หนังสือบัญชี – ความหมาย รูปแบบ และประเภท

สมุดบัญชีเป็นเอกสารสำหรับรวมข้อมูลทางการเงิน การขาย และค่าใช้จ่ายทุกประเภทของบุคคลหรือบริษัท เป็นสถานที่ซึ่งระบุและรวบรวมรูปแบบรายละเอียดทั้งหมดของที่อยู่ทางการเงินและธุรกรรมทางธุรกิจในแต่ละวัน

สิ่งเหล่านี้จะได้รับการดูแลภายใต้พระราชบัญญัติต่างๆ เช่น พระราชบัญญัติภาษีเงินได้ พระราชบัญญัติบริษัท พ.ศ. 2556 และภาษี GST สมุดบัญชีคือหนังสือที่ให้ประวัติการดำเนินธุรกิจและธุรกรรมทางการเงินของสถานประกอบธุรกิจและผู้เสียภาษี

หนังสือบัญชีคืออะไร?

คำนิยาม: สมุดบัญชีหมายถึงเอกสารที่บันทึกไว้เกี่ยวกับธุรกรรมทางการเงินและการดำเนินธุรกิจของบริษัทหรือบุคคล

ผู้เสียภาษีและนักธุรกิจจะเก็บบันทึกธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดเพื่อหลีกเลี่ยงบทลงโทษหลังจากลงทะเบียนธุรกิจของคุณในสำนักสรรพากร (BIR) บันทึกของแต่ละรายการหมายถึงสมุดบัญชี

ผู้เสียภาษีสมัครขอใบรับรองเช่นหนังสือรับรองการจดทะเบียน (COR) กับ (สำนักสรรพากร) BIR และพวกเขายังสมัครหนังสือบัญชีในเวลาเดียวกัน

ดังนั้น BIR และ Books of Accounts จึงมีความเกี่ยวข้องกัน และ Books of Accounts ควรได้รับการจดทะเบียนทุกปี ตามกฎหมายรถไฟ ก.ล.ต. 232-

กฎหมายกำหนดให้บริษัท บริษัท ห้างหุ้นส่วน หรือบุคคลทั้งหมดต้องชำระภาษีเงินได้ภายในต้องใช้และรักษาชุดบันทึกการทำบัญชีที่เกี่ยวข้องและเหมาะสมซึ่งได้รับอนุญาตอย่างถูกต้องจาก BIR ในที่ซึ่งธุรกรรมและผลการดำเนินการทั้งหมดถูกนำเสนอและภาษีทั้งหมดเนื่องจาก รัฐบาลอาจได้รับการตรวจสอบและกำหนดช่วงเวลาใด ๆ ของปีอย่างถูกต้องและรวดเร็วและถูกต้อง

โดยรวมแล้วใช้สำหรับบันทึกทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมทางธุรกิจที่บันทึกไว้ในหนังสือพื้นฐาน 6 เล่ม

ผู้ใช้สมุดบัญชี

ผู้เสียภาษีต้องมีแนวคิดเกี่ยวกับการขายและค่าใช้จ่ายทั้งหมดของบริษัทเพื่อกำหนดภาษี และสมุดบัญชีมีบทบาทสำคัญในการจัดการทั้งหมดนี้อย่างราบรื่น

ไม่เพียงแต่ผู้เสียภาษีเท่านั้น แต่นักอุตสาหกรรมทุกคนยังต้องปรับปรุงธุรกรรมทางการเงินของบริษัทในบัญชีของตนอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้ทราบสถานะทางการเงินและผลลัพธ์ของบริษัท

การบัญชีเป็นส่วนสำคัญในการจัดการการเงินของคุณ และสมุดบัญชีช่วยดูแลสถานะทางการเงินที่ดีของคุณ สมุดบัญชีหรือบันทึกทางบัญชีจะได้รับการเก็บรักษาไว้หากรายรับรวมมากกว่า 150,000 ย้อนหลังใน 3 ปีก่อนหน้าสำหรับอาชีพใดอาชีพหนึ่ง

เมื่อธุรกิจคาดว่าจะได้รับรายรับรวมมากกว่า 150,000 รายการหนังสือบัญชีจะมีผลบังคับใช้ตั้งแต่เริ่มต้นธุรกิจ บันทึกการบัญชีได้รับการจัดทำเป็นเอกสารภายใต้กฎ 6F และวิชาชีพที่มีสิทธิ์ใช้สมุดบัญชีมีดังนี้:

• วิศวกรรม
• สถาปัตยกรรม
• ถูกกฎหมาย
• ทางการแพทย์
• การบัญชี
• การออกแบบตกแต่งภายใน
• ที่ปรึกษาด้านเทคนิค
• ตัวแทนที่ได้รับอนุญาต – เป็นตัวแทนของบุคคลเพื่อแลกกับเงินต่อหน้าศาลหรือหน่วยงานใด ๆ ที่อยู่ภายใต้กฎหมายใด ๆ
• นักแปลอิสระ – หากรายรับรวมเกิน Rs. 150,000
• เลขานุการ
• ศิลปินภาพยนตร์ – รวมถึงนักแสดง/นักแสดง นักแต่งเพลง นักร้อง ตากล้อง โปรดิวเซอร์ ผู้กำกับ นักเขียน และอาชีพอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

สมุดบัญชีรูปแบบต่างๆ

สถานประกอบธุรกิจและผู้เสียภาษีทุกคนต้องเก็บรักษาบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจประจำวันของตน ช่วยให้ทราบผลการปฏิบัติงาน

สมุดบัญชีจะต้องลงทะเบียนหากองค์กรธุรกิจหรือผู้เสียภาษียื่นขอใบรับรองการจดทะเบียนในรูปแบบที่เหมาะสม สมุดบัญชีมีสามรูปแบบ - สมุดบัญชีคู่มือ สมุดบัญชีหลวม และบัญชีคอมพิวเตอร์

ให้เราดูที่รูปแบบทั้งสามนี้ที่นี่และตอนนี้-

1. คู่มือ

รูปแบบนี้ทำได้โดยการแนะนำหนังสือแบบดั้งเดิมที่ทุกคนสามารถหาได้จากร้านอุปกรณ์สำนักงานหรือสำนักงาน

หนังสือคู่มือบัญชีส่วนใหญ่เป็นวารสาร บัญชีแยกประเภท และคอลัมน์หนังสือที่มีอยู่ในตลาดและเขียนด้วยลายมือ ธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ใช้รูปแบบนี้เนื่องจากเป็นพื้นฐานในการลงทะเบียนกับ BIR

ในแง่ดี การต่ออายุประจำปีหรือการประทับตราใหม่ไม่จำเป็นสำหรับ Book of Accounts แบบแมนนวล และคุณสามารถต่ออายุสมุดบัญชีได้หากใช้จนหมดหรือใช้ทั้งหมด

2. ใบหลวม

หนังสือบัญชีหลวมถูกสร้างขึ้นด้วยความช่วยเหลือของสเปรดชีตและบันทึกธุรกรรมแบบดิจิทัล

ในวิธีนี้ เอกสารของธุรกรรมทั้งหมดจะทำโดยการเข้ารหัสข้อมูลทางการเงินบนคอมพิวเตอร์และพิมพ์สำเนาเทมเพลตโดยตรง หนังสือบัญชีแบบหลวม ๆ ต้องการรูปแบบที่มีอยู่ในบันทึกการทำบัญชีทั้งหมดของผู้เสียภาษี

ผู้ใช้ Books of Accounts แบบหลวม ๆ จะต้องส่งแบบฟอร์มภายใน 15 วันหลังจากปีที่ต้องเสียภาษีในแต่ละปี หรือเพียงแค่เมื่อสิ้นสุดการใช้งาน

3. คอมพิวเตอร์

Computerized Books of Accounts ใช้สำหรับบันทึกกิจกรรมทางการเงินอย่างรวดเร็ว และเป็นที่นิยมในหมู่บริษัทขนาดใหญ่

วิธีการดำเนินการโดยซอฟต์แวร์การบัญชีที่ซับซ้อนและผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติสูง แต่ต้องใช้เวลามากในการได้รับการอนุมัติสำหรับหนังสือบัญชีคอมพิวเตอร์

ผู้ใช้ต้องส่งรายงานทางการเงินภายใน 30 วันหลังจากสิ้นสุดปีภาษีแต่ละปีหรือเมื่อสิ้นสุดการใช้หนังสือ

รูปแบบนี้จำเป็นต้องลงทะเบียนภายในสำนักงานเขตภูมิภาค BIR ของคุณและต้องการตราประทับจาก BIR จึงจะได้รับการอนุมัติ

ประเภทของสมุดบัญชี

นอกเหนือจากรูปแบบของ Books of Accounts แล้ว ยังมีบัญชีประเภทต่างๆ ในตลาดเพื่อบันทึกการขายและจัดช่องทางโปรแกรมบัญชีการเงินอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อวิเคราะห์ความสามารถทางการเงินของธุรกิจ

โดยทั่วไป ประเภทเหล่านี้แบ่งออกเป็นสองวิธี ได้แก่ บัญชีแยกประเภทและวารสาร ให้เราเจาะลึกทั้งหกประเภทที่นี่และตอนนี้-

1. วารสารทั่วไป

สมุดรายวันทั่วไปเรียกอีกอย่างว่าสมุดรายการดั้งเดิมและบันทึกธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดเกี่ยวกับวันที่ทำธุรกรรม ใช้สำหรับบันทึกธุรกรรมที่เกิดขึ้น

เป็นหนังสือเล่มแรกที่มีการบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจ และเป็นไปตามหลักการทั่วไปของเดบิตและเครดิต

2. บัญชีแยกประเภททั่วไป

หรือที่เรียกว่าสมุดบัญชีขั้นสุดท้าย บัญชีแยกประเภททั่วไปจัดเตรียมรายการสมุดรายวันสรุปของบัญชีเพื่อระบุยอดดุลที่กระทบยอด

สมุดบัญชีนี้เก็บบันทึกของสินทรัพย์ หนี้สิน รายได้ ค่าใช้จ่าย และรายได้ของบริษัทเสมอ ดังนั้นบัญชีแยกประเภททั่วไปจึงเป็นผลรวมของทั้งวารสารทั่วไปและวารสารพิเศษ

3. สมุดรายวันการรับเงินสด

สมุดรายวันชนิดพิเศษนี้ใช้เพื่อบันทึกการชำระเงินสดของค่าใช้จ่ายและเรียกเก็บเงินจากลูกหนี้

รายการของการดำเนินการทางการเงินสามารถจัดทำเป็นเอกสารในรูปแบบของการขายสินทรัพย์ การขายเงินสด การเรียกเก็บเงินจากลูกค้า การชำระเงินจากดอกเบี้ย ค่าเช่า ฯลฯ

โดยรวมแล้ว การรับเงินสดใช้สำหรับบันทึกยอดขายเงินสด/ลูกหนี้

4. สมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสด

การเบิกจ่ายเงินสดเป็นสมุดรายวันภายในที่จัดการโดยนักบัญชีเพื่อเก็บบันทึกกระแสเงินสดไหลออกในธุรกิจ

สมุดบัญชีนี้ช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญเข้าใจสถานะการชำระเงินของบริษัท และบันทึกการชำระเงินสดของเจ้าหนี้/ค่าใช้จ่ายเพื่อมีส่วนอย่างมากในการปรับปรุงบัญชีแยกประเภททั่วไป

5. สมุดรายวันการขาย

Sales Journal เป็นวารสารประเภทหนึ่งที่ใช้ในการบันทึกยอดขายทั้งหมดของบริษัท รวมถึงการขายสินค้าหรือผลิตภัณฑ์อื่น ๆ ที่บริษัทนำเสนอ

ดังนั้นจึงเป็นหนึ่งในรูปแบบสมุดบัญชีที่มีประโยชน์ที่สุดสำหรับการบันทึกการขายเครดิต

6. ซื้อวารสาร

นี่เป็นหนึ่งในสมุดบัญชีที่บันทึกการซื้อและการเบิกจ่ายของบริษัทด้วยเครดิต

นี่คือเอกสารที่ใช้ในการบันทึกการซื้อเครดิต

วารสารทั่วไปที่กล่าวถึงข้างต้นเป็นที่เข้าใจกันว่าเป็นวารสารดั้งเดิมในขณะที่วารสารอื่น ๆ อีกสี่ประเภทที่กล่าวถึงข้างต้นนั้นเป็นวารสารพิเศษเช่นกัน

หกประเภทนี้ถูกจัดกลุ่มในสองวิธีที่แตกต่างกันสำหรับธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมที่แตกต่างกัน -

หนังสือบัญชีสำหรับธุรกิจบริการ

• วารสารทั่วไป
• บัญชีแยกประเภททั่วไป
• สมุดรายวันการรับเงินสด
• สมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสด

หนังสือบัญชีสำหรับธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการขายสินค้าหรือทรัพย์สิน

• วารสารทั่วไป
• บัญชีแยกประเภททั่วไป
• สมุดรายวันการรับเงินสด
• สมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสด
• วารสารการขาย
• ซื้อวารสาร

บทสรุป!

สมุดบัญชีกำหนดแนวทางปฏิบัติที่ดีสำหรับทุกบริษัทที่มีบันทึกธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดอย่างเหมาะสม

พูดง่ายๆ ก็คือ เป็นการนำเสนอเรื่องราวเกี่ยวกับสถานะทางการเงินของบริษัท และช่วยในการตัดสินใจที่สำคัญเกี่ยวกับกิจกรรมทางการเงินของบริษัทต่างๆ

โดยไม่คำนึงถึงการรักษาสมุดบัญชีโดยคุณหรือนักบัญชีที่ได้รับการแต่งตั้ง การทำสมุดบัญชีมีความสำคัญมากสำหรับแต่ละธุรกิจ