在 Google 表格中構建自動 PPC 支出跟踪器

通過昨天關於通過 Google Sheets 進行高效數據分析的網絡研討會，以及週二在他們自己的 March Madness 錦標賽中發布的 Excel 功能，本週在 PPC Hero 上，我們重點介紹了數字營銷人員工具箱中最重要的部分之一：電子表格！ 今天，我們將通過展示 Google Sheets 的應用程序來延續這一趨勢，利用上述網絡研討會中討論的一些技術，以節省時間的方式解決問題，同時揭示可操作的見解。 無論您是否發現此處的方法可以轉化為您自己的工作，希望這樣的示例將激發您考慮應對各種挑戰的創造性方法，並構建定制的新工具以使您的生活更輕鬆。

問題

在為您自己、內部團隊或客戶管理 PPC 帳戶時，您肯定要面對的一個方面是在預算範圍內工作並管理跨渠道、計劃和許多其他可能維度的支出。 對於某些人來說，這可能是工作中壓力很大的部分——尤其是如果有多個領域需要分配資源，或者如果頻繁的預算或流量變化需要定期進行支出節奏評估。 如果是這種情況，我們可能很快就會發現自己重複執行相同的任務，在給定的時間範圍內衡量我們所有的廣告支出，檢查預算，確定問題區域，計算預測並實施更改以保持目標。 即使這些信息中的大部分都包含在每週報告中，但報告的日期範圍可能會使數據變得不方便或過時。 例如，如果您想在周末根據當前每月支出進行預算調整，但最近的報告僅涵蓋前一周，您應該怎麼做？

在我們合作的一些帳戶中遇到類似情況後，我們決定在 Google Sheets 中創建一個支出跟踪工具。 我們將其設計為每天自動提取所有必要的支出數據，匯總、組織和計算信息，因此所需要做的就是查看文檔，根據其呈現的內容做出決定，並在體力勞動中感到解脫它已經完成了。 是什麼讓我們選擇 Google 表格來完成這項任務？ 儘管在使用它與我們的一些客戶進行交流和工作後，它是一個自然選擇，但還有一系列其他好處（上述網絡研討會中概述了一些），包括：

• 預期的 Excel/電子表格功能（例如函數、工具、圖表）
• 與同事和客戶輕鬆共享，以進行實時協作
• 能夠從其他文檔導入數據並立即同步更改
• 與其他工具相比，可根據自己的創造力進行定制
• 允許擴展可能性的附加組件和腳本
• 低成本（免費使用 Google 表格，但有些附加組件需要收費）

事不宜遲，讓我們深入了解我們如何創建該工具！

第 1 步：列出您的預算（並了解您的預算時間表）

一般來說，您的預算決定了您如何組織支出，從而決定您將如何構建支出跟踪器。 請記住，每個帳戶在其安排和預算方面都非常獨特，在本練習中，我們將基於一個簡單的示例來說明設置。 假設您在 Google、Bing 和 Facebook 上擁有帳戶，對品牌和非品牌搜索活動以及社交活動中針對的三個不同區域有不同的預算。 在您的電子表格中為您的廣告系列組及其預算創建列後，您的支出跟踪器最初可能如下所示：

在本演練中，我們假設 C 列中列出的預算是每月數字； 但是，如果您在構建時了解您的範圍，上述構建可以適用於不同時間範圍（例如季度）的預算。 我們可以選擇根據需要手動更新預算，但如果您的預算已經存在於另一個 Google 表格中——也許在客戶共享的計劃文檔中——您可以使用 IMPORTRANGE 功能自動獲取此信息。 這樣做的好處是，在此類電子表格中進行的任何更新都將直接傳輸到支出跟踪器，從而消除可能因手動更改而產生的不一致。

有幾種方法可以使用 IMPORTRANGE 處理數據導入，下面僅描述了一種可能性。 例如，如果 Google 品牌活動的預算包含在不同 Google 表格中“2017 年第一季度預算”選項卡的單元格 K15 中，則相應的支出跟踪器單元格可以修改為：

第 2 步：整合您的支出數據

我們的下一個任務是提取給定時間範圍內的支出信息，以便我們每次檢查跟踪器時都能看到它與預算的疊加情況。 這一步從 Supermetrics 等附加組件中受益匪淺，它允許您將數據從營銷平台直接提取到 Google 表格中，因為它將簡化流程並為更輕鬆的自動化鋪平道路。 但是，如果您無法使用此類工具，我們將概述如何使用更手動的方法實現相同的目標。

我們的邏輯是在我們的電子表格中創建一個新選項卡，其中包含每個相應平台的所有活動支出數據，然後我們將使用主跟踪選項卡中的公式過濾和聚合數據。 在我們的示例中介紹這些之後，文檔選項卡欄看起來像這樣：

讓我們暫時假設我們使用 Supermetrics 來協助我們的構建 – 獲取預算時間範圍內的最新 Google 支出（在我們的例子中是當月），我們可以編寫如下的小查詢來填充“Google –所有廣告系列”標籤...

