الثلاثاء الفني: تبسيط مكان العمل الرقمي لتجنب الحمل الزائد للمعلومات

تقريبًا كل من يعمل في مكتب ما على دراية بالشعور بالإرهاق من المهام اليومية ومتطلبات الاتصال الداخلي. يغمر معظم الموظفين في أماكن العمل الحديثة رسائل البريد الإلكتروني وطلبات الاجتماعات والنصوص والرسائل الفورية باستمرار - حتى عندما يكونون خارج المكتب. النتائج؟ لقد أصبحنا جميعًا خبراء في تعدد المهام. المشكلة الوحيدة هي أن تعدد المهام قد ثبت ، مرارًا وتكرارًا ، أنه غير فعال تمامًا. عندما نقوم بمهام متعددة ، فإننا في الواقع أقل إنتاجية بكثير مما نركز عليه عندما نركز كل انتباهنا على مهمة واحدة ، ونرتكب المزيد من الأخطاء أثناء سير عملنا. عندما يقضي الموظفون أيامهم في التنقل ذهابًا وإيابًا بين البريد الإلكتروني و Slack و FB Workplace و Basecamp وأي برنامج إدارة مشروع آخر تستخدمه مؤسستهم ، يعاني العمل بأكمله. بالنسبة للموظفين ، يمكن أن تشعر أن تعدد المهام هو الطريقة الوحيدة للبقاء على قيد الحياة في عصر التكنولوجيا والتطبيقات والمعلومات الزائدة. ولكن بدلاً من تشجيع هذا السلوك ، يجب على المؤسسات البحث عن طرق لتبسيط مكان العمل الرقمي. التبسيط هو الطريق لتحسين تركيز الموظف ، والإنتاجية ، والرضا الوظيفي. فيما يلي أربع طرق يمكنك من خلالها المساعدة في تحقيق ذلك.

تبسيط الحلول

تتمثل الخطوة الأولى لتبسيط مكان العمل الرقمي في تبسيط الحلول المتوفرة لديك. في العديد من المؤسسات ، لا يوجد إشراف ضئيل أو معدوم على جميع الأنظمة الأساسية والتطبيقات المستخدمة في أي وقت. هذا يعني أن عدد الأنظمة الأساسية المستخدمة ، ومقدار الوقت المطلوب لإدارة المعلومات التي يولدها كل واحد ، يمكن أن يصبح سريعًا غير قابل للإدارة. إذا كنت تعتقد أن لديك مشكلة تتعلق بالحمل الزائد للمعلومات في شركتك ، فإن إجراء جرد لجميع الأنظمة والأنظمة الأساسية التي يتعين على الموظفين التفاعل معها يعد مكانًا ذكيًا للبدء. ستساعدك هذه العملية على تحديد التقنيات الزائدة وتبسيط الحلول التي لديك. بمجرد التخلص من الأنظمة ذات الأغراض المكررة ، يجب أن تحدد بوضوح من سيكون دوره في الحفاظ على الإشراف على جميع الأنظمة المستخدمة ووضع عملية للحصول على أي تقنية أو حل جديد.

اجعل سهولة الاستخدام أولوية

يعد إعداد البرامج الجديدة وسير العمل أمرًا صعبًا حتى في أفضل الظروف. بغض النظر عن مدى دقة النظام الأساسي أو التكنولوجيا التي تم فحصها بعناية ، وبغض النظر عن مقدار الأبحاث التي تم تخصيصها للتأكد من أنها مناسبة بشكل صحيح ، سيكون هناك دائمًا قدر معين من مقاومة الموظفين. إنها حقيقة عالمية أن معظم الناس لا يحبون التغيير ، حتى لو كان التغيير المعني مصممًا لتحسين طريقة عملهم. يمكن أن يصبح الإعداد بمثابة كابوس شامل إذا كان المنتج الذي تطلب من الموظفين اعتماده لا يحتوي على واجهة بديهية وسهلة الاستخدام. تعد سهولة الاستخدام عاملاً رئيسيًا في تحديد ما إذا كان المنتج سيصبح مفيدًا حقًا لفريقك أم لا. عند نقص قابلية الاستخدام ، سيجد الموظفون طرقًا لتجنب استخدام النظام الأساسي أو إنشاء حلول بديلة تجعله عديم الفائدة. يمكن أن يتسبب هذا في انقسام الاتصال عبر وداخل الفرق في مؤسستك. عند مراجعة التطبيقات والأنظمة الأساسية التي تستخدمها فرقك حاليًا ، ضع في اعتبارك ما إذا كان أي منها غير مستغل بشكل كافٍ ، واعمل على معرفة سبب حدوث ذلك. تعرف على ما إذا كان من الممكن التخلص من المنتجات القديمة التي عفا عليها الزمن واستبدالها بحلول أكثر حداثة وسهلة الاستخدام.

لا تعتمد التكنولوجيا لمصلحتها

إذا نظرت بجدية كافية ، ستكتشف أن هناك نظامًا أساسيًا أو تطبيقًا في السوق يدعي أنه يحل عمليًا أي مشكلة إنتاجية قد تواجهها الشركة. غالبًا ما تكون عروض المبيعات لهذه المنتجات مقنعة للغاية ، ومن السهل أن تجد نفسك محاصرًا بالاعتقاد بأن منتجًا أو تطبيقًا جديدًا هو كل ما تحتاجه لجعل موظفيك أكثر إنتاجية أو جعل عملياتك أكثر كفاءة. ولكن في كثير من الأحيان ، تسرع المؤسسات في تبني تقنيات جديدة لمجرد أنها تعتقد أن هذا ما يجب أن تفعله ، وليس لأنها واثقة من أن هذه الحلول ستحسن العمليات. يعد اعتماد تقنية جديدة لمصلحتها طريقة مضمونة لإضافة إلهاء آخر لسير العمل وإجبار الموظفين على التوفيق بين عدد أكبر من تدفقات المعلومات في أي وقت. كن حذرًا جدًا بشأن انتشار الأنظمة الداخلية المستخدمة في مؤسستك. قم بإجراء مراجعة شاملة للتأكد من أن كل واحد منهم يخدم غرضًا واضحًا يمكن إثباته ، ولا يضيف ببساطة المزيد من العمل لفريقك.

اخلق ثقافة للوعي

يعد الاحتفاظ بتطبيقات وأنظمة مكان العمل التي تستخدمها مؤسستك مقصورًا على تلك التي تضيف قيمة أمرًا أساسيًا لتبسيط مكان العمل الرقمي ، ولكن هناك بعض التغييرات الأساسية التي يمكن إجراؤها على ثقافة الشركة والتي ستساعد أيضًا في تقليل الحمل الزائد للمعلومات. تسببت أجهزة الكمبيوتر المحمولة والهواتف الذكية ومؤتمرات الفيديو في حدوث تحول في طريقة عملنا ، مما سمح لنا بالاتصال بمكاتبنا من أي مكان تقريبًا. هذه التطورات التكنولوجية لها فوائد كبيرة. على سبيل المثال ، تسمح للشركات بتزويد الموظفين بالقدرة على العمل من المنزل ، وتعني أنه حتى الفرق البعيدة جغرافيًا يمكنها الاتصال بسلاسة. لكن هذه التطورات التكنولوجية نفسها قد ساهمت أيضًا في ثقافة الشركة "دائمًا" ، حيث يعمل الموظفون دائمًا ، حتى عندما يكونون في المنزل في المساء وفي عطلات نهاية الأسبوع. يمكن أن يؤدي هذا النوع من الثقافة بسرعة إلى إرهاق الموظفين والشعور بالإرهاق من العمل - وكلاهما في النهاية كارثي على الإنتاجية. لحسن الحظ ، هناك أشياء يمكنك القيام بها لتحديد نغمة أفضل وخلق ثقافة شركة أكثر إنتاجية وتناغمًا. لتحقيق ذلك ، يتعين على فريق القيادة الخاص بك الالتزام بالاعتراف بالكفاءة والفعالية الوظيفية ، بدلاً من الحجم البسيط للساعات التي يضعها الموظف. يمكنك أيضًا مساعدة الموظفين من خلال توفير المزيد من وقتهم لقضاء عمل حقيقي بدلاً من إرسال رسائل البريد الإلكتروني بينغ بونغ ذهابًا وإيابًا طوال اليوم. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء سياسة للبريد الإلكتروني الواعي ، تطلب من الموظفين أن يكونوا واعين بشأن عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يرسلونها ومن يختارون نسخه في كل رسالة. وبالمثل ، يمكنك حظر الاجتماعات غير الضرورية وتشجيع المديرين على أن يكونوا انتقائيين بشأن من يجب أن يكون في الاجتماعات الضرورية .

الوجبات الجاهزة

في السعي إلى إنشاء مكان عمل رقمي أكثر إنتاجية ، لا يتمثل الحل عادةً في تبني المزيد من التقنيات ، بل في تبسيط الحلول التي لديك بالفعل وتحسين أنظمتك القابلة للاستخدام. سيساعد التركيز على الثقافة الإنتاجية ، بدلاً من الثقافة "المشغولة" ، على التخلص من الانحرافات وإفساح المجال للعمل المركّز الهادف.