Crearea unui instrument de urmărire automată a cheltuielilor PPC în Foi de calcul Google

Cu webinarul de ieri despre analiza eficientă a datelor prin Google Sheets, precum și cu postarea de marți care prezintă funcții Excel în propriul turneu March Madness, săptămâna aceasta, pe PPC Hero, am evidențiat una dintre cele mai importante piese din setul de instrumente al marketerului digital: foile de calcul! Astăzi, vom continua tendința prezentând o aplicație Google Sheets, utilizând unele dintre tehnicile discutate în seminariul web menționat mai sus pentru a rezolva o problemă într-un mod care să economisească timp, dezvăluind în același timp informații utile. Indiferent dacă găsești că metodele de aici se pot traduce în propria ta muncă, sperăm că un astfel de exemplu te va inspira să iei în considerare abordări creative ale diferitelor provocări și să construiești noi instrumente personalizate pentru a-ți ușura viața.

Problema

În timp ce gestionați conturile PPC pentru dvs., pentru o echipă internă sau pentru un client, un aspect cu care sunteți sigur că vă veți confrunta este lucrul cu un buget și gestionarea cheltuielilor pe canale, inițiative și multe alte dimensiuni posibile. Pentru unii, aceasta poate fi o parte stresantă a jobului – mai ales dacă există mai multe domenii pentru a aloca resurse sau dacă modificările frecvente ale bugetului sau ale traficului necesită o evaluare regulată a ritmului cheltuielilor. Este posibil să ne trezim rapid îndeplinind în mod repetat aceleași sarcini, dacă este cazul, măsurând toate cheltuielile noastre publicitare într-un interval de timp dat, verificând bugetele, identificând zonele cu probleme, calculând proiecții și implementând modificări pentru a rămâne la obiectiv. Chiar dacă multe dintre aceste informații sunt conținute, de exemplu, într-un raport săptămânal, intervalul de date al raportului poate face datele incomode sau depășite. Ce ar trebui să faceți, de exemplu, dacă doriți să faceți ajustări bugetare la sfârșitul săptămânii pe baza cheltuielilor lunare curente, dar cel mai recent raport acoperă doar săptămâna anterioară?

După ce am întâlnit situații similare în unele dintre conturile cu care lucrăm, am decis să creăm un instrument de urmărire a cheltuielilor în Foi de calcul Google. L-am proiectat astfel încât să atragă automat toate datele necesare privind cheltuielile zilnic, cumulând, organizând și calculând informațiile, astfel încât tot ceea ce ar fi necesar să fie să vizualizeze documentul, să ia decizii pe baza a ceea ce a prezentat și să se simtă ușurat de munca manuală. se terminase deja. Ce ne-a determinat să alegem Foi de calcul Google pentru sarcină? În ciuda faptului că este o alegere naturală după ce am folosit-o pentru a comunica și a lucra cu unii dintre clienții noștri, există o serie de alte beneficii (unele prezentate în webinarul menționat mai sus), inclusiv:

• Funcționalitate așteptată Excel/foaie de calcul (de exemplu, funcții, instrumente, diagrame)
• Poate fi partajat cu ușurință cu colegii și clienții pentru colaborare în timp real
• Posibilitatea de a importa date din alte documente cu modificările sincronizate instantaneu
• Personalizat cu propria creativitate în comparație cu alte instrumente
• Suplimente și scripturi care permit posibilități extinse
• Cost redus (folos de calcul Google gratuit, deși unele suplimente necesită taxe)

Fără alte prelungiri, haideți să vedem cum am creat instrumentul!

Pasul 1: enumerați bugetele (și cunoașteți perioada de timp pentru bugetare)

În general, bugetele dvs. dictează modul în care vă organizați cheltuielile și, prin urmare, cum vă veți structura instrumentul de urmărire a cheltuielilor. Reținând că fiecare cont este mai degrabă unic în aranjarea și bugetul său, în acest exercițiu ne vom baza pe un exemplu simplu pentru a ilustra configurația. Să presupunem că aveți conturi pe Google, Bing și Facebook, cu bugete separate pentru campaniile de căutare de marcă și non-marcă, precum și pentru trei regiuni diferite vizate în campaniile sociale. După ce ați creat coloane în foaia de calcul pentru grupurile de campanii și bugetele acestora, instrumentul de urmărire a cheltuielilor poate arăta inițial astfel:

Vom presupune că bugetele enumerate în coloana C sunt numere lunare în această explicație; cu toate acestea, construcția de mai sus poate funcționa pentru bugete de diferite intervale de timp (de exemplu, trimestrial), cu condiția să cunoașteți intervalul dvs. atunci când construiți. Putem alege să actualizăm bugetele manual după cum este necesar, dar dacă bugetele dvs. există deja într-o altă foaie Google – poate într-un document de planificare partajat de client – ​​puteți utiliza funcția IMPORTRANGE pentru a prelua automat aceste informații. Avantajul acestui lucru este că orice actualizări făcute în cadrul unei astfel de foi de calcul vor fi transferate direct în instrumentul de urmărire a cheltuielilor, eliminând inconsecvențele care s-ar putea dezvolta odată cu modificările manuale.

Există mai multe moduri de a gestiona importul de date folosind IMPORTRANGE, cu o singură posibilitate descrisă mai jos. Dacă, de exemplu, bugetul pentru campaniile de marcă Google este conținut în celula K15 a unei file „Bugete T1 2017” dintr-o altă foaie Google, celula corespunzătoare de urmărire a cheltuielilor ar putea fi modificată astfel încât să citească:

Pasul 2: Integrați datele despre cheltuieli

Următoarea noastră sarcină este să obținem informații despre cheltuieli pentru intervalul de timp dat, astfel încât să putem vedea cum se ridică la buget de fiecare dată când verificăm trackerul. Acest pas beneficiază foarte mult de un supliment, cum ar fi Supermetrics, care vă permite să extrageți direct date de pe platformele dvs. de marketing în Foi de calcul Google, deoarece va simplifica procesul și va deschide calea pentru o automatizare mai ușoară. Cu toate acestea, dacă nu aveți acces la un astfel de instrument, vă vom sublinia cum puteți atinge același obiectiv cu o metodă mai manuală.

Logica noastră este să creăm o filă nouă în foaia noastră de calcul care să găzduiască toate datele despre cheltuielile campaniei pentru fiecare platformă respectivă, unde vom filtra și agrega datele folosind formule din fila principală de urmărire. După ce le-am introdus în exemplul nostru, bara de file a documentului arată cam așa:

Să presupunem pentru o clipă că folosim Supermetrics pentru a ajuta la construirea noastră – pentru a obține cea mai recentă cheltuială Google pentru perioada de bugetare (în cazul nostru, luna curentă), am putea scrie o mică interogare după cum urmează pentru a popula „Google – Fila Toate campaniile”…

…care va transforma fila într-un aspect similar după rularea interogării:

Ce se întâmplă dacă nu aveți un instrument suplimentar precum Supermetrics? Nu aveți ghinion – observați că putem imita același rezultat, descărcând un raport personalizat de campanie, exclusiv cheltuieli, direct de pe platformă și pur și simplu lipind rezultatele în aceeași locație. Deși s-ar putea să nu fie soluția optimă care implică mai multă muncă manuală, aceasta vă permite totuși să culegeți beneficiile instrumentului de urmărire și menține căile deschise în care suplimentele pot lipsi în prezent de acoperire. Alternativ, dacă sunteți competent în codificare sau doriți să vă dezvoltați abilitățile, vă puteți scrie propriile scripturi pentru a integra informațiile necesare și pentru a vă oferi control maxim.

Acum că avem numerele de cheltuieli stabilite, trebuie să le conectăm înapoi la fila noastră de urmărire. Vom folosi funcția SUMIF (SUMIFS dacă doriți să filtrați mai multe condiții) pentru a consolida datele în celulele adecvate, deși puteți utiliza funcția QUERY dacă doriți să profitați de limbajul de interogare Google Visualization API din Google Foi. Iată care sunt funcțiile pe care le vom folosi pentru a raporta cheltuielile pentru campania de marcă Google și, respectiv, fără marcă, pentru luna:

Încorporarea acestor funcții în locațiile potrivite va face ca trackerul nostru să arate astfel:

Pasul 3: Actualizați-vă automat datele

Am obținut cu succes cifrele noastre de cheltuieli, dar este posibil să fi observat că va trebui să rulăm din nou interogările sau să introducem noi versiuni ale datelor pentru a menține o prezentare exactă a cheltuielilor noastre pe măsură ce luna progresează. Cu Supermetrics, putem face această sarcină mult mai ușoară programând o reîmprospătare automată a interogărilor noastre. Opțiunea se află în meniul Supermetrics din meniul derulant Suplimente al documentului.

