Como as agências estimam o custo e o tempo do projeto para maximizar a receita de todos os projetos do cliente

Aprender como estimar o custo e o tempo do projeto para sua agência é essencial para o crescimento da receita e clientes satisfeitos.

Citar o tempo e o custo do projeto pode ser desafiador, especialmente quando se considera o lucro da agência e a entrega de valor aos seus clientes. Então, como você estabelece um equilíbrio entre os dois?

Se sua agência se esforça para estimar o custo e o tempo do projeto, aqui estão alguns pontos a serem considerados, incluindo tipo de projeto e exemplos de agência:

Como estimar o custo do projeto

Estimar os custos antes de iniciar um projeto é vital por vários motivos:

• Você pode entender as expectativas do cliente, incluindo seu orçamento e metas de negócios.
• O cliente pode decidir se deseja investir nos seus serviços pelo preço cotado.
• Você pode fornecer uma divisão do projeto em tarefas para os membros da equipe concluírem.
• Você pode definir sua abordagem e os recursos que você precisa usar.

Ao estimar o custo de um projeto, é importante lembrar que essa taxa é um cálculo, não uma garantia do preço final.

Você pode estimar o custo do projeto dividindo o trabalho em tarefas menores ou marcos necessários para concluir o projeto. Pense sobre o que essas tarefas podem ser e quais recursos são necessários para concluir cada tarefa. Por exemplo:

• Quais membros da equipe precisam ser atribuídos ao projeto?
• Qual software é necessário?
• É necessário viajar?

Além disso, você deve considerar o tempo para concluir cada tarefa e o que será necessário para obter lucro, não apenas para empatar.

Aqui estão alguns métodos que você pode usar para estimar tempo e custo ...

1. Recursos e abordagem de tempo

Este método é ideal para projetos que são difíceis de medir devido ao tamanho extenso ou onde os marcos podem mudar ao longo do caminho.

Fatora as estimativas de tempo e o número de recursos usados ​​em consideração. A vantagem de estimar o custo do projeto usando essa abordagem é que o cliente continua a pagar, mesmo que o projeto demore mais do que o esperado.

Porém, o risco é que, se o projeto for concluído antes do previsto, a agência precisará reembolsar o cliente por quaisquer recursos / tempo não utilizados.

2. Preço fixo com abordagem de taxa combinada

Estime o custo do projeto com um preço fixo e taxa combinada e você cobrará dos clientes uma taxa geral, em vez de usar taxas especializadas de indivíduos em sua equipe.

Este método geralmente incorpora o custo médio de toda a equipe (combinando taxas individuais e dividindo-as pelo número de membros da equipe).

Um preço fixo funciona bem quando há um projeto direto com menos marcos. Por exemplo, o design de um folheto de evento ou a criação de uma página de aterrissagem pós-clique específica.

No entanto, pode ser um risco para a agência, especialmente se você gastar o orçamento antes da conclusão ou se o projeto demorar mais do que o esperado para ser concluído.

3. Abordagem de desenvolvimento de orçamento

Uma abordagem de desenvolvimento de orçamento leva em consideração várias opções que podem ser adicionadas ou descartadas durante o estágio de desenvolvimento, dependendo do orçamento do cliente para cada parte do processo. Este método funciona bem para projetos criativos em grande escala que envolvem muitos aspectos, como a produção de vídeo.

Como a produção de vídeo pode ser um projeto extenso, o uso dessa abordagem permite que a agência e o cliente considerem um orçamento básico, além de aumentos ou reduções para elementos criativos (como vários locais definidos, gráficos de computador etc.).

Estimativa de custo e tempo por tipo de projeto

Antes de uma estimativa de custo do projeto, a primeira coisa que você precisa considerar é o tipo de projeto. Você precisa entender os objetivos do seu cliente para estabelecer o tipo de resultados que ele procura.

Por exemplo, o projeto é uma atividade única, como escrever um artigo individual para um blog, ou requer trabalho contínuo, como desenvolver uma nova estratégia de conteúdo?

Aqui estão alguns dos diferentes tipos de projetos que você pode oferecer para entender como o custo de um projeto é calculado ...

Designer de Web

Um projeto de web design pode variar de uma tarefa de pequena escala, como implementar uma nova navegação, até um redesenho completo e completo. Para estimar o custo do projeto, você pode usar uma das abordagens listadas acima.

Mas, ao considerar o tipo de projeto, você pode querer usar um método de referência - olhar para projetos anteriores concluídos e usar projetos semelhantes para fornecer uma estimativa de custo.

A agência vintage considera o tipo de site que o cliente exige ao estimar os custos do projeto.

A agência observa que diferentes tipos de sites têm custos e prazos variados. Por exemplo, uma página de destino pós-clique pode ser construída mais rapidamente do que um site completo. Eles sugerem o uso de uma ferramenta como o Konigi, uma calculadora gratuita para estimar o custo e o tempo de um projeto da web:

O design da Web geralmente inclui planejamento, design de solução, desenvolvimento de front e back end, implementação de conteúdo e teste. Cada estágio pode ser dividido em tarefas menores.

A Vintage Agency sugere superestimar a estimativa de tempo para um projeto, além de permitir uma margem de erro.

Marketing de conteúdo

Assim como o design da web, as tarefas de conteúdo variam um pouco. Extensas campanhas de marketing de conteúdo exigem tempo no planejamento estratégico geral, pesquisa de palavras-chave, ideias de conteúdo, redação, edição, postagem de conteúdo, promoção e análise de métrica.

Para demonstrar, a agência de marketing de conteúdo, Jawfish Digital, estima os custos do projeto rastreando o tempo gasto em cada tarefa. Ao rastrear o tempo gasto em cada tarefa para os clientes atuais, a agência pode estimar o tempo e o custo para projetos futuros com mais precisão:

Produção de vídeo

A produção de vídeo costuma ser um projeto extenso. OC Creative estima os custos usando uma abordagem de desenvolvimento de orçamento.

A agência fornece um custo inicial do projeto, informando aos clientes que o preço final pode ser maior ou menor dependendo do desenvolvimento. O custo geral dependerá do roteiro e do conceito do vídeo.

Usar uma abordagem de desenvolvimento de orçamento permite que os clientes aumentem ou diminuam custos específicos de produção, enquanto permite que a agência use sua criatividade sem se preocupar com as restrições orçamentárias. Por exemplo, durante as discussões com o cliente, opções criativas podem ser adicionadas ou eliminadas dependendo do escopo do projeto, levando a mudanças no custo.

Anúncios de mídia social

Lyfe Marketing usa um modelo de preço de taxa fixa para estimar o custo do projeto e o tempo para anúncios de mídia social:

Usar uma abordagem de taxa fixa fornece transparência para o cliente: eles entendem exatamente quais serviços estão pagando com a mesma taxa cobrada a cada mês.

SEO / SEM

A Dagmar Marketing estima o custo e o tempo do projeto, fornecendo uma taxa personalizada para cada cliente individual:

A agência reconhece que SEO / SEM pode cobrir uma ampla gama de tarefas, incluindo desenvolvimento de conteúdo, otimização de conversão e consultoria de SEO. Fornecer uma faixa de preço aproximada permite que os clientes determinem se eles têm orçamento para seus serviços.

A Dagmar Marketing precifica seus serviços usando preços baseados em custo e valor: as taxas de configuração inicial são fixas, enquanto os custos contínuos, como tarefas necessárias para atingir os objetivos da campanha, são baseados em valor.

O preço com base em taxas personalizadas permite que a agência considere o escopo geral do projeto e as necessidades do cliente. Por exemplo, o cliente 1 (uma grande empresa local) pode exigir apenas uma configuração inicial de serviços de SEO, enquanto o cliente 2 (uma nova pequena empresa local) pode exigir uma configuração além dos serviços SEM mensalmente.

Marketing de Eventos

Semelhante a outros tipos de projetos mencionados neste artigo, o marketing de eventos pode levar meses de planejamento, variando de pequenos eventos locais a eventos nacionais. On The Avenue Marketing estima o tempo e o custo perguntando inicialmente aos clientes qual é o seu orçamento:

Os eventos podem ser caros. Não há apenas marketing a ser considerado, mas também taxas de hospedagem, seguro, pessoal, viagens, materiais, catering e muito mais a considerar. Isso antes de quaisquer taxas de agência serem calculadas.

Estratégia de evento, desenvolvimento de conceito, pesquisa e produção de eventos consomem tempo e nem todos os eventos serão iguais.

O Make Events também usa cotações personalizadas para clientes em potencial. No entanto, a agência divide seus preços em quatro elementos: criativo e pré-planejamento, gerenciamento de eventos no local, serviços de eventos externos e taxas de manuseio:

O uso de uma abordagem de orçamento personalizado leva em consideração o tamanho do evento, a equipe, os elementos externos, incluindo viagens e alimentação, bem como seguro e fornecimento. Com esse nível de transparência, os clientes podem entender melhor onde seu dinheiro é alocado.

Marketing de email

O marketing por email não abrange apenas o envio de mensagens. Em vez disso, também pode incluir o envio de boletins informativos, a criação de funis de e-mail e o incentivo a leads. O preço dessas tarefas costuma ser mensal, a menos que a configuração inicial seja a única tarefa necessária.

Fazendo referência ao Lyfe Marketing novamente, eles usam um modelo de preço fixo para anúncios de mídia social, mas também serviços de marketing por e-mail:

A agência observa que sua taxa é baseada no número de emails enviados e campanhas gerenciadas, ao invés de uma taxa específica para tudo. Essa abordagem permite que a Lyfe Marketing adapte seus preços às necessidades do cliente; aqueles que exigem menos e-mails e campanhas pagarão uma taxa mais baixa.

Anúncios do Google ou anúncios do Facebook

Configurar anúncios do Google ou do Facebook é geralmente uma tarefa única, a menos que o cliente exija um gerenciamento contínuo de anúncios. Para configuração e gerenciamento, recorremos às ofertas da Agência Everest, ambos como exemplo aqui:

A agência usa um método de taxa por hora para estimar o custo de criação de anúncios. Essa abordagem permite que eles cobrem do cliente o tempo total gasto para configurar os anúncios. Além disso, a agência provavelmente usa especialistas internos para configurar anúncios. Portanto, eles podem estimar o custo usando a taxa horária do membro da equipe mais o lucro.

Criação de um e-book

O desenvolvimento de um e-book normalmente é cobrado como um projeto individual, separado de outros serviços. No entanto, a Big Ideas Machine usa uma abordagem de preços baseada em crédito para cobrar de seus clientes:

Ao usar um modelo de precificação baseado em crédito, a agência trabalha em uma abordagem de resultado em vez de baseada no tempo, para que os clientes sintam que estão pagando pelo valor em vez do trabalho:

Estimar o custo e o tempo do projeto com mais precisão

Estimar os custos e o tempo do projeto é um desafio, mas ser franco com seus clientes sobre como funciona o preço cria transparência e confiança.

Sua estrutura de preços dependerá do tipo de projeto e da escala do projeto geral. Erros em suas estimativas podem ser caros, portanto, calcule suas projeções com precisão e certifique-se de levar em conta os custos ocultos, como funcionários extras ou recursos de terceiros que podem ser necessários.

Entenda exatamente quais são os objetivos do seu cliente, porque superar as expectativas do cliente para entregar um projeto bem-sucedido e lucrativo é a chave para o crescimento da agência.

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