5 pasos para crear un flujo de trabajo de operaciones de contenido que ayude a todos

Para que las operaciones de marketing de contenido se realicen sin problemas, los miembros de su equipo deben tener un flujo de trabajo claro y el proceso correcto para que su trabajo sea manejable.

El flujo de trabajo es su conjunto de tareas en orden secuencial para producir un activo de contenido. El proceso es cómo su equipo ejecuta esas tareas de manera eficiente y consistente. Juntos, ayudan a los miembros del equipo a comprender sus responsabilidades, cómo cumplirlas y cómo se enrutará su trabajo al siguiente paso.

Este enfoque simplificado de cinco pasos puede ayudarlo a mapear el flujo de trabajo para cualquier formato de contenido y convertirlo en un proceso ejecutable. Las plantillas y los ejemplos pueden ayudarlo aún más a completar cada paso.

Paso 1: Audite sus formatos de contenido

Cree una plantilla con estas columnas: formato de contenido, plataforma de entrega principal, otras plataformas de entrega y circunstancias especiales que puedan existir como parte de su plan de marketing de contenido. Luego, complete la plantilla con todos los formatos de contenido que produce su equipo:

• Formato del contenido: ¿Creas artículos? ¿Libros electrónicos? presentaciones en vivo? ¿Seminarios web? ¿Contenido visual? Enumere todos los formatos que su equipo produce regularmente.
• Plataforma de entrega principal: ¿Dónde se publica o comparte primero cada formato?
• Plataformas de distribución adicionales: ¿Este formato de contenido aparece en otros canales? (Estas respuestas ayudan a que las tareas de superficie se agreguen al proceso para ese formato de contenido. También tienen en cuenta los pasos posteriores a la publicación para brindar una experiencia multiplataforma uniforme.
• Circunstancias especiales y variaciones: ¿Algunos libros electrónicos están restringidos para la generación de prospectos, pero otros no? ¿Se agregan videos a sus boletines solo cuando tiene un evento u oferta especial? Debe anotarse cualquier variación que requiera pasos adicionales.

SUGERENCIA: si se da cuenta de que un formato de contenido se usa de manera significativa de varias maneras, divídalos en listas separadas en la hoja de cálculo. Por ejemplo, los videos pueden aparecer como Video: YouTube y Video: Historias de Instagram.

En este punto, concéntrese solo en las tareas de alto nivel en su flujo de trabajo. No es necesario pensar en los detalles más finos como quién crea el contenido, quién debe aprobarlo, las características de diseño, etc., todavía.

Aquí hay un ejemplo de cómo podría verse una plantilla completa:

Utilice este marco para iniciar la lista de tareas requeridas, mapeándolas como flujos de trabajo y construyéndolas en un proceso unificado.

Paso 2: enumere todas las tareas para cada formato

A continuación, debe enumerar todas las tareas necesarias para producir un formato de contenido para una plataforma principal.

Es posible que desee comenzar con el formato producido con mayor frecuencia o el más crítico para sus objetivos de contenido. Alternativamente, puede seleccionar su activo más complejo, uno que involucre varios equipos o muchos pasos adicionales para producir y distribuir. Verás por qué en un minuto.

No te preocupes por poner las tareas en orden todavía. Simplemente haga una lista a medida que le vengan a la mente. Por ejemplo, un “artículo editorial” podría incluir esta lista de tareas:

• Determinar tema.
• Calendario de publicación en el blog.
• Editar copia enviada.
• Cargue copias e imágenes en CMS.
• Dar formato al contenido para el diseño.
• Envíe una copia editada al autor para su revisión/aprobación.
• Solicite comentarios de ventas/marketing sobre el tema.
• Envíe enlaces/activos a la persona de contacto para el correo electrónico diario.
• Diseño y desarrollo de imágenes.
• Reúna información/activos biográficos del autor.
• Haga una lluvia de ideas sobre el ángulo específico de la historia.
• Entrevistar a expertos en la materia.
• Asignar autor para escribir la copia.
• Revisar y aprobar el diseño final.

Algunas de estas tareas tienen varios subpasos. Por ejemplo, formatear el artículo podría implicar importar y cambiar el tamaño de las imágenes, agregar hipervínculos, establecer etiquetas de categoría, etc. Pero para este ejercicio, apéguese a categorías de tareas amplias.

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Paso 3: Organice las tareas por etapa de producción

A continuación, organice las tareas en etapas de preproducción, producción y posproducción en orden secuencial como se muestra a continuación. Este paso le permite mapear un flujo de trabajo continuo (paso cuatro).

Tenga en cuenta estos detalles para ayudar a organizar sus tareas en un orden lógico:

• ¿Qué tareas deben suceder antes de que otras puedan comenzar?
• ¿Qué tareas pueden ocurrir simultáneamente?
• ¿Cómo se debe anotar cada tarea como completada y lista para la siguiente tarea?

SUGERENCIA: Sus procesos deben tener en cuenta los estándares y requisitos establecidos a nivel empresarial o que contribuyan a otras funciones organizacionales. Por ejemplo, es posible que deba alinear sus ideas de contenido con el gobierno de su marca o establecer detalles de metadatos de acuerdo con la estrategia de SEO de su empresa.

Si no está seguro de cuáles son estas tareas, este es el momento de averiguarlo. Hace que su trabajo sea más difícil si necesita completar los pasos perdidos o reorganizar sus tareas más adelante.

Paso 4: Asigne roles y mapee cómo fluirá el trabajo entre ellos

Desde aquí, agrega una columna al gráfico para los roles y detalla quién es responsable de cada pista. Con esta información, puede crear un mapa que muestre cómo fluyen los esfuerzos de producción de un rol al siguiente.

La primera parte es relativamente fácil, especialmente si tiene un equipo de marketing de contenido pequeño y centralizado y roles claramente definidos. Para tareas colaborativas, incluya todos los roles. En este ejemplo, asigné algunos roles de preproducción como guía.

Determinar roles puede ser más complicado para empresas más grandes o aquellas con responsabilidades de contenido compartidas en varios departamentos. Pero una vez que ubica a los miembros del equipo de marketing de contenido, puede ver dónde existen brechas. Eso lo ayudará a identificar los equipos correctos a los que acercarse para obtener asistencia colaborativa.

El gráfico ahora proporciona toda la información necesaria para comprender el flujo de trabajo del formato de artículo editorial. Sin embargo, transformarlo en un gráfico o mapa para compartir podría ser una adición útil. Ayudará a las partes interesadas a visualizar dónde encaja su papel en el continuo de producción y qué es lo que aún debe suceder.

Paso 5: Operacionalizar e iterar

En este punto, tiene las tareas y el orden de las operaciones trazado para un formato de contenido. Ahora, impleméntelo como un proceso repetible. Cree un mecanismo para rastrear y administrar las tareas a medida que se realizan y asegúrese de que todos tengan lo que necesitan para hacer su parte.

Puede utilizar los paneles detallados proporcionados en herramientas de gestión de proyectos como Asana o Jira para crear un sistema sofisticado. También puede crear rastreadores y listas de verificación personalizados utilizando herramientas de trabajo basadas en la nube como Airtable, Trello o Monday. Pero el enfoque más sencillo puede ser copiar la información del gráfico con plantilla en una hoja de cálculo de Google o un documento de Excel que se pueda compartir.

Por ejemplo, el equipo editorial de CMI utiliza un rastreador de múltiples pestañas similar a la plantilla de calendario editorial a continuación. El proceso para administrar el contenido programado se rastrea en la pestaña principal, mientras que las ideas de lluvia de ideas y las tareas de preproducción tienen sus propias pestañas. Cada campo es específico para las tareas requeridas para esas partes del proceso.

Anteriormente, mencioné que podría crear un proceso en torno a un formato de contenido y luego adaptarlo para otras variaciones. Así es como funciona:

• Vuelva a consultar la tabla original que señala circunstancias especiales y variaciones que requieren pasos adicionales.
• Recorra el cuadro que indica las tareas. Identifique qué tareas son innecesarias y deben eliminarse y qué tareas deben agregarse.
• Agregue los roles a las tareas recién agregadas. Usando lo que acaba de hacer para los artículos editoriales como modelo, también puede crear procesos para otros tipos de contenido.

Puede ver por qué desea procesos dedicados para formatos de contenido con variaciones completamente diferentes. También puede ver por qué es posible que desee comenzar con su formato más complejo. Si te enfocas en un formato más simple como videos en vivo para Instagram, tomará mucho más trabajo mapear las tareas de producción para esfuerzos más extensos como libros electrónicos.

Construir, revisar, repetir

Los equipos de marketing de contenidos hacen malabarismos con muchas responsabilidades. ¿Por qué no facilitarlo mapeando sus flujos de trabajo y creando procesos confiables para lograr sus objetivos de marketing? Si decide probar este atajo, deje una nota en los comentarios para decirme cómo funcionó o qué cambió para que funcione mejor para su equipo.

Imagen de portada de Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute