周二 Technicalerts：简化数字工作场所以避免信息过载

几乎每个在办公室工作的人都熟悉被日常任务和内部沟通需求所淹没的感觉。 现代工作场所的大多数员工经常被电子邮件、会议请求、文本和即时消息淹没——即使他们不在办公室。 结果？ 我们都已成为专家级多任务处理者。 唯一的问题是，多任务处理一次又一次地被证明是完全无效的。 当我们同时处理多项任务时，我们的效率实际上远低于我们将所有注意力集中在一项任务上时的效率，而且我们在工作过程中犯的错误更多。 当员工整天在电子邮件、Slack、FB Workplace、Basecamp 以及他们组织使用的任何其他项目管理软件之间来回切换时，整个企业都会受到影响。 对于员工来说，在技术、应用程序和信息超载的时代，多任务处理似乎是唯一的生存之道。 但组织不应鼓励这种行为，而应寻找简化数字工作场所的方法。 简化是提高员工注意力、生产力和工作满意度的途径。 以下是您可以帮助实现这一目标的四种方法。

简化解决方案

简化数字工作场所的第一步是精简现有的解决方案。 在许多组织中，几乎没有对任何给定时间使用的所有平台和应用程序进行监督。 这意味着正在使用的平台数量以及管理每个平台生成的信息所需的时间可能很快变得难以管理。 如果您认为您的公司存在信息过载问题，那么对员工需要与之交互的所有系统和平台进行清点是一个明智的起点。 此过程将帮助您识别冗余技术并简化您现有的解决方案。 一旦消除了具有重复目的的系统，您应该明确确定谁将负责监督所有正在使用的系统，并为获取任何新技术或解决方案制定流程。

优先考虑可用性

即使在最好的情况下，也很难加入新软件和工作流程。 无论对平台或技术进行了多么仔细的审查，也无论为确保其合适而进行了多少研究，总会有一定程度的员工抵制。 大多数人不喜欢改变，这是一个普遍的真理，即使所讨论的改变旨在改善他们的工作方式。 如果您要求员工采用的产品没有直观、用户友好的界面，那么入职培训可能会成为一场彻头彻尾的噩梦。 可用性是确定产品是否对您的团队真正有用的关键因素。 当缺乏可用性时，员工会想方设法避免使用该平台或创建使其无用的变通办法。 这可能会导致组织中团队之间和团队内部的沟通分裂。 在查看您的团队当前使用的应用程序和平台时，请考虑其中是否有任何未得到充分利用，并努力了解为什么会出现这种情况。 看看是否可以淘汰过时、笨重的产品，并用更现代、用户友好的解决方案取而代之。

不要为了自己的利益而采用技术

如果您仔细观察，您会发现市场上有一个平台或应用程序声称可以解决公司可能面临的几乎所有生产力问题。 这些产品的销售宣传通常非常有说服力，而且很容易发现自己相信只需一个新产品或应用程序就可以提高员工的工作效率或提高运营效率。 但很多时候，组织之所以迅速采用新技术，仅仅是因为他们认为这是他们应该做的，而不是因为他们相信这些解决方案会改善运营。 为自身利益而采用新技术是一种保证方式，可以为工作流程增加另一种干扰，并迫使员工在任何给定时间处理更多的信息流。 对组织中使用的内部系统的扩散要非常谨慎。 进行彻底的审查，以确保他们每个人都有一个清晰、可证明的目的，而不是简单地为您的团队增加更多的工作。

创造意识文化

将您的组织使用的工作场所应用程序和平台仅限于那些能够增加价值的应用程序和平台是简化数字工作场所的关键，但是可以对公司文化进行一些基本的改变，这也将有助于减少信息过载。 笔记本电脑、智能手机和视频会议已经改变了我们的工作方式，让我们几乎可以从任何地方连接到我们的办公室。 这些技术进步有很大的好处。 例如，它们允许公司为员工提供在家工作的能力，这意味着即使是地理位置相距遥远的团队也可以无缝连接。 但同样的技术进步也促成了“永远在线”的企业文化，在这种文化中，员工总是在工作，即使他们晚上和周末在家。 这种文化会很快导致员工倦怠和工作不堪重负的感觉——这两者最终都会对生产力造成灾难性的影响。 幸运的是，您可以采取一些措施来设定更好的基调，并创造一种更有成效、更和谐的公司文化。 要做到这一点，你的领导团队必须致力于承认效率和工作效率，而不是员工提出的简单的小时数。 您还可以帮助员工腾出更多时间花在实际工作上，而不是整天来回收发电子邮件。 例如，您可以制定有意识的电子邮件政策，要求员工认真对待他们发送的电子邮件数量以及他们选择在每条消息上复制的对象。 同样，您可以取缔不必要的会议，并鼓励管理人员对谁需要参加必要的会议进行选择。

外卖

在寻求创建更高效​​的数字工作场所时，解决方案通常不是采用更多技术，而是简化您已有的解决方案并优化您的可用性系统。 专注于富有成效的文化，而不是“忙碌”的文化，将有助于消除干扰，为专注、有意义的工作腾出空间。