การปรับระดับทรัพยากร 101: ฝึกฝนเทคนิค PM นี้ให้เชี่ยวชาญ
เผยแพร่แล้ว: 2022-08-23มีทรัพยากรมากมายในโลก—และสำหรับโครงการหนึ่งๆ งานโครงการทุกงานต้องใช้ทรัพยากรที่ต้องเป็นไปตามกำหนดการของโครงการ งบประมาณ ฯลฯ และเมื่อโครงการนั้นคลี่คลาย คุณอาจเผชิญกับความท้าทายและเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดที่บังคับให้คุณต้องคิดใหม่เกี่ยวกับการจัดสรรทรัพยากรของคุณ การปรับระดับทรัพยากรสามารถช่วยให้คุณแจกจ่ายทรัพยากรของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่กระทบกับไทม์ไลน์ของโครงการ
การปรับระดับทรัพยากรคืออะไร?
ในโครงการใดก็ตาม คุณจะต้องทำงานกับทรัพยากรหลายอย่างที่จำเป็นต้องใช้พร้อมกัน เป้าหมายของการปรับระดับทรัพยากรคือการจัดโครงสร้างงานในโครงการอย่างเหมาะสม เพื่อไม่ให้กิจกรรมของคุณถูกบล็อกโดยการขาดทรัพยากร ทรัพยากรในระบบนี้รวมถึงพนักงาน วัสดุ และเครื่องมือที่จำเป็นในการดำเนินการโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ การปรับระดับทรัพยากรเป็นส่วนสำคัญของการวางแผนทรัพยากร
ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตการวางแผนทรัพยากร
ในการปรับระดับทรัพยากร ทรัพยากรแต่ละรายการจะได้รับการกำหนดวันที่เริ่มต้นทรัพยากร (RS) และวันที่สิ้นสุดทรัพยากร (RF) เพื่อกำหนดว่าเมื่อใดจึงจะสามารถใช้สำหรับกิจกรรมได้ วันที่ของ RS และวันที่ RF จะถูกแก้ไขตามทรัพยากรที่มีอยู่และจับคู่กับความต้องการที่จำเป็นสำหรับโครงการ
ทำอย่างไร
ในการดำเนินการปรับระดับทรัพยากร ให้เริ่มต้นด้วยการสร้างพื้นฐานวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด โดยมีกำหนดส่งแบบยืดหยุ่นในระหว่างนั้น จัดกำหนดการกิจกรรมที่มีลำดับความสำคัญสูงกว่าก่อน ตามด้วยกิจกรรมที่มีลำดับความสำคัญต่ำกว่า ลำดับความสำคัญที่นี่กำหนดโดยมูลค่าลอยตัวรวมของแต่ละกิจกรรม โดยทั่วไป ค่าจำนวนโฟลตของงานจะถูกกำหนดโดยจำนวนงานที่สามารถล่าช้าได้โดยไม่ขัดขวางงานอื่นไม่ให้คืบหน้า เมื่อรวมค่าโฟลตแล้ว กำหนดการสามารถแมปออกตามอัลกอริทึมเพื่อลดความเสี่ยงของโครงการและอาจมีช่องว่างเล็กน้อยสำหรับข้อผิดพลาด
หากทำสำเร็จ คุณจะมีไทม์ไลน์ใหม่ของวันที่ RS และ RF เพื่อจับคู่กับ CPM ของคุณ: ในหลายกรณี การปรับระดับทรัพยากรมักจะจับคู่กับวิธีเส้นทางวิกฤต (CPM) วิธีการเส้นทางที่สำคัญต้องการให้มีการแมปงานภายในโครงการล่วงหน้าตามการพึ่งพาของพวกเขา และจะได้รับช่วงเวลาที่ยืดหยุ่นเพื่อให้เสร็จสมบูรณ์
เมื่อโครงการดำเนินไป ผู้จัดการโครงการจำนวนมากต้องเผชิญกับข้อจำกัดสามประการ ซึ่งในโครงการที่กำหนด มีข้อจำกัดหลักสามประการ ได้แก่ ต้นทุน ขอบเขต และเวลา เนื่องจากข้อจำกัดเหล่านี้ การปรับระดับทรัพยากรจึงเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับผู้จัดการโครงการ
ที่เกี่ยวข้อง: ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรที่ดีที่สุดของปี 2022
จำเป็นต้องมีการปรับระดับทรัพยากรเมื่อใด
การปรับระดับทรัพยากรจะใช้เมื่อมีการขาดแคลนทรัพยากร ซึ่งรวมถึงเมื่อทรัพยากรไม่พร้อมใช้งานสำหรับช่วงวันที่ที่กำหนด เมื่อต้องแชร์กับทีมอื่นหรือเมื่อความต้องการเกินอุปทาน
ดังที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ การปรับระดับทรัพยากรทำงานได้ดีที่สุดภายในแบบจำลอง CPM ในขณะเดียวกันก็พิจารณาข้อจำกัดสามประการเพื่อช่วยล้างงานในมือของโครงการ
ตัวอย่างในโลกแห่งความจริงที่ต้องการการปรับระดับทรัพยากร
การปรับระดับทรัพยากรเป็นสิ่งสำคัญที่สุดเมื่อคุณต้องสำรวจอุปสรรคของโครงการที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต ลดความเสี่ยง และทำให้แน่ใจว่าบรรทัดล่างสุดจะได้รับการตอบสนองอย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เหมาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่จัดการกับงานในมือจำนวนมาก เช่น ทีมไอทีหรือฝ่ายสนับสนุนลูกค้า ตัวอย่างเช่น อาจเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตที่พยายามกำหนดเวลาที่เจ้าหน้าที่บำรุงรักษาสามารถมาถึงบ้านของลูกค้าได้
การปรับระดับทรัพยากรสามารถช่วยให้เพื่อนร่วมงานของคุณประเมินว่าสิ่งต่อไปคืออะไร สิ่งที่สำคัญที่สุดคือต้องล้มเลิกในไม่ช้านี้ มากกว่าในภายหลัง และทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณพึงพอใจกับเวลาที่ใช้ในการทำงานให้เสร็จ ในตอนท้าย วิธีนี้อาจหมายถึงความแตกต่างระหว่างโครงการที่ขยายเกินกำหนดเส้นตายกับงานในมือที่ชัดเจน
ระยะโครงการใดที่การปรับระดับทรัพยากรมีความสำคัญ?
โดยปกติแล้วจะเข้ามาเล่นระหว่างทางของโปรเจ็กต์ ในส่วนใดส่วนหนึ่งของเส้นทาง อย่างไรก็ตาม การพิจารณาตั้งแต่เริ่มต้นนั้นเป็นสิ่งสำคัญ เช่นเดียวกับที่คุณกำลังกำหนดเส้นทางที่สำคัญของโครงการของคุณ
ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ เมื่อทำสำเร็จแล้ว จะทำให้คุณมีไทม์ไลน์ใหม่ในการนำเสนอต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก แต่สิ่งที่ควรทราบ—เมื่อทรัพยากรของคุณเริ่มต้นในงาน ทรัพยากรนั้นจะยังคงดำเนินต่อไปอย่างต่อเนื่องจนกว่าทรัพยากรนั้นจะเสร็จสิ้นงาน ซึ่งหมายความว่าวันที่ RS และ RF ถูกกำหนดให้อยู่ในระดับเดียวกัน ดังนั้นจึงไม่ควรขัดจังหวะไทม์ไลน์ของคุณมากเกินไปหากทำอย่างถูกต้อง
อะไรคือแนวทางปฏิบัติและเทคนิคที่ดีที่สุด?
ตามปกติแล้วในกรณีของแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการโครงการ อยู่ที่ว่าคุณเตรียมตัวอย่างไร นี่คือรายการตรวจสอบที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้น
- พัฒนากำหนดการของคุณในช่วงเวลาที่ต้องใช้ทรัพยากรในการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์
- จากนั้น เมื่อสร้าง CPM แล้ว ให้พิจารณาจำนวนทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับแต่ละงาน
- กำหนดวิธีการกำหนดลำดับความสำคัญให้กับงานแต่ละงานและโหลดงานแต่ละรายการลงในกำหนดการ โดยแบ่งตามความสำคัญ
- ให้ CPM ของคุณคำนวณวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดโครงการใหม่ตามอัลกอริทึม
- ติดตามกิจกรรมที่กำหนดไว้แล้ว และทำเครื่องหมายว่าต้องใช้เวลาเท่าไร ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถวางแผนล่วงหน้าสำหรับกิจกรรมในอนาคตที่มีความสามารถใกล้เคียงกัน
วิธีที่ง่ายที่สุดในการนำรายการตรวจสอบข้างต้นไปใช้คือการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่มีคุณลักษณะครบถ้วน เช่น ProjectManager ซึ่งคุณสามารถติดตามทรัพยากรของคุณและกำหนดโครงการตามความพร้อมใช้งานได้ เนื่องจากเมื่อมีจานหมุนเป็นจำนวนมาก อาจทำให้ลืมได้ง่ายว่าจานใดสำคัญที่สุดในการติดตาม และนั่นคือสิ่งที่เกี่ยวกับการปรับระดับทรัพยากร
อะไรคือข้อผิดพลาดที่ต้องระวัง?
ที่แกนหลัก การปรับระดับทรัพยากรเป็นวิธีการจัดการวิกฤต การจัดการกับความขัดแย้งทบต้น? การปรับระดับทรัพยากรจะทำให้พวกเขาหายยุ่ง อย่างไรก็ตาม โดยปกติแล้วจะทำให้เกิดค่าใช้จ่ายจากหนึ่งในข้อจำกัดสามประการที่เรากล่าวถึง—ราคา ขอบเขต หรือเวลา ดังนั้นแม้ในตอนแรก ความเสี่ยงของข้อผิดพลาดก็สูง และอุบัติเหตุเล็กๆ น้อยๆ ก็ถูกรวมเข้าไว้ในกระบวนการ
คาดว่าโครงการจะได้รับการแก้ไขในเวลาที่เหมาะสม แต่ต้องเสียค่าใช้จ่ายหรือขอบเขต ทำงานให้สำเร็จภายใต้งบประมาณ แต่ต้องเสียเวลาหรือขอบเขต บรรลุขอบเขตทั้งหมดของโครงการ แต่ด้วยค่าใช้จ่ายหรือเวลา
อะไรคือผลที่ตามมาของการปรับระดับทรัพยากรที่ไม่ดี?
การปรับระดับทรัพยากรเป็นอุปสรรคต่อปัญหาที่เกิดขึ้นในที่สุด แล้วถ้าล้มเหลวล่ะ? ผลลัพธ์อาจหมายถึงโปรเจ็กต์ล่าช้า ขาดทรัพยากรเนื่องจากถูกสับไปยังแผนกอื่น และทำให้บริษัทต้องเสียเงิน
ในโลกแห่งความเป็นจริง?
ปัญหาอาจมีผลเป็นโดมิโน ซัพพลายเออร์อาจล่าช้า โรงงานอาจไม่พร้อมใช้งาน การจัดส่งอาจพลาด การผลิตอาจถูกชดเชย และบังคับให้เข้าสู่วิกฤตเวลา และความเป็นผู้นำอาจได้รับผลกระทบจากการหยุดชะงักของกำไร กล่าวโดยสรุป อาจส่งผลเสียต่อการจัดการโลจิสติกส์ของคุณ
เนื่องจากกระบวนการนี้ใช้ทรัพยากรระหว่างโครงการ จึงมีศักยภาพที่จะทำให้สิ่งต่าง ๆ ซับซ้อนกว่าที่เคยเป็นในตอนเริ่มโครงการ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องมีกลไกในการติดตามไทม์ไลน์และเป้าหมายของโปรเจ็กต์ของคุณ เพื่อให้คุณไม่พลาดแม้แต่จังหวะเดียว
ProjectManager สามารถช่วยในการปรับระดับทรัพยากรได้อย่างไร
ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ด้วยแพลตฟอร์มบนระบบคลาวด์ เช่น ProjectManager คุณสามารถเข้าถึงเครื่องมือการจัดการโครงการเพื่อจัดกำหนดการทรัพยากร สร้างสมดุลปริมาณงาน และมอบหมายงานใหม่ รู้ว่ากิจกรรมใดที่อุทิศให้กับใคร ครบกำหนดเมื่อใด และราคาเท่าไหร่ รับการมองเห็นที่คุณต้องการเพื่อติดตามทรัพยากรของคุณอย่างแม่นยำเพื่อการตัดสินใจอย่างมีข้อมูล โดยการลงทะเบียนสำหรับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลของเรา
การปรับระดับทรัพยากรจะช่วยคุณแก้ปัญหาอุปสรรคของโครงการเมื่อเกิดขึ้น ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ เช่น ProjectManager รับเครื่องมือที่คุณต้องการเพื่อติดตามทรัพยากรของคุณอย่างมีประสิทธิภาพตั้งแต่เริ่มต้น เพลิดเพลินกับการทดลองใช้ฟรี 30 วันของเรา ซึ่งคุณสามารถเข้าถึงแผนภูมิแกนต์เชิงโต้ตอบของเราและดูปริมาณงานของทีมทั้งหมดได้