Cercetări tehnice de marți: simplificați locul de muncă digital pentru a evita supraîncărcarea de informații

Aproape toți cei care lucrează într-un birou sunt familiarizați cu sentimentul de a fi copleșiți de sarcinile zilnice și de cerințele de comunicare internă. Majoritatea angajaților din locurile de muncă moderne sunt în mod constant inundați de e-mailuri, solicitări de întâlnire, mesaje text și mesaje instant - chiar și atunci când sunt în afara biroului. Rezultatul? Cu toții am devenit experți multitasking. Singura problemă este că multitasking-ul s-a dovedit, în repetate rânduri, a fi complet ineficient. Atunci când facem mai multe sarcini, suntem de fapt mult mai puțin productivi decât atunci când ne concentrăm toată atenția pe o singură sarcină și facem mai multe greșeli în timpul activității noastre. Când angajații își petrec zilele răsturnând între e-mail, Slack, FB Workplace, Basecamp și orice alt software de management de proiect pe care îl folosește organizația lor, întreaga afacere are de suferit. Pentru angajați, multitasking-ul poate fi considerat singurul mod de a supraviețui într-o eră a supraîncărcării tehnologice, aplicațiilor și a informațiilor. Dar, în loc să încurajeze acest comportament, organizațiile ar trebui să caute modalități de a simplifica locul de muncă digital. Simplificarea este calea către o concentrare îmbunătățită a angajaților, productivitate și satisfacție în muncă. Mai jos sunt patru moduri prin care poți contribui la realizarea acestui lucru.

Raționalizați soluțiile

Primul pas pentru simplificarea locului de muncă digital este eficientizarea soluțiilor pe care le aveți. La multe organizații, există puțină sau deloc supraveghere a tuturor platformelor și aplicațiilor care sunt utilizate la un moment dat. Aceasta înseamnă că numărul de platforme utilizate și timpul necesar pentru gestionarea informațiilor pe care fiecare le generează pot deveni rapid de negestionat. Dacă credeți că aveți o problemă de supraîncărcare a informațiilor la compania dvs., este un loc inteligent de început să faceți un inventar al tuturor sistemelor și platformelor cu care angajații trebuie să interacționeze. Acest proces vă va ajuta să identificați tehnologiile redundante și să eficientizați soluțiile pe care le aveți. Odată ce sistemele cu scopuri duplicat au fost eliminate, ar trebui să stabiliți clar al cui rol va fi acela de a menține supravegherea tuturor sistemelor în uz și de a pune în aplicare un proces de achiziție a oricărei tehnologii sau soluții noi.

Faceți din uzitate o prioritate

Integrarea noului software și a fluxurilor de lucru este dificilă chiar și în cele mai bune circumstanțe. Indiferent cât de atent este verificată platforma sau tehnologia și indiferent cât de multă cercetare a fost dedicată pentru a se asigura că este potrivită, va exista întotdeauna o anumită rezistență a angajaților. Este un adevăr universal că majoritatea oamenilor nu le place schimbarea, chiar dacă schimbarea în cauză este menită să îmbunătățească modul în care lucrează. Integrarea poate deveni un coșmar total dacă produsul pe care le cereți angajaților să îl adopte nu are o interfață intuitivă și ușor de utilizat. Utilizabilitatea este un factor cheie în a determina dacă un produs devine sau nu cu adevărat util pentru echipa ta. Atunci când gradul de utilizare lipsește, angajații vor găsi modalități de a evita utilizarea platformei sau de a crea soluții care o fac inutilă. Acest lucru poate provoca o comunicare fragmentată între și în interiorul echipelor din organizația dvs. Când examinați aplicațiile și platformele pe care echipele dvs. le folosesc în prezent, luați în considerare dacă vreuna dintre ele este subutilizată și lucrați pentru a afla de ce este cazul. Vedeți dacă produsele învechite și neplăcute pot fi eliminate și înlocuite cu soluții mai moderne și mai ușor de utilizat.

Nu adopta tehnologia de dragul ei

Dacă te uiți suficient de bine, vei descoperi că există o platformă sau o aplicație pe piață care pretinde că rezolvă practic orice problemă de productivitate cu care s-ar putea confrunta o companie. Propunerile de vânzare pentru aceste produse sunt adesea foarte convingătoare și este ușor să vă treziți să credeți că un nou produs sau aplicație este tot ce aveți nevoie pentru a vă face angajații mai productivi sau operațiunile mai eficiente. Dar de prea multe ori organizațiile se grăbesc să adopte tehnologii noi pur și simplu pentru că cred că asta ar trebui să facă, nu pentru că sunt încrezători că aceste soluții vor îmbunătăți operațiunile. Adoptarea unei noi tehnologii de dragul ei este o modalitate garantată de a adăuga o altă distragere a atenției fluxului de lucru și de a forța angajații să jongleze cu un număr mai mare de fluxuri de informații la un moment dat. Fiți foarte precauți cu privire la proliferarea sistemelor interne utilizate în organizația dvs. Faceți o revizuire amănunțită pentru a vă asigura că fiecare dintre ele servește un scop clar, demonstrabil și nu adaugă pur și simplu mai multă muncă echipei dvs.

Creați o cultură a conștiinței

Limitarea aplicațiilor și platformelor la locul de muncă pe care organizația dvs. le folosește la cele care adaugă valoare este esențială pentru simplificarea locului de muncă digital, dar există câteva schimbări de bază care pot fi aduse culturii companiei, care vor ajuta, de asemenea, la reducerea supraîncărcării de informații. Laptopurile, smartphone-urile și videoconferințele au provocat o schimbare în modul în care lucrăm, permițându-ne să fim conectați la birourile noastre de aproape oriunde. Aceste progrese tehnologice au beneficii majore. De exemplu, acestea permit companiilor să ofere angajaților posibilitatea de a lucra de acasă și înseamnă că chiar și echipele îndepărtate geografic se pot conecta fără probleme. Dar aceleași progrese tehnologice au contribuit și la o cultură corporativă „în permanență activă”, în care angajații lucrează mereu, chiar și atunci când sunt acasă seara și în weekend. Acest tip de cultură poate duce rapid la epuizarea angajaților și la sentimentele de a fi copleșiți de muncă -- ambele sunt în cele din urmă dezastruoase pentru productivitate. Din fericire, există lucruri pe care le puteți face pentru a da un ton mai bun și pentru a crea o cultură a companiei mai productivă și armonioasă. Pentru a realiza acest lucru, echipa ta de conducere trebuie să se angajeze să recunoască eficiența și eficiența locului de muncă, spre deosebire de volumul simplu de ore pe care un angajat îl pune. De asemenea, puteți ajuta angajații eliberându-și mai mult timp pentru a-și petrece munca reală, în loc de e-mailuri de ping-pong înainte și înapoi toată ziua. De exemplu, puteți crea o politică de e-mail conștient, cerând angajaților să fie conștienți cu privire la câte e-mailuri trimit și pe cine aleg să copieze pe fiecare mesaj. În mod similar, puteți interzice întâlnirile inutile și puteți încuraja managerii să fie selectivi cu privire la cine trebuie să participe la întâlnirile care sunt necesare.

The Takeaway

În încercarea de a crea un loc de muncă digital mai productiv, soluția nu constă de obicei în adoptarea mai multor tehnologii, ci mai degrabă în eficientizarea soluțiilor pe care le aveți deja în vigoare și în optimizarea sistemelor dvs. de utilizare. O concentrare pe o cultură productivă, spre deosebire de una „ocupată”, va ajuta la eliminarea distracțiilor și va face spațiu pentru o muncă concentrată și semnificativă.