Automatisieren Sie Ihre E-Mail-Outreach-Strategie, ohne wie ein Roboter zu klingen

Das Hinzufügen von Automatisierung zu einer E-Mail-Outreach-Strategie mag wie ein kontraintuitiver Schritt klingen, aber es ist immer noch eine der besten Möglichkeiten, potenzielle Kunden zu erreichen und Ihre E-Mail-Outreach-Strategie zu beschleunigen.

Eine ausgeklügelte E-Mail-Automatisierungssoftware hilft Ihnen, Ihre E-Mail-Sendezeiten mit der Zeitzone des Empfängers zu synchronisieren, indem automatisierte E-Mails geplant werden. Bei manueller E-Mail-Ansprache wird diese Art der Personalisierung für Ihre Vertriebs- und Marketingteams arbeitsintensiv.

Mit einer E-Mail-Marketing-Automatisierungssoftware können Sie Ihre E-Mail-Marketingstrategie automatisch überwachen, messen und optimieren. Mit den Statistiken, die mit dieser Software verfügbar sind, können Sie A/B-Tests durchführen, um Ihre Outreach-E-Mails zu optimieren.

Das Marine Mammal Center in Kalifornien führte beispielsweise einen A/B-Test durch, indem es zwei Varianten seiner E-Mail-Kampagne durchführte: Eine E-Mail mit Story-Fokus (das Original) und eine E-Mail mit Produktfokus (Testvariante). Die Testvariante verdoppelte ihre Produktverkäufe und Spenden auf ihrer Website.

Automatisierung kann entgegen der landläufigen Meinung die Personalisierungsstrategie stärken. So können Sie Ihre Outreach-E-Mails natürlich aussehen lassen und das „Roboter“-Element entfernen.

So gestalten Sie Ihre automatisierten Outreach-E-Mails weniger roboterhaft

Einer der häufigsten Fehler, der jede Art von E-Mail-Marketing abwertet, ist das Senden von einem Absenderkonto eines Unternehmens. Dieses Problem wird bei der E-Mail-Ansprache noch verstärkt, da Influencer Ihre Empfänger sind. Der erste Fix in Ihrem E-Mail-Outreach-Plan, Ihr sendendes Konto auf Ihr persönliches Konto umzustellen, um den Namen einer Person als E-Mail-Absender anzugeben.

Sobald Sie diese Änderung vorgenommen haben, können Sie mit der Implementierung der Automatisierung in Ihren E-Mail-Outreach-Plan fortfahren.

1. Verwenden Sie dynamische Variablen, um personalisierte Betreffzeilen zu erstellen

Selbst wenn Sie eine Vorlage für den E-Mail-Inhalt an eine große Liste von Influencern haben, müssten Sie dennoch individuelle Betreffzeilen erstellen.

Um die Personalisierung wiederholbar zu halten, können wir uns stattdessen auf dynamische Variablen verlassen.

Mit Ihrer Marketing Automation Software erhalten Sie Zugriff auf alle wichtigen Attribute des Leadkontakts als dynamische Variablen. Beim Verfassen der E-Mail können Sie den statischen Namen (der nicht wiederholt werden kann) durch die dynamische Variable für 'vorname' ersetzen.

Das Hinzufügen des Vornamens des Empfängers in der Betreffzeile einer Willkommensmail (nach der Anmeldung) ist beispielsweise die ideale Anwendung für dynamische Variablen. In der Marketing-Software schreiben wir eine Betreffzeile, die ungefähr so ​​aussieht:

'Willkommen bei ABC {first_name}. Danke, dass Sie sich bei uns registriert haben'

Ihre Marketingsoftware verwendet möglicherweise ein anderes Symbol, um einen dynamischen Variablennamen anzugeben. Auch Zeichen wie '#' oder '[]' werden häufig verwendet.

Bevor die Software jede E-Mail sendet, ersetzt sie die dynamische Variable 'first_name' durch den tatsächlichen Vornamen jedes Benutzers. In diesem speziellen Beispiel werden also drei E-Mails mit einem gemeinsamen E-Mail-Text und einer gemeinsamen Betreffzeile generiert, mit Ausnahme des Namens.

Dies wird als automatisierte Personalisierung bezeichnet und in jede moderne Marketingsoftware ist diese Funktionalität integriert. Damit können Sie nicht nur auf 'vorname' automatisieren, sondern auch auf einige andere Benutzerattribute wie 'bezeichnung' und 'firmenname'.

Eine persönliche Verbindung durch die Verwendung von Vornamen, Interessen oder Berufsbezeichnung im Betreff zu knüpfen, ist eine gute Möglichkeit, mit dem richtigen Ton anzufangen und sicherzustellen, dass Ihre E-Mails eine hohe Öffnungsrate aufweisen. Ihr E-Mail-Text muss die durch Ihre Betreffzeile begonnene Konversation fortsetzen.

2. Verwenden Sie E-Mail-Segmente, um einen personalisierten E-Mail-Text zu schreiben

Die Personalisierung von E-Mail-Inhalten beginnt mit der Aufteilung Ihrer Liste in „Buckets“ (oder Gruppen) nach Faktoren wie:

• Ähnliche (oder gleiche) Berufsbezeichnungen/Bezeichnungen/Rollen
• Gemeinsame Industrie
• Arbeiten für dieselbe Firma (aktuell oder früher)
• Interesse (basierend auf dem, was sie in ihren Social Media Timelines teilen)

Die herkömmliche Methode zum Organisieren dieser Informationen bestand darin, eine Tabelle zu verwenden, in der alle relevanten Informationen über alle Personen gespeichert wurden, die Sie erreichen möchten. Ein klügerer Ansatz wäre, sich für eine CRM-Software (Customer Relationship Management) zu entscheiden, die die ganze schwere Arbeit für Sie erledigt.

