4 Alat Dasbor Proyek yang Harus Dimiliki

Ada banyak aplikasi perangkat lunak manajemen proyek yang menampilkan dasbor, tetapi tidak semua dasbor sama. Ada dasbor yang menawarkan dasbor intelijen bisnis (BI) sejati, dasbor status proyek, dasbor portofolio proyek, dan pembaruan status tugas, untuk menyebutkan beberapa kumpulan data yang mungkin Anda temukan.

Ada dasbor yang merupakan tampilan real-time dari data proyek Anda, lalu ada dasbor yang dapat dikonfigurasi dalam berbagai aplikasi perangkat lunak untuk menghasilkan snapshot data untuk jangka waktu tertentu.

Dan kemudian ada alat dasbor proyek yang disebut dasbor, tetapi apa yang sebenarnya mereka berikan kepada Anda hanyalah daftar tugas pribadi yang dimuliakan.

Dasbor adalah alat vital untuk membantu menjaga proyek, tugas, dan tim Anda tetap pada jalurnya. Mengetahui semua jenis alat dasbor yang berbeda sangat penting jika Anda memilih aplikasi manajemen proyek atau alat dasbor untuk proyek atau tim Anda.

Fitur Dasbor Proyek

Jika Anda bertanya-tanya apa itu dasbor dan apakah itu terkait dengan mobil Anda, Anda tidak jauh dari sasaran. Secara umum, dasbor proyek adalah serangkaian bagan dan pengukur kinerja proyek Anda. Ini adalah tempat untuk mengetahui secara sekilas apakah setiap aspek proyek Anda berada di jalur yang benar. Tapi tidak seperti mobil biasa, di mana dasbor pada dasarnya memberi tahu Anda seberapa jauh dan seberapa cepat Anda melaju, dengan perangkat lunak manajemen proyek, tidak ada dua dasbor yang sama.

Jadi, apa saja fitur dasbor proyek yang umum dalam perangkat lunak manajemen proyek saat ini?

• Pembaruan Data Waktu Nyata
• Bagan & Grafik Visual
• Daftar berbasis teks
• Grafik Interaktif
• Bagan Dinamis

Saat Anda mengelola pekerjaan Anda, Anda harus memiliki akses instan ke data yang paling relevan sesederhana mungkin, jadi penting untuk mengetahui jenis data yang dapat dilihat di dasbor manajemen proyek.

Di dasbor ProjectManager, misalnya, Anda dapat melacak waktu, biaya, beban kerja, kemajuan tugas, dan kesehatan keseluruhan proyek Anda di satu layar. Selain itu, karena data dimasukkan ke dalam dasbor secara real time, selalu diperbarui. Bagian terbaik? Dasbor sepenuhnya otomatis dan langsung berfungsi. Cobalah sendiri secara gratis hari ini.

Tipe Data Dasbor

• Kesehatan Proyek
• Status Kemajuan Proyek
• Status Tugas
• Status Beban Kerja Tim
• Risiko Proyek
• Perubahan Proyek
• Daftar Tugas Pribadi
• Intelijen Bisnis (BI)
• Status Kemajuan Portofolio Proyek
• Dan lebih…

Banyak alat manajemen proyek online menawarkan dasbor, tetapi terserah Anda untuk menentukan data apa yang perlu Anda lihat secara sekilas, dan apakah aplikasi tersebut dapat menyediakan data tersebut sebagai bagian dari dasbor itu sendiri. Selain itu, ada banyak alat PM yang menawarkan dasbor real-time yang sebenarnya, sedangkan yang lain membuat Anda mengekspor data ke aplikasi baru dan membuat dasbor secara manual.

Dasbor Proyek Waktu Nyata vs. Manual

Banyak alat dasbor memerlukan manajer proyek atau pemimpin tim untuk mengekspor data proyek dan mengimpornya ke alat lain, seperti Excel, untuk membuat tabel pivot atau bagan batang. Bagan itu kemudian harus diimpor kembali ke alat seperti Visio atau alat presentasi, untuk membagikan data proyek.

Pada saat itu, datanya sekarang sudah tua.

Sebaliknya, dasbor waktu nyata biasanya merupakan bagian dari aplikasi perangkat lunak manajemen proyek online, dan karena selalu terikat dengan aktivitas tim, datanya selalu baru. Dasbor waktu nyata seharusnya tidak mengharuskan Anda mengekspor data apa pun. Data hidup dan segar dan terlihat langsung, kapan pun Anda memilih untuk mengaksesnya.

Manfaat dasbor waktu nyata sudah jelas. Tonton video untuk melihat dasbor real-time beraksi, dan pelajari lebih lanjut tentang semua cara yang dapat membantu Anda dengan manajemen proyek Anda.

Manfaat Dasbor Waktu Nyata

• Data selalu up-to-date
• Tidak ada waktu yang diperlukan untuk "membuat" dasbor untuk presentasi
• Dapat berbagi data langsung melalui web atau seluler
• Dapat membagikan data langsung dalam presentasi

Dasbor Visual vs. Daftar

• Lebih terlibat dalam presentasi
• Membuat ringkasan yang jelas dan langsung dari data yang dikumpulkan
• Menggabungkan utilitas, kegunaan, dan keindahan
• Dapat dengan mudah disesuaikan untuk

4 Alat Dasbor Proyek Teratas

Dari semua fungsi dasbor, dan kemampuan untuk menyesuaikannya agar sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda, ada beberapa yang menonjol sebagai hal penting untuk mencapai tujuan bisnis yang diharapkan oleh sponsor dan pemangku kepentingan Anda. Berikut ini adalah beberapa alat tersebut.

Bagan Kesehatan Proyek

Jika Anda perlu mendapatkan ikhtisar proyek dan di mana posisinya, maka Anda ingin melihat kesehatan proyek atau proyek itu, tergantung pada berapa banyak yang ada dalam portofolio Anda. Dengan dasbor, Anda dapat mengetahui secara sekilas apakah mereka berkembang seperti yang Anda harapkan.

Bagan kesehatan memberi Anda berbagai indikator kesehatan proyek. Misalnya, apakah pekerjaan sesuai jadwal, dan jika tidak, seberapa jauh ketinggalannya? Terdapat kode warna yang menunjukkan lokasi proyek, dari hijau yang berarti tepat waktu hingga terbaca saat proyek terlambat 50% atau lebih dari jadwal.

Anda juga dapat melihat anggaran dan, sekali lagi, perhatikan kode warna apakah proyek itu di bawah atau di atas anggaran, dan berapa persentasenya. Ada bagan yang mengikuti template yang sama yang memberi Anda pandangan tentang aspek lain dari proyek, yang semuanya dapat disesuaikan dan dicetak atau dibagikan dengan satu klik.

Biaya

Mungkin Anda ingin masuk lebih dalam ke salah satu bagian dari kesehatan proyek Anda, katakanlah anggarannya. Ada bagan untuk itu juga di dasbor. Bagan biaya dapat menampilkan biaya aktual, terencana, dan anggaran proyek.

Untuk biaya aktual dan yang direncanakan, bagan merangkum biaya sumber daya, biaya tugas, dan pengeluaran. Ini kemudian dibandingkan dengan anggaran yang telah Anda masukkan di bidang anggaran halaman info proyek Anda, sehingga Anda memiliki penanda secara real-time yang menunjukkan di mana Anda berada pada saat itu dari segi biaya yang direncanakan hingga yang sebenarnya.

Bagan ini dapat disesuaikan untuk mengubah tarif per jam untuk setiap sumber daya atau biaya tugas yang diperlukan. Sekali lagi, laporan-laporan ini kemudian dapat dicetak dan dibagikan dalam grafik untuk presentasi guna mengatasi anggaran yang melebihi anggaran sebelum biaya tersebut berdampak pada proyek.

Kemajuan

Sama seperti Anda dapat memetakan anggaran aktual terhadap yang direncanakan pada bagan biaya Anda, Anda juga dapat membandingkan kemajuan proyek Anda di dasbor. Pada dasarnya, ini memberi tahu Anda berapa banyak proyek yang telah diselesaikan hingga saat ini dibandingkan dengan berapa banyak yang Anda rencanakan untuk diselesaikan pada saat itu.

Kemajuan aktual diwakili dalam diagram batang yang merangkum persentase penyelesaian semua tugas dalam proyek Anda. Garis dasar bagan adalah bahwa semua tugas memiliki durasi yang sama, tetapi tentu saja hal ini tidak selalu terjadi. Oleh karena itu, Anda memiliki kemampuan untuk memengaruhi persentase penyelesaian aktual dengan membuka halaman tugas perangkat lunak proyek Anda dan mengubah persentase di sana.

Kemajuan yang direncanakan bekerja dengan cara yang sama, kecuali menunjukkan persentase tugas yang harus diselesaikan pada tanggal tertentu. Anda dapat menyesuaikan penyelesaian yang direncanakan dengan masuk ke bagan Gantt pada halaman tugas Anda di perangkat lunak Anda dan mengklik dan menyeret bilah Gantt.

Beban kerja

Mengelola sumber daya Anda untuk menjaga keseimbangan beban kerja tim sangat penting untuk menjaga proyek sesuai jadwal dan sesuai anggaran yang disetujui. Rencana sumber daya Anda melibatkan banyak bagian yang bergerak, mulai dari jadwal karyawan hingga melacak liburan.

Itulah mengapa metrik beban kerja sangat penting. Di dasbor waktu nyata, widget beban kerja menampilkan informasi tentang semua anggota tim Anda, dengan rincian status tugas mereka. Anda dapat langsung melihat apakah tugas mereka sudah selesai, mana yang tersisa dan mana yang sudah lewat waktu.

Sekarang Anda tahu siapa yang tertinggal dan siapa yang bergerak maju, yang memberi Anda informasi yang Anda butuhkan untuk mengalokasikan kembali sumber daya. Ini mencegah proyek macet atau membiarkan anggota tim yang diblokir menunggu orang lain menyelesaikan tugas mereka.

Mempresentasikan dengan Dasbor Status Proyek Waktu Nyata

Dasbor, serta bagan dan grafik khusus yang dapat Anda hasilkan dari satu, benar-benar dapat dibuat khusus untuk rapat tim dan presentasi kepada pemangku kepentingan dan sponsor proyek. Informasi yang perlu diketahui audiens sudah tersedia dan mudah dicerna karena desainnya yang berani dan penuh warna, dan fakta bahwa data tersebut real-time sangat penting bagi para eksekutif saat ini yang ingin mengetahui kinerja kami hari ini, sekarang, tidak minggu lalu.

Saat menyajikan data secara real-time, penting agar informasi yang Anda coba bagikan jelas, tetapi jangan lupa bahwa Anda juga harus terhubung dengan orang-orang di dalam ruangan. Dasbor tidak hanya memungkinkan Anda untuk berbagi apakah proyek sesuai anggaran dan sesuai jadwal, tetapi juga memberi Anda alat untuk membagikan informasi ini dengan cepat tanpa harus melewati beberapa program.

Dasbor membantu Anda melakukan lebih dari sekadar menghubungkan data kering, tetapi dapat membantu Anda menceritakan kisah proyek. Sangat mudah untuk menyelami lebih dalam dengan data dasbor proyek, serta melihat proyek dengan pandangan sekilas. Setelah ruangan Anda ditarik ke dalam narasi Anda, Anda mendapatkan perhatian mereka, dan Anda memimpin pertemuan yang efektif dan produktif.

Singkatnya, jika Anda tidak menggunakan dasbor waktu nyata, Anda tidak memimpin proyek. Sebaliknya, Anda mengikuti data dan selalu menemukan diri Anda selangkah di belakang tindakan. Ambil kendali dan gunakan alat yang dirancang untuk pemimpin proyek.

Bonus: Dasbor Portofolio Proyek

Dasbor sangat bagus untuk memantau kemajuan proyek Anda, tetapi bagaimana jika Anda mengelola program atau portofolio? Anda harus memiliki alat dasbor yang dapat melacak metrik pada banyak proyek sekaligus.

Dasbor portofolio membuka jendela ke portofolio proyek yang Anda kelola, sehingga Anda dapat melacak status semua proyek yang menjadi tanggung jawab Anda dan mengetahui cara terbaik mengalokasikan sumber daya untuk melayani mereka.

ProjectManager memiliki dasbor portofolio real-time yang diisi secara otomatis saat anggota tim memperbarui status mereka di berbagai proyek di bawah manajemen portofolio Anda. Di dasbor portofolio adalah tampilan tingkat tinggi dari kesehatan semua proyek Anda dalam satu tampilan. Lebih baik lagi, Anda dapat memfilter tampilan untuk melihat hanya data yang Anda inginkan dari proyek yang Anda inginkan.

Dasbor visual real-time di ProjectManager adalah tampilan paling komprehensif yang dapat Anda temukan di perangkat lunak manajemen proyek online mana pun. Anda dapat melihat dalam hitungan detik apakah proyek Anda sesuai rencana dan dapat menentukan tugas mana. Buktikan sendiri dengan mengikuti uji coba gratis selama 30 hari ini.