ชุดการแปลงร่างเป็นดิจิทัล: ไมล์สุดท้าย

หากคุณกำลังอ่านโพสต์นี้ คุณอาจยังไม่ถึงจุดสุดท้ายของโครงการการเปลี่ยนแปลงของคุณ

บ่อยครั้งในช่วงสองสามเดือนสุดท้ายของโครงการการเปลี่ยนแปลงมีความเข้มข้นจนถึงจุดที่มีการบริโภคอย่างเต็มที่ ไม่ว่าการวางแผนโครงการ การสื่อสาร และการจัดทีมของคุณจะดีเพียงใด นี่เป็นเพียงเพราะการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลมักส่งผลกระทบต่อโครงสร้างขนาดใหญ่ของบริษัท อาจเป็นผลกระทบที่ใหญ่ที่สุดที่บริษัทเคยพบเห็น

ในหลายกรณี การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลเกี่ยวข้องกับองค์ประกอบทางเทคนิค ธุรกิจ และองค์กรของบริษัทมากกว่าที่เคยมีมา

เนื่องจากผลกระทบดังกล่าว จึงเป็นเรื่องง่ายสำหรับบริษัทต่างๆ ที่จะพลิกผัน—ลดขอบเขตระหว่างทาง ดำเนินการเปิดตัวเพื่อลดผลกระทบ เพิ่มการกำกับดูแล และด้วยเหตุนี้จึงทำให้โครงการช้าลง โดยปกติ วิธีการเหล่านี้—ปฏิกิริยาการกระตุกเข่า—เป็นความผิดพลาด ฉันได้พูดไปแล้วในโพสต์ก่อนหน้านี้ว่า การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลเป็นประสบการณ์ที่ยากและเปลี่ยนแปลงบริษัท การมีทั้งบริษัทอยู่เบื้องหลังการเปลี่ยนแปลง—จากบนลงล่าง—จะกำหนดระดับความสำเร็จในท้ายที่สุดของโครงการ อย่าสะดุ้ง! มีขั้นตอนต่างๆ ที่คุณสามารถทำได้ในไมล์สุดท้ายของโครงการเพื่อเพิ่มผลกระทบสูงสุดและให้คุณค่ากับการเปลี่ยนแปลงของคุณที่มีต่อธุรกิจ

เสียงรบกวนมากมายที่อาจเกิดขึ้นในช่วงสุดท้ายของการเปิดตัวของคุณอาจลดลงได้หากพันธกิจและการสื่อสารของโปรเจ็กต์ได้รับการจัดการอย่างดีและขัดแย้งกับก่อนหน้านี้ในโปรเจ็กต์

ขั้นตอนสุดท้ายเป็นสถานที่ที่ผิดอย่างยิ่งที่จะอภิปรายถึงคุณค่าที่โครงการปัจจุบันสามารถส่งมอบได้ สิ่งที่ง่ายที่สุดที่จะทำคือชี้ผู้ที่ส่งเสียงกลับไปที่ภารกิจเดิมที่ได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหาร ที่กล่าวว่า มีผู้เล่นใหม่ๆ ปรากฏขึ้นบ่อยครั้ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีความชัดเจนถึงระดับของการหยุดชะงักที่การเปลี่ยนแปลงนั้นน่าจะมี

คำแถลงพันธกิจและการรับรองจากผู้บริหารอาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อผู้เล่นใหม่ และการแบ่งปันการสื่อสารก่อนหน้านี้กับพวกเขายังสามารถช่วยให้พวกเขาซื้อและรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการมากขึ้น

บ่อยครั้งในช่วงหลังของโครงการที่ไทม์ไลน์อยู่ภายใต้แรงกดดัน และคุณจะต้องมองหาวิธีที่จะทำให้กำหนดการกระชับ คุณต้องระวังให้มากที่นี่

มีสี่ด้านในโครงการที่มักจะถูกประนีประนอม ซึ่งส่งผลเสียอย่างมากต่อความสำเร็จของโครงการ

โครงการการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล: การทดสอบ

การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลมักถูกจัดการโดยไอที การทดสอบอาจเริ่มต้นจากการผสมผสานระหว่างการทดสอบทางเทคนิคและการยอมรับของธุรกิจ แต่ภายใต้แรงกดดันในการส่งมอบ การทดสอบนี้กลับกลายเป็นเป้าหมายที่ยิ่งใหญ่ เป็นเรื่องปกติที่ต้องการบีบอัดรอบการทดสอบของโครงการ หนึ่งในสถานที่แรกๆ ที่ทีมงานโครงการอาจพิจารณาในไลน์ของโครงการคือ การทดสอบการยอมรับของผู้ใช้ทางธุรกิจ นี่เป็นพื้นที่ที่อันตรายอย่างยิ่งในการตัด

การมีส่วนร่วมกับผู้ใช้ทางธุรกิจในการยอมรับและแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับซอฟต์แวร์เป็นส่วนสำคัญของโครงการ และต้องใช้เวลาในการดำเนินการผ่านวงจรนี้ อาจไม่รู้สึกเหมือนเข้มงวดระดับเดียวกันกับการทดสอบระบบและหน่วย แต่อย่างน้อยก็สำคัญพอๆ กัน การตัดที่นี่เพื่อประหยัดเวลาอาจส่งผลให้เกิดความพยายามในการปรับปรุงใหม่อย่างมาก เนื่องจากผู้ใช้ปฏิเสธทันทีหรือท้าทายสิ่งที่สร้างขึ้น สิ่งนี้มีผลกระทบต่อไทม์ไลน์ แต่ยังสามารถสร้างความเสียหายต่อโมเมนตัมและการสนับสนุนสำหรับความสำเร็จของโครงการ ให้ผู้ใช้ทางธุรกิจมีส่วนร่วมและผลักดันให้พวกเขาตอบสนองในเวลาที่เหมาะสมอย่างดีที่สุด หลักสูตรอื่นๆ ที่ช่วยลดการทดสอบของผู้ใช้จะเพิ่มความเสี่ยงขึ้นหลายเท่า

ระยะบูรณาการ

การปรับใช้ซอฟต์แวร์ใหม่ไม่ได้เกิดขึ้นในสุญญากาศ มีระบบอื่นๆ ให้เชื่อมต่ออยู่เสมอ ข้อผิดพลาดทั่วไปประการหนึ่งในโครงการการเปลี่ยนแปลงคือการสันนิษฐานว่าการรวมเข้ากับระบบเดิมเหล่านี้จะทำงานในลักษณะเดียวกับในอดีต ในเกือบทุกกรณี นั่นอาจเป็นข้อสันนิษฐานที่ไม่ดี

เมื่อเร็ว ๆ นี้ฉันได้ทำงานกับลูกค้าที่ระบุการผสานรวมมากกว่า 50 รายการที่ต้องจัดส่งสำหรับการเริ่มใช้งานจริงในขั้นสุดท้าย จากการทำงานร่วมกับทีมบริการผู้เชี่ยวชาญของเรา พวกเขาสามารถดำเนินการได้ทีละคน โดยระบุว่าสิ่งใดมีความสำคัญต่อโครงการและสิ่งใดที่อาจเกิดความล่าช้า

เนื่องจากการตรวจสอบการผสานรวมของคุณไม่สามารถเกิดขึ้นได้จนกว่าจะถึงช่วงท้ายของโปรเจ็กต์ จึงมีความเป็นธรรมชาติในการเร่งส่วนการรวมระบบ การดำเนินการนี้ค่อนข้างอันตราย—เรามักมองว่าความล้มเหลวในการผสานรวมเป็นความท้าทายครั้งสำคัญในการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้าย การสละเวลาเพื่อระบุว่าการรวมระบบใดเป็นแบบเรียลไทม์ ซึ่งใกล้เคียงกับเวลาจริง และสามารถพุชไปยังชุดงานสามารถช่วยขจัดความท้าทายในการผสานรวมได้

