次のプロジェクトのサンプルプロジェクト計画

公開: 2022-08-23

プロジェクトを承認するためだけに実行される多くの手順があります。プロジェクトには目標と、その成功を定義するための基準が必要です。しかし、強力なビジネスケースとプレゼンテーションを含むプロジェクトを利害関係者に売り込むと、楽しみが本当に始まります。

それは、これから計画が立てられるからです。アイデアは素晴らしいものですが、コンセプトから作成に至るまでの詳細を示す実用的なロードマップがなければ、ただの車輪の回転です。

あなたの机の上で完全に形成された計画は、これまで実現したことはありません。場合のみ。必要なのは、管理が必要な散逸情報をすべて収集して整理するためのツールを提供するプロジェクト計画ソフトウェアです。しかし、簡単なことから始めて、上に向かって進んでいきましょう。

プロジェクト計画の構成要素

多くのプロジェクトをリードしてきた場合でも、これが初めての場合でも、基本を覚えておくことは決して無駄ではありません。プロジェクト計画が何で構成されているかを見てみましょう。まず、プロジェクト計画は、プロジェクトを遂行するために使用するアクティビティ、タスク、およびリソースです。

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幸いなことに、これらの大まかな流れの多くは、プロジェクトを提案し、予想される商業的利益を説明したビジネスケースですでに概説されています。しかしここで、そのプロジェクトを成功に導くための実際のプロセスを説明する必要があります。

プロジェクト計画のサンプル

プロジェクトの主要な段階を説明する

計画には、次のようなプロジェクトのすべての部分を含める必要があります。

構想と開始:これは、プロジェクトの背後にあるアイデアと、それが組織にどのように利益をもたらすかを説明したビジネスケースの繰り返しです。これについてはすでに検討し、ビジネスケースでどのように完了するかを特定しました。これらのアイデアを拡張し、プロジェクトのコンセプトと、それらの要求を満たす方法を具体化する必要があります。
定義と計画:次に、プロジェクトの範囲に集中し、実行する必要がある作業の概要を示して、計画を書面に書き留めます。ここでは、タスクに優先順位を付け、予算とスケジュールを計算します。すべてのタスクを重要な順にリストし、そのリストから、プロジェクトを完了するために必要な金額と時間を見積もってください。
立ち上げ:考案した計画の実行は、リソースとタスクをチームに割り当てることから始まります。チームには、その責任が通知されます。これが実際の作業の開始ですが、計画が脇に置かれるわけではありません。常に調整しなければならない変化があります。
パフォーマンスと管理:これらの変更について言えば、プロジェクトを実行している間、プロジェクト計画の推定進捗状況と、チームのステータス更新によって記録された実際の進捗状況を監視することが重要です。これは、計画に戻って、必要に応じてリソースを再割り当てし、追跡を維持するときです。プロジェクトの進捗状況を、理想的にはリアルタイムで追跡できるほど、プロジェクトがどこにあり、進捗を維持するために何が必要かをより正確に把握できます。 ProjectManager は、ライブデータを使用してプロジェクトステータスの完全に正確なスナップショットを取得するリアルタイムダッシュボードを提供します。
締めくくり:仕事が終わっても終わりではありません。クライアントの承認を得て、すべての書類がサインオフされていること、支払いが行われていることなどを確認する必要があります。チームメンバーのオンボーディングからチーム、ベンダー、請負業者などへの支払いまで、引き続き管理を担当しています。

したがって、プロジェクト計画は、プロジェクトをどのように実行するかについての単なる計画ではなく、プロジェクト全体の現実的なスナップショットに近いものであり、見積もることができます。

詳細にドリルダウン

フェーズは、プロジェクトをそのライフサイクルを構成する部分に分割するために重要です。ここで、あるフェーズから次のフェーズに移行する方法の核心に取り掛かる必要があります。

タスクリストを作成する:タスクは、プロジェクト全体を構成する小さな仕事です。プロジェクトの途中ですべてのステップを決定する詳細なリストを作成したいと考えています。そのリストに優先順位を付けます。プロジェクトにとって重要で実行しなければならないタスクがありますが、プロジェクトの全体的な成功に影響を与えずに犠牲にすることができるタスクもあります。
所要時間:プロジェクトを完了するために必要なすべてのタスクを収集したら、それぞれのタスクを完了するのにかかる時間を最大限に計算する必要があります。もちろん、見積もることしかできませんが、過去の経験や自由に使えるその他の要素を使用して、可能な限り正確な推測を行う必要があります。
依存関係:すべてのタスクが同じように作成されるわけではなく、完了する前のタスクまで開始できないタスクもあります。どのタスクが相互に依存しているかを知る必要があります。依存タスクは、別のチームメンバーをブロックし、プロジェクト全体を軌道から外してしまう可能性があります。したがって、プロジェクト計画にそれらを書き留め、それらをリンクして、あなたとチームが一方を完了してから他方を開始することの重要性を認識できるようにしてください。
リソース:次のステップは、割り当てられた時間内にタスクを完了するために必要なリソースを決定することです。これには、プロジェクト計画ツールやチームメンバーから、機器やオフィススペースまで、あらゆるものが含まれます。これらのリソースを管理する必要があるため、それらが何であるかを理解し、それに応じて計画する必要があります。

しかし、プロジェクト計画で考慮すべき点はまだあります。

範囲:プロジェクトを成功させるために実行する必要があるアクティビティとタスクは何ですか。成果物やタスクからコストや期限まで、これらのプロジェクトの目標を文書化する必要があります。
マイルストーン:これらは、プロジェクトのモノリスをより消化しやすい部分に分割するために収集される、プロジェクトの主要なフェーズまたはイベントです。ガントチャートに、説明と配送日を追加できます。これについては、次で詳しく説明します。

プロジェクト計画の例

プロジェクトの計画を理解する最良の方法は、プロジェクトを実行することです。簡単なプロジェクトの手順を見てみましょう。たとえば、娘が小学校で作成したアートワークを最終的にぶら下げます。

コンセプトとイニシエーションはシンプルです。あなたの娘は、なぜあなたが彼女の絵を掛けなかったのかと尋ねてきました。「嫌いですか？」彼女は尋ねます。もちろんそうです。実際、リビングルームに吊るして、彼女の作品をどれだけ誇りに思っているかをみんなに見てもらいましょう。アイデアは、作品を組み立てて吊るすことであり、家族に平和と調和を取り戻すことで組織に利益をもたらします.

次のステップは、定義と計画です。作業の計画と範囲を書き留め、リスクとその解決方法を書き留めます。このプロジェクトでは、ターゲットへの旅行と、見栄えがよく安価なフレームを購入する必要があります。これは、スタイル的に作品を補完するものですが、娘の作品を覆い隠すものではありません.

そのため、店に行って適切なフレームを選び、家に帰ってチームとツールを組み立てる時間を考慮に入れる必要があります。あなたの子供には兄弟のライバル関係があり、一緒に働くと解決するかもしれないので、あなたは彼女の兄弟に助けてもらうでしょう. 次に、キッチンの散らかった引き出しを調べて、ハンマー、釘、水準器を見つけます。写真をフレームに入れて、子供たちがそれを吊るし、片付けてから、よくできた仕事の光を浴びるのを手伝います.

次に、プロジェクトを開始し、計画段階で書き出したタスクを子供たちに割り当てます。あなたのチームはあなたが望んでいたまとまりのある全体ではないので、仕事をしていると、解決しなければならない対立が生じるかもしれません。変化はプロジェクトの一部です。釘が足りないか、ハンマーが見つからないかもしれません。これらのリスクは以前に特定されているため、発生した場合は、作成した緊急時対応計画を使用してください。

プロジェクトを実行している間、プロジェクトマネージャーとしてパフォーマンスを監視し、それを制御する責任があります。これにより、すべてが順調に進み、ターゲットに戻って思った釘を購入する必要がなくなります。あなたは家にいました。

プロジェクトの進行状況を追跡する 1 つの方法は、チームがタスクに取り組んでいるときに、チームからステータスレポートを取得することです。タスクを完了するために一定の時間を与えたので、そのタイムラインに間に合っているか遅れているかを報告するように依頼してください。予定より遅れている場合は、スケジュールに時間を追加するか、リソースを割り当てて、範囲を調整する必要があります。これは、ソファから降りて手伝うことを意味する場合があります.

写真は額装され、吊り下げられ、まっすぐに見えます。あなたの子供たちは誇りを持っており、レモネードとクッキーで祝いたいと思っています. しかし、あなたはまだ終わっていません。クリーンアップがありますが、さらに重要なことは、プロジェクトの利害関係者が成果物の品質に満足していることを確認する必要があることです。お母さんをそこに連れて行って、最終的なOKを出してください。その後、パーティーを開始できます。あなたとチームはそれに値します。

ツールを使用してプロジェクト計画を作成する

ご覧のとおり、単純なプロジェクトでも、収集して整理するには多くの情報が必要です。紙の上で昔ながらの方法でそれを行うことができます。確かに、過去に多くの人がこの方法で大小のプロジェクトを成功裏に完了することができました。しかし、その作業をはるかに簡単にし、プロジェクトの効率と生産性を高める計画ツールがあります。

プロジェクト計画を段階的に作成するのに役立つ、無料のプロジェクト計画テンプレートを使用できます。これらは正しい方向への一歩ですが、共有するのに問題のある独立したドキュメントです。それらは上書きされたり、重複が人々の電子メールに出回ったりする可能性があり、これらはすべて、良くても混乱したコミュニケーションにつながり、最悪の場合、プロジェクトに深刻な悲惨な結果をもたらす可能性があります.

計画テンプレートを捨てるべきというわけではありません。これらは、プロジェクトの計画プロセスを開始するための優れた方法です。しかし、オンラインのプロジェクト管理ツールは、プロジェクトを成功に導くための真のコラボレーションを構築できる、より優れた柔軟性、より多くの機能、およびプラットフォームを提供します。

プロジェクト計画の ProjectManager

ProjectManager ほどプロジェクト計画に役立つプロジェクト管理ツールはありません。受賞歴のある当社のソフトウェアには、プロジェクト計画のあらゆる側面に役立つ多くの強力な機能があります。

そのような機能の 1 つが、上で説明したガントチャートです。ガントチャートは、タスク、期間、さらにはタスクの依存関係を示す直線的なタイムラインを作成する棒グラフを使用して、スケジュールを視覚化するための優れたツールです。後者はリンクされているため、チームメンバーがブロックされる可能性のある場所を確認できます。

しかし、ガントチャートをオンラインにすると、管理の可能性というまったく新しい世界が開かれます。まず、MS Word や Excel スプレッドシートなど、作成したテンプレートから ProjectManager にプロジェクト計画を簡単にインポートできます。書式設定が保持され、ガントチャートのスプレッドシートと棒グラフが自動的に入力されます。

オンラインガントチャートはクラウドベースなので使いやすいです。すべてのタスクはリモートで保存および保存され、どのデバイスでも簡単に共有でき、コラボレーションはタスクレベルで行われます。ファイルを添付して、会話を目前のタスクに結び付けることができます。

すでに述べたように、状況は変化し、オンラインガントチャートを使用すると、カーソルをドラッグアンドドロップするだけでタスクの期間を調整できます。これにより、タスクが完了したときや軌道から外れそうになったときに警告を発する自動通知と同様に、時間を節約できるため、リアルタイムで確認して、問題が発生する前に修正できます。

オンラインのプロジェクト計画ツールにより、計画の生産性が向上

これは、ProjectManager を使用して計画を立てる利点の 1 つにすぎません。すべてのデータを収集する必要がありますが、クラウドに収集され、簡単にアクセスしてチームメンバーや利害関係者と共有できるようになりました。タスクリストをプロジェクト管理ソフトウェアにインポートするたびに、プロジェクト計画が作成されるため、成功したプロジェクトの管理に自由に対処できます。

プロジェクトを計画し、そのすべてのフェーズを管理して成功に導く場合、プロセスを合理化し、コラボレーションとコミュニケーションを促進するための適切なツールが必要です。 ProjectManager には、プロジェクトを計画するために必要なすべての機能があり、リアルタイムでレポートを作成するクラウドベースの PM ツールであるため、プロジェクトの計画と実際の実行を常に明確に把握できます。 30 日間の無料試用版をご利用ください。

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