Прокачка ресурсов 101: освойте эту технику управления проектами

В мире существует ограниченное количество ресурсов — и для конкретного проекта. Каждая задача проекта требует ресурса, который должен соответствовать графику проекта, бюджету и т. д. И по мере развертывания этого проекта вы можете столкнуться с проблемами и неожиданными событиями, которые заставят вас переосмыслить распределение ресурсов. Выравнивание ресурсов может помочь вам эффективно перераспределить ресурсы, не влияя на график проекта.

Что такое выравнивание ресурсов?

В любом заданном проекте вы будете работать с несколькими ресурсами, которые должны использоваться одновременно. Цель выравнивания ресурсов — оптимально структурировать задачи в проекте, чтобы ни одна из ваших действий не блокировалась нехваткой ресурсов. Ресурсы в этой системе включают персонал, материалы и инструменты, необходимые для завершения проекта. Выравнивание ресурсов является важным аспектом планирования ресурсов.

Связанный: Шаблон планирования ресурсов

При выравнивании ресурсов каждому ресурсу назначается дата начала ресурса (RS) и дата окончания ресурса (RF), чтобы определить, когда его можно использовать для действия. Даты RS и RF изменяются с учетом доступных ресурсов и сопоставляются со спросом, необходимым для проекта.

Как это сделать

Чтобы выполнить выравнивание ресурсов, начните с создания базовых дат начала и окончания с гибкими крайними сроками между ними. Сначала запланируйте действия с более высоким приоритетом, а затем действия с более низким приоритетом. Приоритеты здесь определяются общим плавающим значением каждого действия. Плавающее значение задачи обычно определяется тем, насколько можно отложить задачу, не блокируя выполнение других задач. Как только значение с плавающей запятой учтено, расписание может быть составлено алгоритмически, чтобы можно было снизить риски проекта и оставить немного места для ошибки.

В случае успеха вы получите новую временную шкалу дат RS и RF для сопряжения с вашей CPM: во многих случаях выравнивание ресурсов часто сочетается с методом критического пути (CPM). Метод критического пути требует, чтобы задачи в рамках проекта определялись заранее в соответствии с их зависимостями, а для выполнения устанавливались гибкие периоды времени.

По мере продвижения проекта многие менеджеры проектов сталкиваются с тройным ограничением, когда в любом заданном проекте есть три основных ограничения: стоимость, объем и время. Из-за этих ограничений выравнивание ресурсов может быть полезным инструментом для руководителей проектов.

Связанный: Лучшее программное обеспечение для управления ресурсами 2022 года

Когда требуется выравнивание ресурсов?

Выравнивание ресурсов используется при нехватке ресурсов. Это включает в себя случаи, когда ресурс недоступен в течение определенного диапазона дат, когда он должен быть предоставлен другим командам или когда спрос превышает предложение.

Как упоминалось ранее, выравнивание ресурсов лучше всего работает в рамках модели CPM, а также учитывает тройные ограничения, чтобы помочь очистить отставание проектов.

Реальные примеры, требующие выравнивания ресурсов

Выравнивание ресурсов наиболее важно, когда вам нужно преодолеть потенциальную заминку в будущем проекте, снизить риски и обеспечить эффективное достижение конечной цели. В частности, он идеально подходит для тех, кто имеет дело с большим количеством невыполненных работ, таких как ИТ-команды или служба поддержки клиентов. Например, это может быть особенно полезно для интернет-провайдеров, пытающихся запланировать, когда обслуживающий персонал может прибыть на дом к своим клиентам.

Выравнивание ресурсов может информировать ваших коллег о том, что будет дальше, что наиболее важно сделать раньше, а не позже, и поддерживать удовлетворенность ваших заинтересованных сторон временем, которое потребовалось для выполнения задачи. В конце концов, этот метод может означать разницу между масштабированием проекта, значительно превышающим его крайний срок, и очищенным отставанием.

На каком этапе проекта важно выравнивание ресурсов?

Обычно это вступает в игру в середине проекта, на любой части пути. Тем не менее, это важно учитывать с самого начала, так же, как вы намечаете критический путь своих проектов.

Как мы упоминали ранее, при успешном выполнении у вас появится новый график, который вы сможете представить ключевым заинтересованным сторонам. Но кое-что, что следует отметить: как только ваш ресурс начнет выполнение задачи, он будет продолжать работать непрерывно, пока этот ресурс не завершит задачу. Это означает, что даты RS и RF назначаются на одном уровне, поэтому это не должно слишком сильно прерывать вашу временную шкалу, если все сделано правильно.

Каковы лучшие практики и методы?

Как это обычно бывает с лучшими практиками управления проектами, все зависит от того, как вы подготовитесь. Вот контрольный список, чтобы вы начали.

1. Разработайте свой график, ориентируясь на время, которое требуется ресурсу для выполнения задачи.
2. Затем, после создания CPM, рассмотрите количество ресурсов, необходимых для каждой задачи.
3. Определите, как назначить приоритет каждой задаче и загрузите каждую в расписание, разделив по значимости.
4. Пусть ваша цена за тысячу показов автоматически рассчитает даты начала и окончания вашего нового проекта.
5. Следите за уже запланированными действиями и отмечайте, сколько времени они требуют. Таким образом, вы можете заранее планировать будущие действия аналогичного масштаба.

Самый простой способ реализовать приведенный выше контрольный список — использовать надежное полнофункциональное программное обеспечение для управления проектами, такое как ProjectManager, где вы можете отслеживать свои ресурсы и назначать проекты в зависимости от их доступности. Потому что, когда вращающихся тарелок много, можно легко упустить из виду, за какими из них нужно угнаться. И это именно то, что касается выравнивания ресурсов.

На какие подводные камни следует обратить внимание?

По своей сути выравнивание ресурсов является методом антикризисного управления. Разбираться с нарастающими конфликтами? Выравнивание ресурсов распутывает их. Однако обычно это происходит за счет одного из упомянутых нами тройных ограничений — стоимости, масштаба или времени. Таким образом, даже в самом начале высок риск ошибки, и в процессе закладываются мелкие сбои.

Ожидайте, что проекты будут решаться своевременно, но за счет стоимости или объема. Выполняйте задачи в рамках бюджета, но за счет времени или объема. Достичь всего объема проекта, но за счет затрат или времени.

Каковы последствия плохого выравнивания ресурсов?

Выравнивание ресурсов, в конечном счете, является временным решением возникающей проблемы. Так что, если это не удается? Результаты могут означать задержку проекта, потерю ресурсов, поскольку они перетасовываются в другие отделы, и затраты вашей компании.

В реальном мире?

Проблемы могут иметь эффект домино. Поставщики могут быть задержаны, фабрики могут быть недоступны, поставки могут быть задержаны, производство может быть смещено и вынуждено работать в условиях нехватки времени, а на руководство может повлиять нарушение их итоговой прибыли. Короче говоря, это может негативно повлиять на ваше управление логистикой.

Поскольку в ходе этого процесса ресурсы распределяются между проектами, он может значительно усложнить ситуацию по сравнению с тем, что было в начале проекта. Вот почему важно иметь механизм для отслеживания графика и этапов вашего проекта, чтобы вы никогда не пропустили ни одной детали.

Как ProjectManager может помочь с выравниванием ресурсов

Как упоминалось ранее, с облачной платформой, такой как ProjectManager, вы можете получить доступ к инструментам управления проектами для планирования ресурсов, балансировки рабочих нагрузок и переназначения задач. Знайте, какие мероприятия кому посвящены, когда они должны быть выполнены и сколько они стоят. Получите видимость, необходимую для точного отслеживания ваших ресурсов для принятия обоснованных решений, подписавшись на наше отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами.

Выравнивание ресурсов поможет вам устранять препятствия проекта по мере их возникновения. Благодаря облачному программному обеспечению для управления проектами, такому как ProjectManager, вы получите инструменты, необходимые для эффективного отслеживания ресурсов с самого начала. Наслаждайтесь нашей бесплатной 30-дневной пробной версией, где вы можете получить доступ к нашей интерактивной диаграмме Ганта и получить представление о рабочей нагрузке всей вашей команды.