Terça-feira Technicalerts: Simplifique o local de trabalho digital para evitar a sobrecarga de informações

Quase todo mundo que trabalha em um escritório está familiarizado com a sensação de estar sobrecarregado por tarefas diárias e demandas de comunicação interna. A maioria dos funcionários nos locais de trabalho modernos está constantemente sobrecarregada com e-mails, solicitações de reunião, textos e mensagens instantâneas - mesmo quando estão fora do escritório. O resultado? Todos nós nos tornamos especialistas em multitarefas. O único problema é que a multitarefa tem se mostrado, repetidas vezes, completamente ineficaz. Quando fazemos multitarefas, na verdade somos muito menos produtivos do que quando focamos toda a nossa atenção em uma única tarefa, e cometemos mais erros no decorrer do nosso trabalho. Quando os funcionários passam os dias alternando entre e-mail, Slack, FB Workplace, Basecamp e qualquer outro software de gerenciamento de projetos que sua organização esteja usando, toda a empresa sofre. Para os funcionários, a multitarefa pode parecer a única maneira de sobreviver em uma era de tecnologia, aplicativos e sobrecarga de informações. Mas, em vez de incentivar esse comportamento, as organizações devem procurar maneiras de simplificar o local de trabalho digital. A simplificação é o caminho para melhorar o foco, a produtividade e a satisfação no trabalho dos funcionários. Abaixo estão quatro maneiras de ajudar a fazer isso acontecer.

Simplificar soluções

O primeiro passo para simplificar o local de trabalho digital é agilizar as soluções que você possui. Em muitas organizações, há pouca ou nenhuma supervisão de todas as plataformas e aplicativos que estão em uso a qualquer momento. Isso significa que o número de plataformas em uso e o tempo necessário para gerenciar as informações que cada uma gera podem se tornar rapidamente incontroláveis. Se você acha que tem um problema de sobrecarga de informações em sua empresa, fazer um inventário de todos os sistemas e plataformas com os quais os funcionários precisam interagir é um ponto de partida inteligente. Este processo irá ajudá-lo a identificar tecnologias redundantes e otimizar as soluções que você possui. Uma vez que os sistemas com propósitos duplicados tenham sido eliminados, você deve estabelecer claramente qual será o papel de manter a supervisão de todos os sistemas em uso e colocar em prática um processo para a aquisição de qualquer nova tecnologia ou solução.

Faça da usabilidade uma prioridade

A integração de novos softwares e fluxos de trabalho é difícil, mesmo nas melhores circunstâncias. Não importa o quão cuidadosamente examinada a plataforma ou tecnologia seja, e não importa quanta pesquisa tenha sido dedicada para garantir que seja o ajuste certo, sempre haverá uma certa resistência dos funcionários. É uma verdade universal que a maioria das pessoas não gosta de mudanças, mesmo que a mudança em questão seja projetada para melhorar a maneira como elas trabalham. A integração pode se tornar um pesadelo total se o produto que você está pedindo aos funcionários para adotar não tiver uma interface intuitiva e fácil de usar. A usabilidade é um fator chave para determinar se um produto se torna ou não realmente útil para sua equipe. Quando falta usabilidade, os funcionários encontrarão maneiras de evitar o uso da plataforma ou criarão soluções alternativas que a tornarão inútil. Isso pode causar comunicação fragmentada entre e dentro das equipes da sua organização. Ao analisar os aplicativos e plataformas que suas equipes usam atualmente, considere se algum deles está subutilizado e trabalhe para entender por que esse é o caso. Veja se produtos desatualizados e desajeitados podem ser eliminados e substituídos por soluções mais modernas e fáceis de usar.

Não adote a tecnologia por conta própria

Se você procurar bastante, descobrirá que existe uma plataforma ou aplicativo no mercado que alega resolver praticamente qualquer problema de produtividade que uma empresa possa enfrentar. Os argumentos de venda para esses produtos costumam ser muito persuasivos, e é fácil ser pego acreditando que um novo produto ou aplicativo é tudo o que você precisa para tornar seus funcionários mais produtivos ou suas operações mais eficientes. Mas muitas vezes as organizações são rápidas em adotar novas tecnologias simplesmente porque acham que é isso que deveriam fazer, não porque estão confiantes de que essas soluções melhorarão as operações. Adotar uma nova tecnologia por si só é uma maneira garantida de adicionar outra distração ao fluxo de trabalho e forçar os funcionários a fazer malabarismos com um número maior de fluxos de informações a qualquer momento. Tenha muito cuidado com a proliferação de sistemas internos em uso em sua organização. Faça uma revisão completa para garantir que cada um deles atenda a um propósito claro e demonstrável e não apenas adicione mais trabalho para sua equipe.

Crie uma cultura de consciência

Manter os aplicativos e plataformas do local de trabalho que sua organização usa limitados apenas àqueles que agregam valor é fundamental para simplificar o local de trabalho digital, mas há algumas mudanças básicas que podem ser feitas na cultura da empresa que também ajudarão a reduzir a sobrecarga de informações. Laptops, smartphones e videoconferências causaram uma mudança na maneira como trabalhamos, permitindo que estejamos conectados aos nossos escritórios de praticamente qualquer lugar. Esses avanços tecnológicos trazem grandes benefícios. Por exemplo, eles permitem que as empresas ofereçam aos funcionários a capacidade de trabalhar em casa e significam que mesmo equipes geograficamente distantes podem se conectar perfeitamente. Mas esses mesmos avanços tecnológicos também contribuíram para uma cultura corporativa "sempre ligada", na qual os funcionários estão sempre trabalhando, mesmo quando estão em casa à noite e nos finais de semana. Esse tipo de cultura pode levar rapidamente ao esgotamento dos funcionários e à sensação de estar sobrecarregado pelo trabalho – ambos são desastrosos para a produtividade. Felizmente, há coisas que você pode fazer para definir um tom melhor e criar uma cultura de empresa mais produtiva e harmoniosa. Para conseguir isso, sua equipe de liderança precisa se comprometer a reconhecer a eficiência e a eficácia do trabalho, em oposição ao simples volume de horas que um funcionário coloca. Você também pode ajudar os funcionários liberando mais tempo deles para fazer um trabalho real, em vez de enviar e-mails para frente e para trás o dia todo. Por exemplo, você pode criar uma política de e-mail consciente, pedindo aos funcionários que sejam conscientes sobre quantos e-mails eles enviam e quem eles escolhem copiar em cada mensagem. Da mesma forma, você pode proibir reuniões desnecessárias e incentivar os gerentes a serem seletivos sobre quem precisa estar nas reuniões necessárias.

O take-away

Na busca por criar um ambiente de trabalho digital mais produtivo, a solução geralmente não está na adoção de mais tecnologias, mas sim em agilizar as soluções que você já possui e otimizar seus sistemas de usabilidade. Um foco em uma cultura produtiva, em oposição a uma cultura "ocupada", ajudará a eliminar distrações e abrir espaço para um trabalho focado e significativo.