Serie Digitale Transformation: Die letzte Meile

Wenn Sie diesen Beitrag lesen, befinden Sie sich wahrscheinlich noch nicht auf der letzten Meile Ihres Transformationsprojekts.

Häufig sind die letzten Monate eines Transformationsprojekts so intensiv, dass sie ausgeschöpft werden – egal, wie gut Ihre Projektplanung, Ihre Kommunikation und Ihre Teamorganisation sind. Dies liegt einfach daran, dass die digitale Transformation häufig einen sehr großen Teil des Unternehmens betrifft – vielleicht sogar die größten Auswirkungen, die das Unternehmen je erlebt hat.

Die digitale Transformation berührt in vielen Fällen mehr technische, kaufmännische und organisatorische Elemente des Unternehmens als alles bisher Dagewesene.

Angesichts dieser Auswirkungen können Unternehmen leicht zurückschrecken – reduzieren Sie den Umfang auf halbem Weg, stufen Sie die Einführung ein, um die Auswirkungen zu verringern, erhöhen Sie die Aufsicht und verlangsamen Sie dadurch das Projekt. Typischerweise sind diese Ansätze – diese reflexartigen Reaktionen – ein Fehler. Ich habe in früheren Beiträgen gesagt, dass die digitale Transformation eine harte, unternehmensverändernde Erfahrung ist. Wenn das gesamte Unternehmen hinter den Änderungen steht – von oben nach unten –, wird das letztendliche Erfolgsniveau des Projekts bestimmt. Nicht zucken! Es gibt Schritte, die Sie auf den letzten Kilometern des Projekts unternehmen können, um die Auswirkungen und den Wert Ihrer Transformation auf das Unternehmen zu maximieren.

Ein Großteil des Lärms, der in der letzten Phase Ihres Rollouts auftreten kann, kann reduziert werden, wenn Ihr Leitbild und Ihre Projektkommunikation zu einem früheren Zeitpunkt im Projekt gut verwaltet und umgesetzt wurden.

Die letzte Phase ist der absolut falsche Ort, um den Wert zu diskutieren, den das aktuelle Projekt liefern kann. Am einfachsten ist es, diejenigen, die Lärm machen, auf die ursprüngliche, von der Geschäftsleitung unterstützte Mission für das Projekt zu verweisen. Allerdings tauchen häufig neue Akteure auf – insbesondere, wenn klar wird, welches Ausmaß an Disruption die Transformation wahrscheinlich haben wird.

Mission Statements und die Bestätigung durch die Geschäftsleitung können auf die neuen Spieler eine massive beruhigende Wirkung haben, und das Teilen früherer Mitteilungen mit ihnen kann ihnen auch helfen, sich einzukaufen und sich stärker als Teil des Prozesses zu fühlen.

In den späteren Phasen eines Projekts kommt es häufig vor, dass Zeitpläne unter Druck geraten und Sie nach Möglichkeiten suchen, den Zeitplan zu verkürzen. Hier muss man sehr aufpassen.

Es gibt vier Bereiche in einem Projekt, die oft kompromittiert werden – zu einem großen Nachteil für den Erfolg des Projekts.

Digitales Transformationsprojekt: Testen

Die digitale Transformation wird oft aus der IT heraus verwaltet. Das Testen mag als eine Kombination aus technischen und geschäftlichen Akzeptanztests beginnen, aber unter Lieferdruck wird dies zu einem großen Ziel. Es ist typisch, die Testzyklen des Projekts komprimieren zu wollen. Einer der allerersten Orte, an denen das Projektteam in Projektkalkulationen nachsehen kann, ist der Akzeptanztest für Geschäftsbenutzer. Dies ist ein äußerst gefährlicher Bereich zum Schneiden.

Geschäftsanwender dazu zu bringen, die Software zu akzeptieren und zu kommentieren, ist ein wichtiger Teil des Projekts, und es braucht Zeit, um diesen Zyklus zu durchlaufen. Es fühlt sich vielleicht nicht so streng an, wie es bei System- und Komponententests angewendet wird, aber es ist mindestens genauso wichtig. Hier zu kürzen, um Zeit zu sparen, kann zu einem großen Nachbearbeitungsaufwand führen, da die Benutzer das, was gebaut wurde, sofort abgelehnt oder in Frage gestellt haben. Dies hat Auswirkungen auf den Zeitplan, kann aber auch die Dynamik und Unterstützung für den Erfolg des Projekts beeinträchtigen. Sorgen Sie dafür, dass die Geschäftsanwender eingebunden werden, und bringen Sie sie so gut wie möglich dazu, rechtzeitig zu reagieren. Jeder andere Kurs, der Benutzertests reduziert, erhöht Ihr Risiko um ein Vielfaches.

Die Integrationsphase

Die Bereitstellung neuer Software geschieht nicht im luftleeren Raum. Es gibt immer andere Systeme, mit denen man sich verbinden kann. Einer der häufigsten Fehler in einem Transformationsprojekt ist die Annahme, dass die Integration in diese Altsysteme genauso funktioniert wie in der Vergangenheit. In fast allen Fällen wäre das eine schlechte Annahme.

Ich habe kürzlich mit einem Kunden zusammengearbeitet, der über 50 Integrationen identifiziert hat, die für den endgültigen Go-Live geliefert werden mussten. In Zusammenarbeit mit unserem kompetenten Serviceteam konnten sie nacheinander ermitteln, was für das Projekt kritisch war und was verzögert werden könnte.

Da die Validierung Ihrer Integrationen erst spät im Projekt erfolgen kann, gibt es eine natürliche Tendenz, den Integrationsteil zu beschleunigen. Dies ist eine ziemlich gefährliche Sache – wir sehen häufig Integrationsfehler als eine große Last-Minute-Herausforderung für die Transformation. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, um zu ermitteln, welche Integrationen in Echtzeit erfolgen, welche nahezu in Echtzeit erfolgen und welche in einen Batch verschoben werden können, kann dies dazu beitragen, die Integrationsherausforderung zu bändigen.

Häufig stellen wir fest, dass Integrationen, die die „teuersten“ Echtzeitanrufe erfordern, sich als etwas weniger wichtig herausstellen – und eine Fast-Echtzeit-Strategie angewendet werden kann. Ein klassisches Beispiel: Brauchen Sie wirklich eine Bestandsvalidierung in Echtzeit, wenn sich jemand die Details eines Artikels im Katalog ansieht? Benötigen Sie überhaupt eine Echtzeit-Validierung, wenn es einem Einkaufswagen hinzugefügt wird? In vielen Geschäftsfällen erfolgt der einzige Bestandsaufruf in Echtzeit, wenn der Warenkorb zur Kasse bestätigt wird.

Je mehr Sie Integrationsprobleme dokumentieren und validieren können, BEVOR Sie die letzte Meile erreichen, desto wahrscheinlicher werden Sie diesen Test bestehen. Legacy-Systemintegrationen, die im Laufe der Jahre erstellt wurden, funktionieren oft nicht auf die gleiche Weise, wenn sie mit neuen Systemen verbunden werden. Sich frühzeitig damit auseinanderzusetzen, kann Ihnen bei dieser wichtigen Aufgabe nur helfen. Dies ist ein Bereich, in dem das Aufstellen von Annahmen ohne Validierung zu großen Herausforderungen führen wird.

Belastungstests

Eng verbunden mit Integrationsbemühungen sind Lasttests. Zu oft treffen Kunden Annahmen über die Auslastung auf der Grundlage der Bestandsleistung der Software des Anbieters. Das ist ein Denkfehler. Sie passen die Lösung an Ihre spezifischen Bedürfnisse an und passen sie an. Jede geänderte Einstellung und jeder benutzerdefinierte Workflow bringt Sie einen weiteren Schritt weiter weg von den Benchmarks, die der Anbieter für den Durchsatz angegeben hat. Darüber hinaus haben Ihre Integrationen einen erheblichen Einfluss auf die Leistung Ihrer Lösung – und Ihr Anbieter kann auf keinen Fall vorhersehen, welche Auswirkungen das haben wird.

Sie sollten einen bestimmten Anbieter haben, um Ihre Architektur, Einstellungen, Integrationen und benutzerdefinierten Arbeiten im Rahmen der Leistungsvalidierung zu überprüfen. Andernfalls kann es zu erheblichen Problemen beim Go-Live kommen. Ich hatte kürzlich einen Kunden, der sich an mich wandte, nachdem er seine ersten vier eines 40-Länder-Rollout-Plans eingeführt hatte – der größte der vier war Irland. Sie hatten erhebliche Skalierungsprobleme. Nach einem Notfalleinsatz mit unserem Performance-Team wurde klar, dass eine umfassende Überarbeitung der Lösung erforderlich sein würde. Eine weitere Einführung musste verschoben werden, bis das System den Belastungstest bestanden hatte – was zu einer vermeidbaren Verlegenheit des Führungsteams für den CIO führte.

Ich habe bereits betont, dass Systemlasttests ein grundlegender Bestandteil Ihres Projekts sein müssen. Das Fehlen oder Unterrepräsentieren dieses Schrittes fällt fast immer schlecht aus.

Ausbildung

Wenn das Projekt unter Zeit-/Lieferdruck steht, ist eines der ersten Dinge, auf die Unternehmen achten, die Schulungskomponente. Hier scheint es oft eine weitere einfache Möglichkeit zu sein, die Auswirkungen auf die Herausforderungen bei der termingerechten Lieferung eines Projekts zu verringern. Tu es nicht!

Die Ausbildung ist zu Beginn eines digitalen Transformationsprojekts oft unterrepräsentiert. Es gibt nichts Schlimmeres, als ein neues System zu haben, das ausfällt, weil niemand es benutzen kann. Dies ist oft kein Technologieproblem. Menschen sorgen dafür, dass Systeme funktionieren – oder auch nicht. Diese Leute müssen wissen und akzeptieren, was sie verwenden werden.

Das Training lässt sich grob in zwei Hauptkomponenten unterteilen – ignorieren Sie keine von beiden.

Systemschulung: Dies ist eine Schulung für das Team, das die Workstreams und Geschäftsprozesse verwaltet, die Sie im Projekt entworfen haben. Hier liegt der Schwerpunkt des Trainings. Sicherzustellen, dass die Leute wissen, warum und wie das System eingeführt wird und wie sich ihre Arbeit ändern wird, ist entscheidend für die letzte Meile der Bemühungen. Hier gibt es einiges an Arbeit, wenn Sie Geschäftsprozesse, die seit langem existieren, grundlegend ändern. Stellen Sie sicher, dass die Teams wissen, was sie tun und warum!

Dies ist eine Gelegenheit, die Begeisterung für die neue Lösung zu wecken, und die Einbindung dieser Teams wird die unvermeidlichen Unebenheiten ausgleichen, die Sie bei der Einführung haben werden. Diese Schulung sollte drei Aspekte umfassen: Anbieterschulung in einem Schulungsraum oder vor Ort, Systemintegrator-Änderung für alle Besonderheiten, die für Ihr Unternehmen geschaffen wurden, und praktische Sandbox-Erfahrung, bei der die Benutzer in einer sicheren Umgebung Fehler machen können. Bitte gehen Sie bei allem, was Sie tun, nicht davon aus, dass Benutzer einfach nehmen, was Sie ihnen geben. Dies ist kein guter Ansatz, um die Dynamik aufzubauen, die Sie benötigen, um bei der digitalen Transformation erfolgreich zu sein. Erstellen Sie einen angemessenen Trainingsplan und sparen Sie keine Abstriche. Senden Sie Mitarbeiter zu Schulungen und engagieren Sie sie für die Bemühungen – es wird sich auszahlen.

Endbenutzerschulung: Dies ist ein weiterer Bereich, der bei der Einführung der digitalen Transformation häufig zu kurz kommt. Das Beste, was Sie tun können, ist, mit einer Stichprobe von Endbenutzern zu kommunizieren, was kommt, zu sehen, wie lange es dauert, bis sie es begreifen, und Ihre Trainingspläne entsprechend zu erstellen. Oft möchten Unternehmen eine Reihe von Endbenutzern als „Champions“ für die Lösung einbeziehen. Dies kann gut funktionieren, um die Benutzergemeinschaft mit einem Team zu „säen“, das das System bereits versteht.

Auf der letzten Meile kommt es immer zum Knacken. Aber die oben genannten Schritte werden Ihnen helfen, die Herausforderungen meistern zu können.