5 étapes pour créer un workflow d'opérations de contenu qui aide tout le monde

Pour des opérations de marketing de contenu fluides, les membres de votre équipe doivent disposer d'un flux de travail clair et du bon processus pour rendre leur travail gérable.

Le flux de travail est votre ensemble de tâches dans un ordre séquentiel pour produire un actif de contenu. Le processus est la façon dont votre équipe exécute ces tâches de manière efficace et cohérente. Ensemble, ils aident les membres de l'équipe à comprendre leurs responsabilités, comment les remplir et comment leur travail sera acheminé vers l'étape suivante.

Cette approche simplifiée en cinq étapes peut vous aider à cartographier le flux de travail pour n'importe quel format de contenu et à l'intégrer dans un processus exécutable. Les modèles et exemples peuvent vous aider à compléter chaque étape.

Étape 1 : Auditez vos formats de contenu

Créez un modèle avec ces colonnes - format de contenu, plate-forme de diffusion principale, autres plates-formes de diffusion et circonstances particulières pouvant exister dans le cadre de votre plan de marketing de contenu. Ensuite, remplissez le modèle avec tous les formats de contenu produits par votre équipe :

• Format du contenu : créez-vous des articles ? Des livres électroniques ? Des présentations en direct ? Webinaires ? Contenu visuel ? Énumérez tous les formats que votre équipe produit régulièrement.
• Plate-forme de diffusion principale : où chaque format est-il publié ou partagé en premier ?
• Plateformes de distribution supplémentaires : ce format de contenu apparaît-il sur d'autres chaînes ? (Ces réponses aident à mettre en évidence les tâches à ajouter au processus pour ce format de contenu. Elles tiennent également compte des étapes de post-publication pour fournir une expérience multiplateforme cohérente.
• Circonstances particulières et variations : certains livres électroniques sont-ils réservés à la génération de leads, mais pas d'autres ? Les vidéos sont-elles ajoutées à vos newsletters uniquement lorsque vous avez un événement ou une offre spéciale ? Toutes les variations qui nécessitent des étapes supplémentaires doivent être notées.

ASTUCE : Si vous réalisez qu'un format de contenu est utilisé de manière significative de plusieurs manières, divisez-les en listes distinctes sur la feuille de calcul. Par exemple, les vidéos peuvent être répertoriées comme Vidéo - YouTube et Vidéo - Histoires Instagram.

À ce stade, concentrez-vous uniquement sur les tâches de haut niveau de votre flux de travail. Pas besoin de penser aux détails les plus fins comme qui crée le contenu, qui doit l'approuver, les fonctionnalités de conception, etc., pour l'instant.

Voici un exemple de l'apparence d'un modèle terminé :

Utilisez ce cadre pour démarrer la liste des tâches requises, en les mappant en tant que flux de travail et en les intégrant dans un processus unifié.

Étape 2 : répertorier toutes les tâches pour chaque format

Ensuite, vous devez répertorier toutes les tâches nécessaires pour produire un format de contenu pour une plate-forme principale.

Vous voudrez peut-être commencer par le format produit le plus fréquemment ou celui qui est le plus critique pour vos objectifs de contenu. Alternativement, vous pouvez sélectionner votre actif le plus complexe - celui qui implique plusieurs équipes ou de nombreuses étapes supplémentaires pour produire et distribuer. Vous verrez pourquoi dans une minute.

Ne vous souciez pas encore de mettre les tâches en ordre. Énumérez simplement au fur et à mesure qu'ils vous viennent à l'esprit. Par exemple, un "article éditorial" peut inclure cette liste de tâches :

• Déterminez le sujet.
• Calendrier de publication sur le blog.
• Modifier la copie soumise.
• Charger la copie et les images sur le CMS.
• Mettre en forme le contenu pour la mise en page.
• Envoyer la copie éditée à l'auteur pour révision/approbation.
• Demander des commentaires commerciaux/marketing sur le sujet.
• Envoyez des liens/actifs à la personne de contact pour l'e-mail quotidien.
• Concevoir et développer des images.
• Rassemblez les informations bio / actifs de l'auteur.
• Réfléchissez à un angle d'histoire spécifique.
• Entrevue avec des experts en la matière.
• Affectez l'auteur pour écrire la copie.
• Vérifier et approuver la mise en page finale.

Certaines de ces tâches comportent plusieurs sous-étapes. Par exemple, la mise en forme de l'article peut impliquer l'importation et le redimensionnement d'images, l'ajout d'hyperliens, la définition de balises de catégorie, etc. Mais pour cet exercice, respectez les grandes catégories de tâches.

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Étape 3 : Organiser les tâches par étape de production

Ensuite, organisez les tâches en étapes de pré-production, de production et de post-production dans un ordre séquentiel comme celui illustré ci-dessous. Cette étape vous permet de cartographier un flux de travail transparent (étape quatre).

Notez ces détails pour vous aider à organiser vos tâches dans un ordre logique :

• Quelles tâches doivent se produire avant que d'autres puissent commencer ?
• Quelles tâches peuvent se produire simultanément ?
• Comment chaque tâche doit-elle être notée comme terminée et prête pour la tâche suivante ?

CONSEIL : Vos processus doivent tenir compte des normes et des exigences définies au niveau de l'entreprise ou qui contribuent à d'autres fonctions organisationnelles. Par exemple, vous devrez peut-être aligner vos idées de contenu sur la gouvernance de votre marque ou définir les détails des métadonnées en fonction de la stratégie de référencement de votre entreprise.

Si vous n'êtes pas sûr de ce que sont ces tâches, c'est le moment de le découvrir. Cela rend votre travail plus difficile si vous avez besoin de brancher des étapes manquées ou de réorganiser vos tâches plus tard.

Étape 4 : Attribuez des rôles et cartographiez la façon dont le travail se déroulera entre eux

À partir de là, vous ajoutez une colonne au tableau pour les rôles et le détail qui est responsable de chaque piste. Avec ces informations, vous pouvez créer une carte montrant comment les efforts de production passent d'un rôle à l'autre.

La première partie est relativement facile, surtout si vous avez une petite équipe de marketing de contenu centralisée et des rôles clairement définis. Pour les tâches collaboratives, incluez tous les rôles. Dans cet exemple, j'ai inséré certains rôles de pré-production en tant que guide.

La détermination des rôles peut être plus compliquée pour les grandes entreprises ou celles qui ont des responsabilités de contenu partagées entre plusieurs services. Mais une fois que vous avez sélectionné les membres de l'équipe de marketing de contenu, vous pouvez voir où existent les lacunes. Cela vous aidera à identifier les bonnes équipes à approcher pour une assistance collaborative.

Le graphique fournit désormais toutes les informations nécessaires pour comprendre le flux de travail du format d'article éditorial. Cependant, le transformer en un graphique ou une carte partageable pourrait être un ajout utile. Cela aidera les parties prenantes à visualiser où leur rôle s'inscrit dans le continuum de production et ce qu'il reste à faire.

Étape 5 : Opérationnaliser et itérer

À ce stade, vous avez défini les tâches et l'ordre des opérations pour un format de contenu. Maintenant, implémentez-le comme un processus reproductible. Créez un mécanisme pour suivre et gérer les tâches au fur et à mesure de leur exécution et assurez-vous que chacun dispose de ce dont il a besoin pour faire sa part.

Vous pouvez utiliser les tableaux de bord détaillés fournis dans les outils de gestion de projet comme Asana ou Jira pour créer un système sophistiqué. Vous pouvez également créer des trackers et des listes de contrôle personnalisés à l'aide d'outils de travail basés sur le cloud comme Airtable, Trello ou Monday. Mais l'approche la plus simple peut être de copier les informations du modèle de graphique dans une feuille de calcul Google partageable ou un document Excel.

Par exemple, l'équipe éditoriale de CMI utilise un outil de suivi multi-onglets similaire au modèle de calendrier éditorial ci-dessous. Le processus de gestion du contenu planifié est suivi sur l'onglet principal, tandis que les idées de brainstorming et les tâches de pré-production obtiennent leurs propres onglets. Chaque champ est spécifique aux tâches requises pour ces parties du processus.

Plus tôt, j'ai mentionné que vous pouviez créer un processus autour d'un format de contenu, puis l'adapter à d'autres variantes. Voici comment cela fonctionne :

• Revisitez le tableau d'origine qui note les circonstances particulières et les variations qui nécessitent des étapes supplémentaires.
• Parcourez le tableau indiquant les tâches. Identifiez quelles tâches sont inutiles et doivent être supprimées et quelles tâches doivent être ajoutées.
• Ajoutez les rôles aux tâches nouvellement ajoutées. En utilisant ce que vous venez de faire pour les articles éditoriaux comme modèle, vous pouvez également créer des processus pour d'autres types de contenu.

Vous pouvez voir pourquoi vous voulez des processus dédiés pour les formats de contenu avec des variations complètement différentes. Vous pouvez également voir pourquoi vous pourriez vouloir commencer avec votre format le plus complexe. Si vous vous concentrez sur un format plus simple comme les vidéos en direct pour Instagram, il faudra beaucoup plus de travail pour cartographier les tâches de production pour des efforts plus étendus comme les livres électroniques.

Construire, réviser, répéter

Les équipes de marketing de contenu jonglent avec beaucoup de responsabilités. Pourquoi ne pas vous faciliter la tâche en cartographiant vos flux de travail et en créant des processus fiables pour atteindre vos objectifs marketing ? Si vous décidez d'essayer ce raccourci, déposez une note dans les commentaires pour me faire savoir comment cela a fonctionné - ou ce que vous avez changé pour qu'il fonctionne mieux pour votre équipe.

Image de couverture par Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute