Seria de transformare digitală: Ultima milă

Dacă citiți această postare, probabil că nu sunteți încă în ultimul mile al proiectului dvs. de transformare.

Frecvent, ultimele luni ale unui proiect de transformare sunt intense până la punctul de a fi consumate pe deplin – indiferent cât de bună sunt planificarea proiectului, comunicarea și organizarea echipei. Acest lucru se datorează faptului că transformarea digitală afectează frecvent o structură foarte mare a companiei - poate chiar cel mai mare impact pe care compania l-a văzut vreodată.

În multe cazuri, transformarea digitală atinge mai multe elemente tehnice, de afaceri și organizaționale ale companiei decât orice altceva anterior.

Având în vedere acest impact, companiilor le este ușor să tremure – reduceți domeniul de aplicare parțial, etapa de lansare pentru a reduce impactul, crește supravegherea și, prin urmare, încetini proiectul. În mod obișnuit, aceste abordări – aceste reacții de genunchi – sunt o greșeală. Am spus în postările anterioare, transformarea digitală este o experiență grea, în schimbarea companiei. Având întreaga companie în spatele schimbărilor – de sus în jos – va defini eventualul nivel de succes al proiectului. Nu tresări! Există pași pe care îi puteți face în ultimele mile ale proiectului pentru a maximiza impactul și valoarea pe care o va avea transformarea dvs. asupra afacerii.

O mare parte din zgomotul care poate apărea în timpul fazei finale a lansării dumneavoastră poate fi redus dacă declarația de misiune și comunicarea proiectului au fost bine gestionate – și livrate împotriva – mai devreme în proiect.

Ultima fază este locul absolut greșit pentru a dezbate valoarea pe care o poate oferi proiectul actual. Cel mai ușor lucru de făcut este să-i îndreptați pe cei care fac zgomot înapoi la Misiunea originală, susținută de executiv, pentru proiect. Acestea fiind spuse, apar frecvent jucători noi, în special atunci când devine clar nivelul de perturbare pe care îl poate avea transformarea.

Declarațiile de misiune și aprobarea executivului pot avea un impact calmant masiv asupra noilor jucători, iar împărtășirea comunicărilor anterioare cu aceștia îi poate ajuta, de asemenea, să accepte și să se simtă mai parte din proces.

Adesea, în etapele ulterioare ale unui proiect, termenele sunt sub presiune și veți căuta modalități de a compacta programul. Aici trebuie să fii foarte atent.

Există patru domenii într-un proiect care sunt adesea compromise – în detrimentul succesului proiectului.

Proiect de transformare digitală: Testare

Transformarea digitală este adesea gestionată din IT. Testarea poate începe ca o combinație de testare de acceptare tehnică și de afaceri, dar sub presiunea de livrare, aceasta se profilează ca o țintă. Este tipic să doriți să comprimați ciclurile de testare ale proiectului. Unul dintre primele locuri pe care echipa de proiect le poate căuta în liniile de var al proiectului este testarea de acceptare a utilizatorilor de afaceri. Aceasta este o zonă extrem de periculoasă de tăiat.

Implicarea utilizatorilor de afaceri în acceptarea și comentarea software-ului este o parte cheie a proiectului și este nevoie de timp pentru a parcurge acest ciclu. S-ar putea să nu pară același nivel de rigoare aplicat testării sistemului și unității, dar este cel puțin la fel de important. Tăierea aici pentru a salva o linie de timp poate duce la eforturi mari de reluare, deoarece utilizatorii au respins definitiv sau au contestat ceea ce a fost construit. Acest lucru are impact asupra cronologiei, dar poate afecta și impulsul și sprijinul pentru succesul proiectului. Mențineți utilizatorii de afaceri implicați și conduceți-i să răspundă în timp util cât mai bine. Orice alt curs care reduce testarea utilizatorilor vă crește riscul cu un multiplu.

Faza de integrare

Implementarea de software nou nu se întâmplă în vid. Există întotdeauna alte sisteme la care să vă conectați. Una dintre cele mai frecvente greșeli într-un proiect de transformare este să presupunem că integrarea în aceste sisteme moștenite va funcționa la fel ca în trecut. În aproape toate cazurile, aceasta ar fi o presupunere proastă.

Am lucrat recent cu un client care a identificat peste 50 de integrări care trebuiau livrate pentru lansarea finală. Lucrând cu echipa noastră de servicii de experți, aceștia au putut identifica, unul câte unul, ceea ce a fost esențial pentru proiect și ce ar putea fi întârziat.

Deoarece validarea integrărilor dumneavoastră nu poate avea loc până târziu în proiect, există o tendință naturală de a accelera partea de integrare. Acesta este un lucru destul de periculos de făcut – deseori vedem eșecurile de integrare ca o provocare majoră de ultim moment pentru transformare. Alocarea timpului pentru a identifica care integrări sunt în timp real, care sunt aproape în timp real și care pot fi împinse într-un lot poate ajuta la combaterea provocării integrării.

În mod frecvent, descoperim că integrările care sunt identificate ca necesită cele mai „costisitoare” apeluri în timp real se dovedesc a fi oarecum mai puțin cruciale – și pot avea aplicată o strategie aproape în timp real. Un exemplu clasic — chiar aveți nevoie de validarea inventarului în timp real când cineva se uită la detaliile unui articol din catalog? Aveți nevoie chiar de validare în timp real dacă este adăugată într-un coș de cumpărături? În multe cazuri de afaceri, singurul apel de inventar în timp real are loc pe măsură ce coșul este confirmat pentru finalizare.

