Was ist kalte E-Mail? (Und ist es DSGVO-konform?)

Je nachdem, wen Sie fragen, ist kalte E-Mail entweder ein persönliches und überzeugendes Verkaufsinstrument oder eine Spam-Taktik, die in den Papierkorb des E-Mail-Verlaufs verschoben werden sollte.

Unserer Meinung nach können beide Standpunkte zutreffen: Es kommt darauf an, wie die kalte E-Mail geplant, zusammengestellt und zugestellt wird.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie kalte E-Mail-Kampagnen durchführen, die anspruchsvoll und nicht spammig sind. Wir werden eine Reihe von Cold-E-Mail-Techniken und -Tools besprechen und auch klären, wie die Praxis von der DSGVO betroffen ist. Sie können davon ausgehen, dass Sie hier mit dem Wissen abreisen, das Sie benötigen, um mit kalten E-Mails erfolgreich zu sein.

Was ist kalte E-Mail?

Kalte E-Mails sind das Versenden unerwünschter E-Mails mit der Absicht, ein geschäftliches Gespräch zu beginnen. Es ist das E-Mail-Äquivalent zu Kaltakquise.

Das Ziel von Cold-E-Mails ist oft eines der folgenden:

• Verkaufen Sie eine Dienstleistung an einen Kollegen oder Einzelunternehmer
• Initiieren Sie eine Geschäftspartnerschaft oder Zusammenarbeit
• Vernetzung

Laut dem State of Conversational Marketing 2020 von Drift ist E-Mail der Kommunikationskanal, der von Unternehmen am häufigsten verwendet wird, um mit anderen Unternehmen oder Organisationen zu kommunizieren.

In den 12 Monaten vor der Drift-Umfrage wurde E-Mail von 65 % der Befragten auf diese Weise genutzt – ein höherer Anteil als soziale Medien (28 %), persönlich (31 %), Website (42 %) und Telefon (55%). Für B2B-Verkäufer ist kalte E-Mail ein großes Geschäft.

So stellen Sie eine kalte E-Mail-Liste zusammen

Kommen wir zu der Funktionsweise des Cold-E-Mail-Prozesses.

Der wichtigste Schritt in einer Cold-E-Mail-Kampagne ist der allererste – und er hat nichts mit dem Schreiben von E-Mails zu tun.

Kalte E-Mails können nur erfolgreich sein, wenn sie an die richtigen Personen (die als „Leads“ bezeichnet werden) gesendet werden. Je relevanter Ihr Angebot für die von Ihnen angestrebten Leads ist, desto größer ist das Erfolgspotenzial.

Vor diesem Hintergrund sollten Sie eine hochrelevante Liste von Kontakten erstellen, an die Sie kalte E-Mails senden können. Sie sollten versuchen, zu jedem Kontakt mindestens die folgenden Angaben zusammenzufassen:

• Name
• E-Mail-Addresse
• Persönlicher Grund, warum der Lead von Ihrem Angebot profitieren könnte

Viele Marketer führen diese Recherchen über Online-Plattformen wie Google und LinkedIn durch. Sie suchen nach relevanten Firmen und finden dann die entsprechenden Ansprechpartner bei diesen Firmen. Dieser Vorgang wird als "Prospecting" bezeichnet.

Es gibt einige großartige Tools, die Ihnen bei der Prospektion (und anderen Aspekten der Kontaktaufnahme) helfen. Mit der Buzzmarker-Browsererweiterung von BuzzStream können Sie beispielsweise mit einem Klick auf eine Schaltfläche ein Lesezeichen für vielversprechende Leads setzen und ein verbundenes BuzzStream-Konto automatisch mit Kontaktinformationen belegen, die mit der Website des Leads verknüpft sind. Eine weitere ausgezeichnete Option, die Sie in Betracht ziehen sollten, sind HubSpot-Prospekte.

