขึ้นและลดลง และเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องตระหนักถึงพลังงานที่จะใช้ การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรวมถึงการส่งข้อมูลอัปเดตเป็นประจำ กำหนดการประชุม จัดการโทร สร้างเอกสาร ฯลฯ

กำลังอัปเดตรายงาน

โครงการทั้งหมดต้องการเอกสารอย่างละเอียดในรูปแบบของรายงานโครงการ ควรสร้างรายงานเหล่านี้ตลอดวงจรชีวิตของโครงการเพื่อตรวจสอบความคืบหน้าและเปรียบเทียบกับแผนโครงการ ตัวอย่างทั่วไปอย่างหนึ่งคือรายงานงบประมาณ ในการสร้างรายงานงบประมาณที่ถูกต้อง คุณต้องติดตามกิจกรรมสนับสนุน เช่น การส่งใบเสร็จรับเงินและค่าใช้จ่าย การสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย บันทึกการเปลี่ยนแปลงต้นทุน ฯลฯ

การสื่อสารกับลูกค้า

การสื่อสารกับลูกค้าอาจมีความสำคัญมาก ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับโครงการ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังกำหนดขอบเขตสำหรับการอัปเดตผลิตภัณฑ์ สิ่งสำคัญคือต้องพูดคุยกับลูกค้าเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาต้องการให้ปรับปรุงและ/หรือเปลี่ยนแปลง ซึ่งรวมถึงการส่งอีเมล การขอความเห็น การโพสต์แบบสำรวจ และการโทรศัพท์

ทำไมการคำนวณระดับความพยายามจึงสำคัญ?

ความพยายามเป็นทรัพยากรเหมือนอย่างอื่น เมื่อเราคิดถึงทรัพยากร จิตใจของเราจะไปสู่สิ่งที่จับต้องได้ เช่น เงินและวัสดุ แต่การพิจารณาความพยายามก็สำคัญไม่แพ้กัน

อย่างที่คุณจินตนาการได้ การบรรลุผลสำเร็จบางอย่างจะต้องทำงานมากกว่างานอื่นๆ ซึ่งหมายความว่าพวกเขามีความพยายามในระดับที่สูงขึ้น แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าพวกเขาต้องยากขึ้นเสมอไป ที่จริงแล้ว เมื่อเรารู้ LOE สำหรับสิ่งที่ส่งมอบ คุณสามารถคาดการณ์ได้ว่างานจะมากน้อยเพียงใดและต้องเตรียมการให้ดียิ่งขึ้น เครื่องมือจัดกำหนดการทรัพยากรช่วยในกระบวนการนี้ ProjectManager ช่วยให้คุณสร้างกำหนดการทรัพยากรและจัดการปริมาณงานของทีมในเครื่องมือเดียวเพื่อการดำเนินการที่ดียิ่งขึ้น ทดลองใช้ฟรี

เมื่อใดควรคำนวณ LOE

ควรคำนวณระดับความพยายามในระหว่างขั้นตอนการวางแผนของโครงการเมื่อมีการสร้างงาน งานที่มีระดับความพยายามสูงกว่านั้นต้องทำงานให้เสร็จมากขึ้น โดยทั่วไป งานนี้จะเกิดขึ้นเป็นระยะๆ ตลอดงานหรือโครงการ ดังนั้นสิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าต้องใช้ความพยายามทั้งหมดมากเพียงใด

การกำหนดระดับของความพยายามในระหว่างขั้นตอนการวางแผนจะช่วยกระจายปริมาณงานอย่างสม่ำเสมอและช่วยให้จัดกำหนดการได้แม่นยำยิ่งขึ้น ถ้าสมาชิกในทีมบางคนได้รับมอบหมายงาน LOE ที่สูงเกินไปในเวิร์กโฟลว์ของพวกเขา อาจถึงเวลาต้องแจกจ่ายงานใหม่

การประเมินความพยายามคืออะไร?

หากต้องการทราบ LOE ของงาน คุณต้องฝึกสิ่งที่เรียกว่าการประมาณความพยายาม การประมาณความพยายามเป็นกระบวนการที่เราประมาณว่าต้องการเวลา พลังงาน หรือเงินมากน้อยเพียงใด เพื่อให้เราสามารถจัดอันดับสิ่งนี้ในระดับ

การประเมินความพยายามเป็นหนึ่งในองค์ประกอบหลักของการประเมินโครงการ ควบคู่ไปกับการประเมินทรัพยากรและการประมาณต้นทุน การประเมินเหล่านี้เป็นพื้นฐานของการวางแผนโครงการที่ดี ยิ่งการประมาณของคุณแม่นยำมากเท่าไหร่ แผนโครงการโดยรวมของคุณก็จะยิ่งแม่นยำมากขึ้นเท่านั้น และคุณจะต้องจัดการกับความแปรปรวนน้อยลง

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตประมาณการโครงการฟรีสำหรับ Excel

ตัวอย่างการประเมินความพยายาม

การประเมินความพยายามเป็นวิธีที่เราหาปริมาณ LOE สำหรับผลงานที่แตกต่างกันและงานที่พวกเขาเรียกร้อง ขึ้นอยู่กับทีม โครงการ หัวหน้าโครงการ หรือองค์กร ความพยายามอาจแตกต่างกันไป แต่ โดยไม่คำนึงถึงวิธีการประมาณความพยายาม ตัวอย่างทั้งหมดด้านล่างเกี่ยวข้องกับทีมที่นั่งลงเพื่อหารือและตัดสินใจเกี่ยวกับระดับของความพยายามในกลุ่ม

ในระหว่างขั้นตอนการวางแผนโครงการและการประชุมการวางแผนโครงการ คุณจะต้องสร้างงานเพื่อสนับสนุนโครงการนี้และผลลัพธ์ที่ได้ เมื่อสร้างงานแล้ว ก็ถึงเวลาตัดสินใจระดับความพยายามผ่านการประเมินความพยายาม กล่าวอีกนัยหนึ่งว่าแต่ละงานต้องใช้เวลาและพลังงาน (ในรูปแบบของกิจกรรมสนับสนุน) มากน้อยเพียงใด? ต่อไปนี้คือวิธีทั่วไปบางประการที่หลายทีมทำดังนี้:

• จัดอันดับตามลำดับความสำคัญ: เป็นความคิดที่ดีเสมอที่จะให้ทีมอยู่ในหน้าเดียวกันเกี่ยวกับลำดับความสำคัญของงาน วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือให้พวกเขากำหนดระดับความสำคัญให้กับงานแต่ละงานในรูปแบบของตัวเลข จากนั้น สามารถแสดงรายการงานตามลำดับความสำคัญสูงสุดหรือลำดับความสำคัญต่ำสุดได้ ยิ่งงานมีลำดับความสำคัญสูงเท่าใด ก็ยิ่งต้องใช้ความพยายามมากเท่านั้นในการทำให้เสร็จ
• จัดเรียงเป็นหมวดหมู่: วิธีที่เป็นประโยชน์อีกวิธีหนึ่งในการประเมินความพยายามคือการจัดเรียงงานเป็นหมวดหมู่ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เช่น ลำดับความสำคัญต่ำ กลาง ต่ำ กลาง สูง และสูงสุด การจัดเรียงลงใน "กล่อง" เหล่านี้เป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการเปรียบเทียบงานกับงานอื่นและประมาณการซึ่งจะใช้ความพยายามไม่มากก็น้อย
• กำหนดค่าตัวเลข: บางทีวิธีการประมาณความพยายามที่ชัดเจนที่สุดคือการกำหนดค่าตัวเลขในแต่ละงานตามมาตราส่วนที่กำหนดไว้ล่วงหน้า หลายทีมใช้มาตราส่วนเริ่มต้น 1-10 แต่ไม่ใช่เรื่องแปลกที่จะเห็นขนาดที่เล็กกว่าหรือใหญ่กว่า เมื่อกำหนดมาตราส่วนแล้ว สมาชิกในทีมแต่ละคนจะกำหนดค่าของงานและเปรียบเทียบการประมาณการซึ่งกันและกัน ร่วมกันทั้งทีมจะได้รับฉันทามติว่าแต่ละงานควรอยู่ในระดับใด

ตัวอย่างระดับความพยายาม

มีหลายวิธีในการเริ่มกระบวนการประเมินความพยายาม ทีมอาจเลือกใช้วิธีการเหล่านี้มากกว่าหนึ่งวิธีและรวมผลลัพธ์เข้าด้วยกัน เมื่อพวกเขาตัดสินใจขั้นสุดท้ายแล้ว พวกเขาต้องแสดงการตัดสินใจผ่านงานที่วางแผนไว้ตามมาตราส่วน

มาตราส่วนนี้ควรใช้เพื่อแสดง LOE สำหรับงานทั้งหมดโดยเปรียบเทียบกัน โครงการที่แตกต่างกันอาจใช้มาตราส่วนระดับความพยายามที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับขนาด ขอบเขต และลักษณะอื่นๆ วิธีนี้ใช้ได้ ตราบใดที่ทีมเข้าใจระดับของระดับความพยายามที่ใช้และเกณฑ์สำหรับการวางแผนงานบนมาตราส่วนมีความสอดคล้องกัน

วิธีคำนวณระดับความพยายาม

ตอนนี้เราได้ดูวิธีการคำนวณระดับความพยายามตามแนวคิดแล้ว มาดูตัวอย่างการใช้งานจริงในบริบทของโครงการง่ายๆ ลองนึกภาพการจัดการโครงการเพื่อปรับปรุงการสื่อสารระหว่างพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล และใช้สามขั้นตอนเหล่านี้ในการพิจารณา LOE:

1. ตัดสินใจว่าการประมาณการของคุณต้องแม่นยำเพียงใด: ความแม่นยำเป็นสิ่งสำคัญเสมอ แต่บางโครงการต้องการระดับความแม่นยำที่สูงกว่าโครงการอื่นๆ การพิจารณาภาพรวมของ LOE สามารถช่วยในการพิจารณาผลงานและตัดสินใจว่าการคาดการณ์ LOE ของคุณมีความยืดหยุ่นเพียงใด ในกรณีนี้ เราสามารถพูดได้อย่างปลอดภัยว่าควรมีความแม่นยำปานกลาง แต่ความแตกต่างบางอย่างจะไม่ทำให้โครงการล้มเหลว
2. ใช้เทคนิคการประมาณค่าแรง: ณ จุดนี้ในโครงการ คุณจะได้สร้างรายการงานของคุณแล้ว ถึงเวลาที่จะใช้หนึ่งในสามวิธีที่กล่าวถึงข้างต้นเพื่อประเมินความพยายามสำหรับแต่ละงาน มีวิธีการอื่นๆ มากมายที่คุณสามารถใช้ได้ ตราบใดที่คุณใช้ตัววัดเดียวกันเพื่อวัดงานทั้งหมดในโครงการ นอกจากนี้ อย่าลืมคำนึงถึงการจัดการทั่วไปและชั่วโมงบำรุงรักษาด้วย เนื่องจากกิจกรรมสนับสนุนส่วนใหญ่ไม่มีจุดหยุดนิ่งจนกว่าโครงการจะเสร็จสมบูรณ์
3. เพิ่มค่าลงในมาตราส่วน LOE: เมื่อคุณเสร็จสิ้นการประเมินความพยายามสำหรับงาน แต่ละรายการควรมีตัวเลขหรือจัดเรียงเป็นหมวดหมู่ จากจุดนี้ คุณสามารถจัดอันดับพวกเขาจากระดับความพยายามต่ำสุดไปจนถึงระดับความพยายามสูงสุด ตอนนี้ทั้งทีมสามารถอ้างอิงสิ่งนี้ได้เมื่อเข้าใกล้งาน และผู้จัดการโครงการสามารถดูงานจากมุมมองที่ต่างออกไป

ProjectManager ช่วยด้วยระดับของความพยายามอย่างไร

ProjectManager มอบทุกสิ่งที่จำเป็นแก่ผู้ใช้ในการคำนวณระดับความพยายามและนำข้อมูลนั้นไปใช้งาน เนื่องจาก ProjectManager เป็นโซลูชันบนคลาวด์ที่อัปเดตโดยอัตโนมัติ คุณจึงทำงานกับข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ วิธีนี้ช่วยขจัดความกังวลว่าสิ่งต่างๆ เช่น ระดับความพยายามอาจไม่ทันสมัย

การคำนวณระดับความพยายามอาจรวมถึงการบัญชีสำหรับสิ่งต่างๆ เช่น จำนวนสมาชิกในทีมที่ควรได้รับมอบหมายให้กับงาน จำนวนทรัพยากรที่ต้องใช้ จำนวนชั่วโมงของงาน และอื่นๆ ด้วย ProjectManager ข้อมูลทั้งหมดนี้อยู่ในตัวงานเอง นอกจากนี้ยังรวมถึงการกำหนดว่างานใดจำเป็นต้องมีกิจกรรมสนับสนุน จากนั้นคุณสามารถเพิ่มกิจกรรมสนับสนุนเหล่านี้ไปยังคุณสมบัติการจัดการงานของเราได้

ตรวจสอบความคืบหน้าเพื่อให้อยู่ในการติดตาม

ตรวจสอบความคืบหน้าของงาน ชั่วโมงทำงาน และผู้ได้รับมอบหมาย ทั้งหมดจากแดชบอร์ดโครงการ กระดานคัมบัง หรือรายการงาน จากนั้น ตรวจสอบไทม์ชีทเพื่อดูว่างานที่คล้ายกันใช้เวลานานเท่าใดในอดีต และคาดการณ์อนาคตได้ดีขึ้น

เมื่อดำเนินโครงการที่คล่องตัว คุณต้องมีเครื่องมือเพื่อรองรับการวิ่งของคุณ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์พร้อมคุณสมบัติการจัดการงานและทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าทีมของคุณจะไม่มีวันทำงานหนักเกินไป ดูว่า ProjectManager สามารถช่วยประมาณการของคุณได้อย่างไรโดยทดลองใช้งานฟรี 30 วันวันนี้