Setând interogările să se reîmprospăteze în fiecare dimineață, vom putea vizualiza trackerul în fiecare zi și vom avea gata cele mai recente informații imediat ce ajungem. Acesta este ceea ce transformă instrumentul de urmărire a cheltuielilor într-un instrument cu adevărat util de economisire a timpului - majoritatea lucrărilor de întreținere se învârt pe actualizarea structurii după cum este necesar, mai degrabă decât în ​​extragerea și calcularea datelor, eliberând mai mult timp pentru analize valoroase.

Dacă vă bazați pe inserarea manuală a informațiilor dvs., din păcate, sunteți limitat în automatizarea discutată în acest pas. În niciun caz, acest lucru nu vă face instrumentul inutil – configurarea va realiza în continuare o mulțime de lucru și puteți alege pur și simplu să actualizați datele după cum doriți.

Pasul 4: Adăugați clopotele și fluierele

Avem funcționalitatea de bază a instrumentului de urmărire a cheltuielilor stabilite în cea mai mare parte, așa că tot ce rămâne este să îl facem mai robust cu funcții suplimentare. Aici puteți diverge și personaliza în funcție de nevoile dvs., dar vom acoperi doar câteva dintre numeroasele posibilități de a consolida ceea ce există deja.

Bugetul rămas și procentul cheltuit

În regulă, deci poate că acestea sunt o necesitate – la urma urmei, la ce ar folosi să te uiți pur și simplu la bugete și să cheltuiești fără nicio modalitate de a le compara? Vom adăuga două coloane pentru a calcula automat cât buget ne rămâne și un procent din ceea ce am folosit. Formulele pentru acestea sunt simple: (Buget – Cheltuială) pentru primul și (Cheltuieli / Buget) pentru al doilea. Iată cum arată instrumentul nostru de urmărire a cheltuielilor după modificare:

Stimularea

Să presupunem că aveți întrebări cu privire la modul în care cheltuielile se desfășoară în perioada de bugetare – de exemplu, banii sunt epuizați prea repede sau se mișcă prea încet? Ce ar trebui să cheltuiți în medie pe zi pentru a vă atinge obiectivul? Pentru a răspunde la aceste întrebări, avem nevoie mai întâi de o modalitate de a ne urmări poziția în raport cu întreaga perioadă de timp. Cu bugetele lunare în cazul nostru, aceasta presupune cunoașterea datei de azi, câte zile în total aparțin lunii curente și câte zile rămân.

Din fericire, Google Sheets (și Excel) au o mulțime de funcții încorporate legate de timp, așa că este rapid să completați câteva celule cu informațiile necesare pe care le putem face referire în tot documentul. Celulele și metoda lor de calcul sunt descrise mai jos, utilizând combinații ale formulelor TODAY, EOMONTH și DAY.

Aceste trei informații care se actualizează dinamic creează câteva oportunități noi pentru analiza ritmului și abordarea întrebărilor de mai sus. De exemplu, putem determina ce procent din lună a trecut calculând (data de ieri/numărul de zile din lună) , apoi comparăm acest procent cu partea din buget cheltuită pe care am calculat-o mai devreme pentru a vedea cum se aliniază cele două numere. În plus, ne putem da seama de suma medie pe care ar trebui să o cheltuim în fiecare zi pentru a îndeplini obiectivele prin aplicarea (Buget rămas/număr de zile rămase) , permițându-ne să ajustăm tendințele actuale în consecință.

Acest lucru ne oferă până acum câteva completări noi la instrumentul nostru de urmărire a cheltuielilor, care a crescut semnificativ de la începuturile sale umile:

Încheierea

Există nenumărate domenii pe care le-ați putea extinde în continuare dincolo de ideile discutate mai sus; valoarea creării instrumentului nostru de urmărire a cheltuielilor în Foi de calcul Google este libertatea de a modifica și adapta soluția pentru a se potrivi cel mai bine nevoilor dvs. și cerințelor contului cu care lucrați.

Poate că, în timp ce treceți prin ghidul de mai sus, v-ați gândit la modalități în care ați face lucrurile diferit sau la alte potențiale aplicații ale instrumentelor prezentate. Dacă este cazul, atunci ne-ar plăcea să auzim gândurile și ideile tale! Intenția din spatele discuției despre această aplicație specială a fost să arătăm modul în care am abordat un set de instrumente de posibilități – în acest caz, Google Sheets – și procesul nostru de gândire în utilizarea acesteia pentru a construi ceva care să avantajeze munca pe care o desfășurăm. Sperăm că făcând acest lucru, am stimulat un simț al imaginației și al explorării care îi inspiră pe alții să ia în considerare ceea ce pot crea și ei cu sandbox-ul din jurul lor.