4 Olması Gereken Proje Panosu Aracı

Panoya sahip birçok proje yönetimi yazılımı uygulaması vardır, ancak tüm panolar aynı değildir. Gerçek iş zekası (BI) panoları, proje durumu panoları, proje portföyü panoları ve görev durumu güncellemeleri sunan panolar, bulabileceğiniz birkaç veri kümesini sayar.

Proje verilerinizin gerçek zamanlı görünümleri olan panolar vardır ve ardından belirli bir zaman dilimi için verilerin anlık görüntüsünü oluşturmak üzere çeşitli yazılım uygulamalarında yapılandırılabilen panolar vardır.

Bir de pano adı verilen proje panosu araçları vardır, ancak bunların size gerçekte sundukları şey, yalnızca yüceltilmiş bir kişisel yapılacaklar listesidir.

Pano, projelerinizi, görevlerinizi ve ekiplerinizi yolda tutmanıza yardımcı olacak hayati bir araçtır. Projeleriniz veya ekibiniz için bir proje yönetimi uygulaması veya pano aracı seçiyorsanız, tüm farklı pano araçlarını bilmek çok önemlidir.

Proje Panosu Özellikleri

Gösterge panellerinin ne olduğunu ve arabanızla ilgili olup olmadığını merak ediyorsanız, hedeften çok uzakta değilsiniz. Genel olarak konuşursak, proje panoları projenizin performansının bir dizi grafik ve göstergesidir. Projenizin her yönünün yolunda olup olmadığını bir bakışta öğrenebileceğiniz yer. Ancak, panoların temelde size ne kadar ileri ve ne kadar hızlı gittiğinizi söylediği tipik bir otomobilden farklı olarak, proje yönetimi yazılımıyla hiçbir iki pano birbirine benzemez.

Peki, bugün proje yönetimi yazılımında yaygın olarak kullanılan bazı proje panosu özellikleri nelerdir?

• Gerçek Zamanlı Veri Güncellemeleri
• Görsel Grafikler ve Grafikler
• Metin Tabanlı Listeler
• Etkileşimli Grafikler
• Dinamik Grafikler

Çalışmanızı yönetirken, en alakalı verilere olabildiğince basit bir şekilde anında erişmeniz gerekir, bu nedenle bir proje yönetimi panosunda görüntülenebilecek veri türlerini bilmek önemlidir.

Örneğin, ProjectManager'ın panosunda zamanı, maliyetleri, iş yükünü, görev ilerlemesini ve projenizin genel durumunu tek bir ekranda izleyebilirsiniz. Ayrıca, veriler gerçek zamanlı olarak panoya beslendiğinden, her zaman günceldir. En iyi kısım? Gösterge paneli tamamen otomatiktir ve kutudan çıktığı gibi çalışır. Bugün kendiniz için ücretsiz deneyin.

Pano Veri Türleri

• Proje Sağlığı
• Proje İlerleme Durumu
• Görev Durumu
• Ekip İş Yükü Durumu
• Proje Riskleri
• Proje Değişiklikleri
• Kişisel Görev Listeleri
• İş Zekası (BI)
• Proje Portföyü İlerleme Durumu
• Ve dahası…

Birçok çevrimiçi proje yönetimi aracı bir pano sunar, ancak bir bakışta hangi verileri görmeniz gerektiğini ve bu uygulamanın bu verileri panonun kendisinin bir parçası olarak sağlayıp sağlayamayacağını belirlemek size bağlıdır. Ek olarak, gerçek, gerçek zamanlı panolar sunan birçok PM aracı vardır, diğerleri ise verileri yeni bir uygulamaya aktarmanızı ve panoyu manuel olarak oluşturmanızı sağlar.

Gerçek Zamanlı ve Manuel Proje Panoları

Birçok gösterge panosu aracı, proje yöneticisinin veya ekip liderinin proje verilerini dışa aktarmasını ve bir pivot tablo veya çubuk grafik oluşturmak için Excel gibi başka bir araca içe aktarmasını gerektirir. Ardından, proje verilerini paylaşmak için bu grafiğin Visio gibi bir araca veya bir sunum aracına yeniden aktarılması gerekir.

O zamana kadar, veriler artık eski.

Gerçek zamanlı gösterge panoları, aksine, genellikle bir çevrimiçi proje yönetimi yazılımı uygulamasının parçasıdır ve her zaman ekibin faaliyetlerine bağlı olduklarından, verileri her zaman tazedir. Gerçek zamanlı bir gösterge panosu, herhangi bir veriyi dışa aktarmanızı gerektirmemelidir. Veriler, erişmeyi seçtiğinizde, canlı ve taze ve anında görünür.

Gerçek zamanlı gösterge tablolarının faydaları açıktır. Gerçek zamanlı bir gösterge panosunu çalışırken görmek için videoyu izleyin ve proje yönetiminizde size nasıl yardımcı olabileceği hakkında daha fazla bilgi edinin.

Gerçek Zamanlı Gösterge Tablolarının Faydaları

• Veriler her zaman günceldir
• Bir sunum için bir pano "oluşturmak" için zaman gerekmez
• Web veya mobil üzerinden canlı verileri paylaşabilir
• Sunumlarda canlı verileri paylaşabilir

Görsel Panolar ve Listeler

• Bir sunumda daha ilgi çekici
• Toplanan verilerin net ve anında bir özetini oluşturur
• Fayda, kullanılabilirlik ve güzelliği birleştirir
• Kolayca özelleştirilebilir

En İyi 4 Proje Panosu Aracı

Bir gösterge panosunun tüm işlevleri ve bunları özel ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde özelleştirme yeteneği arasında, sponsorlarınızın ve paydaşlarınızın beklediği iş hedeflerine ulaşmak için temel olarak öne çıkan birkaç tanesi vardır. Aşağıdakiler bu araçlardan bazılarıdır.

Proje Sağlık Tablosu

Projeye ve nerede durduğuna dair bir genel bakış elde etmeniz gerekiyorsa, portföyünüzde kaç tane olduğuna bağlı olarak o proje veya projelerin sağlığını görmek istersiniz. Pano ile, beklediğiniz gibi ilerleyip ilerlemediklerini bir bakışta anlayabilirsiniz.

Sağlık çizelgesi size projenin sağlığına ilişkin çeşitli göstergeler verir. Örneğin, çalışma programa uygun mu ve değilse ne kadar geride? Projenin nerede olduğunu gösteren, zamanında yeşil anlamından, proje programın %50 veya daha fazla gerisinde olduğunda okunan renk kodları vardır.

Ayrıca bütçeyi görebilir ve yine renk kodlamasıyla bu projenin bütçenin altında mı yoksa üzerinde mi olduğunu ve yüzde kaçının olduğunu not edebilirsiniz. Aynı şablonu takip eden ve size projenin diğer yönleri hakkında bir fikir veren, tümü özelleştirilebilen, yazdırılabilen veya tek bir tıklamayla paylaşılabilen grafikler vardır.

Maliyetler

Belki de projenizin sağlığının, diyelim ki bütçenin bir bölümüne daha derine inmek istersiniz. Bunun için de gösterge tablosunda bir grafik var. Maliyet tablosu, projenin gerçekleşen, planlanan ve bütçe maliyetlerini görüntüleyebilir.

Fiili ve planlanan maliyet için grafik, kaynak maliyetini, görev maliyetini ve giderleri özetler. Bu, daha sonra proje bilgi sayfanızın bütçe alanına girdiğiniz bütçeyle karşılaştırılır, böylece gerçek zamanlı olarak planladığınız ve gerçekleşen maliyetler açısından o anda nerede olduğunuzu gösteren bir işaretçiniz olur.

Bu çizelgeler, gerektiğinde her kaynak için saatlik ücreti veya görev maliyetini değiştirmek üzere ayarlanabilir. Yine, bu raporlar daha sonra çıktı alınabilir ve projeyi etkileyen maliyetlerden önce bütçenin aşılmasına yönelik sunumlar için grafikler halinde paylaşılabilir.

İlerlemek

Maliyet grafiğinizde gerçek bütçeyi planlanan bütçeyle karşılaştırabileceğiniz gibi, projenizin ilerlemesini de panoda karşılaştırabilirsiniz. Temel olarak, o zamana kadar tamamlamayı planladığınızla karşılaştırıldığında, projenin bugüne kadar ne kadarının tamamlandığını size söyler.

Gerçek ilerleme, projenizdeki tüm görevlerin tamamlanan yüzdesini özetleyen bir çubuk grafikte gösterilir. Grafiğin temeli, tüm görevlerin aynı süreye sahip olmasıdır, ancak elbette bu her zaman böyle değildir. Bu nedenle, proje yazılımınızın görev sayfasına gidip oradaki yüzdeyi değiştirerek gerçek tamamlanma yüzdesini etkileme olanağına sahipsiniz.

Planlanan ilerleme, belirli bir tarihte tamamlanması gereken görevlerin yüzdesini göstermesi dışında aynı şekilde çalışır. Yazılımınızdaki görev sayfanızdaki Gantt grafiğine gidip Gantt çubuklarını tıklayıp sürükleyerek planlanan tamamlamayı ayarlayabilirsiniz.

İş yoğunluğu

Ekip iş yükünü dengeli tutmak için kaynaklarınızı yönetmek, bir projeyi zamanında ve onaylanmış bütçesi dahilinde tutmak için çok önemlidir. Kaynak planınız, çalışan programlarından tatilleri takip etmeye kadar birçok hareketli parça içerir.

Bu nedenle iş yükü metriği çok önemlidir. Gerçek zamanlı kontrol panelinde, iş yükü pencere öğesi, görevlerinin durumuyla ilgili bir dökümle birlikte tüm ekip üyelerinizle ilgili bilgileri görüntüler. Görevlerinin tamamlanıp tamamlanmadığını, hangilerinin kaldığını ve hangilerinin geciktiğini anında görebilirsiniz.

Artık kimin geride kaldığını ve kimin ilerlediğini biliyorsunuz, bu da size kaynakları yeniden tahsis etmek için ihtiyaç duyduğunuz bilgileri veriyor. Bu, projenin bir darboğazda tıkanmasını veya engellenen ekip üyelerini diğerlerinin görevlerini tamamlamasını beklemesini engeller.

Gerçek Zamanlı Proje Durum Panosu ile Sunma

Bir gösterge panosu ve birinden üretebileceğiniz özelleştirilmiş çizelgeler ve grafikler, bir projenin paydaşlarına ve sponsorlarına ekip toplantıları ve sunumlar için tam anlamıyla özel olarak hazırlanabilir. Bir kitlenin bilmesi gereken bilgiler, cesur ve renkli tasarımı nedeniyle kolayca erişilebilir ve kolayca sindirilebilir ve verilerin gerçek zamanlı olması, bugün nasıl olduğumuzu bilmek isteyen günümüz yöneticileri için hayati önem taşımaktadır. geçen hafta değil.

Verileri gerçek zamanlı olarak sunarken, paylaşmaya çalıştığınız bilgilerin net olması önemlidir, ancak odadaki insanlarla da bağlantı kurmanız gerektiğini unutmayın. Pano, yalnızca projenin bütçe dahilinde ve programa uygun olup olmadığını paylaşmanıza izin vermekle kalmaz, aynı zamanda size bu bilgileri birden fazla programın döngüsünden geçmek zorunda kalmadan hızlı bir şekilde paylaşmanız için araçlar sunar.

Gösterge tabloları, kuru verileri ilişkilendirmekten daha fazlasını yapmanıza yardımcı olur, ancak bir projenin hikayesini anlatmanıza yardımcı olabilir. Proje panosu verileriyle derinlere dalmak ve projeyi kuşbakışı görmek kolaydır. Odayı hikayenize dahil ettiğinizde, onların dikkatini çekersiniz ve etkili ve verimli bir toplantıya öncülük edersiniz.

Kısacası, gerçek zamanlı bir gösterge panosu kullanmıyorsanız, bir projeye liderlik etmiyorsunuz demektir. Bunun yerine, verileri takip ediyorsunuz ve kendinizi her zaman eylemin bir adım gerisinde buluyorsunuz. Hükümdar olun ve bir proje lideri için tasarlanmış araçları kullanın.

Bonus: Proje Portföyü Panosu

Panolar, projenizdeki ilerlemeyi izlemek için harikadır, ancak ya bir program veya portföy yönetiyorsanız? Aynı anda birçok projedeki metrikleri takip edebilen bir pano aracınız olması önemlidir.

Portföy panosu, yönettiğiniz projelerin portföyüne bir pencere açar, böylece sorumlu olduğunuz tüm projelerin durumunu takip edebilir ve onlara hizmet etmek için kaynakları en iyi şekilde nasıl tahsis edeceğinizi bilirsiniz.

ProjectManager, ekip üyeleri portföy yönetiminiz altındaki çeşitli projelerdeki durumlarını güncelledikçe otomatik olarak doldurulan gerçek zamanlı bir portföy panosuna sahiptir. Portföy panosunda, tüm projelerinizin sağlığının tek bir görünümde üst düzey bir görünümü bulunur. Daha da iyisi, istediğiniz projelerden yalnızca istediğiniz verileri görmek için görünümü filtreleyebilirsiniz.

ProjectManager'daki gerçek zamanlı, görsel pano, herhangi bir çevrimiçi proje yönetimi yazılımında bulabileceğiniz en kapsamlı görünümdür. Projelerinizin yolda olup olmadığını saniyeler içinde görebilir ve hangi görevlerin olduğunu belirleyebilirsiniz. Bu ücretsiz 30 günlük denemeyi alarak kendiniz görün.