Planification des communications : un guide rapide

Tous les projets nécessitent une communication entre les parties prenantes. Cela semble assez simple, mais partager des informations avec tout le monde de manière claire et cohérente nécessite un plan. Sans un, les choses deviennent désordonnées et les parties prenantes peuvent devenir confuses et mécontentes.

C'est là que la planification de la communication entre en jeu.

Qu'est-ce que la planification de la communication ?

La planification de la communication est le processus consistant à définir comment la communication aura lieu entre les membres de l'équipe et les parties prenantes, que ce soit sur un projet, dans une organisation ou les deux. En d'autres termes, les responsables utilisent un plan de communication pour créer un processus formel de partage d'informations.

Cela comprend la création de systèmes de communication et l'ordre des opérations à suivre. Cela peut sembler sec, mais il s'agit en fin de compte d'un processus créatif et doit être traité comme tel.

A quoi sert un plan de communication ?

La création d'un plan de communication fournit un cadre de partage d'informations, peu importe de quoi il s'agit ou avec qui il est partagé. Il est facile de supposer que la communication est simple, une évidence. C'est une erreur courante. Parce que nous supposons souvent que la communication est naturelle, il est facile de devenir informel.

La création d'un plan vous donne les étapes exactes à suivre pour que chacun comprenne le message et sache à qui poser des questions en cas de besoin. L'utilisation d'un plan de communication comme structure de votre message crée une ressource fiable que tout le monde peut utiliser.

Qui devrait se concentrer sur la planification de la communication ?

La planification de la communication est un effort de groupe et toutes les parties prenantes doivent collaborer pour créer le meilleur plan possible à l'échelle de l'organisation. Parce qu'ils doivent être cohérents quel que soit le département ou le projet, il est important que tout le monde les comprenne.

Cela étant dit, la planification de la communication est plus efficace lorsqu'elle est dirigée par un individu. Selon le contexte du plan (qu'il soit institué à l'échelle de l'organisation ou utilisé pour un seul projet), cette personne variera. Par exemple, un plan de communication pour toute une organisation peut être créé par une personne des RH ou de la direction. Un plan spécial pour un projet, en revanche, serait créé par le chef de projet.

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Quelles sont les étapes de la planification de la communication ?

Il est facile de se perdre dans les mauvaises herbes lors de la création d'un plan de communication. Pour vous assurer de couvrir toutes vos bases, suivez ces étapes :

1. Déterminer les besoins en communication

Le meilleur endroit pour commencer est de déterminer vos besoins spécifiques en matière de communication. Par exemple, il est utile de penser à qui communiquera. Les différents départements communiqueront-ils entre eux ? Les RH communiqueront-elles avec l'ensemble de l'organisation ? Tous ces scénarios potentiels doivent être pris en compte.

2. Indiquez pourquoi chaque communication est nécessaire

L'une des choses les plus importantes à considérer lors de la création d'un plan de communication est pourquoi c'est même nécessaire. Comme nous l'avons mentionné ci-dessus, la communication peut sembler une seconde nature. Pourquoi avons-nous besoin d'un plan? Mais lorsque nous identifions exactement pourquoi nous avons besoin d'un plan et comment ce plan améliorera le travail d'équipe, nous sommes motivés pour créer quelque chose d'efficace.

3. Établissez comment l'équipe communiquera

Cette étape est assez simple. Quelqu'un doit décider exactement comment la communication aura lieu. En d'autres termes, quels outils l'équipe utilisera-t-elle ? Par exemple, les équipes peuvent utiliser le courrier électronique pour certains messages et des applications tierces, comme Slack, pour d'autres. Il peut également y avoir des documents et des rapports qui doivent être complétés et archivés.

Si vous utilisez un logiciel de gestion de projet comme ProjectManager, vous pouvez gérer tous vos plans de projet, communications de projet et documentation de projet sur une plateforme en ligne intuitive.

4. Décidez de la fréquence des communications officielles

De nombreux plans fixent des intervalles concrets pour la communication, quel que soit le message. Ces communications peuvent être considérées comme des « vérifications » et servent à garder tout le monde sur la même longueur d'onde et à se sentir informé. Cela crée également une trace écrite du passé.

5. Attribuer des responsabilités de communication

Celui qui crée le plan est également responsable de décider qui fera le partage - chefs de département, agents, etc. Ces personnes pourraient alors potentiellement transmettre leurs messages à quelqu'un chargé de mettre en place une mise à jour complète ou de formater les informations d'une certaine manière. Toutes ces responsabilités doivent être prises en compte et attribuées.

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Parties importantes d'un plan de communication

Lorsque vous rédigez un plan de communication, il y a cinq choses importantes à garder à l'esprit. Lorsque ces cinq éléments sont pris en compte, vous pouvez être sûr d'avoir couvert toutes vos bases. La meilleure façon de vous assurer que vous comprenez ces éléments est de répondre aux questions suivantes liées à chacun :

Spectateurs

« À qui s'adresse ce message et y a-t-il plus d'un public ? »

Établir le public du message est le meilleur endroit pour commencer la communication. Par exemple, pensez à qui communiquera, comme les différents départements, cadres, agences extérieures, etc. Ce public affectera le message et la manière dont il est transmis.

Message

"Quel est le message lui-même et ce message est-il clair?"

Le message est le moteur d'un plan de communication. Avant de commencer à créer votre plan, vous devez vous assurer de savoir exactement ce que vous essayez de communiquer, dans les termes les plus simples possibles.

Objet du message

« Pourquoi est-il important de partager ce message ? »

Déterminez l'objet exact du message pour vous assurer qu'il est clair et contient toutes les informations nécessaires. Comment? Essayez de décrire le but du message en aussi peu de mots que possible. Cela peut être un exercice difficile, mais cela améliore la pertinence du message.

Méthode de communication

« Comment exactement le message sera-t-il partagé et quels systèmes seront utilisés ? »

Cette partie de la planification de la communication est assez simple et sèche. En tant que personne qui le crée, vous devez vous assurer que les membres de l'équipe comprennent d'où proviendront les messages et comment ils doivent y répondre. Par exemple, si tous vos messages seront livrés via un certain canal de mou, cela doit être spécifié. De même, si vous souhaitez conserver toutes vos communications dans un outil de gestion de projet, cela doit être précisé.

Synchronisation des communications

« À quelle fréquence la communication doit-elle avoir lieu et quel est le meilleur intervalle ? »

Les meilleurs plans de communication sont mis en place pour maintenir la communication vivante et cohérente, même si certains messages sont de simples vérifications. Les pires plans sont créés pour ne livrer que des annonces énormes. Une façon d'éviter cela consiste à établir un intervalle d'envoi des messages. Cela peut être hebdomadaire, mensuel ou même quotidien, dans certains cas. Par exemple, un peut inclure des instructions pour créer et partager un rapport quotidien avec un superviseur.

Pourquoi utiliser un modèle de plan de communication ?

Lorsqu'il est temps de créer un plan de communication officiel, l'utilisation d'un modèle peut être extrêmement avantageuse. Comme nous l'avons montré, il peut s'agir de documents complexes et ils contiennent plus qu'il n'y paraît.

L'utilisation d'un modèle de plan de communication vous évite d'omettre des informations pertinentes ou de créer un document difficile à comprendre. Nous avons tous écrit quelque chose qui a du sens dans notre tête mais qui n'est pas aussi clair pour les autres lecteurs. Les modèles de plan de communication sont spécifiquement conçus pour éliminer ce risque et établir un format de communication fiable et cohérent.

Meilleures pratiques de planification de la communication

La planification de la communication comporte son lot de défis, comme toute autre chose. Ces meilleures pratiques peuvent aider à éviter les ratés.

Créer un système de responsabilité

Inévitablement, il y aura des moments où il semblera plus facile de "sortir du scénario" et d'oublier de suivre un plan. C'est particulièrement vrai lorsqu'un message est simple, mais il est tout aussi important de suivre le plan par souci de cohérence.

Pour cette raison, il est utile de mettre en place un système de responsabilisation qui rappelle à tous à quel point il est important de toujours utiliser le plan. Lorsque tout le monde comprend cette importance, ils sont moins susceptibles de s'écarter du plan.

Évaluer régulièrement l'efficacité

Faire le meilleur plan de communication possible peut être un travail en cours, alors ne mettez pas le vôtre sur une étagère pour ramasser la poussière. Au lieu de cela, surveillez son efficacité et réfléchissez continuellement à de nouvelles façons d'améliorer le plan. Au fur et à mesure que les organisations et les projets se développent, les plans peuvent devoir s'adapter.

S'il y a des malentendus, il est peut-être temps d'évaluer pourquoi ils se sont produits et ce qui aurait pu être fait pour les éviter. De même, les plans de communication peuvent devoir s'adapter à mesure que les organisations et les projets se développent afin de rester efficaces.

Écoutez les commentaires des parties prenantes

Les commentaires des personnes qui utilisent réellement le plan sont inestimables. Si les membres de l'équipe et les parties prenantes n'aiment pas du tout le plan, ils sont beaucoup moins susceptibles de l'utiliser. De même, si le plan de communication ne fait pas son travail (partage clair de l'information), il est temps d'apporter des changements. Si les parties prenantes ne comprennent pas l'information, il ne sert à rien de la partager.

Comment ProjectManager simplifie la planification de la communication

Les plans de communication sont des documents statiques. Un logiciel de gestion de projet leur donne vie et fournit aux membres de l'équipe les outils exacts dont ils ont besoin pour suivre le plan. Lorsque votre plan de communication et ces outils vivent au même endroit, le plan lui-même est beaucoup plus facile à suivre.

ProjectManager réduit le temps et l'énergie nécessaires pour créer un plan de communication et le mettre en œuvre. Que vous utilisiez un modèle ou que vous créiez un plan de communication à partir de zéro, téléchargez le document dans ProjectManager afin que chaque membre de l'équipe sache exactement où le trouver. Car lorsqu'un plan de communication est facile à trouver et accessible, tout le monde est beaucoup plus susceptible de l'utiliser.

Organisez votre équipe et ses compétences

Lorsque vous avez créé votre plan de communication, il est temps de le mettre en œuvre ! ProjectManager offre toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour inspirer et exécuter le plan de communication le plus efficace possible. Les membres de l'équipe peuvent laisser des commentaires dans les tâches et s'étiqueter les uns les autres, ainsi qu'ajouter des membres de l'équipe supplémentaires aux tâches. Ces balises et commentaires facilitent le fait de poser des questions, d'obtenir des réponses et de faire référence à la communication dans le futur.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud qui fournit à votre équipe une plateforme collaborative pour planifier, suivre et rendre compte de leurs progrès. Découvrez comment il peut rendre vos projets plus productifs et efficaces en essayant le logiciel gratuitement dès aujourd'hui.