Cu cât poți documenta și valida mai mult problemele de integrare ÎNAINTE de a ajunge la ultimul kilometru, cu atât mai probabil vei supraviețui acestui test. Integrările de sisteme vechi care au fost construite de-a lungul anilor nu funcționează adesea la fel atunci când sunt conectate la sisteme noi. Sapă în acest timp devreme nu poate decât să vă ajute în acest efort cheie. Acesta este un domeniu în care formularea de ipoteze fără validare vă va provoca provocări majore.

Testare de sarcină

Strâns legate de eforturile de integrare sunt testarea încărcării. Prea des, clienții fac ipoteze despre încărcare pe baza performanței stocului software-ului furnizorului. Acesta este un raționament greșit. Potriviți și personalizați soluția la nevoile dumneavoastră specifice. Fiecare setare schimbată și fiecare flux de lucru personalizat vă depărtează cu un pas de orice criterii de referință furnizate de furnizor pentru debit. În plus, integrările dvs. vor avea un impact substanțial asupra performanței soluției dvs. și nu există nicio modalitate de a anticipa care va fi acel impact.

Ar trebui să aveți un anumit furnizor pentru a vă revizui arhitectura, setările, integrările și munca personalizată ca parte a validării performanței. Nerespectarea acestui lucru poate duce la probleme majore cu lansarea live. Recent, un client m-a contactat după ce a lansat primele patru dintr-un plan de lansare în 40 de țări – cel mai mare dintre cele patru a fost Irlanda. Aveau probleme de amploare substanțială. După o intervenție de urgență cu echipa noastră de performanță, a devenit clar că va fi necesară o refactorizare substanțială a soluției. Lansarea suplimentară a trebuit să fie amânată până când sistemul a trecut testul de încărcare, ceea ce a rezultat într-o jenă care poate fi evitată pentru echipa executivă pentru CIO.

Am subliniat înainte că testarea încărcării sistemului trebuie să fie o parte fundamentală a proiectului dumneavoastră. Lipsa sau reprezentarea insuficientă a acestui pas se dovedește aproape întotdeauna prost.

Instruire

Când proiectul este sub presiunea timpului/livrării, unul dintre primele lucruri la care se uită companiile este componenta de formare. Tăierea aici ar părea adesea a fi o altă modalitate ușoară de a reduce impactul asupra provocărilor de livrare la timp ale unui proiect. Nu o face!

Formarea este adesea subreprezentată pentru început într-un proiect de transformare digitală. Nu este nimic mai rău decât să ai un sistem nou care eșuează pentru că nimeni nu îl poate folosi. Aceasta nu este adesea o problemă de tehnologie. Oamenii fac sistemele să funcționeze sau nu. Acești oameni trebuie să cunoască și să cumpere ce vor folosi.

Antrenamentul se încadrează aproximativ în două componente principale - nu le ignorați pe niciuna dintre ele.

Antrenament de sistem: acesta este antrenament pentru echipa care va gestiona fluxurile de lucru și procesele de afaceri pe care le-ați proiectat în proiect. Aici se îndreaptă cea mai mare parte a concentrării antrenamentului. Este esențial să vă asigurați că oamenii știu de ce și cum se instalează sistemul și cum se va schimba munca lor este esențial până la ultima milă a efortului. Există o cantitate suficientă de muncă aici dacă modificați substanțial procesele de afaceri care există de mult timp. Asigurați-vă că echipele știu ce fac și de ce!

Aceasta este o șansă de a crea entuziasm pentru noua soluție, iar obținerea acestor echipe va atenua denivelările inevitabile pe care le veți avea în lansare. Această instruire ar trebui să cuprindă trei aspecte: instruire pentru furnizori într-o sală de clasă sau la fața locului, modificarea integratorului de sistem pentru orice unicitate creată pentru afacerea dvs. și experiență practică în sandbox în care utilizatorii pot face greșeli într-un mediu sigur. Vă rugăm, orice ați face, nu presupuneți că utilizatorii vor lua pur și simplu ceea ce le oferiți. Aceasta nu este o abordare excelentă pentru a construi impulsul de care veți avea nevoie pentru a revendica succesul în transformarea digitală... construiți un plan de instruire adecvat și nu tăiați colțurile. Trimiteți oameni la formare și implicați-i în efort - va aduce dividende.

Formarea utilizatorilor finali: acesta este un alt domeniu care este adesea insuficient realizat într-o lansare a transformării digitale. Cel mai bun lucru pe care îl puteți face este să comunicați cu un eșantion de utilizatori finali ceea ce urmează, să vedeți cât timp le este nevoie să înțeleagă și să vă facă planurile de antrenament în consecință. Adesea, companiilor le place să includă un set de utilizatori finali drept „campioni” ai soluției. Acest lucru poate funcționa bine pentru a „sămânța” comunitatea de utilizatori cu o echipă care înțelege deja sistemul.

Ultimul milă este întotdeauna locul în care vine criza. Dar pașii de mai sus te vor ajuta să faci față provocărilor cu pasiune.