Nivelación de recursos 101: Domine esta técnica de PM
Publicado: 2022-08-23Hay tantos recursos en el mundo, y para un proyecto en particular. Cada tarea del proyecto requiere un recurso que debe cumplir con el cronograma, el presupuesto, etc. del proyecto. Y a medida que ese proyecto se desarrolla, es posible que encuentre desafíos y eventos inesperados que lo obliguen a repensar su asignación de recursos. La nivelación de recursos puede ayudarlo a redistribuir sus recursos de manera efectiva sin afectar el cronograma de su proyecto.
¿Qué es la nivelación de recursos?
En cualquier proyecto dado, trabajará con varios recursos que deben estar en uso simultáneamente. El objetivo de la nivelación de recursos es estructurar las tareas en un proyecto de manera óptima para que ninguna de sus actividades se bloquee por falta de recursos. Los recursos en este sistema incluyen personal, materiales y las herramientas necesarias para completar el proyecto. La nivelación de recursos es un aspecto crítico de la planificación de recursos.
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En la nivelación de recursos, a cada recurso se le asigna una fecha de inicio (RS) y una fecha de finalización (RF) del recurso para determinar cuándo se puede utilizar para una actividad. Las fechas RS y RF se modifican en función de los recursos disponibles y se mapean frente a la demanda necesaria para el proyecto.
Cómo hacerlo
Para realizar la nivelación de recursos, comience por crear una fecha de inicio y finalización de referencia, con plazos flexibles en el medio. Programe primero las actividades de mayor prioridad, seguidas de las actividades de menor prioridad. Las prioridades aquí están determinadas por el valor flotante total de cada actividad. El valor flotante de una tarea generalmente se determina por cuánto se puede retrasar una tarea sin bloquear el progreso de otras tareas. Una vez que se tiene en cuenta el valor flotante, el cronograma se puede trazar algorítmicamente para que los riesgos del proyecto se puedan mitigar y pueda haber un pequeño margen de error.
Si lo hace con éxito, terminará con una nueva línea de tiempo de fechas RS y RF para emparejar con su CPM: en muchos casos, la nivelación de recursos a menudo se empareja con el método de ruta crítica (CPM). El método de la ruta crítica exige que las tareas se asignen dentro de un proyecto con anticipación de acuerdo con sus dependencias y se les otorguen períodos de tiempo flexibles para completarlas.
A medida que avanza un proyecto, muchos gerentes de proyectos se encuentran con la triple restricción, donde, en cualquier proyecto dado, existen tres restricciones principales: costo, alcance y tiempo. Debido a estas limitaciones, la nivelación de recursos puede ser una herramienta útil para los directores de proyectos.
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¿Cuándo se requiere la nivelación de recursos?
La nivelación de recursos se utiliza cuando hay escasez de recursos. Esto incluye cuando un recurso no está disponible para un determinado rango de fechas, cuando debe compartirse con otros equipos o cuando la demanda supera la oferta.
Como se mencionó anteriormente, la nivelación de recursos funciona mejor dentro del modelo CPM, al mismo tiempo que considera las restricciones triples para ayudar a limpiar una acumulación de proyectos.
Ejemplos del mundo real que exigen la nivelación de recursos
La nivelación de recursos es más importante cuando tiene que navegar por un obstáculo potencial en un proyecto futuro, mitigar el riesgo y asegurarse de que el resultado final se cumpla de manera eficiente. Más específicamente, es ideal para aquellos que se ocupan de muchos trabajos pendientes, como los equipos de TI o el servicio de atención al cliente. Por ejemplo, esto puede ser particularmente útil para que los proveedores de servicios de Internet intenten programar cuándo los trabajadores de mantenimiento pueden llegar a los hogares de sus clientes.
La nivelación de recursos puede mantener a sus compañeros de personal informados sobre lo que viene a continuación, lo que es más importante eliminar más temprano que tarde, y mantener a las partes interesadas satisfechas con el tiempo que tomó completar la tarea. Al final del día, este método puede significar la diferencia entre un proyecto que se acerca mucho más allá de su fecha límite y una acumulación despejada.
¿En qué fase del proyecto es importante la nivelación de recursos?
Por lo general, entra en juego a la mitad del proyecto, en cualquier parte del camino. Sin embargo, es importante tenerlo en cuenta desde el principio, de todos modos, justo cuando estás trazando la ruta crítica de tus proyectos.
