Comment les agences estiment le coût et le temps du projet pour maximiser les revenus de tous les projets clients

Apprendre à estimer le coût et le temps d'un projet pour votre agence est essentiel pour la croissance des revenus et la satisfaction des clients.

Évaluer le temps et le coût d'un projet peut être difficile, en particulier lorsque l'on considère les bénéfices de l'agence et la création de valeur pour vos clients. Alors, comment établir un équilibre entre les deux ?

Si votre agence a du mal à estimer le coût et le temps du projet, voici quelques points à considérer, y compris le type de projet et des exemples d'agence :

Comment estimer le coût d'un projet

Estimer les coûts avant de démarrer un projet est vital pour plusieurs raisons :

• Vous pouvez comprendre les attentes des clients, y compris leur budget et leurs objectifs commerciaux.
• Le client peut décider s'il souhaite investir dans vos services au prix indiqué.
• Vous pouvez fournir une répartition du projet en tâches que les membres de l'équipe doivent accomplir.
• Vous pouvez définir votre approche et les ressources que vous devez utiliser.

Lorsque vous estimez le coût d'un projet, il est important de se rappeler que ces frais sont un calcul et non une garantie du prix final.

Vous pouvez estimer le coût du projet en décomposant le travail en tâches plus petites ou en jalons requis pour terminer le projet. Réfléchissez à ce que pourraient être ces tâches et aux ressources nécessaires pour accomplir chaque tâche. Par exemple:

• Quels membres de l'équipe doivent être affectés au projet ?
• Quel logiciel est requis ?
• Le déplacement est-il obligatoire ?

De plus, vous devez tenir compte du temps nécessaire pour terminer chaque tâche et de ce qu'il faudra pour réaliser un profit, pas seulement pour atteindre le seuil de rentabilité.

Voici quelques méthodes que vous pouvez utiliser pour estimer le temps et le coût…

1. Approche ressources et temps

Cette méthode est idéale pour les projets difficiles à mesurer en raison de leur grande taille, ou dont les jalons peuvent changer en cours de route.

Il prend en compte les estimations de temps et le nombre de ressources utilisées. L'avantage d'estimer le coût du projet en utilisant cette approche est que le client continue de payer, même si le projet prend plus de temps que prévu.

Mais, le risque est que si le projet est terminé plus tôt que prévu, l'agence devra rembourser au client les ressources/temps non utilisés.

2. Prix fixe avec une approche de taux mixte

Estimez le coût du projet avec un prix fixe et un taux mixte et vous facturerez aux clients des frais globaux, plutôt que d'utiliser les tarifs spécialisés des membres de votre équipe.

Cette méthode intègre généralement le coût moyen de l'ensemble de l'équipe (en combinant les tarifs individuels et en les divisant par le nombre de membres de l'équipe).

Un prix fixe fonctionne bien lorsqu'il y a un projet simple avec moins de jalons. Par exemple, la conception d'un flyer événementiel ou la création d'une page de destination spécifique post-clic.

Cependant, cela peut être un risque pour l'agence, surtout si vous dépensez le budget avant l'achèvement ou si le projet prend plus de temps que prévu pour se terminer.

3. Approche d'élaboration du budget

Une approche de développement budgétaire prend en compte différentes options qui peuvent être ajoutées ou supprimées au cours de la phase de développement en fonction du budget du client pour chaque partie du processus. Cette méthode fonctionne bien pour les projets créatifs à grande échelle qui impliquent de nombreux aspects, tels que la production vidéo.

Étant donné que la production vidéo peut être un projet de grande envergure, l'utilisation de cette approche permet à la fois à l'agence et au client d'envisager un budget de base en plus des augmentations ou des diminutions pour les éléments créatifs (comme plusieurs lieux de tournage, infographie, etc.).

Estimation des coûts et des délais par type de projet

Avant une estimation des coûts d'un projet, la première chose que vous devez considérer est le type de projet. Vous devez comprendre les objectifs de votre client pour établir le type de résultats qu'il recherche.

Par exemple, le projet est-il une activité ponctuelle, telle que la rédaction d'un article de blog individuel, ou nécessite-t-il un travail continu, tel que le développement d'une nouvelle stratégie de contenu ?

Voici quelques-uns des différents types de projets que vous pouvez proposer pour comprendre comment le coût d'un projet est calculé…

création de sites web

Un projet de conception Web peut aller d'une tâche à petite échelle comme la mise en œuvre d'une nouvelle navigation à une refonte complète complète. Pour estimer le coût du projet, vous pouvez utiliser l'une des approches énumérées ci-dessus.

Mais, en considérant le type de projet, vous souhaiterez peut-être utiliser une méthode de référence - en examinant les projets précédents terminés et en utilisant des projets similaires pour fournir un coût estimé.

L'agence Vintage considère le type de site Web dont le client a besoin lors de l'estimation des coûts du projet.

L'agence note que les différents types de sites Web ont des coûts et des délais variables. Par exemple, une page de destination post-clic peut être construite plus rapidement qu'un site Web complet. Ils suggèrent d'utiliser un outil comme Konigi, une calculatrice gratuite pour estimer le coût et le temps d'un projet web :

La conception Web comprend généralement la planification, la conception de solutions, le développement front-end et back-end, la mise en œuvre de contenu et les tests. Chaque étape peut être décomposée en tâches plus petites.

Vintage Agency propose de surestimer le temps estimé d'un projet, en plus de prévoir une marge d'erreur.

Marketing de contenu

Comme la conception de sites Web, les tâches de contenu varient considérablement. Les campagnes de marketing de contenu étendues nécessitent du temps sur la planification stratégique globale, la recherche de mots clés, les idées de contenu, la rédaction, l'édition, la publication de contenu, la promotion et l'analyse métrique.

Pour le démontrer, l'agence de marketing de contenu, Jawfish Digital, estime les coûts du projet en suivant le temps passé sur chaque tâche. En suivant le temps consacré à chaque tâche pour les clients actuels, l'agence peut estimer plus précisément le temps et le coût des projets futurs :

Production vidéo

La production vidéo est souvent un projet de grande envergure. OC Creative estime les coûts en utilisant une approche de développement budgétaire.

L'agence fournit un coût initial du projet, informant les clients que le prix final peut être supérieur ou inférieur en fonction du développement. Le coût global dépendra du script et du concept de la vidéo.

L'utilisation d'une approche de développement budgétaire permet aux clients d'augmenter ou de diminuer les coûts spécifiques de production, tout en permettant à l'agence d'utiliser sa créativité sans se soucier des contraintes budgétaires. Par exemple, lors des discussions avec les clients, des options créatives peuvent être ajoutées ou supprimées en fonction de la portée du projet, entraînant des changements de coût.

Annonces sur les réseaux sociaux

Lyfe Marketing utilise un modèle de tarification à frais fixes pour estimer le coût et le temps du projet pour les publicités sur les réseaux sociaux :

L'utilisation d'une approche à frais fixes offre une transparence pour le client : il comprend exactement pour quels services il paie avec les mêmes frais facturés chaque mois.

SEO/SEM

Dagmar Marketing estime le coût et le temps du projet en fournissant des frais personnalisés pour chaque client :

L'agence reconnaît que le SEO/SEM peut couvrir un large éventail de tâches, notamment le développement de contenu, l'optimisation de la conversion et le conseil en référencement. Fournir une fourchette de prix approximatif permet aux clients de déterminer s'ils ont le budget pour leurs services.

Dagmar Marketing tarife ses services en utilisant à la fois une tarification basée sur le coût et la valeur : les frais de configuration initiaux sont fixes, tandis que les coûts continus, tels que les tâches nécessaires pour atteindre les objectifs de la campagne, sont basés sur la valeur.

La tarification personnalisée basée sur des honoraires permet à l'agence de prendre en compte la portée globale du projet et les besoins du client. Par exemple, le client 1 (une grande entreprise locale) peut n'avoir besoin que d'une configuration initiale des services de référencement, tandis que le client 2 (une nouvelle petite entreprise locale) peut nécessiter une configuration en plus des services SEM sur une base mensuelle.

Un événement marketing

Semblable aux autres types de projets mentionnés dans cet article, le marketing événementiel peut prendre des mois de planification, allant de petits événements locaux à des événements nationaux. On The Avenue Marketing estime le temps et le coût en demandant d'abord aux clients quel est leur budget :

Les événements peuvent coûter cher. Il faut non seulement prendre en compte le marketing, mais également les frais d'hébergement, les assurances, le personnel, les voyages, le matériel, la restauration, etc. C'est avant que les frais d'agence ne soient calculés.

La stratégie d'événement, le développement de concepts, la recherche et la production d'événements prennent du temps et tous les événements ne seront pas identiques.

Make Events utilise également des devis personnalisés pour les clients potentiels. Cependant, l'agence décompose sa tarification en quatre éléments : création et pré-planification, gestion d'événements sur place, services d'événements externes et frais de gestion :

L'utilisation d'une approche de devis personnalisé prend en compte la taille de l'événement, le personnel, les éléments externes, y compris les voyages et la nourriture, ainsi que l'assurance et l'approvisionnement. Avec ce niveau de transparence, les clients peuvent mieux comprendre où leur argent est alloué.

Publicité par e-mail

Le marketing par e-mail ne comprend pas seulement l'envoi de messages. Au contraire, cela peut également inclure l'envoi de newsletters, la création d'entonnoirs de messagerie et l'entretien de prospects. Ces tâches sont souvent facturées sur une base mensuelle, à moins que la configuration initiale ne soit la seule tâche requise.

En référençant Lyfe Marketing, ils utilisent un modèle de prix fixe pour les publicités sur les réseaux sociaux, mais aussi les services de marketing par e-mail :

L'agence note que leurs frais sont basés sur le nombre d'e-mails envoyés et de campagnes gérées, plutôt que sur des frais spécifiques pour tout. Cette approche permet à Lyfe Marketing d'adapter sa tarification aux besoins du client ; ceux qui nécessitent moins d'e-mails et de campagnes paieront des frais inférieurs.

Publicités Google ou publicités Facebook

La configuration des publicités Google ou Facebook est généralement une tâche ponctuelle, à moins que le client n'ait besoin d'une gestion continue des publicités. Pour la configuration et la gestion, nous nous tournons vers Everest Agency propose les deux comme exemple ici :

L'agence utilise une méthode d'honoraires horaires pour estimer le coût de la mise en place des annonces. Cette approche leur permet de facturer au client le temps global nécessaire à la mise en place des annonces. De plus, l'agence fait probablement appel à des experts internes pour créer des annonces. Par conséquent, ils peuvent estimer le coût en utilisant le taux horaire du membre de l'équipe plus le profit.

Création d'un ebook

Le développement d'un ebook est normalement facturé comme un projet individuel, séparé des autres services. Cependant, Big Ideas Machine utilise une approche de tarification basée sur le crédit pour facturer ses clients :

En utilisant un modèle de tarification basé sur le crédit, l'agence travaille sur une approche axée sur les résultats plutôt que sur le temps, de sorte que les clients ont l'impression de payer pour la valeur plutôt que pour la main-d'œuvre :

Estimer le coût et le temps du projet avec plus de précision

Estimer les coûts et le temps d'un projet est difficile, mais être franc avec vos clients sur le fonctionnement de votre tarification renforce la transparence et la confiance.

Votre structure de prix dépendra du type de projet et de l'ampleur du projet global. Les erreurs dans vos estimations peuvent être coûteuses, alors calculez vos projections avec précision et assurez-vous de tenir compte des coûts cachés, tels que des employés supplémentaires ou des ressources tierces qui peuvent être nécessaires.

Comprenez exactement quels sont les objectifs de votre client, car dépasser les attentes des clients pour livrer un projet réussi et rentable est la clé de la croissance de l'agence.

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