วันอังคาร Technicalerts: ลดความซับซ้อนของสถานที่ทำงานดิจิทัลเพื่อหลีกเลี่ยงข้อมูลที่มากเกินไป

เกือบทุกคนที่ทำงานในสำนักงานคุ้นเคยกับความรู้สึกว่างานประจำวันและความต้องการด้านการสื่อสารภายในองค์กรล้นหลาม พนักงานส่วนใหญ่ในที่ทำงานสมัยใหม่มักจะเต็มไปด้วยอีเมล การเรียกประชุม ข้อความ และข้อความโต้ตอบแบบทันที แม้ว่าจะไม่ได้อยู่ที่สำนักงานก็ตาม ผลลัพธ์? เราทุกคนกลายเป็นผู้เชี่ยวชาญหลายคน ปัญหาเดียวคือมีการแสดงการทำงานหลายอย่างพร้อมกันครั้งแล้วครั้งเล่าว่าไม่ได้ผลอย่างสมบูรณ์ เมื่อเราทำงานหลายอย่างพร้อมกัน จริง ๆ แล้วเรามีประสิทธิผลน้อยกว่าเมื่อเรามุ่งความสนใจไปที่งานเดียว และเราทำผิดพลาดมากขึ้นในระหว่างการทำงานของเรา เมื่อพนักงานใช้เวลาทั้งวันสลับไปมาระหว่างอีเมล Slack, FB Workplace, Basecamp และซอฟต์แวร์การจัดการโครงการอื่นๆ ที่องค์กรของพวกเขาใช้อยู่ ธุรกิจทั้งหมดก็ประสบปัญหา สำหรับพนักงาน การทำงานหลายอย่างพร้อมกันอาจรู้สึกเหมือนเป็นวิธีเดียวที่จะอยู่รอดได้ในยุคของเทคโนโลยี แอพ และข้อมูลล้นเกิน แต่แทนที่จะสนับสนุนพฤติกรรมนี้ องค์กรควรมองหาวิธีที่จะทำให้สถานที่ทำงานดิจิทัลง่ายขึ้น การทำให้เข้าใจง่ายเป็นเส้นทางสู่การปรับปรุงการมุ่งเน้นของพนักงาน ประสิทธิผล และความพึงพอใจในงาน ด้านล่างนี้คือสี่วิธีที่คุณสามารถช่วยให้สิ่งนั้นเกิดขึ้นได้

คล่องตัวโซลูชั่น

ขั้นตอนแรกในการลดความซับซ้อนของสถานที่ทำงานดิจิทัลคือการปรับปรุงโซลูชันที่คุณมี ในหลายองค์กร แทบไม่มีการควบคุมดูแลแพลตฟอร์มและแอปทั้งหมดที่มีการใช้งานในเวลาใดก็ตาม ซึ่งหมายความว่าจำนวนแพลตฟอร์มที่ใช้งานและระยะเวลาที่จำเป็นในการจัดการข้อมูลที่แต่ละแพลตฟอร์มสร้างขึ้นนั้นไม่สามารถจัดการได้อย่างรวดเร็ว หากคุณคิดว่าบริษัทของคุณมีปัญหาข้อมูลล้นเกิน การทำรายการระบบและแพลตฟอร์มทั้งหมดที่พนักงานจำเป็นต้องโต้ตอบด้วยเป็นจุดเริ่มต้นที่ชาญฉลาด กระบวนการนี้จะช่วยคุณระบุเทคโนโลยีที่ซ้ำซ้อนและปรับปรุงโซลูชันที่คุณมี เมื่อระบบที่มีจุดประสงค์ซ้ำกันถูกกำจัดออกไปแล้ว คุณควรกำหนดบทบาทให้ชัดเจนว่าใครจะมีหน้าที่ดูแลระบบทั้งหมดที่ใช้งาน และกำหนดกระบวนการเพื่อให้ได้มาซึ่งเทคโนโลยีหรือโซลูชันใหม่

