Co to jest poziom wysiłku (LOE)? Plus, 5 wskazówek dotyczących szacowania nakładu

Poziom wysiłku (LOE) to termin zarządzania projektem, który odnosi się do określonego rodzaju działań projektowych, zwanego działaniami pomocniczymi. Działania wspierające nie przynoszą rezultatów, ale raczej napędzają zadania, które to robią. Dlatego poziom wysiłku określa, ile pracy zajmie wykonanie tych zadań.

Ta praca może przybierać wiele form, takich jak aktualizacja dokumentów projektowych, konserwacja sprzętu, zgłaszanie wydatków itp. Cechą ujednolicającą tej pracy jest to, że musi być wykonywana regularnie, aby wesprzeć większe zadanie.

Przykłady poziomu wysiłku

Najlepszym sposobem na zrozumienie poziomu wysiłku jest przyjrzenie się wspólnym działaniom wspierającym, które mają miejsce w prawie każdym projekcie. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów wysiłku.

Zarządzanie interesariuszami

Zarządzanie interesariuszami to sztuka tworzenia silnych relacji między wszystkimi zaangażowanymi w projekt. Dobre zarządzanie interesariuszami wymaga stałej komunikacji i przejrzystości. W zależności od zakresu i wielkości projektu, poziom wysiłku związanego z działaniami z zakresu zarządzania interesariuszami będzie wzrastał i spadał, i ważne jest, aby mieć świadomość, ile energii to pochłonie. Zarządzanie interesariuszami obejmuje wysyłanie regularnych aktualizacji, planowanie spotkań, prowadzenie rozmów, tworzenie dokumentów itp.

Aktualizowanie raportów

Wszystkie projekty wymagają szczegółowej dokumentacji w postaci raportów projektowych. Raporty te powinny być tworzone przez cały cykl życia projektu, aby sprawdzić postęp i porównać go z planem projektu. Jednym z typowych przykładów jest raport budżetowy. Aby stworzyć dokładny raport budżetowy, musisz być na bieżąco z działaniami pomocniczymi, takimi jak przesyłanie rachunków i wydatków, komunikowanie się z interesariuszami, rejestrowanie zmian kosztów itp.

Komunikacja z Klientami

W zależności od projektu komunikacja z klientami może być bardzo ważna. Jeśli na przykład szukasz aktualizacji produktu, kluczowe jest, aby porozmawiać z klientami o tym, co chcieliby poprawić i/lub zmienić. Obejmuje to wysyłanie e-maili, prośby o recenzje, publikowanie ankiet i wykonywanie połączeń telefonicznych.

Dlaczego obliczanie poziomu wysiłku jest ważne?

Wysiłek jest zasobem jak wszystko inne. Kiedy myślimy o zasobach, nasze umysły skupiają się na rzeczach namacalnych, takich jak pieniądze i materiały, ale równie ważne jest rozważenie wysiłku.

Jak możesz sobie wyobrazić, osiągnięcie niektórych wyników będzie wymagało więcej pracy niż innych. Oznacza to, że mają wyższy poziom wysiłku, ale niekoniecznie muszą być trudniejsze. W rzeczywistości, gdy znamy LOE dla produktów dostarczanych, możesz przewidzieć, ile zadań będzie wymagało i być lepiej przygotowanym. W tym procesie pomagają narzędzia do planowania zasobów. ProjectManager pozwala budować harmonogramy zasobów i zarządzać obciążeniem zespołu w jednym narzędziu w celu lepszej realizacji. Wypróbuj za darmo.

Kiedy należy obliczyć LOE?

Poziom pracochłonności należy obliczyć w fazie planowania projektu, gdy tworzone są zadania. Zadania wymagające większego nakładu pracy wymagają wykonania większej ilości pracy. Ogólnie rzecz biorąc, ta praca odbywa się w regularnych odstępach czasu przez całe zadanie lub projekt, dlatego ważne jest, aby zrozumieć, ile całkowitego wysiłku będzie to wymagało.

Ustalenie poziomu wysiłku na etapie planowania pomaga równomiernie rozłożyć obciążenie pracą i umożliwia dokładniejszy harmonogram. Jeśli niektórzy członkowie zespołu są przypisani do zbyt wielu zadań o wysokim LOE w ich przepływie pracy, może nadszedł czas na redystrybucję zadań.

Co to jest szacowanie nakładu pracy?

Aby poznać LOE zadania, musisz przećwiczyć coś, co nazywa się szacowaniem wysiłku. Szacowanie nakładu pracy to proces, za pomocą którego szacujemy, ile czasu, energii lub pieniędzy będą wymagać dostawy, abyśmy mogli uszeregować to na skali.

Szacowanie nakładu pracy jest jednym z podstawowych elementów szacowania projektu, wraz z szacowaniem zasobów i szacowaniem kosztów. Szacunki te są podstawą dobrego planowania projektu. Im dokładniejsze są twoje szacunki, tym dokładniejszy będzie twój ogólny plan projektu i tym mniej rozbieżności, z którymi będziesz musiał sobie poradzić.

Powiązane: Darmowy szablon szacowania projektu dla programu Excel

Przykłady szacowania nakładu

Szacowanie nakładu pracy to sposób, w jaki określamy LOE dla różnych produktów i zadań, których wymagają. W zależności od zespołu, projektu, lidera projektu czy organizacji wysiłek może być różnie szacowany. Ale niezależnie od metody szacowania wysiłku, wszystkie poniższe przykłady dotyczą zespołu siadającego do dyskusji i decydowania o poziomie wysiłku jako grupa.

Podczas fazy planowania projektu i spotkania dotyczącego planowania projektu, utworzysz zadania wspierające ten projekt i jego produkty. Po utworzeniu zadań nadszedł czas, aby określić ich poziom wysiłku poprzez szacowanie nakładu pracy. Innymi słowy, ile czasu i energii (w postaci działań wspierających) będzie wymagało każde zadanie? Oto kilka typowych sposobów, w jakie robi to wiele zespołów:

• Ranga według priorytetu: Zawsze dobrze jest, aby zespół był na tej samej stronie co do priorytetu zadań. Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest przypisanie każdemu zadaniu poziomu priorytetu w postaci liczby. Następnie zadania mogą być wymienione w kolejności od najwyższego do najniższego priorytetu. Im wyższy priorytet ma zadanie, tym wyższy poziom wysiłku może wymagać jego wykonanie.
• Sortuj według kategorii: Inną przydatną metodą szacowania nakładu pracy jest sortowanie zadań na określone z góry kategorie, takie jak niski, niski, średni, średni, wysoki i najwyższy priorytet. Sortowanie ich w te „pudełka” jest pomocnym sposobem porównania zadań ze sobą i oszacowania, które będą mniej lub bardziej pracochłonne.
• Przypisz wartość liczbową: Być może najbardziej jasną metodą szacowania nakładu pracy jest przypisanie każdemu zadaniu wartości liczbowej we wcześniej określonej skali. Wiele zespołów korzysta z domyślnej skali 1-10, ale często zdarza się, że skale są mniejsze lub większe. Po ustaleniu skali poszczególni członkowie zespołu będą następnie przypisywać wartości zadaniom i porównywać swoje szacunki ze sobą. Wspólnie cały zespół dojdzie do konsensusu co do tego, gdzie każde zadanie powinno wypadać na skali.

Przykład skali poziomu wysiłku

Istnieje wiele różnych metod rozpoczęcia procesu szacowania nakładu pracy. Zespoły mogą nawet zdecydować się na użycie więcej niż jednej z tych metod i połączyć swoje wyniki. Po podjęciu ostatecznej decyzji muszą pokazać swoje decyzje za pomocą zadań wykreślonych na skali.

Ta skala powinna być używana do wykazania LOE dla wszystkich zadań w porównaniu do siebie. Różne projekty mogą wykorzystywać różne formy skali poziomu wysiłku w zależności od ich wielkości, zakresu i innych cech. Jest to w porządku, o ile zespół rozumie poziom stosowanej skali wysiłku, a kryteria wykreślania zadań na tej skali są spójne.

Jak obliczyć poziom wysiłku?

Teraz, gdy przyjrzeliśmy się koncepcyjnemu obliczaniu poziomu nakładu pracy, spójrzmy na przykład ze świata rzeczywistego w kontekście prostego projektu. Wyobraź sobie zarządzanie projektem w celu poprawy komunikacji między pracownikami pracującymi zdalnie, i użyj tych trzech kroków, aby określić LOE:

1. Zdecyduj, jak dokładne muszą być Twoje szacunki: Dokładność jest zawsze ważna, ale niektóre projekty wymagają wyższego poziomu dokładności niż inne. Może pomóc spojrzeć na szerszy obraz, analizując rezultaty i decydując, jak elastyczne mogą być Twoje prognozy LOE. W tym przypadku możemy śmiało powiedzieć, że powinna być umiarkowana dokładność, ale pewne zróżnicowanie nie spowoduje niepowodzenia projektu.
2. Użyj techniki szacowania nakładu pracy: na tym etapie projektu utworzysz listę zadań. Teraz nadszedł czas, aby użyć jednej z trzech omówionych powyżej metod do oszacowania nakładu pracy dla każdego zadania. Istnieje oczywiście wiele innych metod, których możesz użyć, o ile używasz tej samej metryki do mierzenia wszystkich zadań w projekcie. Dodatkowo, nie zapomnij wziąć pod uwagę godzin ogólnego zarządzania i utrzymania, ponieważ większość działań wspierających nie kończy się, dopóki projekt nie zostanie ukończony.
3. Dodaj wartości do skali LOE: Po zakończeniu szacowania nakładu pracy dla zadań każde powinno mieć numer lub być posortowane w kategorię. Od tego momentu możesz uszeregować je od najniższego poziomu wysiłku do najwyższego poziomu wysiłku. Teraz cały zespół może odnieść się do tego, podchodząc do zadań, a kierownik projektu może zobaczyć zadania z innego punktu widzenia.

Jak ProjectManager pomaga z poziomem wysiłku

ProjectManager daje użytkownikom wszystko, czego potrzebują, aby obliczyć poziom wysiłku i wykorzystać te informacje do pracy. Ponieważ ProjectManager jest rozwiązaniem opartym na chmurze, które aktualizuje się automatycznie, zawsze pracujesz z najbardziej aktualnymi danymi. Eliminuje to wszelkie obawy, że takie rzeczy, jak poziom wysiłku, mogą być nieaktualne.

Obliczanie poziomu nakładu pracy może obejmować uwzględnienie takich rzeczy, jak liczba członków zespołu, którzy powinni zostać przydzieleni do zadania, ile zasobów jest wymaganych, ile godzin zajmie zadania i więcej. Dzięki ProjectManager wszystkie te informacje znajdują się w samym zadaniu. Wiąże się to również z określeniem, które zadania wymagają działań wspierających. Te działania wspierające można następnie dodać do naszych funkcji zarządzania zadaniami.

Sprawdź postępy, aby pozostać na bieżąco

Sprawdzaj postępy zadań, przepracowane godziny i delegowanych, wszystko z pulpitu projektu, tablic kanban lub list zadań. Następnie sprawdź arkusze czasu pracy, aby zobaczyć, jak długo podobne zadania trwały w przeszłości i lepiej przewidywać przyszłość.

Prowadząc projekt zwinny, potrzebujesz narzędzi wspierających Twoje sprinty. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami z zaawansowanymi funkcjami zarządzania zadaniami i zasobami, które pomogą Ci zapewnić, że Twój zespół nigdy nie będzie przeciążony. Zobacz, jak ProjectManager może pomóc Ci w oszacowaniu, korzystając z bezpłatnego 30-dniowego okresu próbnego już dziś.