บ่อยครั้ง เราพบว่าการผสานการทำงานที่ระบุว่าต้องการการโทรแบบเรียลไทม์ที่ 'แพงที่สุด' นั้นมีความสำคัญน้อยกว่า และสามารถใช้กลยุทธ์แบบเกือบเรียลไทม์ได้ ตัวอย่างคลาสสิก—คุณต้องการการตรวจสอบสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์จริง ๆ เมื่อมีคนดูรายละเอียดของรายการในแค็ตตาล็อกหรือไม่? คุณต้องการการตรวจสอบตามเวลาจริงหรือไม่หากได้รับการเพิ่มลงในตะกร้าสินค้า? ในหลายกรณีทางธุรกิจ การเรียกสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์เพียงครั้งเดียวจะเกิดขึ้นเมื่อรถเข็นได้รับการยืนยันสำหรับการชำระเงิน

ยิ่งคุณสามารถจัดทำเอกสารและตรวจสอบปัญหาการรวมระบบก่อนที่จะไปถึงไมล์สุดท้าย โอกาสที่คุณจะรอดจากการทดสอบนี้ก็จะยิ่งมากขึ้น การผสานรวมระบบแบบเดิมที่สร้างขึ้นในช่วงหลายปีที่ผ่านมามักไม่ได้ทำงานแบบเดียวกันเมื่อเชื่อมต่อกับระบบใหม่ การเจาะลึกลงไปในช่วงต้นนี้สามารถช่วยคุณได้ในความพยายามหลักนี้เท่านั้น นี่เป็นพื้นที่ที่การตั้งสมมติฐานโดยไม่มีการตรวจสอบจะกลับมาสร้างความท้าทายครั้งใหญ่ให้กับคุณ

โหลดการทดสอบ

ที่เกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับความพยายามในการบูรณาการคือการทดสอบโหลด บ่อยครั้งที่ลูกค้าตั้งสมมติฐานเกี่ยวกับการโหลดโดยพิจารณาจากประสิทธิภาพของสต็อกของซอฟต์แวร์ของผู้ขาย นี่เป็นการให้เหตุผลที่ผิดพลาด คุณมีความเหมาะสมและปรับแต่งโซลูชันให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของคุณ ทุกการตั้งค่าที่เปลี่ยนแปลงและทุกเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเองทำให้คุณก้าวไกลจากการเปรียบเทียบใดๆ ที่ผู้ขายจัดเตรียมไว้สำหรับปริมาณงานเพิ่มขึ้นอีกขั้น ยิ่งไปกว่านั้น การผสานรวมของคุณจะมีผลกระทบอย่างมากต่อประสิทธิภาพของโซลูชันของคุณ และไม่มีทางที่ผู้ขายของคุณจะสามารถคาดการณ์ได้ว่าผลกระทบนั้นจะเป็นอย่างไร

คุณควรมีส่วนร่วมกับผู้ขายเฉพาะเพื่อตรวจสอบสถาปัตยกรรม การตั้งค่า การผสานรวม และงานที่กำหนดเองซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการตรวจสอบประสิทธิภาพ การไม่ทำเช่นนี้อาจส่งผลให้เกิดปัญหาใหญ่กับการถ่ายทอดสดของคุณ เมื่อเร็ว ๆ นี้ฉันมีลูกค้าติดต่อฉันหลังจากเปิดตัวแผนเปิดตัวสี่ประเทศแรกจากทั้งหมด 40 ประเทศ ซึ่งใหญ่ที่สุดในสี่คือไอร์แลนด์ พวกเขามีปัญหาเรื่องขนาดมากมาย หลังจากการมีส่วนร่วมในกรณีฉุกเฉินกับทีมปฏิบัติงานของเรา เห็นได้ชัดว่าจำเป็นต้องมีการปรับโครงสร้างใหม่ของโซลูชันเป็นจำนวนมาก การเปิดตัวเพิ่มเติมต้องล่าช้าออกไปจนกว่าระบบจะผ่านการทดสอบโหลด ซึ่งส่งผลให้ CIO ลำบากใจสำหรับทีมผู้บริหารที่หลีกเลี่ยงไม่ได้

ฉันได้เน้นย้ำมาก่อนว่าการทดสอบโหลดระบบจะต้องเป็นส่วนพื้นฐานของโครงการของคุณ หายไปหรืออยู่ภายใต้การเป็นตัวแทนของขั้นตอนนี้มักจะไม่ดี

การฝึกอบรม

เมื่อโครงการอยู่ภายใต้แรงกดดันด้านเวลา/การส่งมอบ หนึ่งในสิ่งแรกที่บริษัทพิจารณาคือองค์ประกอบการฝึกอบรม การตัดที่นี่มักจะเป็นอีกวิธีง่ายๆ ในการลดผลกระทบต่อความท้าทายในการส่งมอบตรงเวลาของโครงการ อย่าทำอย่างนั้น!