ทำให้การใช้งานมีความสำคัญ

การเริ่มต้นใช้งานซอฟต์แวร์และเวิร์กโฟลว์ใหม่นั้นทำได้ยากแม้ในสถานการณ์ที่ดีที่สุด ไม่ว่าแพลตฟอร์มหรือเทคโนโลยีจะตรวจสอบอย่างระมัดระวังเพียงใด และไม่ว่าจะมีการวิจัยมากเพียงใดเพื่อให้แน่ใจว่าเหมาะสมที่สุด ก็จะมีการต่อต้านของพนักงานจำนวนหนึ่งเสมอ เป็นความจริงสากลที่คนส่วนใหญ่ไม่ชอบการเปลี่ยนแปลง แม้ว่าการเปลี่ยนแปลงในคำถามได้รับการออกแบบมาเพื่อปรับปรุงวิธีการทำงานของพวกเขา การเริ่มต้นใช้งานอาจกลายเป็นฝันร้ายได้หากผลิตภัณฑ์ที่คุณขอให้พนักงานนำไปใช้ไม่มีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายและเป็นมิตรกับผู้ใช้ ความสามารถในการใช้งานเป็นปัจจัยสำคัญในการพิจารณาว่าผลิตภัณฑ์จะเป็นประโยชน์ต่อทีมของคุณอย่างแท้จริงหรือไม่ เมื่อขาดความสามารถในการใช้งาน พนักงานจะหาวิธีหลีกเลี่ยงการใช้แพลตฟอร์มหรือสร้างวิธีแก้ปัญหาที่ทำให้ไม่มีประโยชน์ ซึ่งอาจทำให้เกิดการสื่อสารที่กระจัดกระจายไปทั่วทั้งและภายในทีมในองค์กรของคุณ เมื่อตรวจสอบแอปและแพลตฟอร์มที่ทีมของคุณใช้อยู่ ให้พิจารณาว่ามีการใช้งานน้อยเกินไปหรือไม่ และพยายามหาสาเหตุว่าทำไมถึงเป็นเช่นนี้ ดูว่าผลิตภัณฑ์ที่ล้าสมัยและเทอะทะสามารถขจัดออกและแทนที่ด้วยโซลูชั่นที่ทันสมัยและเป็นมิตรกับผู้ใช้มากขึ้นหรือไม่

อย่าใช้เทคโนโลยีเพื่อประโยชน์ของตัวเอง

หากคุณพยายามมากพอ คุณจะพบว่ามีแพลตฟอร์มหรือแอปในตลาดที่อ้างว่าสามารถแก้ปัญหาด้านประสิทธิภาพการทำงานที่บริษัทอาจเผชิญได้จริง สำนวนการขายสำหรับผลิตภัณฑ์เหล่านี้มักจะเป็นการโน้มน้าวใจอย่างมาก และเป็นการง่ายที่จะพบว่าตัวเองจมอยู่กับความเชื่อว่าผลิตภัณฑ์หรือแอปใหม่คือสิ่งเดียวที่คุณต้องการเพื่อให้พนักงานของคุณมีประสิทธิผลมากขึ้นหรือการดำเนินงานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่บ่อยครั้งที่องค์กรต่างๆ มักนำเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้อย่างรวดเร็วเพียงเพราะพวกเขาคิดว่านั่นคือสิ่งที่ควรทำ ไม่ใช่เพราะพวกเขามั่นใจว่าโซลูชันเหล่านี้จะปรับปรุงการดำเนินงาน การใช้เทคโนโลยีใหม่เพื่อประโยชน์ของตัวเองเป็นวิธีที่รับประกันว่าจะเพิ่มความว้าวุ่นใจให้กับเวิร์กโฟลว์และบังคับให้พนักงานเล่นกลกับกระแสข้อมูลจำนวนมากขึ้นในเวลาใดก็ตาม ระวังให้มากเกี่ยวกับการแพร่กระจายของระบบภายในที่ใช้ในองค์กรของคุณ ตรวจสอบอย่างละเอียดเพื่อให้แน่ใจว่าแต่ละรายการมีจุดประสงค์ที่ชัดเจนและพิสูจน์ได้ และไม่เพียงแค่เพิ่มงานให้กับทีมของคุณเท่านั้น

สร้างวัฒนธรรมแห่งสติ

การรักษาแอปและแพลตฟอร์มสำหรับที่ทำงานที่องค์กรของคุณใช้นั้นจำกัดเฉพาะแอปที่เพิ่มมูลค่าเท่านั้นเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้สถานที่ทำงานดิจิทัลง่ายขึ้น แต่มีการเปลี่ยนแปลงพื้นฐานบางอย่างที่สามารถทำได้ในวัฒนธรรมของบริษัท ซึ่งจะช่วยลดข้อมูลที่มากเกินไป แล็ปท็อป สมาร์ทโฟน และการประชุมทางวิดีโอทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในการทำงาน ทำให้เราสามารถเชื่อมต่อกับสำนักงานของเราได้จากทุกที่ ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีเหล่านี้มีประโยชน์อย่างมาก ตัวอย่างเช่น อนุญาตให้บริษัทต่างๆ เสนอพนักงานให้สามารถทำงานจากที่บ้านได้ ซึ่งหมายความว่าแม้แต่ทีมที่อยู่ห่างไกลในเชิงภูมิศาสตร์ก็สามารถเชื่อมต่อได้อย่างราบรื่น แต่ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีแบบเดียวกันนี้มีส่วนทำให้เกิดวัฒนธรรมองค์กรที่ "อยู่บนเสมอ" ซึ่งพนักงานมักจะทำงานอยู่เสมอ แม้ว่าพวกเขาจะอยู่ที่บ้านในตอนเย็นและในวันหยุดสุดสัปดาห์ วัฒนธรรมประเภทนี้สามารถนำไปสู่ความเหนื่อยหน่ายของพนักงานและความรู้สึกถูกครอบงำโดยงานได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งทั้งสองอย่างนี้ส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานในที่สุด โชคดีที่มีบางสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อสร้างน้ำเสียงที่ดีขึ้นและสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่มีประสิทธิผลและกลมกลืนกันมากขึ้น เพื่อให้บรรลุสิ่งนี้ ทีมผู้นำของคุณต้องให้คำมั่นที่จะตระหนักถึงประสิทธิภาพและประสิทธิผลของงาน แทนที่จะเป็นจำนวนชั่วโมงง่ายๆ ที่พนักงานวางไว้ คุณยังสามารถช่วยพนักงานโดยเพิ่มเวลาว่างให้กับการทำงานจริง แทนที่จะต้องส่งอีเมลไปมาทั้งวัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างนโยบายของการส่งอีเมลอย่างมีสติ โดยขอให้พนักงานระมัดระวังเกี่ยวกับจำนวนอีเมลที่พวกเขาส่งและบุคคลที่พวกเขาเลือกที่จะคัดลอกในแต่ละข้อความ ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถห้ามการประชุมที่ไม่จำเป็นและสนับสนุนให้ผู้จัดการเลือกผู้ที่จำเป็นต้องเข้าร่วมการประชุม ที่ จำเป็น

The Takeaway

ในการแสวงหาที่จะสร้างสถานที่ทำงานดิจิทัลที่มีประสิทธิผลมากขึ้น โซลูชันมักจะไม่ใช่การนำเทคโนโลยีมาใช้มากขึ้น แต่เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพโซลูชันที่คุณมีอยู่แล้วและเพิ่มประสิทธิภาพระบบการใช้งานของคุณให้เหมาะสม การมุ่งเน้นไปที่วัฒนธรรมที่มีประสิทธิผล ซึ่งต่างจากวัฒนธรรมที่ "ยุ่ง" จะช่วยขจัดสิ่งรบกวนสมาธิ และสร้างพื้นที่สำหรับการทำงานที่มุ่งเน้นและมีความหมาย