Die Wahl einer CRM-Software , die eine Anpassung an Ihre Bedürfnisse bietet und sich in das Marketing-Automatisierungstool Ihrer Wahl integriert, erleichtert Ihnen die Arbeit. Sie müssen lediglich die im Online-CRM erstellten Gruppen übertragen und den Versand mit kundenspezifischen Anpassungen an die Segmentattribute automatisieren. Sie können auch E-Mail-Segmente basierend auf dem Standort erstellen und standortoptimierte E-Mails an einzelne Segmente senden, um von der Automatisierung zu profitieren.

Betrachten Sie beispielsweise ein Schreibwarenunternehmen aus New York namens "Elementary Supply", das drei Arten von Kunden hat: Schreibwarengeschäfte, Organisationen und akademische Einrichtungen. Sie können 3 verschiedene E-Mail-Segmente basierend auf ihren Berufen des direkten Kontakts in jeder Einrichtung erstellen. Nachdem sie drei benutzerdefinierte Kopien in E-Mails erstellt haben, können sie diese Kopien mit der Marketingsoftware an ihre jeweiligen E-Mail-Segmente senden.

Das Versenden personalisierter ereignisspezifischer E-Mails zu ausgewählten Anlässen ist auch eine großartige Möglichkeit, Ihre E-Mail-Ansprache zu automatisieren, ohne die persönliche Note zu verlieren. Das Versenden von Erinnerungen/Wünschen/Angeboten an Geburtstagen und Jubiläen umfasst einfach das Planen der E-Mails an bestimmten Tagen in Ihrer Marketing-Software.

3. Speichern Sie personalisierte E-Mail-Signaturen

Sich bei ihnen vorzustellen ist der erste von vielen Schritten in einer langfristigen Beziehung mit Ihren Interessenten. Mit ihnen in Kontakt zu treten, um Möglichkeiten zu verknüpfen, wäre ein Makroziel . Selbst wenn der Empfänger sich jetzt nicht mit Ihnen in Verbindung setzt, zeigt das Betrachten Ihrer professionellen Vorstellung ein Interesse an einer späteren Verbindung.

Eine E-Mail-Signatur bietet eine großartige Gelegenheit, sich selbst zu brandmarken und sich dem Empfänger der Kontaktaufnahme vorzustellen. Es fügt dieses entscheidende menschliche Element hinzu, das in der Transaktionsnatur von Outreach-E-Mails oft schwer zu erfassen ist.

Um die Essenz Ihrer persönlichen Marke zu erfassen, können Sie eine Übersicht über den Abschnitt „Profilbeschreibung“ Ihrer wichtigsten Social-Media-Profile erstellen. Links zu einem Video schaffen einen noch besseren Eindruck; es wird sein, als würdest du dich persönlich treffen. Achten Sie jedoch darauf, Ihre E-Mail-Signatur nicht mit zu vielen Links oder Symbolen zu überladen, da dies unprofessionell aussehen würde.

Dies ist eine Anpassungsart, die Sie in Ihrer Marketingsoftware einmalig erstellen und immer verwenden können. Sie wird automatisch an Ihre E-Mails angehängt. Abhängig von Ihrer gewählten Software und ihrem spezifischen Zahlungsplan können Sie sogar mehrere solcher Signaturen speichern, eine für jedes Segment.

4. Automatisierte Anruf- oder Terminplanung

Dies ist zwar keine gängige Funktion von Marketing-Automatisierungstools, bietet aber dennoch eine Möglichkeit, die Automatisierung zu nutzen, um den E-Mail-Outreach-Prozess zu vereinfachen.

Verbringen Sie Stunden oder Tage damit, E-Mails hin und her auszutauschen, wenn Sie und der potenzielle Kunde sich für einen Anruf entscheiden? Wenn Ihre Antwort ja ist, ist dies ein ineffizienter Arbeitsablauf.

Mit Tools wie dem Kalender können Sie öffentliche Kalender erstellen, um ein Meeting remote und asynchron zu planen. Nach der Anmeldung müssen Sie Ihrem potenziellen Kunden nur einen Link zu Ihrem öffentlichen Kalender senden, wenn Sie ihn treffen oder einen Anruf planen möchten.

Der Empfänger der Kontaktaufnahme muss Sie nicht nach Optionen fragen, falls Sie beschäftigt sind. Sie haben die Kontrolle über diesen Kalender im Backend, um Ihre freien/gebuchten Stunden anzuzeigen.

Letzte Worte

Die Aufrechterhaltung der Balance zwischen Personalisierung und Automatisierung ist immer der Schlüssel zur Automatisierung der E-Mail-Ansprache. Während einzelne Antworten schwer zu automatisieren sind, sind Intro-E-Mails und Follow-ups definitiv gute Kandidaten für die Automatisierung.

Stellen Sie sich Automatisierung als Wegbereiter für die Massenpersonalisierung Ihrer E-Mails vor. Nachdem Sie alle Möglichkeiten kennengelernt haben, wie die Automatisierung Ihrer Outreach-Kampagne helfen kann, würden Sie dann noch 100 (oder mehr) Outreach-Leads manuell ansprechen?