Exemplu de plan de proiect pentru următorul dvs. proiect

Sunt mulți pași care se fac doar pentru a obține aprobarea unui proiect. Proiectul trebuie să aibă un scop și apoi un criteriu de definire a succesului său. Dar odată ce ați vândut proiectul cu un caz de afaceri puternic și o prezentare către părțile interesate, distracția începe cu adevărat.

Asta pentru că acum vine planificarea. Ideile sunt grozave, dar fără o foaie de parcurs practică care să detalieze modul în care veți ajunge de la concept la creație, doar vă învârți roțile.

Niciun plan nu s-a materializat vreodată complet format pe biroul tău. Doar daca. Ceea ce aveți nevoie este un software de planificare a proiectelor care vă oferă instrumentele necesare pentru a aduna și organiza toate informațiile pe care trebuie să le gestionați. Dar să începem simplu și să ne dezvoltăm.

Ce face un plan de proiect?

Indiferent dacă ați condus multe proiecte sau că acesta este primul, nu strică niciodată să vă amintiți elementele fundamentale. Să ne uităm puțin din ce este alcătuit planul de proiect. În primul rând, un plan de proiect reprezintă activitățile, sarcinile și resursele pe care le veți folosi pentru a vă îndeplini proiectul.

Înrudit: șablon gratuit de plan de proiect

Vestea bună este că multe dintre aceste linii mari au fost deja subliniate în cazul dvs. de afaceri, în care ați propus proiectul și ați explicat beneficiul comercial așteptat. Dar acum trebuie să descrii aceste procese reale prin care vei conduce acel proiect spre succes.

Exemplu de plan de proiect

Descrieți fazele majore ale proiectului

Planul trebuie să includă toate părțile proiectului, care sunt după cum urmează.

1. Concepție și inițiere: Aceasta este o reiterare a cazului de afaceri, în care ați descris ideea din spatele proiectului și modul în care acesta beneficiază organizația. Ați explorat deja acest lucru și ați identificat cum poate fi completat în cazul dvs. de afaceri. Acum doriți să extindeți aceste idei și să concretizați conceptul proiectului și modul în care intenționați să îndepliniți aceste cerințe.
2. Definiție și planificare: Acum puneți planul în scris, concentrându-vă asupra domeniului de aplicare a proiectului și subliniind lucrările care vor trebui efectuate. Aici prioritizați sarcinile și vă calculați bugetul și programul. Enumerați toate sarcinile în ordinea importanței și, din acea listă, faceți o estimare cu privire la câți bani și timp vor fi necesari pentru a finaliza proiectul.
3. Lansare: Execuția planului pe care l-ați conceput începe cu alocarea resurselor și sarcinilor echipei dvs., care sunt informate cu privire la responsabilitățile lor. Acesta este începutul lucrării efective, deși nu înseamnă că planul este dat deoparte. Întotdeauna vor exista schimbări pentru care va trebui să te adaptezi.
4. Performanță și control: vorbind despre aceste modificări, în timpul executării proiectului, este esențial să monitorizați progresul estimat al planului de proiect până la progresul real, așa cum este înregistrat de actualizările de stare ale echipei. Acesta este momentul în care reveniți la plan pentru a realoca resursele după cum este necesar pentru a vă menține pe drumul cel bun. Cu cât puteți urmări mai bine progresul proiectului, în mod ideal în timp real, cu atât aveți o imagine mai precisă despre locul în care se află proiectul dvs. și despre ce are nevoie pentru a rămâne pe drumul cel bun. ProjectManager oferă un tablou de bord în timp real care utilizează date live pentru a obține o imagine complet precisă a stării proiectului.
5. Închideți: nu ați terminat când ați terminat, acum trebuie să obțineți aprobarea clientului, să vă asigurați că toate documentele au fost semnate, plățile au fost livrate etc. Există o mulțime de sarcini de curățare pe care le aveți încă responsabil de gestionarea, de la integrarea membrilor echipei până la plata echipei, vânzătorilor, contractorilor etc.

Așadar, planul de proiect este mai mult decât un plan privind modul de execuție al proiectului, dar este atât de aproape de o imagine realistă a proiectului în întregime pe care o puteți estima.

Detaliați în jos

Fazele sunt importante pentru a împărți proiectul în părțile care alcătuiesc ciclul său de viață. Acum trebuie să treceți la esențialul modului în care veți trece de la o fază la alta.

1. Faceți o listă de sarcini: sarcinile sunt locurile de muncă mici care compun întregul proiect. Doriți să creați o listă detaliată care să determine fiecare pas de-a lungul proiectului dumneavoastră. Prioritizează acea listă. Vor exista sarcini cruciale pentru proiect, care trebuie făcute, dar vor exista și unele pe care le puteți sacrifica fără a afecta succesul general al proiectului.
2. Durata: Odată ce ați adunat toate sarcinile necesare pentru a finaliza proiectul, trebuie să vă dați seama cât mai bine de cât timp va dura fiecare dintre ele pentru a fi finalizate. Puteți face doar o estimare, desigur, dar ar trebui să utilizați experiența anterioară și orice alți factori pe care îi aveți la dispoziție pentru a face acele presupuneri cât mai precise posibil.
3. Dependențe: Nu toate sarcinile sunt create egale, unele nu pot începe până la cea de dinainte de finalizare. Trebuie să știți ce sarcini depind una de alta. O sarcină dependentă are potențialul de a bloca un alt membru al echipei și de a arunca întreg proiectul de pe urmă. Prin urmare, asigurați-vă că le notați pe planul dvs. de proiect și conectați-le, astfel încât dvs. și echipa să fiți conștienți de importanța finalizării unuia înainte de a începe celălalt.
4. Resurse: Următorul pas este să decideți ce resurse aveți nevoie pentru a îndeplini sarcinile în timpul pe care l-ați alocat pentru fiecare. Aceasta poate include totul, de la instrumente de planificare a proiectelor și membri ai echipei până la echipamente și spațiu de birou. Trebuie să gestionați aceste resurse, așa că trebuie să știți care sunt acestea și să planificați în consecință.

Dar sunt încă mai multe lucruri de luat în considerare în planul de proiect.

1. Domeniul de aplicare: Care sunt activitățile și sarcinile care trebuie făcute pentru a vă finaliza proiectul cu succes. Trebuie să documentați aceste obiective ale proiectului, de la livrabile și sarcini până la costuri și termene limită.
2. Etape: Acestea sunt faze sau evenimente majore din proiectul dvs. care sunt colectate pentru a împărți monolitul proiectului în părți mai digerabile. Acestea pot fi adăugate la o diagramă Gantt, cu o descriere și o dată de livrare - mai multe despre aceasta în continuare.

Exemplu de plan de proiect

Cel mai bun mod de a înțelege planificarea unui proiect este să faci unul. Să parcurgem pașii unui proiect simplu, să zicem, să atârnăm în sfârșit lucrarea de artă pe care fiica ta a făcut-o în școală.

Conceptul și inițierea sunt simple: fiica ta a întrebat de ce nu i-ai agățat desenul. „Nu-ți place?” ea intreaba. Bineînțeles că faci. De fapt, o vei agăța în sufragerie pentru ca toată lumea să vadă cât de mândru ești de munca ei. Ideea este de a încadra și agăța piesa, ceea ce aduce beneficii organizației prin redarea liniștii și armoniei familiei.

Următorul pas este definirea și planificarea. Notați planul și domeniul de activitate, notând orice riscuri și cum să le rezolvați. Acest proiect necesită o călătorie la Target și achiziționarea unui cadru frumos, dar ieftin, unul care să completeze stilistic lucrarea, dar să nu umbrească piesa fiicei tale.

Așadar, trebuie să luați în considerare timpul necesar pentru a ajunge la magazin, să alegeți cadrul potrivit și apoi să ajungeți acasă și să vă asamblați echipa și instrumentele. Îl vei convinge pe fratele ei să te ajute, deoarece copiii tăi au o rivalitate între frați pe care colaborarea s-ar putea rezolva. Apoi, vei trece prin acel sertar dezordonat din bucătărie și vei găsi ciocanul, cuiele și o nivelă. Vei pune poza în cadru și vei ajuta copiii să o atârne, să o curețe și apoi să te relaxezi la lumina unei lucrări bine făcute.

Apoi lansați proiectul și atribuiți copiilor dvs. sarcinile pe care le-ați scris mai devreme în etapa de planificare. Pe măsură ce lucrezi, pot exista conflicte de rezolvat, deoarece echipa ta nu este întregul coeziv pe care l-ai sperat. Schimbarea face parte dintr-un proiect. Poate că nu vor fi suficiente cuie, sau nu poți găsi ciocanul. Aceste riscuri au fost identificate mai devreme, așa că, dacă apar, utilizați planul de urgență pe care l-ați creat.

În timp ce executați proiectul, în calitate de manager de proiect, este responsabilitatea dvs. să monitorizați performanța și să o controlați, astfel încât totul să rămână pe drumul cel bun și să nu pierdeți timpul trebuind să vă întoarceți la Target pentru a cumpăra unghiile pe care le credeați. ai avut acasă.

O modalitate de a urmări progresul proiectului este să obțineți rapoarte de stare de la echipa dvs. pe măsură ce își desfășoară sarcinile. Le-ați acordat o anumită perioadă de timp pentru a finaliza sarcina, așa că cereți-le să vă raporteze dacă acea cronologie este îndeplinită sau au rămas în urmă. Dacă sunt în întârziere, va trebui să lucrați la ajustarea domeniului de aplicare, fie adăugând mai mult timp programului, fie alocând resurse, ceea ce ar putea însemna să vă dați jos de pe canapea și să ajutați.

