5 ขั้นตอนในการสร้างเวิร์กโฟลว์การดำเนินการเนื้อหาที่ช่วยทุกคน

เพื่อการดำเนินการด้านการตลาดเนื้อหาที่ราบรื่น สมาชิกในทีมของคุณต้องมีเวิร์กโฟลว์ที่ชัดเจนและกระบวนการที่เหมาะสมเพื่อให้สามารถจัดการงานของพวกเขาได้

เวิร์กโฟลว์คือชุดงานของคุณตามลำดับเพื่อสร้างเนื้อหาเนื้อหา กระบวนการคือวิธีที่ทีมของคุณดำเนินการงานเหล่านั้นอย่างมีประสิทธิภาพและสม่ำเสมอ ร่วมกันช่วยให้สมาชิกในทีมเข้าใจความรับผิดชอบของตน ทำอย่างไรจึงจะสำเร็จ และงานจะถูกส่งไปยังขั้นตอนต่อไปได้อย่างไร

แนวทางห้าขั้นตอนที่มีความคล่องตัวสูงนี้สามารถช่วยคุณแมปเวิร์กโฟลว์สำหรับรูปแบบเนื้อหาใดๆ และสร้างเป็นกระบวนการที่ดำเนินการได้ แม่แบบและตัวอย่างสามารถช่วยคุณทำแต่ละขั้นตอนให้เสร็จสิ้นได้

ขั้นตอนที่ 1: ตรวจสอบรูปแบบเนื้อหาของคุณ

สร้างเทมเพลตด้วยคอลัมน์เหล่านี้ – รูปแบบเนื้อหา แพลตฟอร์มการจัดส่งหลัก แพลตฟอร์มการจัดส่งอื่นๆ และสถานการณ์พิเศษที่อาจเป็นส่วนหนึ่งของแผนการตลาดเนื้อหาของคุณ จากนั้น กรอกเทมเพลตที่มีรูปแบบเนื้อหาทั้งหมดที่ทีมของคุณสร้างขึ้น:

• รูปแบบเนื้อหา: คุณสร้างบทความหรือไม่? อีบุ๊ก? การนำเสนอสด? การสัมมนาผ่านเว็บ? เนื้อหาภาพ? ระบุทุกรูปแบบที่ทีมของคุณผลิตเป็นประจำ
• แพลตฟอร์มการจัดส่งหลัก: แต่ละรูปแบบได้รับการเผยแพร่หรือแชร์ที่ไหนก่อน
• แพลตฟอร์มการจัดจำหน่ายเพิ่มเติม: รูปแบบเนื้อหานี้ปรากฏบนช่องทางอื่นหรือไม่? (คำตอบเหล่านี้ช่วยให้งานต่างๆ ปรากฏขึ้นในกระบวนการสำหรับรูปแบบเนื้อหานั้น นอกจากนี้ยังกล่าวถึงขั้นตอนหลังการเผยแพร่เพื่อมอบประสบการณ์การใช้งานหลายแพลตฟอร์มที่สอดคล้องกัน
• สถานการณ์พิเศษและรูปแบบต่างๆ: e-book บางเล่มมีไว้สำหรับลูกค้าเป้าหมายแต่ไม่ใช่เล่มอื่นๆ หรือไม่ วิดีโอถูกเพิ่มในจดหมายข่าวของคุณเฉพาะเมื่อคุณมีกิจกรรมหรือข้อเสนอพิเศษหรือไม่? ควรสังเกตรูปแบบต่างๆ ที่ต้องการขั้นตอนเพิ่มเติม

เคล็ดลับ: หากคุณพบว่ามีการใช้รูปแบบเนื้อหาอย่างมากในหลาย ๆ ด้าน ให้แบ่งออกเป็นรายการแยกต่างหากในสเปรดชีต ตัวอย่างเช่น วิดีโออาจถูกระบุว่าเป็นวิดีโอ – YouTube และ วิดีโอ – เรื่องราวของ Instagram

ณ จุดนี้ ให้เน้นเฉพาะงานระดับสูงในเวิร์กโฟลว์ของคุณ ไม่จำเป็นต้องคิดถึงรายละเอียดปลีกย่อย เช่น ใครเป็นคนสร้างเนื้อหา ใครต้องอนุมัติ ฟีเจอร์การออกแบบ ฯลฯ ในตอนนี้

ต่อไปนี้คือตัวอย่างลักษณะของเทมเพลตที่เสร็จสมบูรณ์:

ใช้เฟรมเวิร์กนี้เพื่อเริ่มรายการงานที่จำเป็น การทำแผนที่เป็นเวิร์กโฟลว์ และสร้างเป็นกระบวนการแบบรวมศูนย์

ขั้นตอนที่ 2: แสดงรายการงานทั้งหมดสำหรับแต่ละรูปแบบ

ถัดไป คุณควรแสดงรายการงานทั้งหมดที่จำเป็นในการสร้างรูปแบบเนื้อหาเดียวสำหรับแพลตฟอร์มหลักเดียว

คุณอาจต้องการเริ่มต้นด้วยรูปแบบที่ผลิตบ่อยที่สุดหรือรูปแบบที่สำคัญที่สุดสำหรับเป้าหมายเนื้อหาของคุณ อีกทางหนึ่ง คุณอาจเลือกสินทรัพย์ที่ซับซ้อนที่สุดของคุณ – สินทรัพย์ที่เกี่ยวข้องกับหลายทีมหรือขั้นตอนเพิ่มเติมจำนวนมากในการผลิตและแจกจ่าย คุณจะเห็นว่าทำไมในนาทีที่

ไม่ต้องกังวลกับการวางงานตามลำดับ เพียงเขียนรายการตามที่นึกขึ้นได้ ตัวอย่างเช่น "บทความบรรณาธิการ" อาจรวมรายการงานนี้:

• กำหนดหัวข้อ
• กำหนดการเผยแพร่ในบล็อก
• แก้ไขสำเนาที่ส่งมา
• โหลดสำเนาและรูปภาพไปยัง CMS
• จัดรูปแบบเนื้อหาสำหรับเค้าโครง
• ส่งสำเนาที่แก้ไขให้ผู้เขียนเพื่อแก้ไข/อนุมัติ
• ขอความคิดเห็นเกี่ยวกับการขาย/การตลาดในหัวข้อ
• ส่งลิงค์/ทรัพย์สินไปยังผู้ติดต่อสำหรับอีเมลรายวัน
• ออกแบบและพัฒนาภาพ
• รวบรวมข้อมูลชีวประวัติ/ทรัพย์สินของผู้เขียน
• ระดมสมองมุมเรื่องราวเฉพาะ
• ผู้เชี่ยวชาญในหัวข้อสัมภาษณ์
• มอบหมายผู้เขียนให้เขียนสำเนา
• พิสูจน์และอนุมัติเค้าโครงสุดท้าย

งานเหล่านี้บางส่วนมีขั้นตอนย่อยหลายขั้นตอน ตัวอย่างเช่น การจัดรูปแบบบทความอาจเกี่ยวข้องกับการนำเข้าและปรับขนาดรูปภาพ การเพิ่มไฮเปอร์ลิงก์ การตั้งค่าแท็กหมวดหมู่ ฯลฯ แต่สำหรับแบบฝึกหัดนี้ ให้ยึดติดกับหมวดหมู่งานแบบกว้างๆ

โฆษณา

วิธีสร้างกลยุทธ์การจัดการแบรนด์ที่ช่วยให้การส่งข้อความของคุณแข็งแกร่ง

ไม่มีที่ว่างสำหรับความผิดพลาดในโลกของการจัดการแบรนด์ e-book เล่มนี้จะแสดงให้คุณเห็นถึงสาเหตุที่พบบ่อยที่สุด 7 ประการของความไม่สอดคล้องกันของแบรนด์ และวิธีรักษาข้อความของคุณให้แข็งแกร่งในสภาพแวดล้อมที่ท้าทายในปัจจุบัน ดาวน์โหลด e-book ได้เลย

ขั้นตอนที่ 3: จัดระเบียบงานตามขั้นตอนการผลิต

ถัดไป จัดระเบียบงานเป็นขั้นตอนก่อนการผลิต การผลิต และหลังการผลิตตามลำดับเหมือนที่แสดงด้านล่าง ขั้นตอนนี้ทำให้คุณสามารถแมปเวิร์กโฟลว์ได้อย่างราบรื่น (ขั้นตอนที่สี่)

จดรายละเอียดเหล่านี้ไว้เพื่อช่วยจัดระเบียบงานของคุณตามลำดับตรรกะ:

• งานใดต้องเกิดขึ้นก่อนที่ผู้อื่นจะเริ่มได้
• งานใดบ้างที่สามารถเกิดขึ้นพร้อมกันได้?
• ควรบันทึกแต่ละงานว่าเสร็จสิ้นและพร้อมสำหรับงานต่อไปอย่างไร

เคล็ดลับ: กระบวนการของคุณต้องคำนึงถึงมาตรฐานและข้อกำหนดที่กำหนดไว้ในระดับองค์กรหรือที่เอื้อต่อหน้าที่อื่นๆ ขององค์กร ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องปรับแนวคิดเนื้อหาของคุณให้สอดคล้องกับการกำกับดูแลแบรนด์ของคุณ หรือกำหนดรายละเอียดข้อมูลเมตาตามกลยุทธ์ SEO ขององค์กรของคุณ

หากคุณไม่แน่ใจว่างานเหล่านี้คืออะไร ถึงเวลาต้องหาคำตอบแล้ว มันทำให้การทำงานของคุณหนักขึ้นหากคุณต้องการเสียบขั้นตอนที่พลาดไปหรือจัดระเบียบงานของคุณใหม่ในภายหลัง

ขั้นตอนที่ 4: กำหนดบทบาทและแมปวิธีการทำงานระหว่างพวกเขา

จากที่นี่ คุณจะเพิ่มคอลัมน์ในแผนภูมิสำหรับบทบาทและรายละเอียดว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบแต่ละแทร็ก ด้วยข้อมูลนี้ คุณสามารถสร้างแผนที่ที่แสดงให้เห็นว่าความพยายามในการผลิตไหลจากบทบาทหนึ่งไปยังอีกบทบาทหนึ่งได้อย่างไร

ส่วนแรกนั้นค่อนข้างง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณมีทีมการตลาดเนื้อหาขนาดเล็กที่รวมศูนย์และมีบทบาทที่ชัดเจน สำหรับงานที่ทำงานร่วมกัน ให้รวมทุกบทบาท ในตัวอย่างนี้ ฉันเจาะลึกบทบาทก่อนการผลิตบางส่วนเพื่อเป็นแนวทาง

การกำหนดบทบาทอาจซับซ้อนมากขึ้นสำหรับองค์กรขนาดใหญ่หรือผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบเนื้อหาร่วมกันในหลายแผนก แต่เมื่อคุณใส่สมาชิกในทีมการตลาดเนื้อหาแล้ว คุณจะเห็นว่ามีช่องว่างอยู่ตรงไหน ที่จะช่วยให้คุณระบุทีมที่เหมาะสมเพื่อขอความช่วยเหลือในการทำงานร่วมกัน

ตอนนี้แผนภูมิให้ข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการทำความเข้าใจเวิร์กโฟลว์รูปแบบบทความบรรณาธิการ อย่างไรก็ตาม การแปลงเป็นกราฟิกหรือแผนที่ที่แชร์ได้อาจเป็นประโยชน์เพิ่มเติม จะช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเห็นภาพว่าบทบาทของพวกเขาเหมาะสมกับความต่อเนื่องของการผลิตอย่างไรและยังต้องเกิดอะไรขึ้นอีก

ขั้นตอนที่ 5: ดำเนินการและทำซ้ำ

ณ จุดนี้ คุณมีงานและลำดับของการดำเนินการที่แมปสำหรับรูปแบบเนื้อหา ตอนนี้ นำไปใช้เป็นกระบวนการที่ทำซ้ำได้ สร้างกลไกเพื่อติดตามและจัดการงานเมื่อทำเสร็จแล้ว และให้แน่ใจว่าทุกคนมีสิ่งที่จำเป็นในการทำส่วนของตน

คุณสามารถใช้แดชบอร์ดแบบละเอียดที่มีให้ในเครื่องมือการจัดการโครงการ เช่น Asana หรือ Jira เพื่อสร้างระบบที่ซับซ้อน คุณยังสามารถสร้างตัวติดตามและรายการตรวจสอบที่ปรับแต่งได้โดยใช้เครื่องมือทำงานบนคลาวด์ เช่น Airtable, Trello หรือ Monday แต่แนวทางที่ตรงไปตรงมาที่สุดอาจเป็นการคัดลอกข้อมูลจากแผนภูมิเทมเพลตลงในสเปรดชีตของ Google หรือเอกสาร Excel ที่แชร์ได้

ตัวอย่างเช่น ทีมบรรณาธิการของ CMI ใช้ตัวติดตามหลายแท็บที่คล้ายกับเทมเพลตปฏิทินบรรณาธิการด้านล่าง กระบวนการในการจัดการเนื้อหาตามกำหนดเวลาจะถูกติดตามบนแท็บหลัก ในขณะที่การระดมความคิดและงานก่อนการผลิตจะมีแท็บของตัวเอง แต่ละฟิลด์มีความเฉพาะเจาะจงสำหรับงานที่จำเป็นสำหรับส่วนต่างๆ ของกระบวนการ

ก่อนหน้านี้ ฉันบอกว่าคุณสามารถสร้างกระบวนการโดยใช้รูปแบบเนื้อหาหนึ่ง แล้วปรับให้เข้ากับรูปแบบอื่นๆ วิธีการทำงานมีดังนี้

• ทบทวนตารางเดิมที่บันทึกสถานการณ์พิเศษและรูปแบบต่างๆ ที่ต้องมีขั้นตอนเพิ่มเติม
• เดินผ่านแผนภูมิที่แสดงถึงงาน ระบุว่างานใดไม่จำเป็นและควรลบทิ้ง และงานใดที่ควรเพิ่ม
• เพิ่มบทบาทให้กับงานที่เพิ่มเข้ามาใหม่ การใช้สิ่งที่คุณเพิ่งทำสำหรับบทความบรรณาธิการเป็นแบบอย่าง คุณยังสามารถสร้างกระบวนการสำหรับเนื้อหาประเภทอื่นๆ ได้

คุณสามารถดูได้ว่าทำไมคุณถึงต้องการกระบวนการเฉพาะสำหรับรูปแบบเนื้อหาที่มีรูปแบบที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง คุณยังดูได้ว่าทำไมคุณจึงอาจต้องการเริ่มต้นด้วยรูปแบบที่ซับซ้อนที่สุดของคุณ หากคุณมุ่งเน้นที่รูปแบบที่เรียบง่ายกว่า เช่น วิดีโอสตรีมแบบสดสำหรับ Instagram จะต้องใช้เวลามากขึ้นในการวางแผนงานการผลิตสำหรับความพยายามที่กว้างขวางมากขึ้น เช่น e-book

สร้าง แก้ไข ทำซ้ำ

ทีมการตลาดเนื้อหาเล่นปาหี่ความรับผิดชอบมากมาย ทำไมไม่ทำให้ง่ายขึ้นโดยการทำแผนที่เวิร์กโฟลว์ของคุณและสร้างกระบวนการที่เชื่อถือได้เพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางการตลาดของคุณ? หากคุณตัดสินใจลองใช้คำสั่งลัดนี้ ให้จดบันทึกในความคิดเห็นเพื่อแจ้งให้เราทราบว่ามันทำงานอย่างไร หรือสิ่งที่คุณเปลี่ยนแปลงเพื่อให้ทำงานดีขึ้นสำหรับทีมของคุณ

ภาพหน้าปกโดย Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute