4 unverzichtbare Projekt-Dashboard-Tools

Es gibt viele Projektmanagement-Software-Apps, die über ein Dashboard verfügen, aber nicht alle Dashboards sind gleich. Es gibt Dashboards, die echte Business Intelligence (BI)-Dashboards, Projektstatus-Dashboards, Projektportfolio-Dashboards und Aufgabenstatus-Updates bieten, um nur einige Datensätze zu nennen, die Sie finden könnten.

Es gibt Dashboards, die Echtzeitansichten Ihrer Projektdaten darstellen, und dann gibt es Dashboards, die in einer Vielzahl von Softwareanwendungen konfiguriert werden können, um eine Momentaufnahme der Daten für einen bestimmten Zeitraum zu erstellen.

Und dann gibt es Projekt-Dashboard-Tools, die als Dashboard bezeichnet werden, aber was sie Ihnen wirklich geben, ist nur eine verherrlichte persönliche To-do-Liste.

Ein Dashboard ist ein wichtiges Werkzeug, um Ihre Projekte, Aufgaben und Teams auf Kurs zu halten. Die Kenntnis aller verschiedenen Arten von Dashboard-Tools ist von entscheidender Bedeutung, wenn Sie eine Projektmanagement-App oder ein Dashboard-Tool für Ihre Projekte oder Ihr Team auswählen.

Funktionen des Projekt-Dashboards

Wenn Sie sich fragen, was Dashboards sind und ob sie sich auf Ihr Auto beziehen, liegen Sie nicht weit daneben. Im Allgemeinen sind Projekt-Dashboards eine Reihe von Diagrammen und Anzeigen für die Leistung Ihres Projekts. Hier erfahren Sie auf einen Blick, ob alle Aspekte Ihres Projekts auf Kurs sind. Aber im Gegensatz zu einem typischen Auto, wo Dashboards Ihnen im Grunde sagen, wie weit und wie schnell Sie fahren, sind bei Projektmanagement-Software keine zwei Dashboards gleich.

Was sind also heute gängige Projekt-Dashboard-Funktionen in Projektmanagement-Software?

• Datenaktualisierungen in Echtzeit
• Visuelle Diagramme und Grafiken
• Textbasierte Listen
• Interaktive Diagramme
• Dynamische Diagramme

Wenn Sie Ihre Arbeit verwalten, müssen Sie so einfach wie möglich sofortigen Zugriff auf die relevantesten Daten haben. Daher ist es wichtig, die Arten von Daten zu kennen, die in einem Projektmanagement-Dashboard angezeigt werden können.

Auf dem Dashboard von ProjectManager können Sie beispielsweise Zeit, Kosten, Arbeitsbelastung, Aufgabenfortschritt und den Gesamtzustand Ihres Projekts auf einem Bildschirm verfolgen. Da die Daten in Echtzeit in das Dashboard eingespeist werden, sind sie außerdem immer aktuell. Der beste Teil? Das Dashboard ist vollständig automatisiert und funktioniert sofort nach dem Auspacken. Probieren Sie es noch heute kostenlos aus.

Dashboard-Datentypen

• Projekt Gesundheit
• Status des Projektfortschritts
• Aufgabenstatus
• Team-Workload-Status
• Projektrisiken
• Projektänderungen
• Persönliche Aufgabenlisten
• Business Intelligence (BI)
• Fortschrittsstatus des Projektportfolios
• Und mehr…

Viele Online-Projektmanagement-Tools bieten ein Dashboard, aber es liegt an Ihnen, zu bestimmen, welche Daten Sie auf einen Blick sehen müssen und ob diese Anwendung diese Daten als Teil des Dashboards selbst bereitstellen kann. Darüber hinaus gibt es viele PM-Tools, die echte Echtzeit-Dashboards bieten, während Sie bei anderen die Daten in eine neue Anwendung exportieren und das Dashboard manuell erstellen müssen.

Echtzeit vs. manuelle Projekt-Dashboards

Bei vielen Dashboard-Tools muss der Projektmanager oder Teamleiter Projektdaten exportieren und in ein anderes Tool wie Excel importieren, um eine Pivot-Tabelle oder ein Balkendiagramm zu erstellen. Dieses Diagramm muss dann erneut in ein Tool wie Visio oder ein Präsentationstool importiert werden, um die Projektdaten zu teilen.

Zu diesem Zeitpunkt sind die Daten nun alt.

Im Gegensatz dazu sind Echtzeit-Dashboards normalerweise Teil einer Online-Projektmanagement-Softwareanwendung, und da sie immer mit den Aktivitäten des Teams verbunden sind, sind ihre Daten immer aktuell. Für ein Echtzeit-Dashboard sollten Sie keine Daten exportieren müssen. Die Daten sind live und frisch und sofort sichtbar, wann immer Sie darauf zugreifen möchten.

Die Vorteile von Echtzeit-Dashboards liegen auf der Hand. Sehen Sie sich das Video an, um ein Echtzeit-Dashboard in Aktion zu sehen, und erfahren Sie mehr darüber, wie es Ihnen bei Ihrem Projektmanagement helfen kann.

Vorteile von Echtzeit-Dashboards

• Daten sind immer aktuell
• Es ist keine Zeit erforderlich, um ein Dashboard für eine Präsentation zu „erstellen“.
• Kann Live-Daten über das Internet oder Handy teilen
• Kann Live-Daten in Präsentationen teilen

Visuelle Dashboards vs. Listen

• Spannender in einer Präsentation
• Erstellt eine übersichtliche und unmittelbare Zusammenfassung der gesammelten Daten
• Vereint Nützlichkeit, Benutzerfreundlichkeit und Schönheit
• Kann leicht angepasst werden

Top 4 Projekt-Dashboard-Tools

Von allen Funktionen eines Dashboards und der Möglichkeit, sie an Ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen, gibt es einige, die sich als wesentlich herausstellen, um die Geschäftsziele zu erreichen, die Ihre Sponsoren und Stakeholder erwarten. Im Folgenden sind einige dieser Tools aufgeführt.

Projektzustandsdiagramm

Wenn Sie sich einen Überblick über das Projekt und seinen Stand verschaffen möchten, möchten Sie den Zustand dieses Projekts oder dieser Projekte sehen, je nachdem, wie viele sich in Ihrem Portfolio befinden. Mit dem Dashboard können Sie auf einen Blick erkennen, ob sie wie erwartet vorankommen.

Das Zustandsdiagramm gibt Ihnen verschiedene Indikatoren für den Zustand des Projekts. Ist zum Beispiel die Arbeit im Zeitplan, und wenn nicht, wie weit ist sie in Verzug? Es gibt Farbcodes, die angeben, wo sich das Projekt befindet, von grün bedeutet pünktlich bis zu lesen, wenn das Projekt 50 % oder mehr hinter dem Zeitplan zurückbleibt.

Sie können auch das Budget sehen und wiederum anhand der Farbcodierung feststellen, ob und um wie viel Prozent das Projekt unter oder über dem Budget liegt. Es gibt Diagramme, die der gleichen Vorlage folgen und Ihnen einen Überblick über die anderen Aspekte des Projekts geben, die alle mit einem Klick angepasst und gedruckt oder geteilt werden können.

Kosten

Vielleicht möchten Sie tiefer in einen Teil der Gesundheit Ihres Projekts einsteigen, sagen wir das Budget. Auch dafür gibt es ein Diagramm auf dem Dashboard. Das Kostendiagramm kann die tatsächlichen, geplanten und budgetierten Kosten des Projekts anzeigen.

Für die tatsächlichen und geplanten Kosten fasst das Diagramm die Ressourcenkosten, Vorgangskosten und Ausgaben zusammen. Dieses wird dann mit dem Budget verglichen, das Sie im Budgetfeld Ihrer Projektinfoseite eingegeben haben, sodass Sie in Echtzeit eine Markierung haben, die anzeigt, wo Sie sich in Bezug auf Ihre geplanten zu den tatsächlichen Kosten im Moment befinden.

Diese Diagramme können angepasst werden, um den Stundensatz für jede Ressource oder die Aufgabenkosten nach Bedarf zu ändern. Auch diese Berichte können dann ausgedruckt und in Diagrammen für Präsentationen geteilt werden, um Budgetüberschreitungen anzusprechen, bevor sich diese Kosten auf das Projekt auswirken.

Fortschritt

So wie Sie in Ihrer Kostentabelle das Ist-Budget dem Plan gegenüberstellen können, so können Sie den Fortschritt Ihres Projekts auf dem Dashboard vergleichen. Im Grunde sagt es Ihnen, wie viel des Projekts bis heute abgeschlossen wurde, im Vergleich zu dem, was Sie bis zu diesem Zeitpunkt abgeschlossen haben wollten.

Der tatsächliche Fortschritt wird in einem Balkendiagramm dargestellt, das die prozentuale Erledigung aller Aufgaben in Ihrem Projekt aufsummiert. Die Grundlinie des Diagramms ist, dass alle Aufgaben die gleiche Dauer haben, aber das ist natürlich nicht immer der Fall. Daher haben Sie die Möglichkeit, den tatsächlichen Fertigstellungsgrad zu beeinflussen, indem Sie auf die Aufgabenseite Ihrer Projektsoftware gehen und dort den Prozentsatz ändern.

Der geplante Fortschritt funktioniert auf die gleiche Weise, außer dass er den Prozentsatz der Aufgaben angibt, die an einem bestimmten Datum abgeschlossen werden sollten. Sie können die geplante Fertigstellung anpassen, indem Sie zum Gantt-Diagramm auf Ihrer Aufgabenseite in Ihrer Software gehen und auf die Gantt-Balken klicken und sie ziehen.

Arbeitsbelastung

Die Verwaltung Ihrer Ressourcen, um die Arbeitsbelastung des Teams im Gleichgewicht zu halten, ist entscheidend, um ein Projekt im Zeitplan und innerhalb des genehmigten Budgets zu halten. Ihr Ressourcenplan umfasst viele bewegliche Teile, von Mitarbeiterzeitplänen bis hin zur Erfassung von Feiertagen.

Aus diesem Grund ist die Workload-Metrik so wichtig. Auf dem Echtzeit-Dashboard zeigt das Workload-Widget Informationen zu allen Ihren Teammitgliedern an, mit einer Aufschlüsselung des Status ihrer Aufgaben. Sie können sofort sehen, ob ihre Aufgaben erledigt sind, welche ausstehen und welche überfällig sind.

Jetzt wissen Sie, wer zurückfällt und wer vorankommt, was Ihnen die Informationen gibt, die Sie benötigen, um Ressourcen neu zuzuweisen. Dies verhindert, dass das Projekt in einem Engpass stecken bleibt oder blockierte Teammitglieder darauf warten, dass andere ihre Aufgaben erledigen.

Präsentieren mit einem Projektstatus-Dashboard in Echtzeit

Ein Dashboard und die benutzerdefinierten Diagramme und Grafiken, die Sie daraus erstellen können, können buchstäblich maßgeschneidert für Teambesprechungen und Präsentationen für Stakeholder und Sponsoren eines Projekts sein. Die Informationen, die ein Publikum wissen muss, sind aufgrund eines kühnen und farbenfrohen Designs leicht verfügbar und leicht verdaulich, und die Tatsache, dass die Daten in Echtzeit vorliegen, ist für die Führungskräfte von heute von entscheidender Bedeutung, die wissen möchten, wie es uns heute geht, jetzt, nicht letzte woche.

Wenn Sie Daten in Echtzeit präsentieren, ist es wichtig, dass die Informationen, die Sie teilen möchten, klar sind, aber vergessen Sie nicht, dass Sie auch eine Verbindung zu den Personen im Raum herstellen müssen. Mit dem Dashboard können Sie nicht nur teilen, ob das Projekt innerhalb des Budgets und im Zeitplan liegt, sondern es gibt Ihnen auch die Tools, um diese Informationen schnell zu teilen, ohne durch die Schleifen mehrerer Programme springen zu müssen.

Dashboards helfen Ihnen dabei, mehr zu tun, als trockene Daten zu verknüpfen, sondern können Ihnen dabei helfen, die Geschichte eines Projekts zu erzählen. Es ist einfach, mit Projekt-Dashboard-Daten tief einzutauchen und das Projekt aus der Vogelperspektive zu sehen. Sobald Sie den Raum in Ihre Erzählung einbezogen haben, haben Sie ihre Aufmerksamkeit und Sie leiten ein effektives und produktives Meeting.

Kurz gesagt, wenn Sie kein Echtzeit-Dashboard verwenden, leiten Sie kein Projekt. Stattdessen folgen Sie den Daten und befinden sich immer einen Schritt hinter der Aktion. Übernehmen Sie die Zügel und verwenden Sie die Tools, die für einen Projektleiter entwickelt wurden.

Bonus: Projektportfolio-Dashboard

Dashboards eignen sich hervorragend, um den Fortschritt Ihres Projekts zu überwachen, aber was ist, wenn Sie ein Programm oder Portfolio verwalten? Es ist wichtig, dass Sie über ein Dashboard-Tool verfügen, das Metriken für viele Projekte gleichzeitig verfolgen kann.

Ein Portfolio-Dashboard öffnet ein Fenster in das Portfolio der von Ihnen verwalteten Projekte, sodass Sie den Status aller Projekte verfolgen können, für die Sie verantwortlich sind, und wissen, wie Sie Ressourcen am besten zuweisen, um sie zu bedienen.

ProjectManager verfügt über ein Echtzeit-Portfolio-Dashboard, das automatisch ausgefüllt wird, wenn Teammitglieder ihren Status zu den verschiedenen Projekten unter Ihrem Portfolio-Management aktualisieren. Auf dem Portfolio-Dashboard finden Sie eine allgemeine Ansicht des Zustands all Ihrer Projekte in einer Ansicht. Besser noch, Sie können die Ansicht filtern, um nur die gewünschten Daten aus den gewünschten Projekten anzuzeigen.

Das visuelle Echtzeit-Dashboard auf ProjectManager ist die umfassendste Ansicht, die Sie in jeder Online-Projektmanagementsoftware finden können. Sie sehen in Sekundenschnelle, ob Ihre Projekte auf Kurs sind und können bestimmen, welche Aufgaben. Überzeugen Sie sich selbst, indem Sie diese kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.