4 Strumenti indispensabili per il dashboard del progetto

Esistono molte app software di gestione dei progetti che dispongono di un dashboard, ma non tutti i dashboard sono uguali. Esistono dashboard che offrono veri dashboard di business intelligence (BI), dashboard sullo stato dei progetti, dashboard del portfolio di progetti e aggiornamenti dello stato delle attività, solo per citare alcuni set di dati che potresti trovare.

Ci sono dashboard che sono viste in tempo reale dei dati del tuo progetto e poi ci sono dashboard che possono essere configurati in una varietà di applicazioni software per generare un'istantanea dei dati per un determinato periodo di tempo.

E poi ci sono strumenti dashboard del progetto che sono chiamati dashboard, ma quello che ti stanno davvero dando è solo un elenco di cose da fare personale glorificato.

Una dashboard è uno strumento fondamentale per mantenere i tuoi progetti, attività e team in pista. Conoscere tutti i diversi tipi di strumenti dashboard è fondamentale se stai selezionando un'app di gestione dei progetti o uno strumento dashboard per i tuoi progetti o il tuo team.

Funzionalità del dashboard del progetto

Se ti stai chiedendo cosa sono i cruscotti e se si riferiscono alla tua auto, non sei lontano dal segno. In generale, i dashboard di progetto sono una serie di grafici e indicatori delle prestazioni del tuo progetto. È il posto giusto per scoprire a colpo d'occhio se ogni aspetto del tuo progetto è sulla buona strada. Ma a differenza di una tipica automobile, dove i cruscotti sostanzialmente ti dicono quanto lontano e quanto velocemente stai andando, con il software di gestione dei progetti, non ci sono due cruscotti uguali.

Quindi quali sono oggi alcune funzionalità comuni del dashboard di progetto nel software di gestione dei progetti?

• Aggiornamenti dei dati in tempo reale
• Grafici e grafici visivi
• Elenchi basati su testo
• Grafici interattivi
• Grafici dinamici

Quando gestisci il tuo lavoro, devi avere accesso istantaneo ai dati più rilevanti nel modo più semplice possibile, quindi è importante conoscere i tipi di dati che possono essere visualizzati in una dashboard di gestione del progetto.

Sulla dashboard di ProjectManager, ad esempio, puoi tenere traccia di tempo, costi, carico di lavoro, avanzamento delle attività e lo stato generale del tuo progetto su un'unica schermata. Inoltre, poiché i dati vengono inseriti nella dashboard in tempo reale, sono sempre aggiornati. La parte migliore? La dashboard è completamente automatizzata e funziona immediatamente. Provalo tu stesso gratuitamente oggi.

Tipi di dati del dashboard

• Progetto Salute
• Stato di avanzamento del progetto
• Stato attività
• Stato del carico di lavoro del team
• Rischi di progetto
• Modifiche al progetto
• Elenchi di attività personali
• Business Intelligence (BI)
• Stato di avanzamento del portfolio di progetti
• E altro ancora...

Molti strumenti di gestione dei progetti online offrono un dashboard, ma spetta a te determinare quali dati è necessario visualizzare a colpo d'occhio e se quell'applicazione può fornire tali dati come parte del dashboard stesso. Inoltre, ci sono molti strumenti PM che offrono dashboard reali e in tempo reale, mentre altri ti fanno esportare i dati in una nuova applicazione e creare il dashboard manualmente.

Dashboard di progetto in tempo reale e manuali

Molti strumenti dashboard richiedono al project manager o al team leader di esportare i dati del progetto e importarli in un altro strumento, come Excel, per generare una tabella pivot o un grafico a barre. Tale grafico deve quindi essere reimportato in uno strumento come Visio o in uno strumento di presentazione, per condividere i dati del progetto.

A quel punto, i dati sono ormai vecchi.

I dashboard in tempo reale, al contrario, sono in genere parte di un'applicazione software di gestione dei progetti online e, poiché sono sempre legati alle attività del team, i loro dati sono sempre aggiornati. Una dashboard in tempo reale non dovrebbe richiedere l'esportazione di dati. I dati sono in tempo reale, aggiornati e visibili all'istante, ogni volta che scegli di accedervi.

I vantaggi dei dashboard in tempo reale sono evidenti. Guarda il video per vedere una dashboard in tempo reale in azione e scopri di più su tutti i modi in cui può aiutarti nella gestione del progetto.

Vantaggi dei dashboard in tempo reale

• I dati sono sempre aggiornati
• Nessun tempo necessario per "creare" una dashboard per una presentazione
• Può condividere dati in tempo reale via web o mobile
• Può condividere dati in tempo reale nelle presentazioni

Dashboard visivi e elenchi

• Più coinvolgente in una presentazione
• Crea un riepilogo chiaro e immediato dei dati raccolti
• Unisce utilità, usabilità e bellezza
• Può essere facilmente personalizzato

I 4 migliori strumenti del dashboard del progetto

Tra tutte le funzioni di una dashboard e la possibilità di personalizzarle in base alle tue esigenze specifiche, ce ne sono alcune che si distinguono per essere essenziali per raggiungere gli obiettivi di business che i tuoi sponsor e le parti interessate si aspettano. I seguenti sono alcuni di questi strumenti.

Grafico della salute del progetto

Se hai bisogno di avere una panoramica del progetto e della sua posizione, vuoi vedere lo stato di salute di quel progetto o progetti, a seconda di quanti sono nel tuo portafoglio. Con la dashboard puoi dire a colpo d'occhio se stanno procedendo come previsto.

Il grafico dello stato di salute fornisce vari indicatori dello stato di salute del progetto. Ad esempio, il lavoro è nei tempi previsti e, se non, quanto è indietro? Ci sono codici colore che indicano dove si trova il progetto, dal verde che significa in tempo per leggere quando il progetto è in ritardo del 50% o più sulla pianificazione.

Puoi anche vedere il budget e, ancora, annotare dal codice colore se quel progetto è al di sotto o al di sopra del budget e in quale percentuale. Esistono grafici che seguono lo stesso modello che ti danno una visione degli altri aspetti del progetto, che possono essere tutti personalizzati e stampati o condivisi con un clic.

Costi

Forse vuoi approfondire una parte della salute del tuo progetto, ad esempio il budget. C'è un grafico anche per questo sulla dashboard. Il grafico dei costi può visualizzare i costi effettivi, pianificati e di budget del progetto.

Per il costo effettivo e pianificato, il grafico riassume il costo delle risorse, il costo dell'attività e le spese. Questo viene quindi confrontato con il budget che hai inserito nel campo budget della pagina delle informazioni del tuo progetto, in modo da avere un indicatore in tempo reale che mostra dove ti trovi in ​​quel momento in termini di costi pianificati e effettivi.

Questi grafici possono essere modificati per modificare la tariffa oraria per ciascuna risorsa o il costo dell'attività, se necessario. Anche in questo caso, questi rapporti possono quindi essere stampati e condivisi in grafici per le presentazioni per affrontare il superamento del budget prima dei costi che incidono sul progetto.

Progresso

Proprio come puoi tracciare il budget effettivo rispetto a quello pianificato sul tuo grafico dei costi, così puoi confrontare lo stato di avanzamento del tuo progetto sulla dashboard. Fondamentalmente, ti dice quanto del progetto è stato completato fino ad oggi rispetto a quanto avevi pianificato di aver completato a quel punto.

Lo stato di avanzamento effettivo è rappresentato in un grafico a barre che riassume la percentuale di completamento di tutte le attività del progetto. La linea di base del grafico è che tutte le attività hanno la stessa durata, ma ovviamente non è sempre così. Pertanto, hai la possibilità di influenzare la percentuale effettiva di completamento andando alla pagina delle attività del software del tuo progetto e modificando la percentuale lì.

L'avanzamento pianificato funziona allo stesso modo, tranne per il fatto che indica la percentuale delle attività che dovrebbero essere completate in una data specifica. Puoi modificare il completamento pianificato andando al diagramma di Gantt nella pagina delle attività nel tuo software e facendo clic e trascinando le barre di Gantt.

Carico di lavoro

La gestione delle risorse per mantenere bilanciato il carico di lavoro del team è fondamentale per mantenere un progetto nei tempi previsti e nel budget approvato. Il tuo piano delle risorse prevede molte parti in movimento, dagli orari dei dipendenti al monitoraggio delle vacanze.

Ecco perché la metrica del carico di lavoro è così importante. Sulla dashboard in tempo reale, il widget del carico di lavoro mostra le informazioni su tutti i membri del tuo team, con un'analisi dello stato delle loro attività. Puoi vedere immediatamente se i loro compiti sono stati completati, quali sono rimasti e quelli scaduti.

Ora sai chi è rimasto indietro e chi sta andando avanti, il che ti fornisce le informazioni necessarie per riallocare le risorse. Ciò impedisce al progetto di impantanarsi in un collo di bottiglia o lasciare i membri del team bloccati in attesa che gli altri completino le loro attività.

Presentazione con un dashboard di stato del progetto in tempo reale

Un dashboard e i grafici e i grafici personalizzati che puoi produrre da uno, possono letteralmente essere fatti su misura per riunioni di team e presentazioni agli stakeholder e agli sponsor di un progetto. Le informazioni che devi far conoscere al pubblico sono prontamente disponibili e facilmente digeribili grazie a un design audace e colorato e il fatto che i dati siano in tempo reale è vitale per i dirigenti di oggi che vogliono sapere come stiamo facendo oggi, ora, non la scorsa settimana.

Quando presenti i dati in tempo reale, è importante che le informazioni che stai cercando di condividere siano chiare, ma non dimenticare che devi anche connetterti con le persone nella stanza. La dashboard non solo ti consente di condividere se il progetto rientra nel budget e nei tempi previsti, ma ti offre anche gli strumenti per condividere rapidamente queste informazioni senza dover saltare i cicli di più programmi.

I dashboard ti aiutano a fare di più che mettere in relazione i dati asciutti, ma possono aiutarti a raccontare la storia di un progetto. È facile approfondire i dati del dashboard del progetto, nonché vedere il progetto con una vista a volo d'uccello. Una volta che hai inserito la stanza nella tua narrazione, hai attirato la loro attenzione e stai conducendo un incontro efficace e produttivo.

In breve, se non stai utilizzando una dashboard in tempo reale non stai conducendo un progetto. Invece, stai seguendo i dati e ti trovi sempre un passo indietro rispetto all'azione. Prendi il comando e usa gli strumenti progettati per un capo progetto.

Bonus: dashboard del portfolio di progetti

I dashboard sono ottimi per monitorare i progressi del tuo progetto, ma cosa succede se gestisci un programma o un portfolio? È importante disporre di uno strumento dashboard in grado di tenere traccia delle metriche su più progetti contemporaneamente.

Una dashboard del portfolio apre una finestra sul portfolio dei progetti che stai gestendo, così puoi tenere traccia dello stato di tutti i progetti di cui sei responsabile e sapere come allocare le risorse al meglio per servirli.

ProjectManager dispone di una dashboard del portfolio in tempo reale che viene popolata automaticamente quando i membri del team aggiornano il proprio stato sui vari progetti nell'ambito della gestione del portfolio. Nella dashboard del portfolio c'è una vista di alto livello dello stato di salute di tutti i tuoi progetti in un'unica vista. Meglio ancora, puoi filtrare la vista per vedere solo i dati che desideri dai progetti che desideri.

La dashboard visiva in tempo reale su ProjectManager è la visualizzazione più completa che puoi trovare in qualsiasi software di gestione dei progetti online. Puoi vedere in pochi secondi se i tuoi progetti sono sulla buona strada e puoi determinare quali attività. Verifica tu stesso con questa prova gratuita di 30 giorni.