Martes Technicalerts: Simplifique el lugar de trabajo digital para evitar la sobrecarga de información

Casi todos los que trabajan en una oficina están familiarizados con la sensación de estar abrumados por las tareas diarias y las demandas de comunicación interna. La mayoría de los empleados en los lugares de trabajo modernos están constantemente inundados de correos electrónicos, solicitudes de reuniones, mensajes de texto y mensajes instantáneos, incluso cuando están fuera de la oficina. ¿El resultado? Todos nos hemos convertido en expertos multitarea. El único problema es que se ha demostrado, una y otra vez, que la multitarea es completamente ineficaz. Cuando realizamos múltiples tareas, en realidad somos mucho menos productivos que cuando enfocamos toda nuestra atención en una sola tarea, y cometemos más errores durante el curso de nuestro trabajo. Cuando los empleados pasan el día alternando entre el correo electrónico, Slack, FB Workplace, Basecamp y cualquier otro software de gestión de proyectos que utilice su organización, todo el negocio sufre. Para los empleados, la multitarea puede parecer la única forma de sobrevivir en una era de sobrecarga de tecnología, aplicaciones e información. Pero en lugar de fomentar este comportamiento, las organizaciones deberían buscar formas de simplificar el lugar de trabajo digital. La simplificación es el camino para mejorar el enfoque, la productividad y la satisfacción laboral de los empleados. A continuación se presentan cuatro formas en que puede ayudar a que eso suceda.

Soluciones optimizadas

El primer paso para simplificar el lugar de trabajo digital es optimizar las soluciones que tiene implementadas. En muchas organizaciones, hay poca o ninguna supervisión de todas las plataformas y aplicaciones que están en uso en un momento dado. Esto significa que la cantidad de plataformas en uso y la cantidad de tiempo requerido para administrar la información que genera cada una puede volverse rápidamente inmanejable. Si cree que tiene un problema de sobrecarga de información en su empresa, hacer un inventario de todos los sistemas y plataformas con los que los empleados deben interactuar es un buen lugar para comenzar. Este proceso lo ayudará a identificar tecnologías redundantes y optimizar las soluciones que tiene implementadas. Una vez que se hayan eliminado los sistemas con propósitos duplicados, debe establecer claramente de quién será la función de mantener la supervisión de todos los sistemas en uso y poner en marcha un proceso para la adquisición de cualquier nueva tecnología o solución.

Haga de la usabilidad una prioridad

La incorporación de nuevos software y flujos de trabajo es difícil incluso en las mejores circunstancias. No importa cuán cuidadosamente examinada sea la plataforma o la tecnología, y no importa cuánta investigación se haya dedicado para garantizar que sea la opción adecuada, siempre habrá una cierta resistencia de los empleados. Es una verdad universal que a la mayoría de las personas no les gusta el cambio, incluso si el cambio en cuestión está diseñado para mejorar la forma en que trabajan. La incorporación puede convertirse en una auténtica pesadilla si el producto que pide a los empleados que adopten no tiene una interfaz intuitiva y fácil de usar. La usabilidad es un factor clave para determinar si un producto se vuelve verdaderamente útil para su equipo. Cuando falta la usabilidad, los empleados encontrarán formas de evitar el uso de la plataforma o crearán soluciones alternativas que la inutilicen. Esto puede provocar la fragmentación de la comunicación entre y dentro de los equipos de su organización. Al revisar las aplicaciones y plataformas que usan actualmente sus equipos, considere si alguna de ellas está infrautilizada y trabaje para llegar al fondo de por qué este es el caso. Vea si los productos obsoletos y toscos pueden eliminarse y reemplazarse con soluciones más modernas y fáciles de usar.

No adopte la tecnología por sí misma

Si busca lo suficiente, descubrirá que existe una plataforma o una aplicación en el mercado que pretende resolver prácticamente cualquier problema de productividad que una empresa pueda enfrentar. Los argumentos de venta de estos productos suelen ser muy persuasivos y es fácil caer en la cuenta de que un nuevo producto o aplicación es todo lo que necesita para que sus empleados sean más productivos o sus operaciones más eficientes. Pero con demasiada frecuencia, las organizaciones se apresuran a adoptar nuevas tecnologías simplemente porque creen que eso es lo que deberían estar haciendo, no porque confíen en que estas soluciones mejorarán las operaciones. La adopción de una nueva tecnología por sí misma es una forma garantizada de agregar otra distracción al flujo de trabajo y obligar a los empleados a hacer malabarismos con una mayor cantidad de flujos de información en un momento dado. Tenga mucho cuidado con la proliferación de sistemas internos en uso en su organización. Realice una revisión exhaustiva para asegurarse de que cada uno de ellos tenga un propósito claro y demostrable, y no simplemente agregue más trabajo para su equipo.

Crear una cultura de conciencia

Mantener las aplicaciones y plataformas del lugar de trabajo que usa su organización limitadas solo a aquellas que agregan valor es clave para simplificar el lugar de trabajo digital, pero hay algunos cambios básicos que se pueden realizar en la cultura de la empresa que también ayudarán a reducir la sobrecarga de información. Las computadoras portátiles, los teléfonos inteligentes y las videoconferencias han provocado un cambio en la forma en que trabajamos, permitiéndonos estar conectados a nuestras oficinas desde prácticamente cualquier lugar. Estos avances tecnológicos tienen importantes beneficios. Por ejemplo, permiten a las empresas ofrecer a los empleados la posibilidad de trabajar desde casa y significan que incluso los equipos geográficamente distantes pueden conectarse sin problemas. Pero estos mismos avances tecnológicos también han contribuido a una cultura corporativa "siempre activa", en la que los empleados siempre están trabajando, incluso cuando están en casa por la noche y los fines de semana. Este tipo de cultura puede conducir rápidamente al agotamiento de los empleados y a sentirse abrumados por el trabajo, los cuales son, en última instancia, desastrosos para la productividad. Afortunadamente, hay cosas que puede hacer para establecer un mejor tono y crear una cultura empresarial más productiva y armoniosa. Para lograr esto, su equipo de liderazgo debe comprometerse a reconocer la eficiencia y la eficacia del trabajo, en lugar del simple volumen de horas que dedica un empleado. También puede ayudar a los empleados liberando más de su tiempo para dedicarlo al trabajo real en lugar de enviar correos electrónicos de un lado a otro todo el día. Por ejemplo, puede crear una política de correo electrónico consciente, pidiendo a los empleados que sean conscientes de cuántos correos electrónicos envían y a quién eligen copiar en cada mensaje. Del mismo modo, puede prohibir las reuniones innecesarias y alentar a los gerentes a ser selectivos sobre quién debe estar en las reuniones que son necesarias.

la comida para llevar

En la búsqueda de crear un lugar de trabajo digital más productivo, la solución generalmente no está en adoptar más tecnologías, sino en optimizar las soluciones que ya tiene y optimizar sus sistemas de usabilidad. Un enfoque en una cultura productiva, a diferencia de una "ocupada", ayudará a eliminar las distracciones y creará espacio para un trabajo centrado y significativo.