5 pași pentru a construi un flux de lucru pentru operațiunile de conținut care să îi ajute pe toată lumea

Pentru operațiuni bune de marketing de conținut, membrii echipei trebuie să aibă un flux de lucru clar și procesul potrivit pentru a le face munca gestionabilă.

Fluxul de lucru este setul dvs. de sarcini în ordine secvențială pentru a produce un activ de conținut. Procesul este modul în care echipa dvs. execută aceste sarcini în mod eficient și consecvent. Împreună, îi ajută pe membrii echipei să-și înțeleagă responsabilitățile, cum să le ducă la bun sfârșit și cum va fi direcționată munca lor către următorul pas.

Această abordare simplificată, în cinci pași, vă poate ajuta să mapați fluxul de lucru pentru orice format de conținut și să îl construiți într-un proces executabil. Șabloanele și exemplele vă pot ajuta în continuare să finalizați fiecare pas.

Pasul 1: auditați-vă formatele de conținut

Creați un șablon cu aceste coloane – format de conținut, platformă de livrare principală, alte platforme de livrare și circumstanțe speciale care ar putea exista ca parte a planului dvs. de marketing de conținut. Apoi, completați șablonul cu toate formatele de conținut pe care le produce echipa dvs.:

• Format de conținut: creați articole? Cărți electronice? Prezentări live? Webinarii? Conținut vizual? Enumerați fiecare format pe care echipa dvs. le produce în mod regulat.
• Platforma de livrare principală: unde este publicat sau distribuit mai întâi fiecare format?
• Platforme de distribuție suplimentare: acest format de conținut apare pe alte canale? (Aceste răspunsuri ajută sarcinile de suprafață să se adauge procesului pentru acel format de conținut. De asemenea, iau în considerare pașii post-publicare pentru a oferi o experiență multiplatformă consecventă.
• Circumstanțe și variații speciale: unele cărți electronice sunt protejate pentru generația de lead-uri, dar nu pentru altele? Videoclipurile sunt adăugate la buletinele informative numai atunci când aveți un eveniment sau o ofertă specială? Orice variație care necesită pași suplimentari trebuie reținută.

SFAT: Dacă realizați că un format de conținut este utilizat în mod semnificativ în mai multe moduri, împărțiți-le în liste separate pe foaia de calcul. De exemplu, videoclipurile pot fi listate ca Video – YouTube și Video – Instagram Stories.

În acest moment, concentrați-vă doar pe sarcinile de nivel înalt din fluxul dvs. de lucru. Nu este nevoie să te gândești la detaliile mai fine, cum ar fi cine creează conținutul, cine trebuie să-l aprobe, caracteristicile de design etc., încă.

Iată un exemplu despre cum ar putea arăta un șablon finalizat:

Utilizați acest cadru pentru a începe lista de sarcini necesare, maparea ca fluxuri de lucru și construirea lor într-un proces unificat.

Pasul 2: enumerați toate sarcinile pentru fiecare format

Apoi, ar trebui să enumerați toate sarcinile necesare pentru a produce un format de conținut pentru o platformă principală.

Poate doriți să începeți cu formatul produs cel mai frecvent sau cel mai important pentru obiectivele dvs. de conținut. Alternativ, puteți selecta cel mai complex activ al dvs. - unul care implică mai multe echipe sau mulți pași suplimentari de produs și distribuit. Vei vedea de ce într-un minut.

Nu vă faceți griji pentru a pune sarcinile în ordine încă. Doar enumerați așa cum vă vin în minte. De exemplu, un „articol editorial” poate include această listă de sarcini:

• Stabiliți subiectul.
• Program pentru publicare pe blog.
• Editați copia trimisă.
• Încărcați copie și imagini în CMS.
• Formatați conținutul pentru aspect.
• Trimiteți o copie editată autorului pentru revizuire/aprobare.
• Solicitați feedback de vânzări/marketing pe subiect.
• Trimiteți linkuri/active persoanei de contact pentru e-mailul zilnic.
• Proiectați și dezvoltați imagini.
• Adunați informații biografice/active ale autorului.
• Faceți un brainstorming unghiul specific al poveștii.
• Intervievați experți în subiect.
• Atribuiți autorul să scrie o copie.
• Dovada și aprobarea aspectului final.

Unele dintre aceste sarcini au mai mulți subpași. De exemplu, formatarea articolului ar putea implica importarea și redimensionarea imaginilor, adăugarea de hyperlinkuri, setarea etichetelor de categorii etc. Dar pentru acest exercițiu, rămâneți la categoriile de sarcini largi.

PUBLICITATE

Cum să creezi o strategie de management al mărcii care să-ți păstreze mesajele puternice

Nu există loc pentru pași greșiți în lumea managementului mărcii. Această carte electronică vă va arăta cele șapte cauze cele mai comune ale inconsecvenței mărcii și cum să vă păstrați mesajele puternice în peisajul provocator de astăzi. Descărcați cartea electronică acum.

Pasul 3: Organizați sarcinile pe etape de producție

Apoi, organizați sarcinile în etape de pre-producție, producție și post-producție în ordine secvențială, ca cea prezentată mai jos. Acest pas vă permite să mapați un flux de lucru fără întreruperi (pasul patru).

Rețineți aceste detalii pentru a vă ajuta să vă organizați sarcinile în ordine logică:

• Ce sarcini trebuie să se întâmple înainte ca alții să poată începe?
• Ce sarcini se pot întâmpla concomitent?
• Cum ar trebui să fie notată fiecare sarcină ca finalizată și pregătită pentru următoarea sarcină?

SFAT: Procesele dumneavoastră trebuie să țină cont de standardele și cerințele stabilite la nivel de întreprindere sau care contribuie la alte funcții organizaționale. De exemplu, poate fi necesar să vă aliniați ideile de conținut cu guvernanța mărcii dvs. sau să setați detaliile metadatelor în funcție de strategia SEO de companie.

Dacă nu sunteți sigur care sunt aceste sarcini, acesta este momentul să aflați. Vă îngreunează munca dacă trebuie să introduceți pașii ratați sau să vă reorganizați sarcinile mai târziu.

Pasul 4: Atribuiți roluri și mapați cum va curge munca între ele

De aici, adăugați o coloană la diagramă pentru roluri și detalii despre cine este responsabil pentru fiecare piesă. Cu aceste informații, puteți crea o hartă care arată modul în care eforturile de producție decurg de la un rol la altul.

Prima parte este relativ ușoară, mai ales dacă aveți o echipă mică, centralizată de marketing de conținut și roluri clar conturate. Pentru sarcinile de colaborare, includeți toate rolurile. În acest exemplu, am inclus câteva roluri de pre-producție ca ghid.

Determinarea rolurilor poate fi mai complicată pentru întreprinderile mai mari sau pentru cele cu responsabilități de conținut partajate în mai multe departamente. Dar odată ce ați plasat membrii echipei de marketing de conținut, puteți vedea unde există lacune. Acest lucru vă va ajuta să identificați echipele potrivite de abordat pentru asistență colaborativă.

Graficul oferă acum toate informațiile necesare pentru a înțelege fluxul de lucru în formatul articolului editorial. Cu toate acestea, transformarea acesteia într-o grafică sau o hartă care poate fi partajată ar putea fi un plus util. Acesta va ajuta părțile interesate să vizualizeze unde se încadrează rolul lor în continuum-ul de producție și ce mai trebuie să se întâmple.

Pasul 5: Operaționalizați și repetați

În acest moment, aveți sarcinile și ordinea operațiunilor mapate pentru un format de conținut. Acum, implementați-l ca un proces repetabil. Creați un mecanism pentru a urmări și gestiona sarcinile pe măsură ce acestea sunt îndeplinite și pentru a vă asigura că fiecare are ceea ce are nevoie pentru a-și face partea.

Puteți utiliza tablourile de bord detaliate furnizate în instrumentele de management de proiect precum Asana sau Jira pentru a construi un sistem sofisticat. De asemenea, puteți crea instrumente de urmărire și liste de verificare personalizate folosind instrumente de lucru bazate pe cloud precum Airtable, Trello sau Monday. Dar cea mai simplă abordare poate fi să copiați informațiile din diagrama șablon într-o foaie de calcul Google care poate fi partajată sau într-un document Excel.

De exemplu, echipa editorială de la CMI folosește un instrument de urmărire cu mai multe file similar șablonului de calendar editorial de mai jos. Procesul de gestionare a conținutului programat este urmărit în fila principală, în timp ce ideile de brainstorming și sarcinile de pre-producție primesc propriile file. Fiecare câmp este specific sarcinilor necesare pentru acele părți ale procesului.

Mai devreme, am menționat că puteți crea un proces în jurul unui format de conținut, apoi îl puteți adapta pentru alte variante. Iată cum funcționează:

• Revizuiți tabelul original care notează circumstanțe speciale și variații care necesită pași suplimentari.
• Parcurgeți graficul care indică sarcinile. Identificați ce sarcini nu sunt necesare și care ar trebui șterse și ce sarcini trebuie adăugate.
• Adăugați rolurile la sarcinile nou adăugate. Folosind ca model ceea ce tocmai ai făcut pentru articolele editoriale, poți construi procese și pentru alte tipuri de conținut.

Puteți vedea de ce doriți procese dedicate pentru formate de conținut cu variante complet diferite. De asemenea, puteți vedea de ce ați putea dori să începeți cu cel mai complex format. Dacă vă concentrați pe un format mai simplu, cum ar fi videoclipurile în flux live pentru Instagram, va fi nevoie de mult mai multă muncă pentru a mapa sarcinile de producție pentru eforturi mai extinse, cum ar fi cărțile electronice.

Construiește, revizuiește, repetă

Echipele de marketing de conținut jongleză cu o mulțime de responsabilități. De ce să nu faci totul mai ușor prin maparea fluxurilor de lucru și construirea de procese fiabile pentru a-ți atinge obiectivele de marketing? Dacă decideți să încercați această comandă rapidă, trimiteți o notă în comentarii pentru a-mi spune cum a funcționat sau ce ați schimbat pentru a o face să funcționeze mai bine pentru echipa dvs.

Imagine de copertă de Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute