誰にとっても役立つコンテンツ運用ワークフローを構築するための 5 つのステップ

コンテンツ マーケティングの運用を円滑に行うには、チーム メンバーが作業を管理しやすいように、明確なワークフローと適切なプロセスを用意する必要があります。

ワークフローは、コンテンツ資産を作成するための一連のタスクを順番に並べたものです。 プロセスとは、チームがこれらのタスクを効率的かつ一貫して実行する方法です。 一緒に、チーム メンバーが自分の責任、それらを完了する方法、および自分の作業が次のステップにどのようにルーティングされるかを理解するのに役立ちます。

この合理化された 5 ステップのアプローチは、あらゆるコンテンツ形式のワークフローをマッピングし、それを実行可能なプロセスに組み込むのに役立ちます。 テンプレートと例は、各ステップを完了するのにさらに役立ちます。

ステップ 1: コンテンツ形式を監査する

コンテンツ フォーマット、主要な配信プラットフォーム、その他の配信プラットフォーム、コンテンツ マーケティング プランの一部として存在する可能性のある特別な状況など、これらの列を含むテンプレートを作成します。 次に、チームが作成するすべてのコンテンツ形式をテンプレートに入力します。

• コンテンツの形式:記事を作成しますか? 電子書籍？ ライブプレゼンテーション？ ウェビナー？ ビジュアルコンテンツ？ チームが定期的に作成するすべてのフォーマットをリストします。
• 主な配信プラットフォーム:各形式が最初に公開または共有されるのはどこですか?
• その他の配信プラットフォーム:このコンテンツ形式は他のチャネルにも表示されますか? (これらの回答は、そのコンテンツ形式のプロセスに追加するタスクを明確にするのに役立ちます。また、一貫したマルチプラットフォーム エクスペリエンスを提供するための公開後の手順も説明します。
• 特殊な状況とバリエーション:一部の電子書籍はリード ジェネレーションに対してゲートされていますが、他の電子書籍ではゲートされていませんか? イベントや特別オファーがある場合にのみニュースレターにビデオが追加されますか? 追加の手順が必要なバリエーションがある場合は、注意する必要があります。

ヒント:コンテンツ形式が複数の方法で使用されていることに気付いた場合は、スプレッドシートでそれらを別々のリストに分割してください。 たとえば、ビデオはビデオ - YouTube およびビデオ - Instagram ストーリーとしてリストされる場合があります。

この時点では、ワークフローの高レベルのタスクのみに集中してください。 誰がコンテンツを作成するか、誰が承認する必要があるか、機能を設計する必要があるかなどの詳細については、まだ考える必要はありません。

完成したテンプレートがどのように見えるかの例を次に示します。

このフレームワークを使用して、必要なタスクのリストを開始し、ワークフローとしてマッピングして、それらを統一されたプロセスに構築します。

ステップ 2: 各形式のすべてのタスクを一覧表示する

次に、1 つの主要なプラットフォーム用に 1 つのコンテンツ形式を作成するために必要なすべてのタスクをリストする必要があります。

最も頻繁に作成される形式、またはコンテンツの目標にとって最も重要な形式から始めることをお勧めします。 または、最も複雑なアセットを選択することもできます。これは、複数のチームが関与するものや、作成および配布するための追加の手順が多数含まれるものです。 その理由はすぐにわかります。

タスクを整理することはまだ心配しないでください。 思いついたままにリストしてください。 たとえば、「編集記事」には次のタスク リストが含まれる場合があります。

• トピックを決定します。
• ブログ掲載予定。
• 提出されたコピーを編集します。
• コピーと画像を CMS に読み込みます。
• レイアウト用にコンテンツをフォーマットします。
• 修正/承認のために編集済みのコピーを著者に送信します。
• トピックに関するセールス/マーケティングのフィードバックをリクエストします。
• 毎日のメールの連絡先担当者にリンク/アセットを送信します。
• 画像のデザインと開発。
• 著者のバイオ情報/アセットを収集します。
• 特定のストーリー アングルについてブレインストーミングします。
• 対象分野の専門家にインタビューします。
• コピーを作成する著者を割り当てます。
• 最終的なレイアウトを確認して承認します。

これらのタスクの一部には、複数のサブステップがあります。 たとえば、記事の書式設定には、画像のインポートとサイズ変更、ハイパーリンクの追加、カテゴリ タグの設定などが含まれます。ただし、この演習では、広範なタスク カテゴリに固執してください。

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ステップ 3: 生産段階ごとにタスクを整理する

次に、以下に示すように、タスクをプリプロダクション、プロダクション、およびポストプロダクションの段階に順番に整理します。 このステップでは、シームレスなワークフローをマッピングできます (ステップ 4)。

タスクを論理的な順序で整理するために、次の詳細に注意してください。

• 他のタスクを開始する前に、どのタスクを実行する必要がありますか?
• 同時に発生する可能性のあるタスクはどれですか?
• 各タスクが完了し、次のタスクの準備ができていることをどのように記録する必要がありますか?

ヒント:プロセスは、企業レベルで設定された標準と要件、または他の組織機能に貢献する標準と要件を説明する必要があります。 たとえば、コンテンツのアイデアをブランドのガバナンスに合わせたり、エンタープライズ SEO 戦略に従ってメタデータの詳細を設定したりする必要がある場合があります。

これらのタスクが何であるかわからない場合は、今こそ調べてください。 見逃した手順を追加したり、後でタスクを再編成したりする必要がある場合、作業が難しくなります。

ステップ 4: 役割を割り当て、それらの間で作業がどのように流れるかをマッピングする

ここから、各トラックの役割と詳細を示す列をグラフに追加します。 この情報を使用して、ある役割から次の役割への生産活動の流れを示すマップを作成できます。

最初の部分は比較的簡単です。特に、集中型の小規模なコンテンツ マーケティング チームがあり、役割が明確に定義されている場合はなおさらです。 共同作業の場合は、すべての役割を含めます。 この例では、ガイドとして本番前の役割をいくつか取り上げました。

大規模な企業や、複数の部門でコンテンツの責任を共有している企業では、役割の決定がより複雑になる可能性があります。 しかし、コンテンツ マーケティング チームのメンバーを配置すると、どこにギャップがあるかがわかります。 これは、共同支援のためにアプローチする適切なチームを特定するのに役立ちます。

グラフは、編集記事の形式のワークフローを理解するために必要なすべての情報を提供します。 ただし、それを共有可能なグラフィックまたはマップに変換すると、役立つ追加になる可能性があります. これは、関係者が生産の連続体のどこに自分の役割が適合するか、また何が起こる必要があるかを視覚化するのに役立ちます。

ステップ 5: 運用化と反復

この時点で、コンテンツ形式のタスクと操作の順序が計画されています。 次に、反復可能なプロセスとして実装します。 完了したタスクを追跡および管理するメカニズムを作成し、全員が自分の役割を果たすために必要なものを確実に入手できるようにします。

Asana や Jira などのプロジェクト管理ツールが提供する詳細なダッシュボードを使用して、高度なシステムを構築できます。 Airtable、Trello、Monday などのクラウドベースの作業ツールを使用して、カスタマイズされたトラッカーとチェックリストを作成することもできます。 しかし、最も簡単な方法は、テンプレート化されたグラフから共有可能な Google スプレッドシートまたは Excel ドキュメントに情報をコピーすることです。

たとえば、CMI の編集チームは、以下の編集カレンダー テンプレートに似たマルチタブ トラッカーを使用しています。 スケジュールされたコンテンツを管理するプロセスはメイン タブで追跡されますが、ブレインストーミングされたアイデアや制作前のタスクには独自のタブが表示されます。 各フィールドは、プロセスのそれらの部分に必要なタスクに固有です。

先ほど、1 つのコンテンツ形式に関するプロセスを作成し、それを他のバリエーションに適応させることができると述べました。 仕組みは次のとおりです。

• 元の表に戻り、特別な状況や、追加の手順が必要なバリエーションに注意してください。
• タスクを示すチャートを見ていきます。 不要で削除すべきタスクと追加すべきタスクを特定します。
• 新しく追加されたタスクに役割を追加します。 編集記事で行ったことをモデルとして使用して、他のコンテンツ タイプのプロセスを構築することもできます。

まったく異なるバリエーションを持つコンテンツ形式に専用のプロセスが必要な理由がわかります。 また、最も複雑な形式から始めたいと思う理由もわかります。 Instagram のライブ ストリーム動画のような単純な形式に焦点を当てると、電子書籍のようなより広範な取り組みの制作タスクを計画するために、より多くの作業が必要になります。

構築、修正、繰り返し

コンテンツ マーケティング チームは、多くの責任をこなしています。 ワークフローをマッピングし、信頼できるプロセスを構築して、マーケティングの目標を達成することを簡単にしてみませんか? このショートカットを試してみることにした場合は、コメントにメモを残して、それがどのように機能したか、またはチームにとってより効果的に機能するために何を変更したかをお知らせください.

表紙画像 by Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute