Perencanaan Komunikasi: Panduan Singkat

Semua proyek membutuhkan komunikasi antar pemangku kepentingan. Ini tampaknya cukup sederhana, tetapi berbagi informasi dengan semua orang secara jelas dan konsisten membutuhkan rencana. Tanpa satu, segalanya menjadi berantakan dan pemangku kepentingan bisa menjadi bingung dan tidak bahagia.

Di situlah perencanaan komunikasi berperan.

Apa itu Perencanaan Komunikasi?

Perencanaan komunikasi adalah proses meletakkan bagaimana komunikasi akan terjadi antara anggota tim dan pemangku kepentingan, apakah itu pada sebuah proyek, dalam sebuah organisasi atau keduanya. Dengan kata lain, manajer menggunakan rencana komunikasi untuk menciptakan proses formal untuk berbagi informasi.

Ini termasuk menciptakan sistem komunikasi dan urutan operasi yang harus diikuti. Ini mungkin terdengar kering, tetapi pada akhirnya merupakan proses kreatif dan harus diperlakukan seperti itu.

Apa Tujuan dari Rencana Komunikasi?

Membuat rencana komunikasi menyediakan kerangka kerja untuk berbagi informasi, tidak peduli tentang apa atau siapa yang dibagikan. Sangat mudah untuk berasumsi bahwa komunikasi itu sederhana—tidak perlu dipikirkan lagi. Ini adalah kesalahan umum. Karena kita sering menganggap komunikasi itu alami, mudah untuk menjadi informal.

Membuat rencana memberi Anda langkah-langkah yang tepat untuk diikuti sehingga semua orang memahami pesan dan tahu kepada siapa harus mengajukan pertanyaan jika perlu. Menggunakan rencana komunikasi sebagai struktur pesan Anda menciptakan sumber daya yang dapat diandalkan untuk digunakan semua orang.

Siapa yang Harus Fokus pada Perencanaan Komunikasi?

Perencanaan komunikasi adalah upaya kelompok, dan semua pemangku kepentingan harus berkolaborasi dalam menciptakan rencana terbaik di seluruh organisasi. Karena mereka harus konsisten terlepas dari departemen atau proyek, penting bagi semua orang untuk memahaminya.

Dikatakan demikian, perencanaan komunikasi paling efektif bila dipimpin oleh seorang individu. Tergantung pada konteks rencana (apakah itu akan dilembagakan di seluruh organisasi atau digunakan untuk satu proyek) orang ini akan bervariasi. Misalnya, rencana komunikasi untuk seluruh organisasi mungkin dibuat oleh seseorang di bagian SDM atau kepemimpinan. Sebuah rencana khusus untuk sebuah proyek, di sisi lain, akan dibuat oleh manajer proyek.

Terkait: Template Rencana Proyek Gratis untuk Word

Apa Langkah-Langkah dalam Perencanaan Komunikasi?

Sangat mudah tersesat di tengah rumput liar saat membuat rencana komunikasi. Untuk memastikan Anda mencakup semua pangkalan Anda, ikuti langkah-langkah ini:

1. Tentukan Kebutuhan Komunikasi

Tempat terbaik untuk memulai adalah dengan menentukan kebutuhan komunikasi spesifik Anda. Misalnya, sangat membantu untuk memikirkan siapa yang akan berkomunikasi. Akankah departemen yang berbeda berkomunikasi satu sama lain? Akankah SDM berkomunikasi dengan seluruh organisasi? Semua skenario potensial ini harus dipertimbangkan.

2. Nyatakan Mengapa Setiap Komunikasi Diperlukan

Salah satu hal terpenting yang perlu dipertimbangkan saat membuat rencana komunikasi adalah mengapa itu perlu. Seperti yang kami sebutkan di atas, komunikasi bisa tampak seperti sifat kedua. Mengapa kita membutuhkan rencana sama sekali? Tetapi ketika kami menunjukkan dengan tepat mengapa kami membutuhkan rencana dan bagaimana rencana itu akan meningkatkan kerja tim, kami termotivasi untuk menciptakan sesuatu yang efektif.

3. Tetapkan Bagaimana Tim Akan Berkomunikasi

Langkah ini cukup sederhana. Seseorang perlu memutuskan dengan tepat bagaimana komunikasi akan berlangsung. Dengan kata lain, alat apa yang akan digunakan tim? Misalnya, tim dapat menggunakan email untuk beberapa pesan dan aplikasi pihak ketiga, seperti Slack, untuk yang lainnya. Mungkin juga ada dokumen dan laporan yang perlu dilengkapi dan diarsipkan.

Jika Anda menggunakan perangkat lunak manajemen proyek seperti ProjectManager, maka Anda dapat mengelola semua rencana proyek, komunikasi proyek, dan dokumentasi proyek dalam satu platform online yang intuitif.

4. Putuskan Seberapa Sering Komunikasi Resmi Akan Dilakukan

Banyak rencana menetapkan interval konkret untuk komunikasi, apa pun pesannya. Komunikasi ini dapat dianggap sebagai "check-in" dan berfungsi untuk menjaga semua orang pada halaman yang sama dan merasa mendapat informasi. Ini juga menciptakan catatan tertulis tentang masa lalu.

5. Tetapkan Tanggung Jawab Komunikasi

Siapa pun yang membuat rencana juga bertanggung jawab untuk memutuskan siapa yang akan membagikan—kepala departemen, pejabat, dll. Orang-orang ini kemudian berpotensi menyampaikan pesan mereka kepada seseorang yang ditugaskan untuk menyusun pembaruan komprehensif atau memformat informasi dengan cara tertentu. Semua tanggung jawab ini perlu dipertimbangkan dan diberikan.

Terkait: 5 Template Laporan Proyek Gratis

Bagian Penting dari Rencana Komunikasi

Saat Anda menulis rencana komunikasi, ada lima hal penting yang perlu diingat. Ketika kelima hal ini dipertimbangkan, Anda dapat merasa yakin bahwa Anda telah membahas semua dasar Anda. Cara terbaik untuk memastikan Anda memahami elemen-elemen ini adalah dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut yang terkait dengan masing-masing elemen:

Hadirin

“Untuk siapa pesan ini dan apakah ada lebih dari satu audiens?”

Menetapkan audiens pesan adalah tempat terbaik untuk memulai komunikasi. Misalnya, pikirkan tentang siapa yang akan berkomunikasi, seperti departemen yang berbeda, eksekutif, agensi luar, dll. Audiens ini akan memengaruhi pesan dan cara penyampaiannya.

Pesan

“Apa pesan itu sendiri dan apakah pesan ini jelas?”

Pesan adalah apa yang mendorong rencana komunikasi. Sebelum Anda mulai membuat rencana Anda, Anda harus yakin tahu persis apa yang Anda coba komunikasikan, dalam istilah yang paling sederhana.

Tujuan Pesan

“Mengapa penting untuk membagikan pesan ini?”

Tentukan tujuan yang tepat dari pesan tersebut untuk memastikannya jelas dan mencakup semua informasi yang diperlukan. Bagaimana? Coba jelaskan tujuan pesan dengan kata-kata sesedikit mungkin. Ini bisa menjadi latihan yang menantang, tetapi meningkatkan arti-penting pesan.

Metode Komunikasi

“Bagaimana tepatnya pesan akan dibagikan dan sistem apa yang akan digunakan?”

Bagian dari perencanaan komunikasi ini cukup dipotong dan kering. Sebagai orang yang membuatnya, Anda harus memastikan anggota tim memahami dari mana pesan akan datang dan bagaimana mereka harus membalas. Misalnya, jika semua pesan Anda akan dikirim melalui saluran slack tertentu, ini perlu ditentukan. Demikian pula, jika Anda ingin menyimpan semua komunikasi Anda dalam alat manajemen proyek, ini perlu diperjelas.

Waktu Komunikasi

“Seberapa sering komunikasi harus dilakukan dan berapa interval terbaik?”

Rencana komunikasi terbaik disiapkan untuk menjaga komunikasi tetap hidup dan konsisten, bahkan jika beberapa pesan hanyalah check-in sederhana. Rencana terburuk dibuat hanya untuk menyampaikan pengumuman besar. Salah satu cara untuk mencegahnya adalah dengan menetapkan interval agar pesan keluar. Ini bisa mingguan, bulanan, atau bahkan harian, dalam beberapa kasus. Misalnya, seseorang mungkin menyertakan instruksi untuk membuat dan berbagi laporan harian dengan supervisor.

Mengapa Menggunakan Template Rencana Komunikasi?

Saat tiba waktunya untuk membuat rencana komunikasi resmi, menggunakan template bisa sangat menguntungkan. Seperti yang telah kami tunjukkan, itu bisa menjadi dokumen yang rumit dan ada lebih dari yang terlihat.

Menggunakan templat rencana komunikasi membantu melindungi Anda dari mengabaikan informasi terkait atau membuat dokumen yang sulit dipahami. Kita semua telah menulis sesuatu yang masuk akal di kepala kita tetapi tidak begitu jelas bagi pembaca lain. Templat rencana komunikasi dirancang khusus untuk menghilangkan risiko ini dan menetapkan format yang andal dan konsisten untuk berkomunikasi.

Praktik Terbaik Perencanaan Komunikasi

Perencanaan komunikasi datang dengan tantangan yang adil, seperti hal lainnya. Praktik terbaik ini dapat membantu menghindari cegukan.

Buat Sistem Akuntabilitas

Tak pelak lagi, akan ada saat-saat di mana tampaknya lebih mudah untuk "keluar dari skrip" dan melupakan mengikuti rencana. Ini terutama benar jika pesannya sederhana, tetapi tetap penting untuk mengikuti rencana demi konsistensi.

Untuk alasan ini, sangat membantu untuk menerapkan sistem akuntabilitas yang mengingatkan semua orang betapa pentingnya untuk selalu menggunakan rencana tersebut. Ketika semua orang memahami pentingnya ini, mereka cenderung tidak menyimpang dari rencana.

Evaluasi Efektivitas Secara Teratur

Membuat rencana komunikasi sebaik mungkin bisa menjadi pekerjaan yang sedang berjalan, jadi jangan letakkan milik Anda di rak untuk mengumpulkan debu. Sebaliknya, pantau keefektifannya dan terus-menerus melakukan brainstorming cara-cara baru untuk meningkatkan rencana tersebut. Seiring berkembangnya organisasi dan proyek, rencana mungkin perlu disesuaikan.

Jika ada miskomunikasi, mungkin sudah saatnya untuk menilai mengapa hal itu terjadi dan apa yang bisa dilakukan untuk menghindarinya. Demikian pula, rencana komunikasi mungkin perlu beradaptasi ketika organisasi dan proyek tumbuh agar tetap efektif.

Dengarkan Umpan Balik dari Pemangku Kepentingan

Umpan balik dari orang-orang yang benar-benar menggunakan rencana tersebut sangat berharga. Jika anggota tim dan pemangku kepentingan sangat tidak menyukai rencana tersebut, mereka cenderung tidak menggunakannya. Demikian pula, jika rencana komunikasi tidak melakukan tugasnya—dengan jelas berbagi informasi—saatnya membuat perubahan. Jika pemangku kepentingan tidak memahami informasi, tidak ada gunanya membagikannya sama sekali.

Bagaimana ProjectManager Menyederhanakan Perencanaan Komunikasi

Rencana komunikasi adalah dokumen statis. Perangkat lunak manajemen proyek menghidupkannya dan memberi anggota tim alat yang tepat yang mereka butuhkan untuk mengikuti rencana. Ketika rencana komunikasi Anda dan alat-alat ini tinggal di lokasi yang sama, rencana itu sendiri jauh lebih mudah untuk diikuti.

ProjectManager menghemat waktu dan energi yang diperlukan untuk membuat rencana komunikasi dan menjalankannya. Baik Anda menggunakan templat atau membuat rencana komunikasi dari awal, unggah dokumen ke ProjectManager sehingga setiap anggota tim tahu persis di mana menemukannya. Karena ketika rencana komunikasi mudah ditemukan dan diakses, semua orang kemungkinan besar akan menggunakannya.

Atur Tim Anda dan Keterampilan Mereka

Ketika Anda telah membuat rencana komunikasi Anda, saatnya untuk menerapkannya! ProjectManager menawarkan semua fitur yang Anda butuhkan untuk menginspirasi dan menjalankan rencana komunikasi seefektif mungkin. Anggota tim dapat meninggalkan komentar dalam tugas dan menandai satu sama lain, serta menambahkan anggota tim tambahan ke tugas. Tag dan komentar ini membuat mengajukan pertanyaan, mendapatkan jawaban menjadi mudah, dan mereferensikan komunikasi di masa mendatang menjadi sederhana.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang menyediakan platform kolaboratif bagi tim Anda untuk merencanakan, melacak, dan melaporkan kemajuan mereka. Lihat bagaimana hal itu dapat membuat proyek Anda lebih produktif dan efisien dengan mencoba perangkat lunak ini secara gratis hari ini.