5 шагов для создания рабочего процесса операций с контентом, который поможет всем

Для бесперебойной работы контент-маркетинга члены вашей команды должны иметь четкий рабочий процесс и правильный процесс, чтобы сделать их работу управляемой.

Рабочий процесс — это набор задач в последовательном порядке для создания актива контента. Процесс — это то, как ваша команда выполняет эти задачи эффективно и последовательно. Вместе они помогают членам команды понять свои обязанности, способы их выполнения и то, как их работа будет направлена ​​на следующий этап.

Этот оптимизированный пятиэтапный подход может помочь вам отобразить рабочий процесс для любого формата контента и превратить его в исполняемый процесс. Шаблоны и примеры могут помочь вам выполнить каждый шаг.

Шаг 1. Проведите аудит форматов контента

Создайте шаблон с этими столбцами — формат контента, основная платформа доставки, другие платформы доставки и особые обстоятельства, которые могут существовать в рамках вашего плана контент-маркетинга. Затем заполните шаблон всеми форматами контента, которые создает ваша команда:

• Формат контента: Вы создаете статьи? Электронные книги? Живые презентации? Вебинары? Визуальный контент? Перечислите все форматы, которые регулярно создает ваша команда.
• Основная платформа доставки: где каждый формат публикуется или передается в первую очередь?
• Дополнительные платформы распространения: Появляется ли этот формат контента на других каналах? (Эти ответы помогают выявить задачи, которые необходимо добавить в процесс для этого формата контента. Они также учитывают шаги после публикации, чтобы обеспечить согласованную многоплатформенную работу.
• Особые обстоятельства и варианты: некоторые электронные книги предназначены для лидогенерации, а другие нет? Добавляются ли видео в ваши информационные бюллетени только тогда, когда у вас есть событие или специальное предложение? Любые варианты, которые требуют дополнительных шагов, должны быть отмечены.

СОВЕТ. Если вы понимаете, что формат контента широко используется по-разному, разбейте их на отдельные списки в электронной таблице. Например, видео может быть указано как «Видео — YouTube» и «Видео — истории Instagram».

На этом этапе сосредоточьтесь только на задачах высокого уровня в вашем рабочем процессе. Пока не нужно думать о более мелких деталях, например о том, кто создает контент, кто должен его утвердить, особенности дизайна и т. д.

Вот пример того, как может выглядеть готовый шаблон:

Используйте эту структуру, чтобы начать список необходимых задач, отображая их как рабочие процессы и объединяя их в единый процесс.

Шаг 2. Перечислите все задачи для каждого формата

Затем вы должны перечислить все задачи, необходимые для создания одного формата контента для одной основной платформы.

Возможно, вы захотите начать с формата, который создается чаще всего или наиболее важен для ваших целей в отношении контента. В качестве альтернативы вы можете выбрать самый сложный актив, который требует нескольких команд или множества дополнительных шагов для производства и распространения. Вы поймете, почему через минуту.

Пока не беспокойтесь о том, чтобы упорядочить задачи. Просто перечислите, как они приходят на ум. Например, «редакционная статья» может включать в себя следующий список задач:

• Определить тему.
• График публикации в блоге.
• Отредактируйте отправленную копию.
• Загрузите копию и изображения в CMS.
• Отформатируйте содержимое для макета.
• Отправьте отредактированную копию автору для доработки/утверждения.
• Запросите отзыв о продажах/маркетинге по теме.
• Отправляйте ссылки/активы контактному лицу для ежедневной электронной почты.
• Дизайн и разработка изображений.
• Соберите биографическую информацию/активы автора.
• Продумайте конкретный сюжетный ракурс.
• Проведите интервью с экспертом(ами) в предметной области.
• Назначьте автора для написания копии.
• Проверьте и утвердите окончательный макет.

Некоторые из этих задач имеют несколько подэтапов. Например, форматирование статьи может включать в себя импорт и изменение размера изображений, добавление гиперссылок, настройку тегов категорий и т. д. Но в этом упражнении придерживайтесь широких категорий задач.

РЕКЛАМНОЕ ОБЪЯВЛЕНИЕ

Как создать стратегию управления брендом, которая сделает ваши сообщения сильными

В мире бренд-менеджмента нет места ошибкам. Эта электронная книга расскажет вам о семи наиболее распространенных причинах несоответствия брендам и о том, как сохранить эффективность ваших сообщений в сегодняшних сложных условиях. Скачайте электронную книгу прямо сейчас.

Шаг 3. Распределите задачи по этапам производства

Затем разбейте задачи на этапы подготовки, производства и постпроизводства в последовательном порядке, как показано ниже. Этот шаг позволяет вам отобразить бесшовный рабочий процесс (шаг четвертый).

Обратите внимание на эти детали, чтобы упорядочить задачи в логическом порядке:

• Какие задачи должны быть выполнены, прежде чем другие смогут начаться?
• Какие задачи могут выполняться одновременно?
• Как следует отметить каждую задачу как выполненную и готовую к следующей задаче?

СОВЕТ. В ваших процессах должны учитываться стандарты и требования, установленные на уровне предприятия или относящиеся к другим организационным функциям. Например, вам может потребоваться согласовать ваши идеи контента с управлением вашего бренда или установить детали метаданных в соответствии со стратегией SEO вашего предприятия.

Если вы не знаете, что это за задачи, самое время узнать. Это усложняет вашу работу, если вам нужно добавить пропущенные шаги или реорганизовать свои задачи позже.

Шаг 4. Назначьте роли и наметьте, как между ними будет проходить работа.

Отсюда вы добавляете столбец в диаграмму для ролей и подробностей, кто отвечает за каждый трек. С помощью этой информации вы можете создать карту, показывающую, как производственные усилия переходят от одной роли к другой.

Первая часть относительно проста, особенно если у вас небольшая централизованная команда по контент-маркетингу и четко обозначенные роли. Для совместных задач включите все роли. В этом примере я использовал несколько ролей для подготовки к съемкам в качестве руководства.

Определение ролей может быть более сложным для крупных предприятий или тех, у кого общие обязанности по контенту в нескольких отделах. Но как только вы определите членов команды контент-маркетинга, вы увидите, где существуют пробелы. Это поможет вам определить правильные команды, к которым можно обратиться за совместной помощью.

Теперь на диаграмме представлена ​​вся информация, необходимая для понимания рабочего процесса формата редакционной статьи. Тем не менее, преобразование его в совместно используемую графику или карту может быть полезным дополнением. Это поможет заинтересованным сторонам визуализировать, где их роль соответствует производственному континууму и что еще должно произойти.

Шаг 5: Внедрение и итерация

На этом этапе у вас есть задачи и порядок операций для формата контента. Теперь реализуйте это как повторяемый процесс. Создайте механизм для отслеживания и управления задачами по мере их выполнения и убедитесь, что у каждого есть то, что ему нужно для выполнения своей части.

Вы можете использовать подробные информационные панели, предоставляемые в таких инструментах управления проектами, как Asana или Jira, для создания сложной системы. Вы также можете создавать собственные трекеры и контрольные списки с помощью облачных рабочих инструментов, таких как Airtable, Trello или Monday. Но самый простой подход может состоять в том, чтобы скопировать информацию из шаблонной диаграммы в общедоступную электронную таблицу Google или документ Excel.

Например, редакционная группа CMI использует трекер с несколькими вкладками, аналогичный приведенному ниже шаблону редакционного календаря. Процесс управления запланированным контентом отслеживается на главной вкладке, а идеи мозгового штурма и предварительные задачи получают свои собственные вкладки. Каждое поле специфично для задач, необходимых для этих частей процесса.

Ранее я упоминал, что вы можете создать процесс вокруг одного формата контента, а затем адаптировать его для других вариантов. Вот как это работает:

• Вернитесь к исходной таблице, в которой отмечены особые обстоятельства и варианты, требующие дополнительных действий.
• Пройдитесь по схеме, обозначающей задачи. Определите, какие задачи не нужны и должны быть удалены, а какие задачи следует добавить.
• Добавьте роли во вновь добавленные задачи. Используя в качестве модели то, что вы только что сделали для редакционных статей, вы также можете создавать процессы для других типов контента.

Вы можете понять, почему вам нужны специальные процессы для форматов контента с совершенно разными вариациями. Вы также можете понять, почему вы можете начать с самого сложного формата. Если вы сосредоточитесь на более простом формате, таком как видео в прямом эфире для Instagram, потребуется гораздо больше работы, чтобы наметить производственные задачи для более масштабных проектов, таких как электронные книги.

Строить, пересматривать, повторять

Команды по контент-маркетингу берут на себя множество обязанностей. Почему бы не упростить задачу, сопоставив свои рабочие процессы и создав надежные процессы для достижения ваших маркетинговых целей? Если вы решите попробовать этот ярлык, оставьте примечание в комментариях, чтобы сообщить мне, как он работал или что вы изменили, чтобы он работал лучше для вашей команды.

Изображение на обложке: Джозеф Калиновски/Content Marketing Institute