Série de transformação digital: A última milha

Se você está lendo este post, provavelmente ainda não está na última milha do seu projeto de transformação.

Frequentemente, os últimos meses de um projeto de transformação são intensos a ponto de serem totalmente consumidos – não importa quão bom seja seu planejamento de projeto, suas comunicações e sua organização de equipe. Isso ocorre simplesmente porque a transformação digital frequentemente afeta uma estrutura muito grande da empresa – talvez até o maior impacto que a empresa já viu.

Em muitos casos, a transformação digital atinge mais elementos técnicos, comerciais e organizacionais da empresa do que qualquer coisa anterior.

Dado esse impacto, é fácil para as empresas recuarem – reduza o escopo no meio do caminho, organize a implantação para diminuir o impacto, aumente a supervisão e, assim, retarde o projeto. Normalmente, essas abordagens – essas reações instintivas – são um erro. Eu disse em posts anteriores que a transformação digital é uma experiência difícil de mudar a empresa. Ter toda a empresa por trás das mudanças – de cima para baixo – definirá o eventual nível de sucesso do projeto. Não vacile! Existem etapas que você pode seguir nos últimos quilômetros do projeto para maximizar o impacto e o valor que sua transformação terá nos negócios.

Muito do ruído que pode surgir durante a fase final de sua implementação pode ser reduzido se sua declaração de missão e comunicações do projeto tiverem sido bem gerenciadas – e entregues – no início do projeto.

A última fase é o lugar absolutamente errado para debater o valor que o projeto atual pode entregar. A coisa mais fácil a fazer é apontar aqueles que estão fazendo barulho de volta para a Missão original, apoiada pelos executivos, para o projeto. Dito isso, frequentemente aparecem novos participantes, principalmente quando fica claro o nível de ruptura que a transformação provavelmente terá.

As declarações de missão e o endosso executivo podem ter um enorme impacto calmante para os novos jogadores, e compartilhar comunicações anteriores com eles também pode ajudá-los a comprar e se sentir mais parte do processo.

Muitas vezes, durante os estágios posteriores de um projeto, os cronogramas ficam sob pressão e você procura maneiras de compactar o cronograma. Você tem que ter muito cuidado aqui.

Existem quatro áreas em um projeto que muitas vezes ficam comprometidas – em grande prejuízo para o sucesso do projeto.

Projeto de transformação digital: testes

A transformação digital geralmente é gerenciada fora da TI. Os testes podem começar como uma combinação de testes de aceitação técnica e comercial, mas sob pressão de entrega isso se torna um alvo. É típico querer comprimir os ciclos de teste do projeto. Um dos primeiros lugares que a equipe do projeto pode procurar nas linhas de tempo do projeto é o teste de aceitação dos usuários de negócios. Esta é uma área extremamente perigosa para cortar.

Envolver os usuários de negócios em aceitar e comentar sobre o software é uma parte fundamental do projeto e leva tempo para passar por esse ciclo. Pode não parecer o mesmo nível de rigor aplicado ao sistema e ao teste de unidade, mas é pelo menos tão importante. Cortar aqui para economizar uma linha do tempo pode resultar em grandes esforços de retrabalho porque os usuários rejeitaram ou desafiaram o que foi construído. Isso tem impacto na linha do tempo, mas também pode prejudicar o impulso e o suporte para o sucesso do projeto. Mantenha os usuários de negócios engajados e leve-os a uma resposta oportuna da melhor maneira possível. Qualquer outro curso que reduza o teste do usuário aumenta seu risco em múltiplos.

A fase de integração

A implantação de um novo software não acontece no vácuo. Há sempre outros sistemas para se conectar. Um dos erros mais comuns em um projeto de transformação é supor que a integração a esses sistemas legados funcionará da mesma forma que no passado. Em quase todos os casos, isso seria uma suposição ruim.

Recentemente, trabalhei com um cliente que identificou mais de 50 integrações que precisavam ser entregues para o go-live final. Trabalhando com nossa equipe de serviços especializados, eles conseguiram identificar, um a um, o que era crítico para o projeto e o que poderia ser adiado.

Como a validação de suas integrações não pode acontecer até o final do projeto, há uma tendência natural para acelerar a parte da integração. Isso é uma coisa muito perigosa de se fazer – frequentemente vemos as falhas de integração como um grande desafio de última hora para a transformação. Dedicar um tempo para identificar quais integrações são em tempo real, quais são quase em tempo real e quais podem ser enviadas para um lote pode ajudar a domar o desafio da integração.

Frequentemente, descobrimos que as integrações que são identificadas como exigindo as chamadas em tempo real mais 'caras' acabam sendo um pouco menos cruciais - e podem ter uma estratégia quase em tempo real aplicada. Um exemplo clássico - você realmente precisa de validação de inventário em tempo real quando alguém analisa os detalhes de um item no catálogo? Você ainda precisa de validação em tempo real se for adicionado a um carrinho de compras? Em muitos casos de negócios, a única chamada de inventário em tempo real acontece quando o carrinho é confirmado para finalização da compra.

Quanto mais você puder documentar e validar problemas de integração ANTES de chegar à última milha, maior a probabilidade de sobreviver a esse teste. As integrações de sistemas legados que foram criadas ao longo dos anos geralmente não funcionam da mesma maneira quando conectadas a novos sistemas. Investigar isso cedo só pode ajudá-lo nesse esforço fundamental. Esta é uma área em que fazer suposições sem validação voltará a causar grandes desafios.

Teste de carga

Intimamente relacionado aos esforços de integração estão os testes de carga. Com muita frequência, os clientes fazem suposições sobre a carga com base no desempenho do estoque do software do fornecedor. Isso é um raciocínio falho. Você está ajustando e personalizando a solução para suas necessidades específicas. Cada configuração alterada e cada fluxo de trabalho personalizado leva você a um passo mais longe de quaisquer benchmarks que o fornecedor forneceu para a taxa de transferência. Além disso, suas integrações terão um impacto substancial no desempenho de sua solução — e não há como seu fornecedor prever qual será esse impacto.

Você deve ter um envolvimento de fornecedor específico para revisar sua arquitetura, configurações, integrações e trabalho personalizado como parte da validação de desempenho. Deixar de fazer isso pode resultar em grandes problemas com sua entrada ao vivo. Recentemente, um cliente entrou em contato comigo depois de lançar seus primeiros quatro planos de implantação em 40 países - o maior dos quatro foi a Irlanda. Eles estavam tendo problemas de escala substanciais. Após um compromisso de emergência com nossa equipe de desempenho, ficou claro que seria necessária uma refatoração substancial da solução. O lançamento adicional teve que ser adiado até que o sistema passasse no teste de carga, resultando em um constrangimento evitável da equipe executiva para o CIO.

Eu enfatizei antes que o teste de carga do sistema precisa ser uma parte fundamental do seu projeto. A falta ou a representação insuficiente desta etapa quase sempre acaba mal.

Treinamento

Quando o projeto está sob pressão de tempo/entrega, uma das primeiras coisas que as empresas observam é o componente de treinamento. Cortar aqui muitas vezes parece ser outra maneira fácil de reduzir o impacto nos desafios de entrega de um projeto no prazo. Não faça isso!

O treinamento geralmente é pouco representado para começar em um projeto de transformação digital. Não há nada pior do que ter um novo sistema que falha porque ninguém pode usá-lo. Isso geralmente não é um problema de tecnologia. As pessoas fazem os sistemas funcionarem — ou não. Essas pessoas têm que saber e comprar o que vão usar.

O treinamento se divide aproximadamente em dois componentes principais — não ignore nenhum deles.

Treinamento do sistema: Este é um treinamento para a equipe que gerenciará os fluxos de trabalho e os processos de negócios que você projetou no projeto. É aqui que vai a maior parte do foco do treinamento. Certificar-se de que as pessoas saibam por que e como o sistema está sendo implementado e como seu trabalho mudará é fundamental para a última milha do esforço. Há uma quantidade razoável de trabalho aqui se você estiver alterando substancialmente os processos de negócios que existem há muito tempo. Certifique-se de que as equipes saibam o que estão fazendo e por quê!

Esta é uma chance de criar entusiasmo pela nova solução, e a adesão dessas equipes suavizará os inevitáveis ​​solavancos que você terá no lançamento. Esse treinamento deve incluir três aspectos: treinamento do fornecedor em sala de aula ou no local, alteração do integrador de sistemas para qualquer exclusividade criada para o seu negócio e experiência prática em sandbox onde os usuários podem cometer erros em um ambiente seguro. Por favor, faça o que fizer, não presuma que os usuários simplesmente aceitarão o que você der a eles. Essa não é uma ótima abordagem para criar o impulso necessário para reivindicar o sucesso na transformação digital... construa um plano de treinamento adequado e não corte custos. Envie pessoas para treinamento e envolva-as no esforço – isso renderá dividendos.

Treinamento do usuário final: essa é outra área que muitas vezes não é entregue em uma implementação de transformação digital. A melhor coisa que você pode fazer é comunicar com uma amostra de usuários finais o que está por vir, ver quanto tempo leva para eles entenderem e fazer seus planos de treinamento de acordo. Muitas vezes, as empresas gostam de incluir um conjunto de usuários finais como os 'campeões' da solução. Isso pode funcionar bem para 'semear' a comunidade de usuários com uma equipe que já entende o sistema.

A última milha é sempre onde vem a crise. Mas as etapas acima ajudarão você a enfrentar os desafios com calma.