Como mencionamos antes, cuando se hace con éxito, le dará una nueva línea de tiempo para presentar a las partes interesadas clave. Pero algo a tener en cuenta: una vez que su recurso comience con la tarea, continuará sin interrupciones hasta que ese recurso haya terminado la tarea. Esto significa que las fechas RS y RF se asignan dentro del mismo nivel, por lo que no debería interrumpir demasiado su línea de tiempo si se hace correctamente.
¿Cuáles son las mejores prácticas y técnicas?
Como suele ser el caso con las mejores prácticas de gestión de proyectos, todo depende de cómo te prepares. Aquí hay una lista de verificación para comenzar.
- Desarrolle su horario en torno al tiempo que le toma a un recurso completar una tarea.
- Luego, una vez que se haya creado el CPM, considere la cantidad de recursos necesarios para cada tarea.
- Determine cómo asignar una prioridad a cada tarea y cargar cada una en el cronograma, dividida por importancia.
- Haga que su CPM calcule algorítmicamente las fechas de inicio y finalización de su nuevo proyecto.
- Lleve un registro de las actividades ya programadas y marque cuánto tiempo requieren. De esa manera, puede planificar con anticipación actividades futuras que sean de un calibre similar.
La forma más fácil de implementar la lista de verificación anterior es mediante el uso de un software de gestión de proyectos robusto y con todas las funciones como ProjectManager, donde puede realizar un seguimiento de sus recursos y asignar proyectos en función de la disponibilidad. Porque cuando hay muchas placas giratorias, puede ser fácil perder la noción de cuáles son las más importantes para mantenerse al día. Y eso es exactamente de lo que se trata la nivelación de recursos.
¿Cuáles son las trampas a tener en cuenta?
En esencia, la nivelación de recursos es un método de gestión de crisis. ¿Lidiar con conflictos agravantes? La nivelación de recursos los desenreda. Sin embargo, por lo general lo hace a expensas de una de las tres restricciones que mencionamos: costo, alcance o tiempo. Por lo tanto, incluso al principio, el riesgo de error es alto y los contratiempos menores se integran en el proceso.
Espere que los proyectos se resuelvan de manera oportuna, pero a expensas del costo o el alcance. Realice las tareas por debajo del presupuesto, pero a expensas del tiempo o el alcance. Lograr todo el alcance del proyecto, pero a expensas del costo o el tiempo.
¿Cuáles son las consecuencias de una mala nivelación de recursos?
La nivelación de recursos es, en última instancia, el recurso provisional para un problema emergente. Entonces, ¿si eso falla? Los resultados podrían significar un proyecto retrasado, perdiendo recursos a medida que se transfieren a otros departamentos y costando dinero a su empresa.
¿En términos del mundo real?
Los problemas podrían tener un efecto dominó. Los proveedores podrían retrasarse, las fábricas podrían no estar disponibles, los envíos podrían perderse, la producción podría verse compensada y forzada a una crisis de tiempo, y el liderazgo podría verse afectado por la interrupción de sus resultados. En definitiva, podría afectar negativamente a su gestión logística.
Debido a que este proceso hace malabarismos con los recursos entre proyectos, tiene el potencial de hacer las cosas mucho más complicadas de lo que habrían sido al principio del proyecto. Por eso es importante contar con un mecanismo para realizar un seguimiento de la línea de tiempo y los hitos de su proyecto, para que nunca pierda el ritmo.
Cómo ProjectManager puede ayudar con la nivelación de recursos
Como se mencionó anteriormente, con una plataforma basada en la nube como ProjectManager, puede acceder a herramientas de gestión de proyectos para programar recursos, equilibrar cargas de trabajo y reasignar tareas. Sepa qué actividades están dedicadas a quién, cuándo vencen y cuánto cuestan. Obtenga la visibilidad que necesita para realizar un seguimiento preciso de sus recursos para una toma de decisiones informada registrándose en nuestro galardonado software de gestión de proyectos.
La nivelación de recursos lo ayudará a resolver los obstáculos del proyecto a medida que ocurren. Con un software de gestión de proyectos basado en la nube como ProjectManager, obtenga las herramientas que necesita para realizar un seguimiento de sus recursos de forma eficaz desde el principio. Disfrute de nuestra prueba gratuita de 30 días, donde puede acceder a nuestro diagrama de Gantt interactivo y obtener visibilidad de la carga de trabajo de todo su equipo.