...這將在運行查詢後將選項卡轉換為類似的外觀：

如果您沒有像 Supermetrics 這樣的附加工具怎麼辦？ 您並非不走運 - 觀察我們可以通過直接從平台下載定制的僅支出活動報告並將結果粘貼到同一位置來模擬相同的結果。 雖然它可能不是涉及更多手動工作的最佳解決方案，但它仍然允許您獲得跟踪工具的好處，並在附加組件當前可能缺乏覆蓋的地方保持暢通無阻。 或者，如果您精通編碼或希望發展自己的技能，您可以編寫自己的腳本來集成所需的信息並給予自己最大的控制權。

現在我們已經有了支出數字，我們需要將它們連接回我們的跟踪選項卡。 我們將使用 SUMIF 函數（如果您想過濾多個條件，則使用 SUMIFS）將數據合併到適當的單元格中，但如果您想利用 Google 中的 Google Visualization API 查詢語言，則可以使用 QUERY 函數床單。 以下是我們將用於分別報告本月 Google 品牌和非品牌廣告系列支出的函數：

在匹配位置合併這些函數將使我們的跟踪器如下所示：

第 3 步：自動更新您的數據

我們已成功獲取支出數據，但您可能已經註意到，我們需要不斷重新運行查詢或輸入新版本的數據，以保持對支出的準確描述，隨著月份的進展。 使用 Supermetrics，我們可以通過安排查詢的自動刷新來使這項任務變得更加容易。 該選項位於文檔附加組件下拉菜單中的 Supermetrics 菜單下。

通過將查詢設置為每天早上刷新，我們將能夠每天查看跟踪器，並在到達時立即準備好最新信息。 這就是將支出跟踪器轉變為真正有用的省時工具的原因——大多數維護工作都圍繞根據需要更新結構而不是提取和計算數據，從而為有價值的分析騰出更多時間。

如果您依賴手動粘貼信息，很遺憾，您在此步驟中討論的自動化方面會受到限制。 這絕不會使該工具對您毫無用處——設置仍將完成大量跑腿工作，您只需選擇在您方便的時候更新數據即可。

第4步：加入花里胡哨

我們已經基本建立了支出跟踪器的核心功能，所以剩下的就是通過額外的功能使其更加強大。 在這裡，您可以根據自己的需求進行分化和定制，但我們將僅介紹支持現有功能的眾多可能性中的幾種。

剩餘預算和花費百分比

好吧，所以也許這些是必需品——畢竟，簡單地查看預算和支出而無法比較它們有什麼好處？ 我們將添加兩列以自動計算我們剩餘的預算和我們已使用的百分比。 這些公式很簡單：第一個是（預算 - 支出） ，第二個是（支出/預算） 。 以下是更改後我們的支出跟踪器的外觀：

起搏

假設您對支出如何在預算時間範圍內進行調整有疑問——例如，資金是否用得過快或移動過慢？ 為了實現目標，您平均每天應該花費多少？ 為了回答這些詢問，我們首先需要一種方法來跟踪我們相對於整個時間段的位置。 在我們的案例中，對於每月預算，這需要知道今天的日期、當月總共有多少天以及剩餘多少天。

幸運的是，Google 表格（和 Excel）具有大量與時間相關的內置函數，因此可以快速填寫一些包含我們可以在整個文檔中引用的所需信息的單元格。 單元格及其計算方法如下所示，使用 TODAY、EOMONTH 和 DAY 公式的組合。

這三個動態更新的信息為分析起搏和解決上述問題創造了幾個新機會。 例如，我們可以通過計算（昨天的日期/月份的天數）來確定當月已經過去的百分比，然後將其與我們之前計算的預算支出部分進行比較，以查看這兩個數字如何對齊。 此外，我們可以通過應用（剩餘預算/剩余天數）計算出為了實現目標每天需要花費的平均金額，從而使我們能夠相應地調整當前趨勢。

到目前為止，這為我們的支出跟踪器提供了幾個新的補充，自其不起眼的開始以來，它已經顯著增長：

包起來

除了上面討論的想法之外，還有無數領域可以繼續擴展； 在 Google 表格中構建我們的支出跟踪器的價值在於，您可以自由修改和定制解決方案，以最好地滿足您的需求和所用帳戶的需求。

也許在完成上述指南的過程中，您想到瞭如何以不同的方式做事或所介紹工具的其他潛在應用。 如果是這樣，那麼我們很想听聽您的想法和想法！ 討論這個特定應用程序的目的是展示我們如何處理一個可能性工具箱——在這種情況下是谷歌表格——以及我們利用它來構建有利於我們執行的工作的東西的思考過程。 我們希望通過這樣做，我們培養了一種想像力和探索感，激發其他人思考他們也可以用他們周圍的沙箱創造什麼。