Martedì Technicalerts: semplificare il posto di lavoro digitale per evitare il sovraccarico di informazioni

Quasi tutti coloro che lavorano in un ufficio hanno familiarità con la sensazione di essere sopraffatti dalle attività quotidiane e dalle esigenze di comunicazione interna. La maggior parte dei dipendenti nei luoghi di lavoro moderni è costantemente sommersa da e-mail, richieste di riunione, SMS e messaggi istantanei, anche quando sono fuori ufficio. Il risultato? Siamo tutti diventati esperti multitasking. L'unico problema è che il multitasking ha dimostrato, più e più volte, di essere completamente inefficace. Quando facciamo multitasking siamo in realtà molto meno produttivi rispetto a quando concentriamo tutta la nostra attenzione su un singolo compito e commettiamo più errori nel corso del nostro lavoro. Quando i dipendenti trascorrono le giornate alternando e-mail, Slack, FB Workplace, Basecamp e qualsiasi altro software di gestione dei progetti utilizzato dalla loro organizzazione, l'intera azienda ne risente. Per i dipendenti, il multitasking può sembrare l'unico modo per sopravvivere in un'era di tecnologia, app e sovraccarico di informazioni. Ma piuttosto che incoraggiare questo comportamento, le organizzazioni dovrebbero cercare modi per semplificare il posto di lavoro digitale. La semplificazione è il percorso per migliorare l'attenzione, la produttività e la soddisfazione sul lavoro dei dipendenti. Di seguito sono riportati quattro modi in cui puoi contribuire a farlo accadere.

Semplifica le soluzioni

Il primo passo per semplificare l'ambiente di lavoro digitale è ottimizzare le soluzioni che hai messo in atto. In molte organizzazioni, c'è poca o nessuna supervisione di tutte le piattaforme e le app che sono in uso in un dato momento. Ciò significa che il numero di piattaforme in uso e la quantità di tempo necessaria per gestire le informazioni che ciascuna genera, possono diventare rapidamente ingestibili. Se pensi di avere un problema di sovraccarico di informazioni nella tua azienda, fare un inventario di tutti i sistemi e le piattaforme con cui i dipendenti devono interagire è un punto di partenza intelligente. Questo processo ti aiuterà a identificare le tecnologie ridondanti e a semplificare le soluzioni che hai in atto. Una volta eliminati i sistemi con scopi duplicati, è necessario stabilire chiaramente il ruolo che avrà di mantenere la supervisione di tutti i sistemi in uso e mettere in atto un processo per l'acquisizione di qualsiasi nuova tecnologia o soluzione.

Fai dell'usabilità una priorità

L'onboarding di nuovi software e flussi di lavoro è difficile anche nelle migliori circostanze. Non importa quanto attentamente sia controllata la piattaforma o la tecnologia, e non importa quanta ricerca sia stata dedicata a garantire che sia la soluzione giusta, ci sarà sempre una certa resistenza da parte dei dipendenti. È una verità universale che alla maggior parte delle persone non piace il cambiamento, anche se il cambiamento in questione è progettato per migliorare il modo in cui lavorano. L'onboarding può diventare un incubo totale se il prodotto che stai chiedendo ai dipendenti di adottare non ha un'interfaccia intuitiva e facile da usare. L'usabilità è un fattore chiave nel determinare se un prodotto diventa veramente utile per il tuo team. Quando l'usabilità è carente, i dipendenti troveranno il modo di evitare di utilizzare la piattaforma o di creare soluzioni alternative che la rendano inutilizzabile. Ciò può causare una comunicazione frammentata tra e all'interno dei team dell'organizzazione. Quando esamini le app e le piattaforme attualmente utilizzate dai tuoi team, considera se alcune di esse sono sottoutilizzate e cerca di capire perché questo è il caso. Verifica se i prodotti obsoleti e ingombranti possono essere eliminati e sostituiti con soluzioni più moderne e di facile utilizzo.

Non adottare la tecnologia fine a se stessa

Se guardi abbastanza attentamente, scoprirai che esiste una piattaforma o un'app sul mercato che afferma di risolvere praticamente qualsiasi problema di produttività che un'azienda potrebbe dover affrontare. Le proposte di vendita di questi prodotti sono spesso molto convincenti ed è facile ritrovarsi presi dal credere che un nuovo prodotto o un'app sia tutto ciò di cui hai bisogno per rendere i tuoi dipendenti più produttivi o le tue operazioni più efficienti. Ma troppo spesso le organizzazioni adottano rapidamente nuove tecnologie semplicemente perché pensano che sia quello che dovrebbero fare, non perché sono sicure che queste soluzioni miglioreranno le operazioni. L'adozione di una nuova tecnologia fine a se stessa è un modo garantito per aggiungere un'altra distrazione al flusso di lavoro e costringere i dipendenti a destreggiarsi tra un numero maggiore di flussi di informazioni in un dato momento. Sii molto cauto riguardo alla proliferazione dei sistemi interni in uso nella tua organizzazione. Esegui una revisione approfondita per assicurarti che ognuno di essi serva a uno scopo chiaro e dimostrabile e non aggiunga semplicemente altro lavoro per il tuo team.

Creare una cultura della coscienza

Mantenere le app e le piattaforme dell'ambiente di lavoro utilizzate dall'organizzazione limitate solo a quelle che aggiungono valore è la chiave per semplificare l'ambiente di lavoro digitale, ma ci sono alcune modifiche di base che possono essere apportate alla cultura aziendale che aiuteranno anche a ridurre il sovraccarico di informazioni. Laptop, smartphone e videoconferenze hanno cambiato il nostro modo di lavorare, consentendoci di essere connessi ai nostri uffici praticamente da qualsiasi luogo. Questi progressi tecnologici hanno grandi vantaggi. Ad esempio, consentono alle aziende di offrire ai dipendenti la possibilità di lavorare da casa e significano che anche i team geograficamente distanti possono connettersi senza problemi. Ma questi stessi progressi tecnologici hanno anche contribuito a creare una cultura aziendale "always on", in cui i dipendenti lavorano sempre, anche quando sono a casa la sera e nei fine settimana. Questo tipo di cultura può portare rapidamente al burnout dei dipendenti e alla sensazione di essere sopraffatto dal lavoro, entrambi fattori che alla fine sono disastrosi per la produttività. Fortunatamente, ci sono cose che puoi fare per dare un tono migliore e creare una cultura aziendale più produttiva e armoniosa. Per raggiungere questo obiettivo, il tuo team di leadership deve impegnarsi a riconoscere l'efficienza e l'efficacia del lavoro, in contrasto con il semplice volume di ore che un dipendente mette. Puoi anche aiutare i dipendenti liberando più tempo da dedicare al lavoro vero invece di inviare e-mail avanti e indietro tutto il giorno. Ad esempio, puoi creare una politica di e-mail consapevole, chiedendo ai dipendenti di essere coscienziosi su quante e-mail inviano e su chi scelgono di copiare su ogni messaggio. Allo stesso modo, puoi vietare le riunioni non necessarie e incoraggiare i manager a essere selettivi su chi deve partecipare alle riunioni necessarie.

L'asporto

Nella ricerca per creare un ambiente di lavoro digitale più produttivo, la soluzione di solito non sta nell'adottare più tecnologie, ma piuttosto nello snellire le soluzioni che hai già in atto e nell'ottimizzare i tuoi sistemi di usabilità. Un focus su una cultura produttiva, al contrario di una cultura "occupata", aiuterà a eliminare le distrazioni e a creare spazio per un lavoro mirato e significativo.