Poza este înrămată, atârnată și chiar arată drept. Copiii tăi sunt mândri și vor să sărbătorească cu limonadă și prăjituri. Dar încă nu ai terminat. Există o curățare, dar, mai important, trebuie să vă asigurați că părțile interesate ale proiectului sunt mulțumite de calitatea rezultatelor. Adu-l pe mama acolo să dea aprobarea finală. Atunci petrecerea poate începe. Tu și echipa meritați.

Utilizarea instrumentelor pentru a crea un plan de proiect

După cum puteți vedea, chiar și un proiect simplu necesită o mulțime de informații pentru a colecta și organiza. Poți să o faci în mod demodat pe hârtie. Cu siguranță, mulți în trecut au reușit să finalizeze cu succes proiecte mari și mici în acest fel. Dar există instrumente de planificare care fac ca munca să fie mult mai ușoară pentru dvs. și mai eficientă și productivă pentru proiect.

Există un șablon gratuit de plan de proiect pe care îl puteți utiliza, care vă ajută pas cu pas în construirea unui plan de proiect. Deși acestea sunt un pas în direcția corectă, sunt documente de sine stătătoare care sunt problematice de partajat. Ele pot fi suprascrise sau duplicatele pot pluti în e-mailurile oamenilor, toate acestea putând duce la comunicații tulburi în cel mai bun caz și în cel mai rău caz consecințe serioase pentru proiect.

Nu este că ar trebui să aruncați șabloanele de planificare. Sunt o modalitate excelentă de a începe procesul de planificare pentru proiectul dvs. Dar un instrument de management de proiect online vă va oferi o mai mare flexibilitate, mai multe funcții și o platformă pe care puteți construi o colaborare adevărată pentru un mare succes al proiectului.

Manager de proiect pentru planificarea proiectelor

Niciun instrument de management de proiect nu face mai mult pentru planificarea proiectului decât ProjectManager. Software-ul nostru premiat are o serie de caracteristici puternice pentru a ajuta la fiecare aspect al planificării proiectului.

O astfel de caracteristică este diagrama Gantt despre care am scris mai sus. Diagramele Gantt sunt instrumente excelente pentru a vă vizualiza programul, cu o diagramă cu bare care creează o cronologie liniară care vă arată sarcinile, durata și chiar dependențele sarcinilor. Acestea din urmă sunt conectate, astfel încât să puteți vedea unde membrii echipei pot fi blocați.

Dar când îți iei diagrama Gantt online, deschizi o lume cu totul nouă de posibilități de gestionare. În primul rând, puteți importa cu ușurință planul de proiect în ProjectManager din orice șablon pe care l-ați compus, fie că este MS Word sau o foaie de calcul Excel, și vă păstrează formatarea și completează automat foaia de calcul și diagrama cu bare a diagramei Gantt.

Deoarece diagrama Gantt online este bazată pe cloud, este ușor de utilizat. Toate sarcinile dvs. sunt salvate și stocate de la distanță, sunt ușor de partajat pe orice dispozitiv, iar colaborarea se desfășoară la nivel de sarcină. Puteți atașa fișiere și puteți menține conversația legată de sarcina la îndemână.

După cum am observat, lucrurile se vor schimba, iar o diagramă Gantt online vă permite să ajustați durata sarcinilor cu o simplă glisare și plasare a cursorului. Acest lucru vă economisește timp, la fel ca și notificările automate care vă pot avertiza când o sarcină este finalizată sau pe cale să iasă din urmă, astfel încât să o puteți vedea în timp real și să o remediați înainte de a deveni o problemă.

Instrumentele online de planificare a proiectelor asigură o planificare mai productivă

Acesta este doar unul dintre avantajele planificării cu ProjectManager. Încă trebuie să colectați toate datele, dar acum sunt colectate în cloud, unde pot fi ușor accesibile și partajate cu membrii echipei și părțile interesate. De fiecare dată când importați lista de sarcini în software-ul de management de proiect, acesta creează planul de proiect pentru dvs., lăsându-vă liber să vă ocupați de gestionarea unui proiect de succes.

Când planificați un proiect și gestionați toate fazele acestuia printr-o finalizare cu succes, doriți instrumentele potrivite pentru a eficientiza procesul și pentru a stimula colaborarea și comunicarea. ProjectManager are toate caracteristicile de care aveți nevoie pentru a vă planifica proiectul și este un instrument PM bazat pe cloud, care raportează în timp real, astfel încât să aveți întotdeauna clar planul față de execuția reală a proiectului. Vedeți singuri, luând perioada de încercare gratuită de 30 de zile.