การฝึกอบรมมักจะอยู่ภายใต้การนำเสนอเพื่อเริ่มต้นด้วยโครงการการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าการมีระบบใหม่ที่ล้มเหลวเพราะไม่มีใครสามารถใช้ได้ ซึ่งมักไม่ใช่ปัญหาด้านเทคโนโลยี ผู้คนทำให้ระบบทำงาน—หรือไม่ คนเหล่านั้นต้องรู้และซื้อในสิ่งที่พวกเขาจะใช้

การฝึกอบรมแบ่งออกเป็นสององค์ประกอบหลักโดยคร่าวๆ—อย่าละเลยองค์ประกอบใดองค์ประกอบหนึ่ง

การฝึกอบรมระบบ: นี่คือการฝึกอบรมสำหรับทีมที่จะจัดการกระแสงานและกระบวนการทางธุรกิจที่คุณออกแบบไว้ในโครงการ นี่คือจุดที่เน้นการฝึกอบรมเป็นจำนวนมาก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้คนรู้ว่าทำไมและวิธีการที่ระบบกำลังเปิดตัว และงานของพวกเขาจะเปลี่ยนไปอย่างไรนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความพยายามครั้งสุดท้าย มีงานจำนวนมากที่นี่หากคุณกำลังเปลี่ยนแปลงกระบวนการทางธุรกิจที่มีมาเป็นเวลานาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมรู้ว่าพวกเขากำลังทำอะไรและทำไม!

นี่เป็นโอกาสสร้างความตื่นเต้นให้กับโซลูชันใหม่ และการซื้อทีมเหล่านี้จะทำให้การกระแทกที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ที่คุณมีในการเปิดตัวเป็นไปอย่างราบรื่น การฝึกอบรมนี้ควรประกอบด้วยสามด้าน: การฝึกอบรมผู้ขายในห้องเรียนหรือในสถานที่ทำงาน การแก้ไขตัวรวมระบบสำหรับเอกลักษณ์ที่สร้างขึ้นสำหรับธุรกิจของคุณ และประสบการณ์การใช้งานแซนด์บ็อกซ์ที่ผู้ใช้สามารถทำผิดพลาดได้ในสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัย ได้โปรด—ไม่ว่าคุณจะทำอะไร อย่าคิดเอาเองว่าผู้ใช้จะเอาสิ่งที่คุณให้ไป นี่ไม่ใช่แนวทางที่ยอดเยี่ยมในการสร้างแรงผลักดันที่คุณจะต้องอ้างสิทธิ์ในความสำเร็จในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล...สร้างแผนการฝึกอบรมที่เหมาะสม และไม่หักมุม ส่งคนไปฝึกอบรมและมีส่วนร่วมในความพยายาม—จะจ่ายเงินปันผล

การฝึกอบรมผู้ใช้ปลายทาง: นี่เป็นอีกส่วนหนึ่งที่มักจะอยู่ภายใต้การนำส่งในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล สิ่งที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้คือสื่อสารกับผู้ใช้ปลายทางว่ากำลังจะเกิดอะไรขึ้น ดูว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหนกว่าพวกเขาจะเข้าใจและวางแผนการฝึกอบรมของคุณตามนั้น บ่อยครั้ง บริษัทต้องการรวมกลุ่มผู้ใช้ปลายทางเป็น 'แชมป์' สำหรับโซลูชัน วิธีนี้ใช้ได้ผลดีในการ 'สร้าง' ชุมชนผู้ใช้กับทีมที่เข้าใจระบบแล้ว

ไมล์สุดท้ายเป็นที่ที่กระทืบมาเสมอ แต่ขั้นตอนข้างต้นจะช่วยให้คุณรับมือกับความท้าทายได้อย่างก้าวกระโดด