Создание автоматизированного трекера расходов на контекстную рекламу в Google Таблицах

На вчерашнем веб-семинаре по эффективному анализу данных с помощью Google Таблиц, а также в публикации во вторник, посвященной особенностям Excel в их собственном турнире March Madness, на этой неделе в PPC Hero мы выделили одну из самых важных частей инструментария цифрового маркетолога: электронные таблицы! Сегодня мы продолжим эту тенденцию, продемонстрировав приложение Google Таблиц, используя некоторые из методов, обсуждаемых в вышеупомянутом веб-семинаре, для решения проблемы таким образом, чтобы сэкономить время и получить полезные идеи. Независимо от того, найдете ли вы здесь методы применимыми к вашей собственной работе, надеюсь, такой пример вдохновит вас на рассмотрение творческих подходов к различным задачам и создание новых инструментов, адаптированных для облегчения вашей жизни.

Эта проблема

При управлении учетными записями PPC для себя, внутренней команды или клиента один аспект, с которым вы обязательно столкнетесь, - это работа в рамках бюджета и управление расходами по каналам, инициативам и многим другим возможным измерениям. Для некоторых это может быть стрессовой частью работы, особенно если есть несколько областей для распределения ресурсов или если частые изменения бюджета или трафика требуют регулярной оценки темпов расходования средств. В таком случае мы можем быстро обнаружить, что многократно выполняем одни и те же задачи, измеряя все наши рекламные расходы в заданный период времени, сверяясь с бюджетами, выявляя проблемные области, рассчитывая прогнозы и внедряя изменения, чтобы оставаться на уровне цели. Даже если большая часть этой информации содержится, скажем, в еженедельном отчете, диапазон дат отчета может сделать данные неудобными или устаревшими. Что вам следует делать, например, если вы хотите внести корректировки в бюджет в конце недели на основе текущих ежемесячных расходов, но ваш последний отчет охватывает только предыдущую неделю?

Столкнувшись с подобными ситуациями в некоторых учетных записях, с которыми мы работаем, мы решили создать инструмент отслеживания расходов в Google Таблицах. Мы спроектировали его так, чтобы он ежедневно автоматически извлекал все необходимые данные о расходах, агрегируя, систематизируя и вычисляя информацию, поэтому все, что требовалось, - это просматривать документ, принимать решения на основе того, что он представляет, и чувствовать облегчение от ручного труда. он уже завершен. Что заставило нас выбрать для этой задачи Google Таблицы? Несмотря на то, что это естественный выбор после использования его для общения и работы с некоторыми из наших клиентов, существует ряд других преимуществ (некоторые из которых описаны в вышеупомянутом вебинаре), в том числе:

• Ожидаемые функциональные возможности Excel / электронных таблиц (например, функции, инструменты, диаграммы)
• Легко делиться с коллегами и клиентами для совместной работы в режиме реального времени
• Возможность импорта данных из других документов с мгновенной синхронизацией изменений
• Возможность индивидуальной настройки по сравнению с другими инструментами
• Дополнения и скрипты, расширяющие возможности
• Низкая стоимость (использование Google Таблиц бесплатное, хотя некоторые надстройки требуют комиссии)

Без лишних слов, давайте погрузимся в процесс создания инструмента!

Шаг 1. Составьте список своих бюджетов (и знайте свои временные рамки)

В общем, ваш бюджет диктует, как вы организуете расходы и, следовательно, как вы структурируете свой счетчик расходов. Помня, что каждая учетная запись уникальна по своему устройству и бюджету, в этом упражнении мы будем использовать простой пример, чтобы проиллюстрировать настройку. Предположим, у вас есть учетные записи в Google, Bing и Facebook с отдельными бюджетами для брендовых и небрендовых поисковых кампаний, а также для трех разных регионов, на которые нацелены социальные кампании. После создания столбцов в электронной таблице для групп кампаний и их бюджетов трекер расходов может изначально выглядеть следующим образом:

Мы предполагаем, что бюджеты, перечисленные в столбце C, представляют собой ежемесячные числа в этом пошаговом руководстве; однако приведенная выше конструкция может работать для бюджетов разных временных рамок (например, квартальных), если вы учитываете свой диапазон при построении. Мы можем выбрать обновление бюджетов вручную по мере необходимости, но если ваши бюджеты уже существуют в другой таблице Google - возможно, в документе планирования, предоставленном клиентом, - вы можете использовать функцию IMPORTRANGE для автоматического получения этой информации. Преимущество этого заключается в том, что любые обновления, сделанные в такой электронной таблице, будут напрямую передаваться в счетчик расходов, что устраняет несоответствия, которые могут возникнуть при внесении изменений вручную.

Есть несколько способов обработки импорта данных с помощью IMPORTRANGE, и только один из них показан ниже. Если, например, бюджет кампаний бренда Google содержится в ячейке K15 на вкладке «Бюджеты за 1 квартал 2017 года» в другой таблице Google, соответствующая ячейка счетчика расходов может быть изменена следующим образом:

Шаг 2. Интегрируйте данные о расходах

Наша следующая задача - получить информацию о расходах за данный период времени, чтобы мы могли видеть, как они складываются с бюджетом, каждый раз, когда мы проверяем трекер. Этот шаг значительно выигрывает от надстройки, такой как Supermetrics, которая позволяет напрямую извлекать данные с ваших маркетинговых платформ в Google Таблицы, так как это упростит процесс и проложит путь для более простой автоматизации. Однако, если у вас нет доступа к такому инструменту, мы расскажем, как вы можете достичь той же цели с помощью более ручного метода.

Наша логика состоит в том, чтобы создать новую вкладку в нашей электронной таблице, которая будет содержать все данные о расходах кампании для каждой соответствующей платформы, где мы затем отфильтруем и агрегируем данные, используя формулы на главной вкладке отслеживания. После их представления в нашем примере панель вкладок документа выглядит примерно так:

Предположим на мгновение, что мы используем Supermetrics для помощи в нашей сборке - чтобы получить данные о последних расходах Google за период бюджетирования (в нашем случае - текущий месяц), мы могли бы написать небольшой запрос, как показано ниже, чтобы заполнить «Google - Вкладка "Все кампании"…

… Который преобразует вкладку в похожий вид после выполнения запроса:

Что делать, если у вас нет дополнительного инструмента, такого как Supermetrics? Вам не повезло - обратите внимание, что мы можем имитировать тот же результат, загрузив индивидуальный отчет о кампании только с расходами прямо с платформы и просто вставив результаты в то же место. Хотя это может быть не оптимальное решение, требующее большего количества ручной работы, оно все же позволяет вам воспользоваться преимуществами инструмента отслеживания и оставляет открытыми пути, где надстройки в настоящее время могут быть недоступны. В качестве альтернативы, если вы хорошо разбираетесь в кодировании или хотите развить свои навыки, вы можете написать свои собственные сценарии, чтобы интегрировать необходимую информацию и предоставить себе максимальный контроль.

Теперь, когда у нас есть цифры расходов, нам нужно снова связать их с нашей вкладкой отслеживания. Мы будем использовать функцию СУММЕСЛИ (СУММЕСЛИМН, если вы хотите отфильтровать несколько условий), чтобы объединить данные в соответствующие ячейки, хотя вы можете использовать функцию ЗАПРОС, если хотите воспользоваться языком запросов API визуализации Google в Google. Листы. Вот функции, которые мы будем использовать для составления отчетов о расходах на бренд Google и небрендовую кампанию, соответственно, за месяц:

Включение этих функций в соответствующие места приведет к тому, что наш трекер будет выглядеть следующим образом:

Шаг 3. Обновите данные автоматически

Мы успешно получили данные о наших расходах, но вы, возможно, заметили, что нам нужно будет постоянно повторно запускать запросы или вводить новые версии данных, чтобы поддерживать точное отображение наших расходов в течение месяца. С помощью Supermetrics мы можем значительно упростить эту задачу, запланировав автоматическое обновление наших запросов. Эта опция находится в меню Supermetrics в раскрывающемся списке надстройки документа.

Установив запросы на обновление каждое утро, мы сможем просматривать трекер каждый день и получать самую свежую информацию, как только мы приедем. Это то, что превращает трекер расходов в действительно полезный инструмент для экономии времени - большая часть работ по техническому обслуживанию связана с обновлением структуры по мере необходимости, а не с извлечением и расчетом данных, высвобождая больше времени для ценного анализа.

Если вы полагаетесь на ручную вставку информации, вы, к сожалению, ограничены в автоматизации, обсуждаемой на этом шаге. Это ни в коем случае не делает инструмент бесполезным для вас - установка по-прежнему требует много работы, и вы можете просто обновить данные по своему усмотрению.

Шаг 4: Добавьте навороты

У нас есть основная функциональность трекера расходов, в основном установленная, поэтому все, что осталось, - это сделать его более надежным с дополнительными функциями. Здесь вы можете отклоняться и настраивать в соответствии с вашими потребностями, но мы рассмотрим только пару из многочисленных возможностей для поддержки того, что уже существует.

Оставшийся бюджет и израсходованный процент

Хорошо, возможно, это необходимость - в конце концов, что хорошего в том, чтобы просто смотреть на бюджеты и тратить без возможности их сравнения? Мы добавим два столбца для автоматического расчета оставшегося бюджета и процента от того, что мы использовали. Формулы для них просты: (Бюджет - Расходы) для первого и (Расходы / Бюджет) для второго. Вот как выглядит наш трекер расходов после изменения:

Темп

Допустим, у вас есть вопросы о том, как расходуются средства в рамках бюджета - например, расходуются ли деньги слишком быстро или слишком медленно? Сколько в среднем вы должны тратить в день для достижения поставленной цели? Чтобы ответить на эти вопросы, нам сначала нужен способ отслеживать нашу позицию относительно всего периода времени. В нашем случае с ежемесячными бюджетами это влечет за собой знание сегодняшней даты, общего количества дней в текущем месяце и количества оставшихся дней.

К счастью, Google Таблицы (и Excel) имеют множество встроенных функций, связанных со временем, поэтому можно быстро заполнить несколько ячеек необходимой информацией, на которую мы можем ссылаться по всему документу. Ячейки и метод их расчета изображены ниже с использованием комбинаций формул СЕГОДНЯ, МЕСЯЦ и ДЕНЬ.

Эти три динамически обновляющихся фрагмента информации создают несколько новых возможностей для анализа ритма и ответа на вышеуказанные вопросы. Например, мы можем определить, какой процент от месяца прошел, вычислив (вчерашняя дата / количество дней в месяце) , а затем сравнить это с той частью бюджета, которую мы вычислили ранее, чтобы увидеть, как эти два числа совпадают. Кроме того, мы можем вычислить среднюю сумму, которую нам нужно будет тратить каждый день для достижения целей, применив (оставшийся бюджет / количество оставшихся дней) , что позволит нам соответствующим образом скорректировать текущие тенденции.

Это дает нам несколько новых дополнений к нашему счетчику расходов, который значительно вырос с момента его скромного начала:

Заключение

Есть бесчисленное множество областей, которые вы могли бы продолжать расширять, выходя за рамки рассмотренных выше идей; Ценность создания нашего трекера расходов в Google Таблицах заключается в возможности изменять и адаптировать решение в соответствии с вашими потребностями и требованиями учетной записи, с которой вы работаете.

Возможно, при изучении приведенного выше руководства вы думали о том, как бы вы могли делать что-то по-другому, или о других возможных применениях представленных инструментов. В таком случае мы будем рады услышать ваши мысли и идеи! Цель обсуждения этого конкретного приложения заключалась в том, чтобы продемонстрировать, как мы подошли к набору возможностей - в данном случае, Google Таблицам - и нашему мыслительному процессу при его использовании для создания чего-то, что приносит пользу выполняемой нами работе. Мы надеемся, что тем самым мы развили чувство воображения и исследования, которое вдохновляет других задуматься о том, что они тоже могут создать с помощью песочницы вокруг себя.