Alle Leads, die Sie durch die Prospektion identifizieren, können Ihrer kalten E-Mail-Liste hinzugefügt werden. Dies sollte eine Live-Liste sein, die Sie ständig bearbeiten und aktualisieren können, da sie sich für die fortlaufende Verwendung in allen Ihren Cold-E-Mail-Kampagnen eignet. Immer wenn eine Ihrer E-Mails zurückgewiesen wird, sollten Sie darüber nachdenken, diesen Kontakt aus Ihrer Liste zu entfernen, da eine hohe Absprungrate dazu führen kann, dass Ihr E-Mail-Anbieter Sanktionen gegen Ihr Konto verhängt.

Kalte E-Mails schreiben: Schwachstellen und Personalisierung

Es gibt viele Möglichkeiten, kalte E-Mails zu schreiben.

Wenn Sie einen talentierten Autor in Ihrem Team haben, empfehlen wir Ihnen, seine Kreativität zu nutzen, um eine wirklich unverwechselbare kalte E-Mail-Kopie zu erstellen, da dies Ihre E-Mails von allem anderen im Posteingang des Leads abhebt. Die 11 lustigen, aber effektiven Sales-E-Mail-Vorlagen von HubSpot sind eine großartige Inspirationsquelle.

Trotzdem bevorzugen die meisten Unternehmen einen einfacheren Ansatz zum Schreiben von kalten E-Mails. Wenn das nach Ihnen klingt, empfehlen wir die Verwendung der folgenden Formel:

1. Einführung
2. Gehen Sie den Schmerzpunkt des Leads an
3. Schlagen Sie einen Weg vor, wie Sie den Schmerzpunkt lösen können
4. CTA

Lassen Sie uns jede dieser Komponenten im Detail durchgehen.

Schritt 1: Stellen Sie sich vor. Sagen Sie in wenigen Sätzen, wer Sie sind, und sagen Sie dem Lead etwas Positives, das Ihnen an seiner Arbeit aufgefallen ist. Überlegen Sie sich gut, wie Sie die Einführung personalisieren.

Schritt 2: Beheben Sie den Schmerzpunkt des Leads . Identifizieren Sie etwas, das dem Lead ein Problem verursachen oder ihn zurückhalten könnte, und sprechen Sie dann diesen Punkt in Ihrer E-Mail-Kopie an.

Schritt 3: Schlagen Sie einen Weg vor, wie Sie den Schmerzpunkt lösen können. Teilen Sie dem Lead mit, wie Ihr Unternehmen das in Schritt 2 erwähnte Problem lösen kann, und teilen Sie ihm mit, wie Sie ähnlichen Kunden bei der Lösung desselben Problems geholfen haben.

Schritt 4: CTA . Beenden Sie Ihre E-Mail-Kopie mit einem klaren Call-to-Action. Sie können den Lead beispielsweise fragen, ob er ein Meeting über Ihren Online-Kalender vereinbaren möchte.

Wir geben Ihnen gleich ein Beispiel dafür, wie diese vier Teile in einer kalten E-Mail zusammenpassen können. Achten Sie auf die Struktur: Einführung ––> Pain Point ––> Lösung ––> CTA.

Beispiel für eine kalte E-Mail-Kopie

Hallo, freut mich, Sie kennenzulernen!

Mein Name ist Joe Bloggs und ich bin Account Manager hier bei Joe Bloggs Blogging Inc. Ich habe kürzlich bemerkt, dass Ihre Marke einige schöne neue Produkte auf den Markt gebracht hat, also habe ich mir eine Notiz gemacht, um mich daran zu erinnern, mich zu kontaktieren.

Wenn Sie den anderen Modehändlern, mit denen ich kürzlich gesprochen habe, ähnlich sind, stehen Sie möglicherweise vor einigen Herausforderungen, um auf Ihre neuen Kleidungsstücke aufmerksam zu machen. Wie Sie wissen, ist die Besucherfrequenz in den High Streets in diesem Jahr zurückgegangen, und die Absage der London Fashion Week hat eine normalerweise zuverlässige Quelle für die Presseberichterstattung ausgeschlossen.

Ich möchte Ihnen eine Lösung vorschlagen, die Ihnen helfen könnte, in diesem herausfordernden Jahr die öffentliche Wahrnehmung Ihrer neuen Produkte zu verbessern. Joe Bloggs Blogging Inc. betreibt eine leistungsstarke Operation für gesponserte Inhalte in einem Netzwerk von weit verbreiteten Blogs mit hoher Autorität. Im letzten Monat haben wir Modemarken wie House of Livorno und Belle Cherie geholfen, ein Publikum von über 100.000 wöchentlichen Lesern zu erreichen.

Unser Vertriebsteam würde sich freuen, dies mit Ihnen weiter zu besprechen – ob Sie nun in unsere historischen Kampagnendaten eintauchen möchten oder einfach nur Lust auf einen Chat haben. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche und geben Sie Ihre Präferenzen ein, um ein virtuelles Treffen zu vereinbaren:

EIN TREFFEN ARRANGIEREN

Vielen Dank für Ihre Zeit,

Max Mustermann

(endet)

Was auch immer Ihr Unternehmen verkauft, diese branchenübliche Formel für kalte E-Mails sollte Ihnen einen guten Ausgangspunkt bieten, auf dem Sie aufbauen können.

Im Laufe der Zeit möchten Sie vielleicht die Formel ein wenig anpassen – ein zusätzlicher Abschnitt hier, eine andere Reihenfolge dort. Jedes Unternehmen hat eine etwas andere Zielgruppe und der einzige Weg, um herauszufinden, welche Taktiken unter Ihren spezifischen Umständen am besten funktionieren, besteht darin, ständig zu experimentieren.

Erfolgskennzahlen für kalte E-Mails

Kalte E-Mails verfügen über eine einzigartige Reihe von Erfolgsmetriken. Dies sind die Dinge, die wir betrachten können, um die Leistung einer kalten E-Mail-Kampagne zu messen.

Zu den häufig überwachten Erfolgskennzahlen für kalte E-Mails gehören:

• Öffnungsrate: Der Prozentsatz der zugestellten E-Mails, die geöffnet wurden.
• Klickrate: Der Prozentsatz der zugestellten E-Mails, bei denen mindestens ein Klick registriert wurde.
• Hard-Bounce-Rate: Der Prozentsatz der E-Mails, die aus einem dauerhaften Grund nicht zugestellt werden konnten, zB die E-Mail-Adresse oder Domain des Empfängers ist nicht real.
• Soft-Bounce-Rate: Prozentsatz der E-Mails, die vorübergehend nicht zugestellt werden konnten, zB der Posteingang des Empfängers ist voll.
• Abmelderate: Der Prozentsatz der Empfänger, die sich nach dem Öffnen der E-Mail von Ihrer Mailingliste abgemeldet haben.
• Conversion-Rate: Der Prozentsatz der Empfänger, die eine gezielte Aktion ausgeführt haben, z. B. das Klicken auf eine CTA-Schaltfläche.

Sie können normalerweise beurteilen, ob eine kalte E-Mail-Kampagne erfolgreich war, indem Sie eine Kombination dieser Erfolgskennzahlen analysieren.

So verfolgen Sie die E-Mail-Conversion-Rate im Jahr 2021

Die wichtigste Kennzahl in den meisten kalten E-Mail-Kampagnen ist die Conversion-Rate. Diese Kennzahl sagt Ihnen, wie viel Prozent der Empfänger das getan haben, wozu Sie sie bewegen wollten. Dies kann alles sein, vom Besuch einer Seite Ihrer Website bis hin zur Vereinbarung eines Treffens mit Ihrem Vertriebsteam.

Früher konnten Sie E-Mail-Conversion-Tracking durchführen, indem Sie in jeder E-Mail einen eindeutigen generischen verkürzten Link, z. B. einen bit.ly-Link, als Ziel-URL der CTA-Schaltfläche verwenden. Da jede E-Mail über einen eindeutigen verkürzten Link verfügt, können Sie sich einfach die Analyse für die eindeutige URL ansehen, um zu sehen, ob ein bestimmter Benutzer auf den Link geklickt hat.

Obwohl diese Technik ordentlich und einfach war, war sie auch umstritten, teilweise aufgrund der Tatsache, dass generische verkürzte Links nicht nur bei legitimen Benutzern, sondern auch bei Hackern und Betrügern beliebt waren. In den letzten Jahren wurden einige der beliebtesten Anbieter von verkürzten Links wie Bit.ly und TinyURL von E-Mail-Dienstleistern wie MailChimp, AWeber und VerticalResponse auf die schwarze Liste gesetzt, was bedeutet, dass die allgemeine Linkverkürzung für viele Vermarkter keine praktikable Lösung mehr ist.

Glücklicherweise gibt es immer noch Möglichkeiten für Marketingspezialisten, E-Mail-Conversions zu verfolgen – es könnte nur ein wenig zusätzliche Arbeit erfordern. Beliebte Lösungen sind:

• Verkürzung von Markenlinks. Dies funktioniert ähnlich wie der gerade besprochene generische Ansatz zur Linkverkürzung, aber die Links werden auf Ihrer eigenen Markendomäne gehostet und sind daher (höchstwahrscheinlich) nicht auf der schwarzen Liste. Weitere Informationen finden Sie im ClickMeter-Leitfaden zum E-Mail-Conversion-Tracking.
• Konvertierungen manuell aufzeichnen. Einige Vermarkter, die kalte E-Mails verwenden, erwarten möglicherweise nur wenige Conversions pro Kampagne. Dies gilt insbesondere für kalte E-Mail-Kampagnen, um hochwertige Dienste zu sehen. Wenn dies auf Ihre kalten E-Mails zutrifft, können Sie Ihre Conversions protokollieren und Ihre Conversion-Rate manuell berechnen. Achten Sie nur darauf, dass Sie Ihre Ergebnisse an einem Ort aufzeichnen, an dem Sie in Zukunft wieder darauf zurückgreifen können.
• Verknüpfen Sie Ihren E-Mail-Dienstanbieter mit Google Analytics. Auf diese Weise können Sie in Ihr Google Analytics-Konto einsteigen und sehen, wie viele Besucher über eine E-Mail-Kampagne eine Zielseite erreicht haben.

So verfolgen Sie andere E-Mail-Erfolgsmetriken

Während Conversions normalerweise das wichtigste Maß für den Erfolg von Cold-E-Mails sind, gibt es andere Metriken, die ebenfalls wertvolle Einblicke in die Leistung Ihrer Cold-E-Mails liefern können.

Wenn Ihre E-Mails beispielsweise eine hohe Hard-Bounce-Rate aufweisen, könnte dies darauf hindeuten, dass Sie inaktive E-Mail-Adressen aus Ihrer Mailingliste löschen müssen. In der Zwischenzeit kann eine niedrige Klickrate darauf hindeuten, dass Ihr E-Mail-Inhalt nicht so überzeugend oder relevant ist, wie er sein könnte.

Viele der nützlichsten E-Mail-Erfolgsmetriken sind in den Berichtsfunktionen von E-Mail-Dienstanbietern wie MailChimp und Campaign Monitor enthalten. (Bevor Sie sich an einen E-Mail-Dienstleister binden, prüfen Sie, ob dieser die für die Analyse benötigten Metriken verfolgt).

Die Öffnungs-, Klick-, Absprung- und Abmelderaten können je nach Branche stark variieren, was Sie bei der Bewertung Ihrer eigenen E-Mail-Kampagnen berücksichtigen sollten. Die folgenden Zahlen aus den E-Mail-Marketing-Benchmarks von MailChimp zeigen die Diskrepanzen in der durchschnittlichen E-Mail-Performance zwischen den Branchen Marketing, Professional Services und PR:

Quelle: E-Mail-Marketing-Benchmarks von Mailchimp

Erfolgskennzahlen zu verfolgen ist entscheidend für den langfristigen Erfolg Ihrer Cold-E-Mail-Kampagnen. Durch den Vergleich der Metriken verschiedener Kampagnen können Sie Rückschlüsse darauf ziehen, warum bestimmte Kampagnen erfolgreicher waren als andere. Zum Beispiel scheint die Texterstellung eines Teammitglieds mehr Konversionen anzuziehen als die einer anderen Person, oder vielleicht zieht ein Format des E-Mail-Betreffs eine höhere Öffnungsrate an als andere.

Analysieren Sie Ihre E-Mail-Erfolgsmetriken am Ende jeder kalten E-Mail-Kampagne, identifizieren Sie einige Erkenntnisse, die Sie mitnehmen können, und verwenden Sie dann das Gelernte, um die nächste Kampagne zu optimieren.

Ist kalte E-Mail DSGVO-konform?

Die gute Nachricht für E-Mail-Vermarkter ist, dass die DSGVO keine Auswirkungen auf kalte E-Mails hat, da die Verordnung speziell für den Umgang von Unternehmen mit den Daten von Einzelpersonen gilt und nicht für die Interaktion mit anderen Unternehmen und Organisationen.

Eine Verordnung, die britische Vermarkter einhalten müssen, sind die Privacy and Electronic Communications Regulations of 2003 (PECR). Diese Regelung begünstigt die Praxis des Cold-E-Mailings, da sie festlegt, dass für die Kommunikation zwischen Unternehmen keine Einwilligung erforderlich ist.

Die besten Cold-E-Mail-Tools

Wenn Sie Cold-E-Mail zu einem wichtigen Teil Ihres B2B-Marketings machen, ist es sinnvoll, Tools zur Optimierung oder Beschleunigung von Teilen des Prozesses zu verwenden. Hier sind einige der besten Cold-E-Mail-Tools, die wir für Sie gefunden haben:

• Milkshake: eine Software zur Vertriebsbindung und Automatisierung mit Funktionen wie Personalisierungstools und automatisierten Folge-E-Mails. Es gibt auch einen integrierten Telefonwähler, sodass Sie kalte E-Mails mit kalten Anrufen kombinieren können.
• Woodpecker: Ähnlich wie Milkshake bietet Woodpecker eine funktionsreiche Plattform für die Kontaktaufnahme mit neuen Leads. Ein besonders interessantes Feature von Woodpecker ist die Möglichkeit, verschiedene Folge-E-Mails einzurichten, die ausgelöst werden, wenn der Empfänger auf eine bestimmte Weise antwortet, zB wenn er eine E-Mail eine bestimmte Anzahl von Malen geöffnet hat.
• Hunter: Dies ist ein wirklich nützliches Tool, um die E-Mail-Adresse eines Leads zu finden. Sie können eine Suche starten, indem Sie einfach die Web-Domain des Unternehmens eingeben.

Es gibt viele andere Cold-E-Mail-Tools, die es wert sind, untersucht zu werden. Wir empfehlen daher, selbst zu recherchieren, um die Lösungen zu finden, die für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind. Weitere Beispiele finden Sie im P2P-Marketing-Leitfaden zur besten Cold-E-Mail-Software.

Der wichtigste Erfolgsfaktor bei kalten E-Mails

Das Tolle an kalten E-Mails ist, dass es viele Möglichkeiten gibt, um erfolgreich zu sein. Je mehr Ihre E-Mails auffallen, desto besser. Daher empfehlen wir Ihnen, nach dem Ausprobieren der Methoden, über die wir in diesem Handbuch gesprochen haben, schrittweise zu Ihrem eigenen optimierten Ansatz für kalte E-Mails zu wechseln.

Wir glauben, dass Sie beim Senden kalter E-Mails immer daran denken sollten, wie wichtig die Personalisierung ist. Dies ist wohl der wichtigste Erfolgsfaktor für kalte E-Mails, der durch unzählige Untersuchungen bewiesen wurde, um sowohl die Öffnungsrate als auch die Antwortrate zu erhöhen.

Eine genaue Personalisierung sagt dem Empfänger, dass Sie die Kleinarbeit geleistet haben, um zu verstehen, ob der Service, den Sie verkaufen möchten, ihm wirklich helfen kann. Wenn Sie die Herausforderungen des Leads wirklich sinnvoll nachempfinden und mit ihm in einer Sprache sprechen können, die ankommt, können Ihre kalten E-Mails tatsächlich überraschend warm werden – genau die Art von menschlicher Verbindung, die oft den Beginn einer erfolgreichen Geschäftsbeziehung markiert .