Seria Cyfrowa transformacja: Ostatnia mila

Jeśli czytasz ten post, prawdopodobnie nie jesteś jeszcze na ostatnim etapie swojego projektu transformacji.

Często ostatnie miesiące projektu transformacji są intensywne, aż do pełnego wykorzystania — bez względu na to, jak dobre jest planowanie projektu, komunikacja i organizacja zespołu. Dzieje się tak po prostu dlatego, że transformacja cyfrowa często wpływa na bardzo dużą tkankę firmy — być może nawet na największy wpływ, jaki firma kiedykolwiek widziała.

W wielu przypadkach transformacja cyfrowa dotyka bardziej technicznych, biznesowych i organizacyjnych elementów firmy niż cokolwiek wcześniej.

Biorąc pod uwagę ten wpływ, firmy mogą się łatwo wzdrygnąć — częściowo zmniejszyć zakres, przeprowadzić etap wdrażania, aby zmniejszyć wpływ, zwiększyć nadzór, a tym samym spowolnić projekt. Zazwyczaj takie podejścia – te odruchowe reakcje – są błędem. W poprzednich wpisach mówiłem, że transformacja cyfrowa to trudne, zmieniające firmę doświadczenie. Cała firma stojąca za zmianami – od góry do dołu – określi ostateczny poziom sukcesu projektu. Nie wzdrygaj się! Istnieją kroki, które możesz podjąć na ostatnich kilometrach projektu, aby zmaksymalizować wpływ i wartość, jaką Twoja transformacja będzie miała dla firmy.

Wiele hałasu, który może pojawić się w końcowej fazie wdrażania, można zredukować, jeśli Twoja misja i komunikacja w ramach projektu były dobrze zarządzane i realizowane na wcześniejszym etapie projektu.

Ostatnia faza jest absolutnie niewłaściwym miejscem do dyskusji o wartości, jaką może zapewnić obecny projekt. Najłatwiej jest skierować tych, którzy robią hałas, z powrotem do oryginalnej, wspieranej przez kadrę kierowniczą, Mission dla projektu. To powiedziawszy, często pojawiają się nowi gracze – szczególnie, gdy staje się jasne, jaki poziom zakłóceń może mieć transformacja.

Oświadczenia o misji i poparcie ze strony kierownictwa mogą mieć ogromny uspokajający wpływ na nowych graczy, a dzielenie się z nimi wcześniejszą komunikacją może również pomóc im wczuć się w ten proces i poczuć się bardziej częścią tego procesu.

Na późniejszych etapach projektu często zdarza się, że terminy są pod presją i będziesz szukał sposobów na skrócenie harmonogramu. Tutaj trzeba być bardzo ostrożnym.

W projekcie są cztery obszary, które często są zagrożone – z wielką szkodą dla powodzenia projektu.

Projekt transformacji cyfrowej: Testowanie

Transformacja cyfrowa jest często zarządzana poza IT. Testowanie może rozpocząć się jako połączenie testów akceptacyjnych technicznych i biznesowych, ale pod presją dostarczania staje się to dużym celem. Zazwyczaj chce się skompresować cykle testowe projektu. Jednym z pierwszych miejsc, w których zespół projektowy może zajrzeć do granic projektu, są testy akceptacyjne użytkowników biznesowych. To wyjątkowo niebezpieczny obszar do wycięcia.

Zaangażowanie użytkowników biznesowych w akceptowanie i komentowanie oprogramowania jest kluczową częścią projektu, a przejście przez ten cykl wymaga czasu. Może nie wydawać się, że ten sam poziom rygoru stosuje się do testowania systemowego i jednostkowego, ale jest co najmniej tak samo ważny. Cięcie tutaj w celu zaoszczędzenia czasu może skutkować dużymi pracami nad przeróbkami, ponieważ użytkownicy odrzucili lub zakwestionowali to, co zostało zbudowane. Ma to wpływ na harmonogram, ale może również zaszkodzić rozmachu i wsparciu dla powodzenia projektu. Utrzymuj zaangażowanie użytkowników biznesowych i skłaniaj ich do jak najszybszej odpowiedzi. Każdy inny kurs, który ogranicza testowanie przez użytkowników, zwiększa ryzyko o wielokrotność.

Faza integracji

Wdrażanie nowego oprogramowania nie odbywa się w próżni. Zawsze istnieją inne systemy, z którymi można się połączyć. Jednym z najczęstszych błędów w projekcie transformacji jest założenie, że integracja z tymi starszymi systemami będzie działać tak samo, jak w przeszłości. W prawie wszystkich przypadkach byłoby to złe założenie.

Niedawno pracowałem z klientem, który zidentyfikował ponad 50 integracji, które trzeba było dostarczyć przed ostatecznym uruchomieniem. Współpracując z naszym zespołem usług eksperckich, byli w stanie przejść jeden po drugim, identyfikując, co jest krytyczne dla projektu, a co może zostać opóźnione.

Ponieważ walidacja twoich integracji nie może nastąpić do późna w projekcie, istnieje naturalne podejście do przyspieszenia części integracyjnej. Jest to dość niebezpieczna rzecz — często postrzegamy awarie integracji jako główne wyzwanie w ostatniej chwili związane z transformacją. Poświęcenie czasu na określenie, które integracje są realizowane w czasie rzeczywistym, które są w czasie zbliżonym do rzeczywistego, a które można przenieść do partii, może pomóc w opanowaniu wyzwania integracyjnego.

Często odkrywamy, że integracje, które są określane jako wymagające najbardziej „kosztownych” połączeń w czasie rzeczywistym, okazują się być nieco mniej istotne — i mogą mieć zastosowaną strategię prawie czasu rzeczywistego. Klasyczny przykład — czy naprawdę potrzebujesz walidacji zapasów w czasie rzeczywistym, gdy ktoś przyjrzy się szczegółom pozycji w katalogu? Czy potrzebujesz walidacji w czasie rzeczywistym, jeśli zostanie dodany do koszyka? W wielu przypadkach biznesowych jedyne wywołanie inwentaryzacji w czasie rzeczywistym ma miejsce, gdy koszyk jest potwierdzany do kasy.

Im więcej możesz udokumentować i zweryfikować problemy z integracją PRZED dotarciem do ostatniej mili, tym większe prawdopodobieństwo, że przetrwasz ten test. Integracje ze starszymi systemami, które zostały zbudowane przez lata, często nie działają w ten sam sposób po podłączeniu do nowych systemów. Zagłębienie się w to wcześnie może tylko pomóc w tym kluczowym wysiłku. Jest to obszar, w którym przyjmowanie założeń bez walidacji wróci, aby spowodować poważne wyzwania.

Testowanie obciążenia

Ściśle związane z działaniami integracyjnymi są testowanie obciążenia. Zbyt często klienci przyjmują założenia dotyczące obciążenia na podstawie wyników zapasów oprogramowania dostawcy. To błędne rozumowanie. Dopasowujesz i dostosowujesz rozwiązanie do swoich konkretnych potrzeb. Każde zmienione ustawienie i każdy niestandardowy przepływ pracy oddalają Cię o krok dalej od wszelkich testów porównawczych, które dostarczył dostawca dla przepustowości. Co więcej, Twoje integracje będą miały znaczący wpływ na wydajność Twojego rozwiązania — i nie ma możliwości, aby Twój dostawca mógł przewidzieć, jaki będzie ten wpływ.

Powinieneś mieć określone zaangażowanie dostawcy, aby przejrzeć swoją architekturę, ustawienia, integracje i niestandardową pracę w ramach walidacji wydajności. Niezastosowanie się do tego może spowodować poważne problemy z przejściem na żywo. Niedawno skontaktował się ze mną klient po wdrożeniu pierwszych czterech z planu wdrożenia na 40 krajów — największym z nich była Irlandia. Mieli poważne problemy ze skalą. Po nagłym spotkaniu z naszym zespołem ds. wydajności stało się jasne, że konieczna będzie znaczna refaktoryzacja rozwiązania. Dodatkowe wdrożenie musiało zostać opóźnione, dopóki system nie przejdzie testu obciążenia, co skutkowało możliwym do uniknięcia zakłopotaniem zespołu wykonawczego dla dyrektora ds. informatyki.

Podkreślałem wcześniej, że testowanie obciążenia systemu musi być fundamentalną częścią twojego projektu. Brak lub niedostateczna reprezentacja tego kroku prawie zawsze kończy się źle.

Trening

Kiedy projekt jest pod presją czasu/dostarczenia, jedną z pierwszych rzeczy, na które zwracają uwagę firmy, jest komponent szkoleniowy. Cięcie tutaj często wydaje się być kolejnym łatwym sposobem na zmniejszenie wpływu na wyzwania związane z terminowością realizacji projektu. Nie rób tego!

Szkolenie jest często niedostatecznie reprezentowane na początku projektu transformacji cyfrowej. Nie ma nic gorszego niż posiadanie nowego systemu, który zawodzi, ponieważ nikt nie może z niego korzystać. Często nie jest to kwestia technologiczna. Ludzie sprawiają, że systemy działają — lub nie. Ci ludzie muszą wiedzieć i kupić to, czego będą używać.

Trening dzieli się z grubsza na dwa podstawowe elementy — nie ignoruj ​​żadnego z nich.

Szkolenie systemowe: Jest to szkolenie dla zespołu, który będzie zarządzał strumieniami pracy i procesami biznesowymi, które zaprojektowałeś w projekcie. Na tym właśnie skupia się większość treningu. Upewnienie się, że ludzie wiedzą, dlaczego i jak system jest wdrażany oraz jak zmieni się ich praca, ma kluczowe znaczenie dla ostatniego kilometra wysiłku. Jest tu sporo pracy, jeśli znacząco zmieniasz procesy biznesowe, które istnieją od dłuższego czasu. Upewnij się, że zespoły wiedzą, co robią i dlaczego!

Jest to szansa na wzbudzenie emocji związanych z nowym rozwiązaniem, a wykupienie tych zespołów wygładzi nieuniknione wstrząsy, które pojawią się podczas wdrażania. Szkolenie to powinno składać się z trzech aspektów: szkolenia dostawcy w klasie lub na miejscu, poprawki Integratora systemu dla każdej unikalności stworzonej dla Twojej firmy oraz praktycznego doświadczenia w piaskownicy, w którym użytkownicy mogą popełniać błędy w bezpiecznym środowisku. Proszę — cokolwiek zrobisz, nie zakładaj, że użytkownicy po prostu wezmą to, co im dasz. To nie jest świetne podejście do budowania rozmachu, którego będziesz potrzebować, aby odnieść sukces w cyfrowej transformacji… zbuduj odpowiedni plan treningowy i nie idź na skróty. Wyślij ludzi na szkolenie i zaangażuj ich w wysiłek — to się opłaci.

Szkolenie użytkowników końcowych: jest to kolejny obszar, który często jest niedostatecznie dostarczany podczas wdrażania cyfrowej transformacji. Najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić, to komunikować się z próbką użytkowników końcowych, co nadchodzi, zobaczyć, ile czasu zajmie im zrozumienie i odpowiednie przygotowanie planów treningowych. Często firmy lubią uwzględniać grupę użytkowników końcowych jako „mistrzów” rozwiązania. Może to dobrze „zaszczepić” społeczność użytkowników zespołem, który już rozumie system.

Ostatnia mila jest zawsze tam, gdzie przychodzi kryzys. Ale powyższe kroki pomogą ci podjąć wyzwania ze spokojem.