5 etapas para criar um fluxo de trabalho de operações de conteúdo que ajude a todos

Para operações de marketing de conteúdo tranquilas, os membros de sua equipe devem ter um fluxo de trabalho claro e o processo certo para tornar seu trabalho gerenciável.

Fluxo de trabalho é seu conjunto de tarefas em ordem sequencial para produzir um ativo de conteúdo. Processo é como sua equipe executa essas tarefas de forma eficiente e consistente. Juntos, eles ajudam os membros da equipe a entender suas responsabilidades, como completá-las e como seu trabalho será encaminhado para a próxima etapa.

Essa abordagem simplificada de cinco etapas pode ajudá-lo a mapear o fluxo de trabalho para qualquer formato de conteúdo e transformá-lo em um processo executável. Os modelos e exemplos podem ajudá-lo ainda mais a concluir cada etapa.

Etapa 1: auditar seus formatos de conteúdo

Crie um modelo com essas colunas – formato de conteúdo, plataforma de entrega primária, outras plataformas de entrega e circunstâncias especiais que possam existir como parte de seu plano de marketing de conteúdo. Em seguida, preencha o modelo com todos os formatos de conteúdo que sua equipe produz:

• Formato do conteúdo: você cria artigos? E-books? Apresentações ao vivo? Webinars? Conteúdo visual? Liste todos os formatos que sua equipe produz regularmente.
• Plataforma de entrega primária: onde cada formato é publicado ou compartilhado primeiro?
• Plataformas de distribuição adicionais: esse formato de conteúdo aparece em outros canais? (Essas respostas ajudam a destacar as tarefas a serem adicionadas ao processo para esse formato de conteúdo. Também leva em conta as etapas de pós-publicação para fornecer uma experiência multiplataforma consistente.
• Circunstâncias e variações especiais: alguns e-books são bloqueados para geração de leads, mas outros não? Os vídeos são adicionados às suas newsletters apenas quando você tem um evento ou oferta especial? Quaisquer variações que exijam etapas extras devem ser observadas.

DICA: Se você perceber que um formato de conteúdo é usado de forma significativa de várias maneiras, divida-os em listagens separadas na planilha. Por exemplo, os vídeos podem ser listados como Vídeo – YouTube e Vídeo – Instagram Stories.

Neste ponto, concentre-se apenas nas tarefas de alto nível em seu fluxo de trabalho. Não há necessidade de pensar nos detalhes mais sutis, como quem cria o conteúdo, quem precisa aprová-lo, recursos de design etc., ainda.

Aqui está um exemplo de como um modelo concluído pode parecer:

Use esta estrutura para iniciar a lista de tarefas necessárias, mapeando como fluxos de trabalho e criando um processo unificado.

Etapa 2: listar todas as tarefas para cada formato

Em seguida, você deve listar todas as tarefas necessárias para produzir um formato de conteúdo para uma plataforma principal.

Você pode começar com o formato produzido com mais frequência ou o mais crítico para seus objetivos de conteúdo. Como alternativa, você pode selecionar seu ativo mais complexo – um que envolva várias equipes ou muitas etapas extras para produzir e distribuir. Você verá por que em um minuto.

Não se preocupe em colocar as tarefas em ordem ainda. Basta listar como eles vêm à mente. Por exemplo, um “artigo editorial” pode incluir esta lista de tarefas:

• Determinar o tópico.
• Agenda para publicação no blog.
• Editar cópia enviada.
• Carregue a cópia e as imagens no CMS.
• Formate o conteúdo para o layout.
• Envie uma cópia editada ao autor para revisões/aprovação.
• Solicite feedback de vendas/marketing sobre o tópico.
• Envie links/ativos para a pessoa de contato para o e-mail diário.
• Projetar e desenvolver imagens.
• Reúna as informações/ativos da biografia do autor.
• Faça um brainstorming de um ângulo específico da história.
• Entrevistar especialista(s) no assunto.
• Atribua o autor para escrever a cópia.
• Prove e aprove o layout final.

Algumas dessas tarefas têm várias subetapas. Por exemplo, a formatação do artigo pode envolver importar e redimensionar imagens, adicionar hiperlinks, definir tags de categoria etc.

PROPAGANDA

Como criar uma estratégia de gerenciamento de marca que mantenha suas mensagens fortes

Não há espaço para erros no mundo da gestão de marcas. Este e-book mostrará as sete causas mais comuns de inconsistência da marca e como manter sua mensagem forte no cenário desafiador de hoje. Baixe agora o e-book.

Passo 3: Organize as tarefas por estágio de produção

Em seguida, organize as tarefas em estágios de pré-produção, produção e pós-produção em ordem sequencial como a mostrada abaixo. Esta etapa permite mapear um fluxo de trabalho contínuo (etapa quatro).

Observe estes detalhes para ajudar a organizar suas tarefas em ordem lógica:

• Quais tarefas devem acontecer antes que outras possam começar?
• Quais tarefas podem acontecer simultaneamente?
• Como cada tarefa deve ser anotada como concluída e pronta para a próxima tarefa?

DICA: Seus processos devem levar em conta os padrões e requisitos definidos no nível da empresa ou que contribuem para outras funções organizacionais. Por exemplo, você pode precisar alinhar suas ideias de conteúdo com a governança de sua marca ou definir detalhes de metadados de acordo com sua estratégia de SEO corporativa.

Se você não tiver certeza de quais são essas tarefas, esta é a hora de descobrir. Isso torna seu trabalho mais difícil se você precisar inserir etapas perdidas ou reorganizar suas tarefas posteriormente.

Etapa 4: atribuir funções e mapear como o trabalho fluirá entre elas

A partir daqui, você adiciona uma coluna ao gráfico para funções e detalha quem é responsável por cada faixa. Com essas informações, você pode criar um mapa mostrando como os esforços de produção fluem de uma função para outra.

A primeira parte é relativamente fácil, especialmente se você tiver uma equipe de marketing de conteúdo pequena e centralizada e funções claramente definidas. Para tarefas colaborativas, inclua todas as funções. Neste exemplo, atuei em algumas funções de pré-produção como guia.

Determinar funções pode ser mais complicado para empresas maiores ou com responsabilidades de conteúdo compartilhadas em vários departamentos. Mas depois de encaixar os membros da equipe de marketing de conteúdo, você pode ver onde existem lacunas. Isso o ajudará a identificar as equipes certas a serem abordadas para assistência colaborativa.

O gráfico agora fornece todas as informações necessárias para entender o fluxo de trabalho do formato do artigo editorial. No entanto, transformá-lo em um gráfico ou mapa compartilhável pode ser uma adição útil. Isso ajudará as partes interessadas a visualizar onde seu papel se encaixa no continuum de produção e o que ainda precisa acontecer.

Etapa 5: operacionalizar e iterar

Neste ponto, você tem as tarefas e a ordem das operações mapeadas para um formato de conteúdo. Agora, implemente-o como um processo repetível. Crie um mecanismo para rastrear e gerenciar as tarefas à medida que elas são executadas e garantir que todos tenham o que precisam para fazer sua parte.

Você pode usar os painéis detalhados fornecidos em ferramentas de gerenciamento de projetos como Asana ou Jira para construir um sistema sofisticado. Você também pode criar rastreadores e listas de verificação personalizados usando ferramentas de trabalho baseadas em nuvem, como Airtable, Trello ou Monday. Mas a abordagem mais direta pode ser copiar as informações do gráfico modelo em uma planilha do Google ou documento do Excel compartilhável.

Por exemplo, a equipe editorial do CMI usa um rastreador multitab semelhante ao modelo de calendário editorial abaixo. O processo de gerenciamento de conteúdo agendado é rastreado na guia principal, enquanto as ideias de brainstorming e as tarefas de pré-produção obtêm suas próprias guias. Cada campo é específico para as tarefas necessárias para essas partes do processo.

Anteriormente, mencionei que você pode criar um processo em torno de um formato de conteúdo e adaptá-lo para outras variações. Veja como isso funciona:

• Reveja a tabela original que observa circunstâncias especiais e variações que exigem etapas extras.
• Percorra o gráfico que denota as tarefas. Identifique quais tarefas são desnecessárias e devem ser excluídas e quais tarefas devem ser adicionadas.
• Adicione as funções às tarefas recém-adicionadas. Usando o que você acabou de fazer para artigos editoriais como modelo, você também pode criar processos para outros tipos de conteúdo.

Você pode ver por que deseja processos dedicados para formatos de conteúdo com variações completamente diferentes. Você também pode ver por que você pode querer começar com seu formato mais complexo. Se você se concentrar em um formato mais simples, como vídeos de transmissão ao vivo para o Instagram, será necessário muito mais trabalho para mapear as tarefas de produção para esforços mais amplos, como e-books.

Construir, revisar, repetir

As equipes de marketing de conteúdo fazem malabarismos com muitas responsabilidades. Por que não facilitar mapeando seus fluxos de trabalho e criando processos confiáveis ​​para atingir suas metas de marketing? Se você decidir tentar esse atalho, deixe uma nota nos comentários para me informar como funcionou – ou o que você mudou para que funcione melhor para sua equipe.

Imagem da capa por Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute