Nivellement des ressources 101 : Maîtrisez cette technique de gestion de projet

Il n'y a qu'un nombre limité de ressources dans le monde et pour un projet particulier. Chaque tâche de projet nécessite une ressource qui doit respecter le calendrier, le budget, etc. du projet. Et au fur et à mesure que ce projet se déroule, vous pouvez rencontrer des défis et des événements inattendus qui vous obligent à repenser votre allocation de ressources. Le nivellement des ressources peut vous aider à redistribuer efficacement vos ressources sans affecter le calendrier de votre projet.

Qu'est-ce que le nivellement des ressources ?

Dans un projet donné, vous travaillerez avec plusieurs ressources qui doivent être utilisées simultanément. L'objectif du nivellement des ressources est de structurer les tâches d'un projet de manière optimale afin qu'aucune de vos activités ne soit bloquée par un manque de ressources. Les ressources de ce système comprennent le personnel, les matériaux et les outils nécessaires pour mener à bien le projet. Le nivellement des ressources est un aspect essentiel de la planification des ressources.

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Dans le nivellement des ressources, chaque ressource se voit attribuer une date de début de ressource (RS) et une date de fin de ressource (RF) pour déterminer quand elle peut être utilisée pour une activité. Les dates RS et les dates RF sont modifiées en fonction des ressources disponibles et sont mises en correspondance avec la demande nécessaire au projet.

Comment faire

Pour effectuer le nivellement des ressources, commencez par créer une date de début et de fin de référence, avec des échéances flexibles entre les deux. Planifiez d'abord les activités les plus prioritaires, puis les activités les moins prioritaires. Les priorités ici sont déterminées par la valeur flottante totale de chaque activité. La valeur flottante d'une tâche est généralement déterminée par le retard d'une tâche sans empêcher les autres tâches de progresser. Une fois la valeur flottante prise en compte, le calendrier peut être cartographié de manière algorithmique afin que les risques du projet puissent être atténués et qu'il puisse y avoir une petite marge d'erreur.

Si cela est fait avec succès, vous vous retrouverez avec une nouvelle chronologie des dates RS et RF à associer à votre CPM : dans de nombreux cas, le nivellement des ressources est souvent associé à la méthode du chemin critique (CPM). La méthode du chemin critique exige que les tâches soient cartographiées au sein d'un projet à l'avance en fonction de leurs dépendances et qu'elles disposent de périodes de temps flexibles pour s'accomplir.

Au fur et à mesure qu'un projet progresse, de nombreux chefs de projet sont confrontés à la triple contrainte, où, dans un projet donné, il existe trois contraintes principales : le coût, la portée et le temps. En raison de ces contraintes, le nivellement des ressources peut être un outil utile pour les chefs de projet.

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Quand le nivellement des ressources est-il requis ?

Le nivellement des ressources est utilisé lorsqu'il y a pénurie de ressources. Cela inclut lorsqu'une ressource n'est pas disponible pour une certaine plage de dates, lorsqu'elle doit être partagée avec d'autres équipes ou lorsque la demande dépasse l'offre.

Comme mentionné précédemment, le nivellement des ressources fonctionne mieux dans le modèle CPM, tout en tenant compte de la triple contrainte afin d'aider à nettoyer un arriéré de projets.

Exemples concrets qui exigent un nivellement des ressources

Le nivellement des ressources est le plus important lorsque vous devez naviguer dans un futur problème potentiel de projet, atténuer les risques et vous assurer que le résultat net est atteint efficacement. Plus précisément, il est idéal pour ceux qui gèrent de nombreux backlogs, comme les équipes informatiques ou le support client. Par exemple, cela peut être particulièrement utile pour les fournisseurs de services Internet qui tentent de programmer l'arrivée des agents de maintenance au domicile de leurs clients.

Le nivellement des ressources peut tenir vos collègues informés de ce qui va suivre, ce qui est le plus important à éliminer le plus tôt possible, et garder vos parties prenantes satisfaites du temps qu'il a fallu pour accomplir la tâche. En fin de compte, cette méthode peut faire la différence entre un projet qui dépasse largement son échéance et un backlog effacé.

Dans quelle phase du projet le nivellement des ressources est-il important ?

Il entre généralement en jeu à mi-chemin du projet, sur n'importe quelle partie du chemin. Cependant, il est important d'en tenir compte dès le départ, tout comme vous tracez le chemin critique de vos projets.

Comme nous l'avons mentionné précédemment, une fois terminé avec succès, cela vous donnera un nouveau calendrier à présenter aux principales parties prenantes. Mais quelque chose à noter : une fois que votre ressource commence la tâche, elle continuera sans interruption jusqu'à ce que cette ressource ait terminé la tâche. Cela signifie que les dates RS et RF sont attribuées au même niveau, donc cela ne devrait pas trop interrompre votre chronologie si cela est fait correctement.

Quelles sont les bonnes pratiques et techniques ?

Comme c'est généralement le cas avec les meilleures pratiques de gestion de projet, tout dépend de la façon dont vous vous préparez. Voici une liste de contrôle pour vous aider à démarrer.

1. Développez votre emploi du temps autour du temps qu'il faut à une ressource pour accomplir une tâche.
2. Ensuite, une fois le CPM créé, considérez le nombre de ressources nécessaires pour chaque tâche.
3. Déterminez comment attribuer une priorité à chaque tâche et chargez chacune dans le calendrier, divisée par importance.
4. Demandez à votre CPM de calculer algorithmiquement les dates de début et de fin de votre nouveau projet.
5. Gardez une trace des activités déjà programmées et notez combien de temps elles nécessitent. De cette façon, vous pouvez planifier à l'avance les activités futures de calibre similaire.

Le moyen le plus simple de mettre en œuvre la liste de contrôle ci-dessus consiste à utiliser un logiciel de gestion de projet robuste et complet comme ProjectManager, où vous pouvez suivre vos ressources et attribuer des projets en fonction de la disponibilité. Parce que lorsqu'il y a beaucoup d'assiettes tournantes, il peut être facile de perdre de vue celles qui sont les plus importantes à suivre. Et c'est exactement ce qu'est le nivellement des ressources.

Quels sont les pièges à surveiller ?

À la base, le nivellement des ressources est une méthode de gestion de crise. Faire face à des conflits complexes ? Le nivellement des ressources les démêle. Cependant, cela se fait généralement au détriment de l'une des trois contraintes que nous avons mentionnées : coût, portée ou temps. Ainsi, même au début, le risque d'erreur est élevé et des incidents mineurs sont intégrés au processus.

Attendez-vous à ce que les projets soient résolus en temps opportun, mais au détriment du coût ou de la portée. Obtenez des tâches accomplies dans les limites du budget, mais au détriment du temps ou de la portée. Atteindre l'ensemble de la portée du projet, mais au détriment du coût ou du temps.

Quelles sont les conséquences d'un mauvais nivellement des ressources ?

Le nivellement des ressources est finalement le palliatif à un problème émergent. Alors si ça échoue ? Les résultats pourraient signifier un projet retardé, manquer des ressources car elles sont transférées vers d'autres départements et coûter de l'argent à votre entreprise.

En termes réels ?

Les problèmes pourraient avoir un effet domino. Les fournisseurs pourraient être retardés, les usines pourraient être indisponibles, des expéditions pourraient être manquées, la production pourrait être décalée et contrainte à un manque de temps, et le leadership pourrait être affecté par la perturbation de ses résultats. Bref, cela pourrait affecter négativement votre gestion logistique.

Parce que ce processus jongle avec les ressources entre les projets, il a le potentiel de rendre les choses beaucoup plus compliquées qu'elles ne l'auraient été au début du projet. C'est pourquoi il est important d'avoir un mécanisme en place pour suivre le calendrier et les jalons de votre projet, afin de ne rien manquer.

Comment ProjectManager peut aider avec le nivellement des ressources

Comme mentionné précédemment, avec une plate-forme basée sur le cloud comme ProjectManager, vous pouvez accéder à des outils de gestion de projet pour planifier les ressources, équilibrer les charges de travail et réaffecter les tâches. Sachez quelles activités sont dédiées à qui, quand elles sont dues et combien elles coûtent. Obtenez la visibilité dont vous avez besoin pour suivre avec précision vos ressources afin de prendre des décisions éclairées en vous inscrivant à notre logiciel de gestion de projet primé.

Le nivellement des ressources vous aidera à résoudre les obstacles du projet au fur et à mesure qu'ils surviennent. Avec un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud comme ProjectManager, obtenez les outils dont vous avez besoin pour suivre efficacement vos ressources dès le départ. Profitez de notre essai gratuit de 30 jours, où vous pouvez accéder à notre diagramme de Gantt interactif et obtenir une visibilité sur la charge de travail de toute votre équipe.