กำหนดการพื้นฐานคืออะไร & ฉันจะสร้างได้อย่างไร

ก่อนที่คุณจะเริ่มโครงการ คุณต้องคิดถึงเวลาก่อน เป็นตัวแปรที่สำคัญที่สุดที่อาจส่งผลต่อแผนของคุณ คุณจะได้รับสิ่งที่คุณต้องทำในเวลาที่คุณต้องทำได้อย่างไร? เพื่อให้บรรลุสิ่งนี้ เราต้องสร้างกำหนดการ

กำหนดการเป็นกุญแจสำคัญในการวางแผนโครงการ แต่กำหนดการเป็นเพียงกรอบงานเท่านั้น เมื่อคุณดำเนินการ ดำเนินงานโครงการของคุณทีละงาน กำหนดการจะเปลี่ยนไป คุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าคุณทำตามกำหนดเวลาและติดตามโครงการของคุณ

นั่นคือที่มาของการสร้างเส้นฐาน การสร้างแผนโครงการพื้นฐานและกำหนดการพื้นฐาน คุณมีวิธีการเปรียบเทียบว่าคุณอยู่ที่ใดในการดำเนินการโครงการ และหากสิ่งนั้นสอดคล้องกับตำแหน่งที่คุณตั้งใจจะเป็นในขณะนั้น

กำหนดการพื้นฐานคืออะไร?

ไม่ว่าคุณจะเรียกมันว่ากำหนดการพื้นฐานหรือพื้นฐานกำหนดการ คำนั้นหมายถึงกำหนดการที่เสร็จสิ้นและได้รับการอนุมัติ ข้อมูลพื้นฐานของกำหนดการสามารถใช้เป็นเครื่องมือในการวัดประสิทธิภาพโดยการรายงานผลต่างของกำหนดการ กล่าวคือ ข้อมูลพื้นฐานของกำหนดการสามารถใช้เพื่อเปรียบเทียบว่าคุณวางแผนจะไปอยู่ที่ใดในช่วงเวลาหนึ่งในโครงการกับตำแหน่งที่ข้อมูลแสดงให้คุณเห็นจริงๆ

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตการจัดกำหนดการโครงการ

อย่างที่คุณทราบ กำหนดการสำหรับโครงการคือชุดของงานที่ต้องทำให้เสร็จภายในไทม์ไลน์เฉพาะ เพื่อที่จะไปถึงการส่งมอบขั้นสุดท้ายสำหรับโครงการ ดังนั้น ข้อมูลพื้นฐานของกำหนดการจึงเป็นวิธีการบันทึกกำหนดการที่สรุปแล้วนี้ และใช้เป็นเกณฑ์มาตรฐานในการวัดความคืบหน้าของคุณในการดำเนินโครงการ

พื้นฐานของกำหนดการจะรวบรวมการเปลี่ยนแปลงในกำหนดการของคุณที่เกิดขึ้นจากการพัฒนาความเสี่ยง การใช้กำหนดการพื้นฐานหมายความว่าคุณสามารถดูรูปแบบต่างๆ เหล่านี้ในกำหนดการของคุณได้เร็วกว่า และไม่ช้า และทำการปรับเปลี่ยนได้อย่างรวดเร็วเพื่อให้เป็นไปตามแผน

เหตุใดจึงต้องใช้กำหนดการพื้นฐาน

เหตุผลที่ชัดเจนในการใช้กำหนดการพื้นฐานก็คือ จะช่วยให้คุณทำตามกำหนดเวลาได้ หากไม่มี ก็เหมือนว่าคุณกำลังทำงานนอกบริบทปัจจุบันของโปรเจ็กต์ของคุณ ไม่มีทางรู้ว่า ควร อยู่ที่ไหนในกำหนดการเพราะไม่มีเกณฑ์เปรียบเทียบเพื่อเปรียบเทียบความคืบหน้าของคุณ

โครงการไม่ค่อยผ่านไปโดยไม่มีปัญหามากมาย อาจมีอุบัติเหตุเล็กน้อยหรือเรื่องใหญ่ โดยไม่คำนึงถึงความรุนแรงของปัญหา ผลกระทบสามารถกระเพื่อมผ่านกำหนดการของคุณอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ปล่อยให้กำหนดเวลาหยุดชะงักในการปลุก คุณจะต้องจัดสรรทรัพยากรใหม่เพื่อให้โครงการของคุณมั่นคง

นั่นหมายถึงการเปลี่ยนส่วนต่างๆ ของกำหนดการเพื่อตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงและดำเนินการตามกำหนดเวลาสุดท้ายของคุณ ในการเปลี่ยนแปลงและความพ่ายแพ้อย่างต่อเนื่อง กำหนดการพื้นฐาน ยังคงมั่นคง เป็นโครงการที่คงที่ในทะเลแห่งการเปลี่ยนแปลง ช่วยให้คุณนำทางได้สำเร็จเมื่อพายุนำคุณไปสู่น่านน้ำที่ไม่คุ้นเคย

แน่นอนว่ามีพื้นฐานหลายประเภท ล้วนมีความสำคัญ กำหนดการพื้นฐานช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายและเกี่ยวข้องกับแผนโครงการพื้นฐาน โดยที่กำหนดการเป็นส่วนหนึ่งของแผนโครงการที่ใหญ่กว่า แต่กำหนดการพื้นฐานจะรวมสินทรัพย์และทรัพยากรทางธุรกิจไว้ด้วย ดังนั้นคุณจึงสามารถจัดสรรได้อย่างถูกต้องเพื่อให้เป็นไปตามกำหนดเวลา

วิธีการสร้างตารางพื้นฐาน

ก่อนที่คุณจะสามารถกำหนดตารางเวลาได้ คุณต้องมีกำหนดการเสียก่อน ที่เริ่มต้นด้วยการรวบรวมงานทั้งหมดที่คุณต้องดำเนินการเพื่อนำไปสู่การส่งมอบขั้นสุดท้ายของคุณ

ระบุงาน

ใช้โครงสร้างการแบ่งงานเพื่อย้อนกลับจากการส่งมอบขั้นสุดท้ายของคุณ เครื่องมือนี้ช่วยให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ละเว้นขั้นตอนใดๆ ในการจัดทำตารางเวลาที่ประสบความสำเร็จ คุณต้องกำหนดทุกงานอย่างละเอียดก่อน การมีการวางแผนการประชุมกับทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณจะช่วยให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ทิ้งขั้นตอนที่สำคัญใดๆ ออกจากกำหนดการของคุณ คุณยังสามารถใช้ข้อมูลในอดีตเมื่อทำการวิจัยโครงการที่คล้ายคลึงกัน

กำหนดระยะเวลา

เมื่อคุณเตรียมกิจกรรมทั้งหมดเรียบร้อยแล้ว คุณจะต้องประมาณการว่าจะใช้เวลานานเท่าใดจึงจะเสร็จสิ้น มีเทคนิคมากมายที่จะช่วยให้คุณได้ตัวเลขที่แม่นยำ เพื่อผลลัพธ์ที่รวดเร็วขึ้น มีการประมาณค่าที่คล้ายคลึงกัน ซึ่งหมายถึงเวลาที่ใช้ในการทำโครงการที่ผ่านมาที่คล้ายกันให้เสร็จสิ้น นอกจากนี้ยังมีค่าประมาณสามจุด ซึ่งใช้สูตรในการคำนวณพารามิเตอร์ที่มีแนวโน้มมากที่สุด มองโลกในแง่ดี และมองโลกในแง่ร้าย แน่นอนว่ายังมีเครื่องมืออื่นๆ เลือกหนึ่งที่เหมาะสมสำหรับคุณและโครงการของคุณ

กำหนดเหตุการณ์สำคัญ

โครงการมีขนาดใหญ่และงานมีขนาดเล็ก เหตุการณ์สำคัญคือขั้นตอนระหว่างสองจุดนั้น มักใช้เพื่อทำเครื่องหมายจุดสิ้นสุดของระยะโครงการหนึ่งและจุดเริ่มต้นของขั้นตอนถัดไป อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้เหตุการณ์สำคัญเพื่อกำหนดจุดสำคัญใดๆ ในโครงการได้

ระบุการพึ่งพา

งานบางอย่างที่คุณรวบรวมไว้จะแยกจากกัน ในขณะที่งานอื่นๆ จะต้องพึ่งพางานอื่นๆ กล่าวคือ พวกเขาจะไม่สามารถเริ่มหรือหยุดได้จนกว่าจะเริ่มหรือหยุดอีกครั้ง งานที่ต้องพึ่งพาอาศัยกันเหล่านี้อาจทำให้เกิดปัญหาในภายหลังในโครงการหากคุณไม่ระบุ

เพิ่มทรัพยากร

งานไม่เสร็จเอง คุณต้องแนบทรัพยากรกับพวกเขา ทรัพยากรอาจเป็นสมาชิกในทีม วัสดุ เครื่องมือ ฯลฯ ทั้งหมดนี้มีค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องและระยะเวลาโดยประมาณเพื่อกำหนดระยะเวลาที่คุณต้องการใช้

ตั้งค่าพื้นฐาน

ตอนนี้คุณมีกำหนดการของโครงการแล้ว การตั้งค่าพื้นฐานเป็นเพียงการหยุดข้อมูลนี้—การสแนปชอตของข้อมูล คุณจะต้องใช้สิ่งนี้เพื่อเปรียบเทียบความคืบหน้าของคุณเมื่อคุณเข้าสู่ขั้นตอนการดำเนินการของโครงการ

ในส่วนถัดไป เราจะแสดงให้คุณเห็นว่าการดำเนินการนี้ใน ProjectManager นั้นง่ายเพียงใด หรือคุณสามารถดูวิดีโอแนะนำสั้นๆ นี้ได้หากต้องการ

วิธีสร้างกำหนดการพื้นฐานใน ProjectManager

เมื่อคุณสร้างตารางเวลาแล้ว ให้บันทึก ตอนนี้ คุณมีกำหนดการพื้นฐานแล้ว และสามารถใช้เอกสารนี้เพื่อเปรียบเทียบกับความคืบหน้าที่แท้จริงของคุณเมื่อคุณดำเนินโครงการ แต่มีวิธีที่มีประสิทธิภาพมากกว่าในการคำนวณความแปรปรวนของโครงการ

เวลาเป็นทรัพยากรที่มีค่าในทุกโครงการ และการใช้ซอฟต์แวร์การจัดกำหนดการโครงการบนระบบคลาวด์ เช่น ProjectManager เป็นวิธีที่คุณสามารถประหยัดเวลาและเงินไปพร้อมกับเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของโครงการของคุณ นี่คือวิธีการทำงาน

ขั้นแรก คุณจะต้องสร้างกำหนดการของคุณในแผนภูมิแกนต์ออนไลน์ของเรา นำเข้างานหรือใช้เทมเพลตเฉพาะอุตสาหกรรมของเราเพื่อเริ่มต้น เช่นเดียวกับกำหนดการอื่นๆ คุณต้องการเพิ่มวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด จากนั้น Gantt จะสร้างแผนภูมิโครงการของคุณตามไทม์ไลน์ แต่นี่คือสิ่งที่น่าสนใจ

แบ่งกำหนดการที่ใหญ่ขึ้นเป็นส่วนที่จัดการได้มากขึ้นด้วยฟีเจอร์หลักเป้าหมายของเรา ซึ่งสามารถแบ่งโครงการออกเป็นช่วงๆ หรือระบุกำหนดเวลาที่สำคัญได้ แกนต์สามารถปรับแต่งเพิ่มเติมตามสีได้

จากนั้นเชื่อมโยงการพึ่งพาเพื่อไม่ให้แอบดูคุณระหว่างการดำเนินการ หากมีการเปลี่ยนแปลงระหว่างการดำเนินการ Gantt สามารถแก้ไขได้ง่ายๆ โดยการลากและวางงานไปยังวันที่ใหม่

การตั้งค่าพื้นฐาน

ตามที่ระบุไว้ การตั้งค่าพื้นฐานคือวิธีที่คุณวัดความแปรปรวนของโครงการเมื่อคุณดำเนินการงาน ดังนั้น เมื่อคุณเสร็จสิ้นแผนของคุณ คุณต้องการตั้งค่าพื้นฐานกำหนดการ สิ่งที่คุณต้องทำกับเครื่องมือ Gantt คือคลิกการตั้งค่าขั้นสูง ที่นั่น คุณจะเห็นตัวเลือกในการตั้งค่าพื้นฐาน มันง่ายมาก

เมื่อคุณตั้งค่าพื้นฐานแล้ว วันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดที่วางแผนไว้จะเติมข้อมูลในคอลัมน์เริ่มต้นและสิ้นสุดของเส้นฐาน วันที่เหล่านี้จะไม่เปลี่ยนแปลงเว้นแต่คุณจะรีเซ็ตเส้นฐานและลบล้าง

รายงานแบบคลิกเดียวของเราประกอบด้วยรายงานผลต่างของโครงการที่จะเปรียบเทียบตามจริงของคุณกับความคืบหน้าที่วางแผนไว้ นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการคำนวณบัฟเฟอร์ของโปรเจ็กต์ ซึ่งเป็นระยะเวลาที่คุณสามารถเพิ่มลงในงานได้โดยไม่ส่งผลต่อกำหนดการโดยรวม

ProjectManager เป็นเครื่องมือที่ได้รับรางวัลที่ช่วยให้ผู้จัดการจัดตารางเวลาและมอบเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับพวกเขาเพื่อให้กำหนดการนั้นเป็นไปตามแผน ตั้งแต่พื้นฐานการจัดกำหนดการไปจนถึงการติดตามความแปรปรวนของโครงการ คุณสามารถควบคุมได้ จัดระเบียบงาน มอบหมายทรัพยากร และตรวจสอบทั้งหมดแบบเรียลไทม์