Пример плана вашего следующего проекта

Есть много шагов, которые предпринимаются только для того, чтобы получить одобрение проекта. У проекта должна быть цель, а затем критерии для определения его успеха. Но как только вы продали проект с убедительным экономическим обоснованием и презентацией для ваших заинтересованных сторон, начинается настоящее веселье.

Это потому, что теперь идет планирование. Идеи — это прекрасно, но без практической дорожной карты, подробно описывающей, как вы переходите от концепции к творчеству, вы просто запутаетесь.

Ни один план никогда не материализовался полностью сформированным на вашем столе. Если только. Что вам нужно, так это программное обеспечение для планирования проектов, которое дает вам инструменты для сбора и систематизации всей рассеянной информации, которой вам нужно управлять. Но давайте начнем с простого и будем двигаться вверх.

Что составляет план проекта?

Независимо от того, руководили ли вы многими проектами или это ваш первый проект, никогда не помешает помнить основы. Давайте рассмотрим, из чего состоит план проекта. Во-первых, план проекта — это действия, задачи и ресурсы, которые вы собираетесь использовать для выполнения своего проекта.

Связанный: Бесплатный шаблон плана проекта

Хорошей новостью является то, что большая часть этих общих штрихов уже изложена в вашем экономическом обосновании, где вы предложили проект и объяснили его ожидаемую коммерческую выгоду. Но теперь вы должны описать эти реальные процессы, с помощью которых вы собираетесь привести этот проект к успеху.

Образец плана проекта

Опишите основные этапы проекта

План должен включать все части проекта, а именно:

1. Концепция и инициация: это повторение бизнес-кейса, в котором вы описали идею проекта и то, какую пользу он приносит организации. Вы уже изучили это и определили, как это можно сделать в вашем бизнес-кейсе. Теперь вы хотите расширить эти идеи и конкретизировать концепцию проекта и то, как вы планируете удовлетворить эти требования.
2. Определение и планирование. Теперь вы излагаете план в письменном виде, концентрируясь на масштабах проекта и намечая работу, которую необходимо будет выполнить. Здесь вы расставляете приоритеты задач и рассчитываете свой бюджет и расписание. Перечислите все свои задачи в порядке важности и на основе этого списка сделайте оценку того, сколько денег и времени потребуется для завершения проекта.
3. Запуск: выполнение разработанного вами плана начинается с распределения ресурсов и задач для вашей команды, которые проинформированы об их обязанностях. Это начало фактической работы, хотя это не означает, что план отложен. Всегда будут изменения, к которым вам придется приспосабливаться.
4. Производительность и контроль: Говоря об этих изменениях, при выполнении проекта очень важно отслеживать предполагаемый прогресс вашего плана проекта в соответствии с фактическим прогрессом, который фиксируется обновлениями статуса вашей команды. Это когда вы возвращаетесь к плану, чтобы перераспределить ресурсы по мере необходимости, чтобы не отставать. Чем лучше вы сможете отслеживать ход проекта, в идеале в режиме реального времени, тем более точную картину вы получите о том, где находится ваш проект и что ему нужно, чтобы не сбиться с пути. ProjectManager предлагает панель мониторинга в реальном времени, которая использует данные в реальном времени для получения абсолютно точного снимка состояния вашего проекта.
5. Закрытие: вы еще не закончили, когда закончили, теперь вам нужно получить одобрение клиента, убедиться, что все документы подписаны, платежи доставлены и т. д. Есть много обязанностей по уборке, которые вы выполняете. по-прежнему отвечает за управление, от набора членов команды до оплаты команды, поставщиков, подрядчиков и т. д.

Таким образом, план проекта — это больше, чем просто план выполнения проекта, но максимально приближенный к реалистичному снимку проекта в целом, который вы можете оценить.

Детализация в деталях

Фазы важны для того, чтобы разбить проект на части, составляющие его жизненный цикл. Теперь вам нужно перейти к мельчайшим деталям того, как вы собираетесь переходить от одной фазы к другой.

1. Составьте список задач: задачи — это небольшие работы, составляющие весь проект. Вы хотите создать подробный список, определяющий каждый шаг на пути вашего проекта. Расставьте приоритеты в этом списке. Будут задачи, имеющие решающее значение для проекта, которые необходимо выполнить, но также будут и те, которыми можно пожертвовать, не влияя на общий успех проекта.
2. Продолжительность: После того, как вы собрали все необходимые задачи для завершения проекта, вы должны выяснить, насколько это возможно, сколько времени потребуется для выполнения каждой из них. Конечно, вы можете сделать только приблизительную оценку, но вам следует использовать прошлый опыт и любые другие имеющиеся в вашем распоряжении факторы, чтобы сделать эти предположения максимально точными.
3. Зависимости: не все задачи созданы равными, некоторые не могут начаться, пока не будет завершена предыдущая. Вы должны знать, какие задачи зависят друг от друга. Зависимая задача может заблокировать другого члена команды и сбить весь проект с пути. Поэтому обязательно отметьте их в своем плане проекта и свяжите их, чтобы вы и ваша команда знали о важности завершения одного перед началом другого.
4. Ресурсы . Следующий шаг — решить, какие ресурсы вам нужны для выполнения задач за время, отведенное для каждой из них. Это может включать в себя все, от инструментов планирования проекта и членов команды до оборудования и офисных помещений. Вы должны управлять этими ресурсами, поэтому вам нужно знать, что они из себя представляют, и соответственно планировать.

Но есть еще кое-что, что нужно учитывать в плане вашего проекта.

1. Масштаб: какие действия и задачи необходимо выполнить для успешного завершения вашего проекта. Вам необходимо задокументировать эти цели проекта, от результатов и задач до затрат и сроков.
2. Вехи: это основные этапы или события в вашем проекте, которые собираются, чтобы разбить монолит проекта на более удобоваримые части. Их можно добавить на диаграмму Ганта с описанием и датой доставки — подробнее об этом далее.

Пример плана проекта

Лучший способ понять планирование проекта — это сделать его. Давайте пройдемся по шагам простого проекта, скажем, повесим, наконец, картину, которую ваша дочь нарисовала в начальной школе.

Идея и начало просты: ваша дочь спрашивает, почему вы не повесили ее рисунок. — Тебе это не нравится? она спрашивает. Конечно, вы делаете. На самом деле, вы собираетесь повесить его в гостиной, чтобы все могли видеть, как вы гордитесь ее работой. Идея состоит в том, чтобы обрамить и повесить произведение, что приносит пользу организации, возвращая мир и гармонию в семью.

Следующий шаг – определение и планирование. Запишите план и объем работ, отметив все риски и способы их устранения. Этот проект требует поездки в Target и покупки красивой, но недорогой рамы, которая стилистически дополняет работу, но не затмевает картину вашей дочери.

Таким образом, вы должны учитывать время, чтобы добраться до магазина, выбрать подходящую раму, а затем вернуться домой и собрать свою команду и инструменты. Вы попросите ее брата помочь, так как у ваших детей есть соперничество между братьями и сестрами, которое может решить совместная работа. Затем вы пройдете в этом грязном ящике на кухне и найдете молоток, гвозди и уровень. Вы поместите картину в рамку и поможете детям повесить ее, убрать, а затем погреться в лучах славы хорошо выполненной работы.

Затем вы запускаете проект и назначаете своим детям задачи, которые вы выписали ранее на этапе планирования. Во время работы могут возникнуть конфликты, которые необходимо разрешить, поскольку ваша команда не является сплоченным целым, как вы надеялись. Изменения — это часть проекта. Может гвоздей не хватит, или молоток не найдешь. Эти риски были выявлены ранее, поэтому, если они все же возникают, используйте созданный вами план действий в чрезвычайных ситуациях.

Пока вы выполняете проект, вы как менеджер проекта несете ответственность за мониторинг производительности и контроль за ней, чтобы все шло по плану, и вы не тратили время на то, чтобы вернуться в Target, чтобы купить гвозди, которые вы думали. у вас было дома.

Один из способов отслеживать ход проекта — получать отчеты о состоянии от вашей команды, когда они работают над своими задачами. Вы дали им определенное время для выполнения задачи, поэтому попросите их сообщить вам, соблюдаются ли эти сроки или они отстают. Если они отстают от графика, вам придется работать над корректировкой масштаба, либо добавляя больше времени к графику, либо распределяя ресурсы, что может означать встать с дивана и помочь.

Картина оформлена, подвешена и даже выглядит прямо. Ваши дети гордятся и хотят отпраздновать с лимонадом и печеньем. Но вы еще не закончили. Есть очистка, но что более важно, вы должны убедиться, что заинтересованная сторона проекта довольна качеством результатов. Позови маму туда, чтобы дать окончательное согласие. Тогда вечеринка может начаться. Вы и команда заслужили это.

Использование инструментов для создания плана проекта

Как видите, даже простой проект требует сбора и систематизации большого количества информации. Можно сделать это по старинке на бумаге. Конечно, многие в прошлом могли успешно завершать большие и малые проекты таким образом. Но есть инструменты планирования, которые значительно облегчают вам эту работу и делают ее более эффективной и продуктивной для проекта.

Существует бесплатный шаблон плана проекта, который поможет вам шаг за шагом составить план проекта. Хотя это шаг в правильном направлении, это отдельные документы, которыми проблематично делиться. Они могут быть перезаписаны или дубликаты могут появляться в электронных письмах людей, и все это может привести в лучшем случае к запутанной коммуникации, а в худшем — к серьезным последствиям для проекта.

Это не значит, что вы должны выбрасывать шаблоны планирования. Это отличный способ начать процесс планирования вашего проекта. Но онлайн-инструмент управления проектами предоставит вам большую гибкость, больше функций и платформу, на которой вы сможете построить настоящее сотрудничество для достижения успеха в проекте.

ProjectManager по планированию проектов

Ни один инструмент управления проектами не делает больше для планирования проекта, чем ProjectManager. Наше отмеченное наградами программное обеспечение имеет ряд мощных функций, помогающих во всех аспектах планирования проекта.

Одной из таких функций является наша диаграмма Ганта, о которой мы писали выше. Диаграммы Ганта — отличный инструмент для визуализации вашего расписания, а гистограмма создает линейную временную шкалу, показывающую вам задачи, продолжительность и даже зависимости задач. Последние связаны, поэтому вы можете видеть, где члены команды потенциально могут быть заблокированы.

Но когда вы загружаете свою диаграмму Ганта в Интернет, вы открываете совершенно новый мир возможностей управления. Во-первых, вы можете легко импортировать свой план проекта в ProjectManager из любого шаблона, на основе которого вы его составили, будь то MS Word или электронная таблица Excel, и он сохранит ваше форматирование и автоматически заполнит электронную таблицу и гистограмму вашей диаграммы Ганта.

Поскольку онлайн-диаграмма Ганта основана на облаке, ею легко пользоваться. Все ваши задачи сохраняются и хранятся удаленно, ими легко поделиться на любом устройстве, а совместная работа ведется на уровне задач. Вы можете прикреплять файлы и привязывать беседу к текущей задаче.

Как мы уже отмечали, все изменится, и онлайн-диаграмма Ганта позволяет вам регулировать продолжительность задач простым перетаскиванием курсора. Это экономит ваше время, как и автоматические уведомления, которые могут предупредить вас, когда задача завершена или вот-вот выйдет из-под контроля, поэтому вы можете увидеть ее в режиме реального времени и исправить до того, как она станет проблемой.

Онлайн-инструменты планирования проектов делают планирование более продуктивным

Это лишь одно из преимуществ планирования с помощью ProjectManager. Вам по-прежнему нужно собирать все данные, но теперь они собираются в облаке, где к ним можно легко получить доступ и поделиться ими с членами команды и заинтересованными сторонами. Каждый раз, когда вы импортируете свой список задач в программное обеспечение для управления проектами, оно создает для вас план проекта, предоставляя вам полную свободу действий по управлению успешным проектом.

Когда вы планируете проект и управляете всеми его этапами до успешного завершения, вам нужны правильные инструменты для оптимизации процесса и содействия сотрудничеству и общению. ProjectManager обладает всеми функциями, необходимыми для планирования вашего проекта, и представляет собой облачный инструмент управления проектами, который предоставляет отчеты в режиме реального времени, поэтому вы всегда четко представляете план по сравнению с фактическим выполнением проекта. Убедитесь сами, воспользовавшись нашей бесплатной 30-дневной пробной версией.