Что такое уровень усилий (LOE)? Плюс 5 советов по оценке усилий

Уровень усилий (LOE) — это термин управления проектом, который относится к определенному типу проектной деятельности, называемой вспомогательной деятельностью. Вспомогательная деятельность не дает результатов, а скорее подпитывает выполнение задач. Таким образом, уровень усилий — это то, сколько работы потребуется для выполнения этих задач.

Эта работа может принимать различные формы, такие как обновление проектной документации, техническое обслуживание оборудования, представление сведений о расходах и т. д. Объединяющей характеристикой этой работы является то, что ее необходимо выполнять регулярно для поддержки более крупной задачи.

Примеры уровня усилий

Лучший способ понять уровень усилий — это посмотреть на общие действия по поддержке, которые происходят практически в любом проекте. У нас есть несколько примеров уровня усилий ниже.

Управление заинтересованными сторонами

Управление заинтересованными сторонами — это искусство создания прочных отношений между всеми участниками проекта. Хорошее управление заинтересованными сторонами требует постоянной коммуникации и прозрачности. В зависимости от объема и размера проекта уровень усилий по управлению заинтересованными сторонами будет увеличиваться и уменьшаться, и важно осознавать, сколько энергии это потребует. Управление заинтересованными сторонами включает отправку регулярных обновлений, планирование встреч, проведение звонков, создание документов и т. д.

Обновление отчетов

Все проекты требуют тщательной документации в виде проектных отчетов. Эти отчеты должны создаваться на протяжении всего жизненного цикла проекта, чтобы проверять прогресс и сравнивать его с планом проекта. Одним из распространенных примеров является отчет о бюджете. Чтобы создать точный бюджетный отчет, вы должны следить за вспомогательными действиями, такими как отправка квитанций и расходов, общение с заинтересованными сторонами, регистрация изменений затрат и т. д.

Общение с клиентами

В зависимости от проекта общение с клиентами может быть очень важным. Если, например, вы планируете обновление продукта, важно поговорить с клиентами о том, что они хотели бы улучшить и/или изменить. Это включает в себя отправку электронных писем, запрос отзывов, публикацию опросов и телефонные звонки.

Почему важен расчет уровня усилий?

Усилие — такой же ресурс, как и все остальное. Когда мы думаем о ресурсах, наши мысли обращаются к материальным вещам, таким как деньги и материалы, но не менее важно учитывать усилия.

Как вы понимаете, для достижения одних результатов потребуется больше усилий, чем для других. Это означает, что они требуют более высокого уровня усилий, но это не обязательно означает, что они должны быть более сложными. На самом деле, когда мы знаем LOE для результатов, вы можете предвидеть, сколько рабочих задач потребуется, и лучше подготовиться. Инструменты планирования ресурсов помогают в этом процессе. ProjectManager позволяет вам создавать расписания ресурсов и управлять рабочей нагрузкой вашей команды в одном инструменте для лучшего выполнения. Попробуйте бесплатно.

Когда следует рассчитывать LOE?

Уровень усилий следует рассчитывать на этапе планирования проекта при создании задач. Задачи с более высоким уровнем усилий требуют выполнения большего объема работы. Как правило, эта работа выполняется через равные промежутки времени на протяжении всей задачи или проекта, поэтому важно понимать, сколько общих усилий для этого потребуется.

Определение уровня усилий на этапе планирования помогает равномерно распределить рабочую нагрузку и позволяет составить более точный график. Если некоторым членам команды назначено слишком много задач с высоким уровнем LOE в их рабочем процессе, возможно, пришло время перераспределить задачи.

Что такое оценка усилий?

Чтобы узнать LOE задачи, вы должны практиковать то, что называется оценкой усилий. Оценка усилий — это процесс, с помощью которого мы приблизительно оцениваем, сколько времени, энергии или денег потребуется для результатов, чтобы мы могли ранжировать это по шкале.

Оценка усилий является одним из основных компонентов оценки проекта, наряду с оценкой ресурсов и оценкой стоимости. Эти оценки являются основой надежного планирования проекта. Чем точнее ваши оценки, тем точнее будет ваш общий план проекта и тем меньше отклонений вам придется учитывать.

Связанный: Бесплатный шаблон оценки проекта для Excel

Примеры оценки усилий

Оценка усилий — это то, как мы количественно определяем LOE для различных результатов и задач, которые они требуют. В зависимости от команды, проекта, руководителя проекта или организации усилия могут оцениваться по-разному. Но, независимо от метода оценки усилий, во всех приведенных ниже примерах команда садится, чтобы обсудить и принять решение об уровне усилий всей группы.

На этапе планирования проекта и на совещании по планированию проекта вы создадите задачи для поддержки этого проекта и его результатов. Когда задачи созданы, пришло время определить их уровень усилий посредством оценки усилий. Другими словами, сколько времени и энергии (в виде вспомогательных действий) потребует каждая задача? Вот несколько распространенных способов, с помощью которых многие команды делают это:

• Ранжирование по приоритету: всегда полезно, чтобы команда была на одной волне в отношении приоритета задач. Один из способов сделать это — назначить каждой задаче уровень приоритета в виде числа. Затем задачи могут быть перечислены в порядке наибольшего или наименьшего приоритета. Чем выше приоритет у задачи, тем больше усилий может потребоваться для ее выполнения.
• Сортировка по категориям: еще один полезный метод оценки усилий — сортировка задач по заранее определенным категориям, таким как низкий, низкий-средний, средний, высокий и самый высокий приоритет. Сортировка их по этим «коробкам» — полезный способ сравнить задачи друг с другом и оценить, какие из них будут более или менее трудоемкими.
• Присвойте числовое значение. Пожалуй, самый четкий метод оценки усилий — это присвоение каждой задаче числового значения по заранее определенной шкале. Многие команды используют шкалу по умолчанию от 1 до 10, но нередко можно увидеть меньшую или большую шкалу. Когда шкала установлена, отдельные члены команды будут назначать значения задач и сравнивать свои оценки друг с другом. Вместе вся команда придет к единому мнению о том, где каждая задача должна находиться на шкале.

Пример шкалы уровня усилий

Существует множество различных способов начать процесс оценки усилий. Команды могут даже использовать более одного из этих методов и комбинировать их результаты. После того, как они пришли к окончательному решению, они должны отобразить свои решения в виде задач, нанесенных на шкалу.

Эту шкалу следует использовать, чтобы показать LOE для всех задач по сравнению друг с другом. В разных проектах могут использоваться разные формы шкалы уровня усилий в зависимости от их размера, охвата и других характеристик. Это нормально, если команда понимает уровень используемой шкалы усилий и критерии для отображения задач на шкале согласуются.

Как рассчитать уровень усилий

Теперь, когда мы рассмотрели, как концептуально рассчитать уровень усилий, давайте рассмотрим реальный пример в контексте простого проекта. Представьте себе управление проектом по улучшению связи между сотрудниками, работающими удаленно, и используйте эти три шага для определения LOE:

1. Решите, насколько точными должны быть ваши оценки: точность всегда важна, но некоторые проекты требуют более высокого уровня точности, чем другие. Это может помочь взглянуть на общую картину, изучив результаты и решив, насколько гибкими могут быть ваши прогнозы LOE. В этом случае мы можем с уверенностью сказать, что должна быть умеренная точность, но некоторая дифференциация не приведет к провалу проекта.
2. Используйте метод оценки усилий: на этом этапе проекта вы создали свой список задач. Теперь пришло время использовать один из трех описанных выше методов для оценки усилий по каждой задаче. Конечно, есть много других методов, которые вы можете использовать, если вы используете одну и ту же метрику для измерения всех задач в проекте. Кроме того, не забывайте учитывать часы общего управления и технического обслуживания, поскольку большинство мероприятий по поддержке не прекращаются до тех пор, пока проект не будет завершен.
3. Добавьте значения к шкале LOE: когда вы завершили оценку усилий для задач, каждая из них должна иметь номер или быть отсортирована по категории. С этого момента вы можете ранжировать их от самого низкого уровня усилий до самого высокого уровня усилий. Теперь вся команда может ссылаться на это при подходе к задачам, а руководитель проекта может видеть задачи с другой точки зрения.

Как ProjectManager помогает с уровнем усилий

ProjectManager предоставляет пользователям все необходимое для расчета уровня усилий и применения этой информации в работе. Поскольку ProjectManager — это облачное решение, которое обновляется автоматически, вы всегда работаете с самыми последними данными. Это устраняет любые опасения, что такие вещи, как уровень усилий, могут быть устаревшими.

Расчет уровня усилий может включать в себя учет таких вещей, как количество членов команды, которые должны быть назначены для выполнения задачи, сколько ресурсов требуется, сколько часов займет выполнение задач и многое другое. В ProjectManager вся эта информация содержится в самой задаче. Это также влечет за собой определение того, какие задачи требуют вспомогательных действий. Затем эти вспомогательные действия можно добавить к нашим функциям управления задачами.

Проверяйте прогресс, чтобы не сбиться с пути

Проверяйте ход выполнения задачи, количество отработанных часов и исполнителей на панели мониторинга проекта, на досках канбан или в списках задач. Затем проверьте расписания, чтобы узнать, сколько времени занимали аналогичные задачи в прошлом, и сделайте более точные прогнозы на будущее.

При запуске гибкого проекта вам нужны инструменты для поддержки ваших спринтов. ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами с мощными функциями управления задачами и ресурсами, которые помогут вам никогда не перегружать вашу команду. Узнайте, как ProjectManager может помочь с вашими оценками, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией сегодня.