5 passaggi per creare un flusso di lavoro per le operazioni sui contenuti che aiuti tutti

Per operazioni di marketing dei contenuti senza intoppi, i membri del tuo team devono disporre di un flusso di lavoro chiaro e del processo giusto per rendere gestibile il proprio lavoro.

Il flusso di lavoro è l'insieme di attività in ordine sequenziale per produrre una risorsa di contenuto. Il processo è il modo in cui il tuo team esegue tali attività in modo efficiente e coerente. Insieme, aiutano i membri del team a comprendere le loro responsabilità, come completarle e come il loro lavoro verrà indirizzato al passaggio successivo.

Questo approccio semplificato in cinque fasi può aiutarti a mappare il flusso di lavoro per qualsiasi formato di contenuto e trasformarlo in un processo eseguibile. I modelli e gli esempi possono aiutarti ulteriormente a completare ogni passaggio.

Passaggio 1: verifica i formati dei contenuti

Crea un modello con queste colonne: formato del contenuto, piattaforma di consegna principale, altre piattaforme di consegna e circostanze speciali che potrebbero esistere come parte del tuo piano di marketing dei contenuti. Quindi, compila il modello con tutti i formati di contenuto prodotti dal tuo team:

• Formato del contenuto: crei articoli? E-book? Presentazioni dal vivo? Webinar? Contenuto visivo? Elenca tutti i formati che il tuo team produce regolarmente.
• Piattaforma di consegna principale: dove viene pubblicato o condiviso prima ogni formato?
• Piattaforme di distribuzione aggiuntive: questo formato di contenuto appare su altri canali? (Queste risposte aiutano a far emergere le attività da aggiungere al processo per quel formato di contenuto. Tiene inoltre conto dei passaggi successivi alla pubblicazione per fornire un'esperienza multipiattaforma coerente.
• Circostanze e variazioni speciali: alcuni e-book sono protetti per la lead gen ma non altri? I video vengono aggiunti alle tue newsletter solo quando hai un evento o un'offerta speciale? È necessario prendere nota di eventuali variazioni che richiedono passaggi aggiuntivi.

SUGGERIMENTO: se ti rendi conto che un formato di contenuto viene utilizzato in modo significativo in più modi, suddividili in elenchi separati sul foglio di calcolo. Ad esempio, i video potrebbero essere elencati come Video – YouTube e Video – Storie di Instagram.

A questo punto, concentrati solo sulle attività di alto livello nel tuo flusso di lavoro. Non c'è bisogno di pensare ai dettagli più fini come chi crea il contenuto, chi deve approvarlo, le caratteristiche del design, ecc., per il momento.

Ecco un esempio di come potrebbe apparire un modello completato:

Utilizza questo framework per avviare l'elenco delle attività richieste, mappandole come flussi di lavoro e integrandole in un processo unificato.

Passaggio 2: elenca tutte le attività per ciascun formato

Successivamente, dovresti elencare tutte le attività necessarie per produrre un formato di contenuto per una piattaforma principale.

Potresti iniziare con il formato prodotto più frequentemente o quello più critico per i tuoi obiettivi di contenuto. In alternativa, puoi selezionare la risorsa più complessa, una che coinvolge più team o molti passaggi aggiuntivi per la produzione e la distribuzione. Vedrai perché tra un minuto.

Non preoccuparti ancora di mettere in ordine i compiti. Basta elencare come vengono in mente. Ad esempio, un "articolo editoriale" potrebbe includere questo elenco di attività:

• Determina l'argomento.
• Programma per la pubblicazione sul blog.
• Modifica copia inviata.
• Carica copia e immagini su CMS.
• Formatta il contenuto per il layout.
• Invia copia modificata all'autore per revisioni/approvazione.
• Richiedi feedback vendite/marketing sull'argomento.
• Invia link/risorse alla persona di contatto per l'e-mail giornaliera.
• Progetta e sviluppa immagini.
• Raccogli informazioni/risorse sulla biografia dell'autore.
• Fai un brainstorming sull'angolazione della storia specifica.
• Esperti in materia di intervista.
• Assegna all'autore la scrittura della copia.
• Prova e approva il layout finale.

Alcune di queste attività hanno più passaggi secondari. Ad esempio, la formattazione dell'articolo potrebbe comportare l'importazione e il ridimensionamento di immagini, l'aggiunta di collegamenti ipertestuali, l'impostazione di tag di categoria, ecc. Ma per questo esercizio, attenersi a categorie di attività ampie.

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Passaggio 3: organizzare le attività per fase di produzione

Quindi, organizza le attività in fasi di pre-produzione, produzione e post-produzione in ordine sequenziale come quello mostrato di seguito. Questo passaggio consente di mappare un flusso di lavoro senza interruzioni (passaggio quattro).

Nota questi dettagli per organizzare le tue attività in ordine logico:

• Quali attività devono essere eseguite prima che altri possano iniziare?
• Quali attività possono essere eseguite contemporaneamente?
• In che modo ogni attività deve essere annotata come completata e pronta per l'attività successiva?

SUGGERIMENTO: i tuoi processi devono tenere conto degli standard e dei requisiti stabiliti a livello aziendale o che contribuiscono ad altre funzioni organizzative. Ad esempio, potresti dover allineare le tue idee di contenuto con la governance del tuo marchio o impostare i dettagli dei metadati in base alla tua strategia SEO aziendale.

Se non sei sicuro di quali siano queste attività, questo è il momento di scoprirlo. Rende il tuo lavoro più difficile se devi collegare i passaggi mancati o riorganizzare le tue attività in un secondo momento.

Passaggio 4: assegnare ruoli e mappare il flusso di lavoro tra di essi

Da qui, aggiungi una colonna al grafico per i ruoli e i dettagli su chi è responsabile di ogni traccia. Con queste informazioni, puoi creare una mappa che mostra il flusso degli sforzi di produzione da un ruolo all'altro.

La prima parte è relativamente facile, soprattutto se si dispone di un team di marketing dei contenuti piccolo e centralizzato e di ruoli chiaramente delineati. Per le attività collaborative, includi tutti i ruoli. In questo esempio, ho inserito alcuni ruoli di pre-produzione come guida.

La determinazione dei ruoli può essere più complicata per le aziende più grandi o per quelle con responsabilità di contenuto condivise tra più reparti. Ma una volta inseriti i membri del team di marketing dei contenuti, puoi vedere dove esistono le lacune. Ciò ti aiuterà a identificare i team giusti a cui rivolgersi per l'assistenza collaborativa.

Il grafico ora fornisce tutte le informazioni necessarie per comprendere il flusso di lavoro del formato dell'articolo editoriale. Tuttavia, trasformarlo in un elemento grafico o mappa condivisibile potrebbe essere un'aggiunta utile. Aiuterà le parti interessate a visualizzare dove si inserisce il loro ruolo nel continuum di produzione e cosa deve ancora accadere.

Passaggio 5: rendere operativo e ripetere

A questo punto, hai le attività e l'ordine delle operazioni mappate per un formato di contenuto. Ora, implementalo come un processo ripetibile. Crea un meccanismo per tenere traccia e gestire le attività man mano che vengono eseguite e assicurarti che tutti abbiano ciò di cui hanno bisogno per fare la loro parte.

Puoi utilizzare i dashboard dettagliati forniti in strumenti di gestione dei progetti come Asana o Jira per creare un sistema sofisticato. Puoi anche creare tracker ed elenchi di controllo personalizzati utilizzando strumenti di lavoro basati su cloud come Airtable, Trello o Monday. Ma l'approccio più semplice potrebbe essere quello di copiare le informazioni dal grafico basato su modelli in un foglio di lavoro Google condivisibile o in un documento Excel.

Ad esempio, il team editoriale di CMI utilizza un tracker multitab simile al modello del calendario editoriale riportato di seguito. Il processo per la gestione dei contenuti programmati viene tracciato nella scheda principale, mentre le idee di brainstorming e le attività di pre-produzione ottengono le proprie schede. Ogni campo è specifico per le attività richieste per quelle parti del processo.

In precedenza, ho detto che potresti creare un processo attorno a un formato di contenuto, quindi adattarlo per altre varianti. Ecco come funziona:

• Rivisita la tabella originale che rileva circostanze speciali e variazioni che richiedono passaggi aggiuntivi.
• Scorri il grafico che indica i compiti. Identificare quali attività non sono necessarie e dovrebbero essere eliminate e quali attività dovrebbero essere aggiunte.
• Aggiungi i ruoli alle attività appena aggiunte. Utilizzando come modello ciò che hai appena fatto per gli articoli editoriali, puoi anche creare processi per altri tipi di contenuto.

Puoi capire perché desideri processi dedicati per formati di contenuto con variazioni completamente diverse. Puoi anche capire perché potresti voler iniziare con il tuo formato più complesso. Se ti concentri su un formato più semplice come i video in live streaming per Instagram, ci vorrà molto più lavoro per mappare le attività di produzione per sforzi più ampi come gli e-book.

Costruisci, rivedi, ripeti

I team di content marketing si destreggiano tra molte responsabilità. Perché non renderlo più semplice mappando i flussi di lavoro e costruendo processi affidabili per raggiungere i tuoi obiettivi di marketing? Se decidi di provare questa scorciatoia, lascia una nota nei commenti per farmi sapere come ha funzionato o cosa hai modificato per farlo funzionare meglio per il tuo team.

Immagine di copertina di Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute